Tipos de datos en Excel y sus usos: Guía completa

Si trabajas con datos, es importante que conozcas los distintos tipos de datos de Excel. Esto te ayudará a introducir los datos correctamente y a realizar las operaciones adecuadas. 

En este artículo, exploraremos tipos de datos como Number, Text, Dates, y otros más, explicando cómo puedes identificarlos y convertirlos para que sean compatibles con la funcionalidad de tu hoja de cálculo.

Tanto si tu trabajo consiste en cifras como en operaciones, estos tipos de datos te ayudarán a formatear correctamente tu hoja de cálculo y a aumentar la eficacia de tus operaciones con datos.

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Cómo identificar tipos de datos en Excel

Para determinar el tipo de datos en Excel, haz clic con el botón derecho en cualquier celda o rango de celdas y elige Formato de celdas. La pestaña Número mostrará aquí los tipos de datos disponibles, como Number, Date, o Text. 

Seleccionando la opción Formatear celda. Fuente: Imagen del autor

Lista de tipos de datos en Excel. Fuente: Imagen del autor

También puedes ir al grupo Número desde la pestaña Inicio y ver los tipos de datos.

Diferentes tipos de datos como se muestran en la pestaña Inicio. Fuente: Imagen del autor

Diferentes tipos de datos en Excel

Los tipos de datos te ayudan a insertar correctamente los datos en el documento. Si hay tipos de datos incorrectos en el conjunto de datos, éstos pueden falsearse y provocar errores de cálculo. Por eso es importante saber qué tipos de datos son adecuados para los conjuntos de datos. 

Veamos algunos tipos de datos habituales en Excel:

Datos numéricos

Los datos numéricos pueden ser de cualquier valor, incluidos números grandes, fracciones pequeñas o datos cualitativos. En esta sección, veremos ejemplos que incluyen importes monetarios, números enteros, porcentajes, decimales, fechas, horas y números de teléfono. Como veremos, para que Excel interprete tus datos numéricos con precisión, tenemos que definirlos utilizando símbolos y formatos adecuados.

Ten en cuenta que hay diferencias sutiles. Por ejemplo, en el caso de que una celda tenga datos financieros y otra una fecha, Excel registra ambas como Numeric, aunque no sean idénticas. 

Moneda 

Estarás familiarizado con el tipo de datos Currency si trabajas con datos financieros. Formatea valores monetarios y garantiza que los datos financieros se representen con precisión mediante los símbolos de moneda y decimales adecuados.

A continuación te explicamos cómo puedes aplicar el tipo de datos moneda. Aquí convertiremos números en moneda.

• Selecciona el rango de celdas que quieras modificar.
• Haz clic con el botón derecho.
• Selecciona la opción Formatear celda y aparecerá un cuadro de diálogo.
• Ve a la pestaña Número.
• Selecciona el tipo de datos Moneda y formatea tus valores.

Convertir números en formato de moneda. Fuente: Imagen del autor

Números convertidos a valores monetarios. Fuente: Imagen del autor

Todas las columnas seleccionadas se han convertido al tipo de datos moneda. Puedes modificar el símbolo de la moneda y la colocación de los decimales según tus preferencias.

Fecha y hora 

Date y Time almacenan fechas y horas en formatos diferentes. Estos formatos ayudan en el análisis cronológico de datos, la programación y los cálculos sensibles al tiempo.

Veamos el ejemplo de cómo convertir un Text en un Date. Para formatear la hora, sigue estos pasos y selecciona en su lugar el tipo de datos Time.

• Primero, selecciona la celda que quieres cambiar.
• Haz clic con el botón derecho en la celda.
• Selecciona la opción Formatear celdas.
• Ve a la pestaña Número.
• Selecciona el tipo de dato Fecha y da formato a tus valores.

Dependiendo de tu objetivo, puede haber pasos adicionales:.

• Si quieres escribir la hora actual, escribe simplemente =NOW().
• Para convertir la fecha a Text, sólo tienes que aplicar =TEXT(Cell number, "MM/DD/YYYY").

Cambiar el texto a los tipos de datos Fecha y Hora. Fuente: Imagen del autor

Valores convertidos al formato Fecha y Hora. Fuente: Imagen del autor

Cambiar el formato de Fecha al tipo de datos Texto. Fuente: Imagen del autor

Porcentaje 

El tipo de datos Percentage convierte los números en porcentajes, facilitando la lectura e interpretación de datos de razón y valores proporcionales.

He aquí cómo puedes convertir números en porcentajes:

• Selecciona el rango de celdas que quieras modificar.
• Haz clic con el botón derecho del ratón.
• Selecciona la opción Formatear celda y aparecerá un cuadro de diálogo.
• Ve a la pestaña Número.
• Selecciona el tipo de dato Porcentaje y formatea tus valores.
• Ajusta los decimales.

Convertir números en porcentajes. Fuente: Imagen del autor

Números convertidos en porcentajes. Fuente: Imagen del autor

Fracciones

Puedes utilizar el tipo de datos Fraction para mostrar tu valor en fracciones en lugar de decimales.

Veamos cómo puedes convertir números decimales en fracciones.

• Selecciona el rango de celdas que quieras modificar.
• Haz clic con el botón derecho del ratón.
• Selecciona la opción Formatear celda y aparecerá un cuadro de diálogo.
• Ve a la pestaña Número.
• Selecciona el tipo de datos Fracción y formatea tus valores.
• Ajusta tu tipo fraccionario.

Convertir valores decimales en fracciones. Fuente: Imagen del autor

Valores decimales convertidos en fracciones. Fuente: Imagen del autor

Científico 

El tipo de datos Scientific muestra un número en notación exponencial, utilizando E+n para representar que el número que precede a E se multiplica por 10 a la enésima potencia.

Veamos cómo convertir el tipo de datos number en el tipo de datos scientific:

• Selecciona el rango de celdas que quieras modificar.
• Haz clic con el botón derecho del ratón.
• Selecciona la opción Formatear celda y aparecerá un cuadro de diálogo.
• Ve a la pestaña Número.
• Selecciona el tipo de dato Científico y formatea tus valores

Cambiar a tipo de dato científico. Fuente: Imagen del autor

Números convertidos a Números científicos. Fuente: Imagen del autor

Especial

El tipo de datos Special de Excel incluye formato para códigos postales, números de teléfono y números de la Seguridad Social (SSN). Estos formatos mantienen los ceros a la izquierda en el caso de los códigos postales y formatean correctamente los números de teléfono y los SSN utilizando los separadores adecuados.

Veamos cómo convertir los tipos de datos Values a Special:

• Selecciona la celda que quieras modificar.
• Haz clic con el botón derecho del ratón.
• Selecciona la opción Formatear celda y aparecerá un cuadro de diálogo.
• Ve a la pestaña Número.
• Selecciona el tipo de datos Especial y formatea tus valores

El cuadro de diálogo de Celdas especiales. Fuente: Imagen del autor

Valores convertidos a un tipo de datos especial. Fuente: Imagen del autor

Personalizado

Como su nombre indica, el tipo de datos Custom te permite personalizar el formato según tus necesidades. Proporciona varias sugerencias de formato que pueden ayudarte a personalizar tus valores.

Veamos un ejemplo de cómo puedes personalizar una fecha.

• Selecciona la celda que quieras modificar.
• Haz clic con el botón derecho del ratón.
• Selecciona el Formato celda y aparecerá un cuadro de diálogo.
• Ir al Número pestaña Número.
• Selecciona la opción Personalizado y formatea tus valores.
• Para este ejemplo, elegimos d-mmm-aa como formato de fecha.

Seleccionar el tipo de datos Personalizado. Fuente: Imagen del autor

Datos de texto

Text datos es el tipo básico que te permite introducir caracteres, incluidos los alfabéticos, numéricos y símbolos especiales. 

A diferencia de los datos numéricos, los símbolos introducidos como Text no admiten cálculos. Por eso puedes gestionar manualmente los datos de Text y Number según tus necesidades. 

Sin embargo, por defecto, Excel interpreta las cifras que no entiende como datos de texto.

Para convertir Numbers a Text, esto es lo que tienes que hacer:

• Resalta las celdas o columnas con datos de texto que desees modificar.
• Haz clic con el botón derecho del ratón en las celdas seleccionadas.
• Haz clic en Formatear celdas.
• Ve a la pestaña Número.
• Selecciona el tipo de datos Text.

Convertir números en formato de texto. Fuente: Imagen del autor

Números convertidos en Texto. Fuente: Imagen del autor

Verificar si los datos se han modificado o no. Fuente: Imagen del autor

Datos booleanos 

El tipo de datos Boolean de Excel representa valores lógicos que realizan operaciones lógicas. Sólo tiene dos valores posibles: TRUE y FALSE. Estos valores se utilizan en funciones y fórmulas para comprobar condiciones y devolver resultados lógicos.

Mira cómo comprobamos si los dos valores dados son iguales o no utilizando el tipo de datos booleano: =value1=value2.

Aplicar un operador booleano a valores desiguales. Fuente: Imagen del autor

Aplicar un operador booleano sobre valores iguales. Fuente: Imagen del autor

En el resto de esta sección, veremos más detenidamente cómo se utilizan los tipos de datos Boolen en la función lógica. También puedes encontrar algunas funciones lógicas dirigiéndote a Fórmulas > Lógicas.

Listas de todos los operadores lógicos de Excel. Fuente: Imagen del autor

Las funciones lógicas ayudan a los usuarios a realizar complejos procesos de toma de decisiones dentro de sus hojas de cálculo. Las funciones lógicas como IF(), AND(), OR(), y NOT() permiten a los usuarios probar condiciones y devolver valores específicos en función de si se cumplen las condiciones.

Función IF()

IF() determina si el valor de una celda es mayor que el de la otra. Si la condición es verdadera, devuelve TRUE. En caso contrario, devuelve FALSE.

Utilizando el operador IF. Fuente: Imagen del autor

Función AND()

AND() comprueba si todas las condiciones son verdaderas. 

Utilizando el operador AND. Fuente: Imagen del autor

Función OR()

OR() comprueba valores o sentencias lógicas: comprueba si algún valor cumple los argumentos. 

Utilizando el operador OR. Fuente: Imagen del autor

Función XOR()

XOR() comprueba si exactamente un argumento es verdadero o falso.

Utilizando el operador XOR. Fuente: Imagen del autor

Función NOT()

NOT() invierte el valor del argumento. Si el argumento es válido, la función NOT() devolverá FALSE. Por el contrario, si el argumento es falso, la función NOT() devolverá TRUE. Esta función también puede utilizarse para encontrar duplicados en Excel.

Utilizando el operador NOT. Fuente: Imagen del autor

Datos de error

Excel puede generar valores de error siempre que reconozca un error o si faltan datos mientras se procesa la entrada. Esto indica dónde van mal las cosas para que puedas corregir el problema y obtener el resultado que buscas. 

Todos los valores de error empiezan por #. Éstos son los valores de error más comunes que debes tener en cuenta:

1. #¿NOMBRE? Este error se produce cuando algún valor no se escribe entre comillas en una fórmula o cuando falta una comilla.
2. #DIV/0!: Esto indica que has dividido el número por cero, pero el divisor no es igual a cero. 
3. #REF!: Esto ocurre cuando tienes una referencia de celda no válida o cuando borras o pegas cosas en lugar de una referencia de fórmula. 
4. ¡#NUM! Esto ocurre cuando introduces una fórmula o función no válida o cuando el resultado del cálculo es demasiado grande para que Excel lo muestre.
5. #N/A: Excel muestra este error para las celdas vacías o ilegibles.
6. #¡VALOR!: Esto ocurre cuando no hay ningún argumento u operador válido en la función. 
7. #NULL!: Esta condición de error se produce si haces referencia a la intersección de un rango de celdas que no se intersecan o si un rango de celdas en una función no tiene comas de separación.

Verificar tipos de datos en Excel

En esta sección, revisaremos dos ejemplos de cómo verificar tipos de datos en Excel. En el primer ejemplo, podemos comprobar si una celda está vacía aplicando la función ISBLANK().

Comprobar si la celda está vacía. Fuente: Imagen del autor

A continuación, comprobamos si una celda contiene datos utilizando la función ISNUMBER().

Comprobar si una celda contiene un número. Fuente: Imagen del autor

¿Qué son los tipos de datos enlazados en Excel?

Linked en Excel conectan tu hoja de cálculo con datos enriquecidos de la web, lo que significa que puedes introducir datos relacionados con empresas, divisas, ciudades, alimentos, acciones y mucho más. 

De este modo, podrás gestionar tus tareas de conversión de divisas, análisis bursátil, resúmenes nutricionales de recetas y seguimiento de la forma física con mucho menos tiempo.

Aquí tienes algunas características clave:

1. Integración de datos enriquecida: los tipos de datos de Linked aportan datos conectados en directo directamente a tu hoja de cálculo. 

2. Actualización automática de datos: Los datos enlazados desde la web se actualizan automáticamente.

3. Tarjetas de datos: Cuando haces clic en una celda que contiene un tipo de dato Linked, aparece una ficha de datos que muestra información detallada sobre ese dato. 

4. Fácil extracción de datos: Puedes extraer campos específicos del tipo de datos Linked en tu hoja de cálculo. 

Tabla resumen

Pongamos todo lo que sabemos ahora sobre los tipos de datos en una tabla para facilitar la comparación y la referencia. 

Reflexiones finales

Los tipos de datos de Excel ayudan a los usuarios a identificar, gestionar y convertir los tipos de datos según sea necesario para evitar errores. Gracias a sus sólidas funciones, Excel puede manejar una amplia gama de tipos de datos, como Number, Text, Dates, Boolean, y muchos más. Las diferencias entre estos tipos son más sutiles de lo que parecen, y para sacar el máximo partido a Excel, es una buena idea seguir nuestro curso de Análisis de Datos en Excel. Consulta también nuestros cursos Preparación de datos en Excel y Visualización de datos en Excel para acelerar realmente tu viaje.