¿Qué es Power Automate? Más información sobre la automatización del flujo de trabajo

Si alguna vez has realizado las mismas tareas pequeñas una y otra vez, como enviar el mismo tipo de correos electrónicos o copiar datos entre aplicaciones, sabes cuánto tiempo te lleva. Y la mitad de las veces, las aplicaciones ni siquiera funcionan bien juntas, por lo que te ves obligado a arreglar las cosas manualmente.

Power Automate es la forma que tiene Microsoft de liberarte de esas tareas repetitivas. Es una herramienta de nube, parte de Microsoft Power Platform, que te permite configurar flujos de trabajo para que tus aplicaciones intercambien información automáticamente. 

Microsoft Power Automate. Imagen del autor.

En esta guía, te explicaré qué hace Power Automate, cómo funciona y por qué cada vez más equipos lo están integrando en su día a día.

Marco arquitectónico y componentes básicos

Antes de empezar a utilizar Power Automate, veamos cuáles son los componentes principales con los que trabajarás:

Desencadenantes y acciones

En Power Automate, cada automatización comienza con un desencadenador. Un desencadenador es el evento que indica a Power Automate que comience, por ejemplo, un nuevo correo electrónico, un archivo añadido a SharePoint o una fecha y hora específicas.

Tras el desencadenante, Power Automate realiza las acciones que has configurado. Las acciones son los pasos de tu automatización, como enviar un mensaje o actualizar un registro.

Supongamos que trabajas como contratista en una empresa y te envían un documento para renovar tu contrato. En este caso:

• Subes un contrato firmado (esto es un desencadenante). 
• Power Automate lo envía al responsable adecuado, lo registra en una hoja de seguimiento y notifica a tu equipo en Microsoft Teams (estas son acciones).

Tipos de flujos

En Power Automate, una automatización se denomina flujo, una serie de pasos que se ejecutan automáticamente una vez que se activa. Admite tres tipos principales de flujos, cada uno diseñado para una tarea diferente: 

1. Los flujos en la nube son automatizaciones que se ejecutan en línea. Se clasifican además en tres tipos principales: 

2. Los flujos de escritorio se ejecutan en tu ordenador mediante la automatización robótica de procesos (RPA). Son útiles para aplicaciones antiguas sin API. Puedes crearlos con la función de arrastrar y soltar, sin necesidad de programar.
3. Los flujos de procesos empresariales guían a los usuarios a través de las etapas y los pasos, y se ejecutan en Dataverse. Se utilizan principalmente con aplicaciones basadas en modelos.

Tipos de flujos en Power Automate. Imagen del autor.

Conectores e IA

Los conectores permiten que tus automatizaciones funcionen con otras aplicaciones y servicios sin necesidad de escribir código. Son como puentes ya preparados entre Power Automate y herramientas como Outlook, Excel, SAP, Salesforce y cientos más.

Conectores de Power Automate. Imagen del autor.

Hay dos tipos principales de conectores:

• Conectores prefabricados: Más de 1000 conexiones listas para usar creadas por Microsoft y sus socios. Todo lo que tienes que hacer es iniciar sesión en el servicio y ya estarás listo para empezar.
• Conectores personalizados: Tus propios conectores para aplicaciones que aún no tienen uno. Estos pueden conectarse a API internas o de terceros y definir tus propios desencadenantes, acciones y autenticación.

Power Automate también incluye herramientas de inteligencia artificial para que tus automatizaciones sean más inteligentes:

• AI Builder añade funciones como leer datos de archivos PDF, predecir resultados, clasificar texto o detectar objetos en imágenes.
• Copilot te ayuda a redactar y perfeccionar flujos a partir de indicaciones en lenguaje natural, sugiriendo pasos que puedes revisar y editar.

Entorno de ejecución y manejo de datos

Power Automate utiliza entornos para separar las pruebas, la creación y la producción en vivo. De esta manera, puedes probar nuevas automatizaciones en un entorno de prueba sin interrumpir las que tu equipo ya está utilizando.

Por ejemplo, si estás creando un flujo que envía facturas automáticamente, puedes probarlo primero en un entorno de desarrollo. De esa manera, si algo sale mal, no enviarás accidentalmente cien facturas de prueba a clientes reales.

Por motivos de seguridad y cumplimiento normativo:

• Utiliza la selección del entorno y la región de los inquilinos para garantizar el cumplimiento de la residencia de datos. La ubicación real de los datos viene determinada por la región del entorno, los servicios y conectores utilizados, y la configuración de tu inquilino.
• Las políticas de prevención de pérdida de datos (DLP) regulan qué conectores se pueden utilizar juntos, lo que reduce el riesgo de transferir datos entre servicios inadecuados.
• Los controles de acceso basados en roles limitan quién puede ejecutar o editar automatizaciones, y cada acción se registra para su auditoría.

Metodología de desarrollo de flujos

Hay más de una forma de crear una automatización en Power Automate. Puedes empezar desde cero, utilizar una plantilla ya preparada o crear una vinculando las aplicaciones que ya utilizas. El mejor enfoque depende de lo que estés tratando de hacer.

Enfoques para crear flujos

Hay tres tipos de enfoques para crear flujos: 

1. Lienzo en blanco: Si necesitas algo único, puedes empezar con un flujo en blanco. Esto te da un control total sobre cada paso, por lo que se adapta exactamente a lo que necesitas. Por ejemplo, podrías diseñar un proceso de incorporación personalizado que recopile los datos de los empleados, configure las cuentas y programe la formación, todo en un solo flujo.
2. Plantillas: Power Automate ofrece plantillas prediseñadas para procesos comunes como enviar notificaciones, recopilar respuestas de formularios o gestionar aprobaciones. Estas plantillas te proporcionan un punto de partida que puedes personalizar según tus necesidades.

Plantillas prediseñadas. Imagen del autor.

3. Conector primero: En algunos casos, lo más fácil es empezar conectando las aplicaciones que ya utilizas. Power Automate cuenta con conectores que enlazan diferentes plataformas, por lo que puedes automatizar tareas entre ellas sin necesidad de programar. Por ejemplo, puedes conectar tu CRM y tu correo electrónico para enviar mensajes de seguimiento personalizados cada vez que se añada un nuevo cliente potencial.

Ejemplo de situación

Supongamos que deseas automatizar el procesamiento de facturas. Para ello, podrías crear un flujo que:

1. Recopila las facturas entrantes del correo electrónico o de una carpeta compartida.
2. Comprueba si hay datos que faltan o son incorrectos.
3. Los envía a un gerente para su aprobación.
4. Activa el proceso de pago una vez aprobado.

Al conectar tu sistema de facturación y tu correo electrónico con Power Automate, todo el proceso se ejecuta de forma automática. Si añades la minería de procesos, también podrás ver dónde se producen los retrasos y mejorar el flujo de trabajo con el tiempo.

Control de versiones

A medida que tus flujos evolucionan, el control de versiones te ayuda a mantenerlos estables. Te permite realizar un seguimiento de los cambios, volver a una versión anterior si surge algún problema y colaborar sin sobrescribir el trabajo de los demás.

Esto es lo que deberías considerar hacer:

• Revisa las actualizaciones con regularidad para detectar los problemas a tiempo.
• Trabaja con tu equipo para que todos sepan qué está cambiando.
• Ten un plan de reversión para que puedas restaurar rápidamente una versión funcional si es necesario.

Funciones avanzadas e integraciones

Power Automate no solo sirve para flujos de trabajo sencillos del tipo «si ocurre esto, haz aquello». También cuenta con herramientas para automatizar sistemas antiguos, utilizar la inteligencia artificial para tomar decisiones más inteligentes y conectar múltiples plataformas en un único proceso fluido.

Automatización robótica de procesos (RPA)

La automatización robótica de procesos, o RPA, utiliza «bots» de software para realizar tareas repetitivas y basadas en reglas que normalmente harían las personas.

El RPA resulta especialmente útil para sistemas antiguos que no cuentan con API modernas. Mediante flujos de escritorio y grabaciones de la interfaz de usuario, los bots pueden hacer clic en botones, rellenar formularios y mover datos como lo haría una persona. Pero es más rápido y hace todo el trabajo sin cometer errores.

Hay dos tipos principales de RPA:

• , asistido por RPA, es un bot que trabaja contigo. Por ejemplo, un bot puede rellenar un formulario mientras tú revisas los datos antes de enviarlo.
• RPA desatendido es un bot que se ejecuta sin interacción del usuario en un tiempo de ejecución/VM y requiere una licencia sin supervisión.

Nota: Incorpora un sistema de gestión de errores para que el bot sepa qué hacer si ocurre algo inesperado y supervisa constantemente las excepciones para que los procesos no se detengan a mitad de camino.

IA y análisis

Puedes hacer que las automatizaciones sean más inteligentes añadiendo modelos de AI Builder a tus flujos. Por ejemplo, puedes:

• Extrae los datos clave de las facturas y otros documentos.
• Analiza los comentarios de los clientes para ver si son positivos o negativos (análisis de opiniones).
• Utiliza el reconocimiento de imágenes para detectar elementos en una foto.

Las herramientas de análisis, como la minería de procesos, también pueden ayudarte a identificar dónde se ralentizan tus flujos de trabajo. Por ejemplo, es posible que descubras que las aprobaciones tardan el doble de lo esperado, por lo que puedes corregir ese paso y ahorrar tiempo.

Y con Copilot, puedes describir lo que deseas en lenguaje sencillo, y Power Automate creará el flujo por ti. Esto facilita la automatización de tareas complejas sin necesidad de conocer todos los detalles de la plataforma.

Orquestación multiplataforma

Power Automate también puede ejecutar procesos que abarcan varios sistemas. Puedes conectarlo con: 

• Power Apps para la introducción de datos
• Power BI para la generación de informes
• Azure Logic Apps para integraciones avanzadas 

De esta manera, todas las partes de un proceso funcionan juntas de principio a fin.

También se integra con las principales plataformas empresariales, como SAP y Dynamics 365. Esto significa que tú podrías, por ejemplo, extraer los pedidos de los clientes de SAP, crear o actualizar registros relacionados en Dynamics 365 y actualizar un panel de control en Power BI, todo ello de forma automática.

Con la configuración de integración adecuada, incluso puedes automatizar procesos en entornos híbridos, donde diferentes sistemas (nube, locales, de terceros) deben funcionar juntos sin necesidad de intervención manual.

Gobernanza y mejores prácticas

Una buena gestión garantiza que tus automatizaciones funcionen correctamente y sean fáciles de gestionar a lo largo del tiempo. Veamos cómo sentar unas bases sólidas y elegir la licencia adecuada a tus necesidades.

Estrategias de gobernanza eficaces

Para mantener tus automatizaciones fluidas y bajo control, esto es lo que debes hacer: 

Crear una estrategia medioambiental

Separa tus entornos de desarrollo, pruebas y producción. De esta manera, puedes experimentar y solucionar problemas en un entorno de prueba sin afectar a las automatizaciones en vivo.

Si estás creando un nuevo flujo de aprobación de facturas, pruébalo en un entorno de desarrollo para que no se envíen accidentalmente facturas falsas a clientes reales.

Utiliza convenciones de nomenclatura.

Utiliza nombres claros y coherentes para los flujos, conectores y variables. Esto te facilita a ti y a tu equipo encontrarlos, programarlos y actualizarlos más adelante. Por ejemplo, en lugar de «Flow1», nómbralo «Invoice_Approval_CloudFlow».

Gestión de errores de estructura

Configura pasos en tus flujos para detectar y gestionar errores. Esto evita que fallen silenciosamente y te ayuda a solucionar los problemas rápidamente.

Si falla la carga de un archivo, envía una alerta por correo electrónico al administrador en lugar de detener todo el proceso.

Supervisar y auditar

Esto es lo que sugerimos para garantizar que la supervisión y la auditoría se desarrollen sin problemas:

• Utiliza las herramientas de análisis integradas para realizar un seguimiento del rendimiento.
• Configura alertas para fallos o comportamientos inusuales.
• Utiliza las funciones de análisis de administración de Power Platform y la auditoría de Dataverse (cuando corresponda) para programar quién crea, edita o ejecuta flujos.

Aplicar políticas de seguridad

Aplica políticas de prevención de pérdida de datos (DLP) para garantizar que los datos confidenciales no se envíen al lugar equivocado. Esto también ayuda a cumplir con normativas como el RGPD, la HIPAA y la SOX.

Opciones de licencia

Power Automate ofrece diferentes planes de licencia en función de tu escala y tus necesidades:

Consejo: Puedes probar Power Automate con una versión de prueba gratuita antes de comprometerte. Si tus necesidades aumentan, elige un plan que se adapte a tus flujos de trabajo.

Aplicaciones en el mundo real

Veamos ahora cómo puedes utilizar Power Automate para automatizar tus tareas diarias:

Operaciones de ventas

En ventas, estar al tanto de los clientes potenciales y las aprobaciones es una tarea abrumadora. Pero Power Automate puede encargarse de muchas de estas tareas repetitivas para que puedas centrarte en cerrar acuerdos.

Por ejemplo, cuando llega un nuevo cliente potencial a través de un formulario en línea, Power Automate puede registrarlo en Office 365, aprobar su solicitud y publicar una notificación en Microsoft Teams.

Aprobación de un cliente potencial/mensaje. Fuente. 

Si necesitas que tu equipo apruebe un descuento o cualquier decisión específica, Power Automate puede activar una alerta y enviarles la solicitud al instante, para que los flujos de trabajo no se paralicen a la espera de la aprobación. 

Solicitar flujo de aprobación. Fuente. 

De esta manera, como todo está sincronizado entre tu CRM y tus herramientas de comunicación, tu equipo se mantiene actualizado sin necesidad de enviar correos electrónicos adicionales ni introducir datos manualmente.

Finanzas y cumplimiento normativo

En finanzas, incluso los retrasos menores, como esperar a que alguien apruebe una factura, pueden ralentizar los pagos y retrasar decisiones importantes. Con Power Automate, puedes superar esos obstáculos creando un flujo. 

De esta forma, cuando llega una factura, Power Automate puede extraer los datos y enviarlos por correo electrónico a tu equipo financiero para iniciar automáticamente el proceso de aprobación. No tendrás que perseguir firmas ni obtener aprobaciones manuales.

Escanea las facturas y envíalas por correo electrónico. Fuente. 

En cuanto al cumplimiento normativo, garantiza que todo se haga según las reglas. Las políticas de prevención de pérdida de datos (DLP) protegen la información confidencial, y la función de auditoría integrada muestra exactamente quién realizó los cambios y cuándo, lo que te proporciona un registro claro para la elaboración de informes.

Automatización de documentos y datos

El papeleo puede ralentizar casi cualquier proceso. Porque los formularios se pasan de mano en mano, los datos se vuelven a escribir y las aprobaciones tardan días cuando se gestionan manualmente. Pero Power Automate puede encargarse de gran parte de ese trabajo administrativo.

Por ejemplo, cuando un nuevo empleado se incorpora a una empresa, puedes crear automáticamente sus cuentas de usuario para automatizar el proceso de incorporación.  

Automatiza la incorporación de usuarios. Fuente. 

De hecho, si recibes contratos, AI Builder puede escanearlos y extraer los detalles importantes para que se introduzcan directamente en tu sistema sin necesidad de introducir los datos manualmente. También puede enviar los contratos a las personas adecuadas para su revisión y aprobación, de modo que todo el proceso avanza automáticamente en segundo plano.

Formación, recursos y asistencia

Si eres nuevo en Power Automate, hay muchas formas de aprender y obtener ayuda cuando la necesites:

Microsoft Learn

Empieza con Microsoft Learn. Cuenta con itinerarios formativos gratuitos, módulos oficialesy laboratorios prácticos. Puedes aprender los conceptos básicos de la creación de flujos y luego pasar a temas más avanzados, como la automatización robótica de procesos o la integración de la inteligencia artificial.

Apoyo comunitario

Si te quedas atascado o no encuentras una respuesta en la documentación, la comunidad de Power Automate es un lugar ideal para conectar con otros usuarios. Puedes:

• Haz preguntas y obtén respuestas de expertos.
• Comparte tus propios consejos y soluciones.
• Sugiere nuevas funciones a través de Power Automate Ideas.

Documentación del producto

Para obtener guías detalladas e instrucciones paso a paso, consulta la documentación del producto Power Automate. También es donde encontrarás notas de la versión y actualizaciones periódicas sobre nuevas funciones, para que puedas mantenerte al día.

Reflexiones finales 

Power Automate automatiza las tareas repetitivas y conecta diferentes aplicaciones para que el trabajo se realice sin necesidad de un esfuerzo manual constante. Puedes utilizarlo para realizar tareas sencillas, como enviar recordatorios cuando se acercan las fechas límite, o procesos complejos que extraen datos de múltiples sistemas y funcionan las 24 horas del día.

No es necesario ser programador para empezar; muchos flujos se pueden crear con herramientas de arrastrar y soltar, plantillas y conectores para aplicaciones como Outlook, Excel, SAP y Dynamics 365. 

Así que, si estás listo para probarlo, empieza poco a poco:

1. Elige una tarea que realices repetidamente.
2. Comprueba si hay una plantilla para ello en Power Automate.
3. Prueba y perfecciona tu flujo en un entorno de desarrollo antes de ponerlo en marcha.