Cómo exportar datos de Power BI a Excel

Power BI es una de las herramientas de inteligencia empresarial más utilizadas en la actualidad. Desarrollada por Microsoft, Power BI te permite gestionar, analizar y visualizar enormes cantidades de datos sin necesidad de escribir código. Otra ventaja clave del uso de Power BI es la posibilidad de que los expertos en Excel pasen de Power BI a Excel y viceversa. 

¿Cuáles son las diferentes formas en que Power BI y Excel trabajan juntos? En este tutorial, exploraremos los casos de uso más comunes para exportar datos e informes de Power BI a Excel. ¡Empecemos!

Casos de uso comunes de la exportación de datos e informes de Power BI a Excel

Hay algunas razones por las que podrías necesitar exportar datos e informes de Power BI a Excel:

• Análisis de datos en Excel: aunque Power BI tenga capacidades superiores a Excel para almacenar y procesar datos, Excel puede seguir siendo útil para crear informes y cuadros de mando utilizando la función Analyze in Excel de Power BI. Además, puede resultar más intuitivo para los expertos en Excel aprender Power BI gradualmente sin abandonar Excel por completo.
• Exportación de datos: un colega está interesado en disponer de los datos que hay detrás del informe, pero no tiene instalado Power BI. Exportar los datos subyacentes a Excel es una solución fácil. 
• Uso cruzado de herramientas: si trabajas en un equipo con varios tipos de profesionales de los datos. Algunos miembros del equipo pueden utilizar otras herramientas, como R o Python. Exportar datos e informes de Power BI a Excel les permitirá hacer precisamente eso. 

Exportar datos desde un panel de Power BI

Los paneles de Power BI te permiten presentar visualizaciones, informes y tablas, todo en un mismo lugar para obtener una vista rápida. Sin embargo, puede que quieras consultar los datos subyacentes a lo que aparece en el panel o bien enviárselos a un colega. Estos son los pasos para exportar datos desde un panel de Power BI:

• Ve a tu instancia de Power BI e inicia sesión con las credenciales de tu cuenta. Si no tienes una cuenta, tendrás que crear una. 
• Ve al panel de Power BI en cuestión y elige la visualización de datos de la que te interesa exportar los datos.
• Haz clic en More options (…) en la esquina superior derecha de la visualización de datos elegida.
• Selecciona la opción Export to .csv.
• A continuación, puedes abrir este archivo .csv en Excel. 

Exportar datos de un informe de Power BI

A menudo, se confunden los informes de Power BI con los paneles, ya que ambos contienen visualizaciones de datos y tablas. Los informes pueden tener más de una página y permiten a los usuarios encontrar distintas formas de filtrar, resaltar y segmentar los datos. Además, son una gran opción para crear resúmenes exhaustivos de tus datos para compartirlos con las partes interesadas. 

Existen los siguientes pasos para exportar datos de informes de Power BI:

• Accede al informe desde Power BI Desktop. Si no tienes instalado Power BI Desktop, haz clic aquí. 
• Elige la visualización de datos de la que te interesa exportar los datos.
• Haz clic en la configuración del mosaico de la visualización de datos elegida 
• Selecciona la opción "Export data".

Copiar tablas de Power BI en Excel

Los pasos para copiar una tabla de Power BI a Excel son muy sencillos e intuitivos:

• Ve a Power BI Desktop.
• Elige la tabla de Power BI que prefieras y ve a la opción data view del panel lateral izquierdo.
• Haz clic con el botón derecho en la tabla elegida; en este caso, se llama "Sales".
• Selecciona la opción "Copy Table". 
• Crea una nueva hoja en Excel y pega el contenido de la tabla haciendo clic en el icono Pegar o Ctrl + V

Exportar de Power BI a Excel con la función “Analyze in Excel”

En Power BI Service, hay una función adicional para llevar un conjunto de datos de Power BI a Excel. Esto puede ser útil para procesar los datos en Excel y, posteriormente, utilizarlos para generar visualizaciones de datos. Estas son tres formas distintas de utilizar la función "Analyze in Excel" de Power BI.

1. Función Analyze in Excel desde My Workspace

My Workspace en Power BI es una vista que contiene la colección de conjuntos de datos, informes y paneles que hayas creado con anterioridad. Puedes utilizar la función Analyze in Excel para exportar cualquiera de estos conjuntos de datos e informes a Excel. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

1. Dirígete a app.powerbi.com, donde aparecerá la colección de todos los trabajos de tu cuenta de Power BI.
2. Selecciona Download en el menú. Si aún no lo has hecho, haz clic en Analyze in Excel updates. Esta operación es obligatoria, de lo contrario, la función Analyze in Excel no funcionará. 
3. Hecho esto, elige el conjunto de datos de Power BI que quieras analizar en Excel.
4. Selecciona More options (…) junto al conjunto de datos y, a continuación, haz clic en "Analyze in Excel".
5. Cuando abras el nuevo archivo de Excel, activa la edición y el contenido. No deberías tener ninguna dificultad si has instalado las actualizaciones de Analyze in Excel. No obstante, en caso de que sigas teniendo problemas, consulta este artículo para obtener más orientación.

2. Función Analyze in Excel desde la vista del conjunto de datos

Un método alternativo es hacer clic en el nombre del conjunto de datos en tu área de trabajo.  Se abrirá una nueva página en la que podrás seleccionar "Analyze in Excel" en la barra de menús situada encima de la página.

3. Función Analyze in Excel desde el informe

La tercera y última forma es abrir un informe de Power BI y seleccionar Export → Analyze in Excel en la barra de menús.

Más recursos de Power BI

Esperamos que este tutorial te haya resultado útil. En este artículo se han tratado diferentes formas de exportar datos de Power BI a Excel. Esta funcionalidad puede ser muy útil cuando quieras almacenar y analizar los datos fuera de Power BI. Puedes profundizar en Power BI con los recursos de DataCamp.

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