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Introducción a Microsoft Copilot
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Todos los lugares de trabajo los tienen: tareas repetitivas que consumen silenciosamente horas cada semana. Estoy pensando en copiar las actualizaciones en hojas de cálculo, buscar los informes incompletos o enviar algún tipo de recordatorio. Hasta hace poco, automatizar esas tareas en Microsoft 365 significaba lidiar con Power Automate o Power Apps, herramientas potentes, pero no precisamente fáciles de dominar.
Microsoft 365 Copilot ahora incluye tres herramientas que cambian esta ecuación: App Builder, Workflows y Copilot Studio. Solo tienes que describir lo que necesitas en un lenguaje sencillo, como una aplicación para programar los préstamos de equipos o un flujo de trabajo que te envíe por correo electrónico tus prioridades principales cada mañana, y Copilot lo creará por ti.
Estas herramientas no resolverán todos los problemas. Tienen limitaciones reales que se explican a lo largo de este tutorial. Pero para la productividad personal y la automatización a nivel de equipo, funcionan sorprendentemente bien. Las aplicaciones que habrían llevado días crear en Power Apps se pueden desarrollar en menos de diez minutos.
Comprender las herramientas de creación de Copilot
Antes de entrar en las secciones prácticas, te ayudaré a comprender qué hace cada herramienta para que puedas elegir el enfoque adecuado.
Qué hace App Builder
App Builder crea aplicaciones a partir de descripciones en inglés sencillo. Por ejemplo, si le dices a Copilot «crea una aplicación para programar los préstamos de equipos con campos para el nombre del artículo, el prestatario, la fecha de préstamo y la fecha de devolución», se generará una aplicación funcional con formularios y un panel de control en unos tres minutos.
Las aplicaciones utilizan Microsoft Lists como almacenamiento, lo que significa que tus datos permanecen en tu entorno M365. La velocidad es la principal ventaja. Crear algo como un gestor de proyectos lleva unos minutos en lugar de días en Power Apps.
¿Qué hacen los flujos de trabajo?
Los flujos de trabajo gestionan tareas repetitivas en Microsoft 365. Piensa en ello como Power Automate, pero conversacional. Un flujo de trabajo puede comprobar Planner cada lunes por la mañana y enviar un mensaje de Teams con los plazos de la semana. Para cambiar la hora de las 8:00 a las 9:00, solo hay que decir «cambia la hora del mensaje a las 9:00», en lugar de navegar por los ajustes.
Qué hace Copilot Studio
Copilot Studio crea agentes que responden preguntas utilizando la información de tu organización. Un agente puede conectarse a sitios de SharePoint y chats de Teams para responder preguntas como «¿Cuándo es la próxima reunión de lanzamiento del producto?» extrayendo información de las transcripciones de las reuniones, los documentos y el historial de chat.
Hay una versión ligera y una versión completa para equipos de TI. Más adelante explicaré la diferencia. La mayoría de la gente solo necesita la versión ligera.
Microsoft 365 Copilot ofrece tres herramientas interconectadas para crear soluciones personalizadas. Imagen del autor
Creación de tu primera aplicación con App Builder
App Builder funciona mejor cuando varias personas necesitan ver y actualizar la misma información. Es ideal para el seguimiento de proyectos, la gestión de recursos y la planificación de campañas. No maneja bien los cálculos complejos, pero destaca en la recopilación de datos y en los paneles de control sencillos.
Creación de una aplicación para el seguimiento de proyectos
A continuación, te explicamos cómo crear una aplicación para programar las tareas relacionadas con el lanzamiento de un producto. El proceso sigue el mismo patrón para cualquier aplicación: describe lo que necesitas, revisa lo que crea Copilot, perfecciónalo y compártelo.
Paso 1: Abre Microsoft 365 Copilot.
En la interfaz principal, verás opciones para diferentes funciones de Copilot. Selecciona o navega hasta App Builder.
Paso 2: Describe tu aplicación en lenguaje natural.
Sé específico sobre la información que deseas programar:
Create an app to track product launch tasks and deadlinesPaso 3: Copilot genera la aplicación.
Esto lleva entre 3 y 5 minutos. Verás que «imagina el ambiente» de tu aplicación (sí, eso es lo que dice realmente) y, a continuación, divide el trabajo en 10-15 tareas. Primero crea la estructura de datos y, a continuación, añade menús desplegables, botones de alternancia y formularios. Puedes cambiar a otra pestaña mientras se ejecuta.
Paso 4: Revisa lo que ha creado Copilot.
Comprueba si los campos coinciden con lo que necesitas. A veces incluye campos útiles que no habías tenido en cuenta, como «condición de devolución» para el seguimiento de equipos.
Paso 5: Perfeccionar a través de la conversación
Esta interfaz conversacional supone una gran ventaja con respecto a los creadores de aplicaciones tradicionales. Refino con indicaciones como estas:
Add a dashboard showing completion percentageInclude a priority field for each taskAdd a section for team member assignmentsCada cambio se produce en tiempo real. La mayoría de las aplicaciones requieren entre tres y cuatro ajustes para funcionar correctamente.
Paso 6: Previsualizar y compartir
Haz clic en la interfaz y añade algunos datos de prueba. Cuando te parezca bien, comparte el enlace. Cualquier persona con permisos M365 puede acceder a él.
App Builder genera aplicaciones funcionales a partir de descripciones en lenguaje natural.
Los flujos de trabajo crean automatización en todas las aplicaciones de Microsoft 365 mediante lenguaje natural.
¿A qué flujos de trabajo se pueden conectar?
Workflows utiliza la misma infraestructura que Power Automate, por lo que se conecta a la mayoría de los servicios de M365: Outlook, Teams, SharePoint, Planner, OneDrivee incluso Salesforce. También se conecta a Microsoft Dataverse.
Es posible que algunos conectores no estén disponibles dependiendo de la configuración de tu entorno. Es posible que no se pueda acceder a Gmail, por ejemplo, en determinadas configuraciones empresariales.
Los flujos de trabajo también pueden realizar cálculos. Al pedirte que busques el tiempo más corto entre tareas, tú deducís la lógica automáticamente.
Modificar flujos de trabajo después de que se hayan ejecutado
Cambiar un flujo de trabajo es una conversación:
Change the Monday message to 9AM instead of 8AMSin necesidad de hacer clic en los menús. No se encuentran ajustes. Solo describe el cambio.
El historial de ejecución del centro de administración de M365 muestra cuándo se ejecutaron los flujos de trabajo y si se completaron con éxito. Esto ayuda a solucionar fallos, como cuando un flujo de trabajo intenta enviar un correo electrónico a alguien que no existe en tu organización.
Creación de agentes inteligentes con Copilot Studio
Los agentes se diferencian de las aplicaciones y los flujos de trabajo. En lugar de realizar un seguimiento de los datos o automatizar tareas, responden a preguntas utilizando la información de tu organización. Un agente puede responder a preguntas repetidas como «¿Cuándo es la próxima reunión de lanzamiento del producto?» o «¿Quién se encarga del marketing?», para que tú no tengas que hacerlo.
Creación de un asistente para el lanzamiento de productos
A continuación te explicamos cómo crear un agente de lanzamiento de productos. El proceso es más sencillo de lo que parece.
Paso 1: En Copilot, selecciona «Crear agente».
Esto abre la interfaz ligera de Copilot Studio, diseñada para crear agentes rápidamente.
Paso 2: Describe lo que deseas.
Utiliza un mensaje como este:
Build an agent that answers questions about our product launch milestonesSé específico. Las descripciones vagas producen agentes que no saben qué hacer.
Paso 3: Conecta tus fuentes de datos
Copilot sugiere fuentes relevantes, pero puedes seleccionarlas manualmente. Entre las buenas fuentes se incluyen:
- Sitios de proyectos de SharePoint
- Los equipos chatean desde los canales pertinentes.
- Transcripciones de las reuniones de las sesiones de planificación
Comienza con la documentación básica. Conectar demasiadas fuentes confunde al agente y diluye la calidad de las respuestas.
Paso 4: Prueba con preguntas realistas.
Siempre es aconsejable realizar un pequeño control de calidad.
When is the next product launch event?Who is responsible for the marketing campaign?Verás que el agente cita dónde encontró cada respuesta. Cuando las respuestas son incorrectas, sabes qué fuente hay que corregir.
Paso 5: Refinar según los resultados
Las respuestas vagas suelen significar que el agente necesita documentos de origen más detallados. Añádelos y vuelve a probar.
Los agentes de Copilot Studio responden preguntas a partir de la base de conocimientos de una organización.
Consejos para mejorar las respuestas de los agentes
La calidad del agente depende de la calidad de la fuente. Conectar a un agente con páginas de SharePoint desordenadas y obsoletas produce respuestas terribles. Una documentación clara genera buenas respuestas.
También puedes especificar el formato de salida en tu solicitud inicial. En lugar de «resumir mis correos electrónicos», prueba con «resumir mis correos electrónicos no leídos en una lista con viñetas en HTML, ordenados por urgencia». Las instrucciones específicas producen mejores resultados.
Copilot Studio ligero frente a completo
Copilot Studio completo está destinado a equipos de TI que implementan agentes en toda la organización. Se conecta a herramientas externas como ServiceNow y Jira, cuenta con controles de seguridad personalizados y gestiona una compleja lógica de ramificación. La mayoría de los usuarios no necesitan estas funciones, y la versión ligera resolverá los problemas más comunes.
Nota importante: App Builder y Workflows son en realidad agentes en sí mismos; son agentes especializados que Microsoft ha creado para ayudarte a crear otras cosas. Los encontrarás en la sección« » (Desarrollador, investigador y analista) de«Built by Microsoft» (Creado por Microsoft), junto a «Researcher» (Investigador ) y «Analyst» (Analista). Añádelos a tu barra lateral y fíjalos para acceder fácilmente a ellos.
Gestión de la seguridad y los permisos
Los administradores de TI suelen preguntar «¿Quién puede ver qué?» cuando se encuentran por primera vez con estas herramientas. Es una pregunta razonable, y la respuesta radica en cómo la seguridad y los permisos están integrados directamente en el entorno M365.
Cómo funciona la seguridad
Todo permanece en tu inquilino M365. Tus datos no salen de tu organización. La seguridad existente se aplica automáticamente. Si alguien no puede acceder a un documento de SharePoint de forma normal, un agente tampoco te lo mostrará.
La seguridad no necesita una configuración independiente para aplicaciones o flujos de trabajo. Heredan los permisos de M365. Un rastreador de equipos utiliza los mismos permisos que la lista de SharePoint en la que se basa.
Para administradores de TI: App Builder crea sitios de SharePoint automáticamente para cada aplicación. Querrás tener visibilidad sobre lo que están creando tus empleados. ¿Las buenas noticias? Los usuarios solo pueden conectarse a sus instancias personales de SharePoint, no a fuentes de datos empresariales. Esta limitación contribuye a la gobernanza.
Controles de administración
Los administradores pueden controlar quién crea y comparte estas herramientas a través del centro de administración de M365. Ve a la sección Inventario del agente para ver todo lo que han construido los usuarios.
Puedes establecer permisos por grupo: quién puede crear herramientas, quién puede compartirlas y quién solo puede utilizar herramientas compartidas. También puedes controlar si las herramientas pueden conectarse a fuentes de datos externas o enviar comunicaciones externas.
Cumplimiento
Todo genera registros de auditoría, incluyendo quién creó qué, cuándo y quién accedió a ello. Estos registros funcionan con tu configuración de auditoría M365 existente.
La residencia de los datos sigue tu configuración de M365. Si tu inquilino almacena datos en regiones específicas por motivos de cumplimiento normativo, las herramientas de Copilot respetan esos límites. El RGPD, la HIPAA y cualquier otra normativa que se aplique a tu entorno M365 también se aplica aquí.
Mejores prácticas
La experiencia con estas herramientas revela patrones que funcionan y errores que hay que evitar.
Escribe indicaciones eficaces
Esto es lo que he aprendido.
- Sé específico. «Crear una aplicación para programar cosas» produce malos resultados. «Crear una aplicación para programar las tareas de la campaña de marketing con campos para el nombre de la tarea, el propietario, la fecha límite, el estado y la prioridad» funciona mejor.
- Ponle un nombre a tu aplicación en el cuadro de diálogo. Sin un nombre específico, Copilot genera nombres genéricos como «
Untitled_App_2847» que son difíciles de cambiar posteriormente. Añade «La aplicación debería llamarse [nombre]» a tu mensaje inicial. - Para los flujos de trabajo y los agentes, añade contexto. En lugar de «resumir mis correos electrónicos», utiliza «resumir mis correos electrónicos no leídos, dando prioridad a los mensajes de nuestro director general y de los clientes clave». Formatea como una lista con viñetas con acciones por orden de prioridad. Los detalles adicionales mejoran significativamente los resultados.
- No especifiques todo por adelantado. Empieza por lo básico, prueba y luego perfecciona. Esto revela las necesidades reales frente a las necesidades supuestas.
- Elimina los datos de muestra. App Builder incluye datos falsos cuando crea aplicaciones. Olvidarse de eliminarlo puede causar confusión cuando alguien piensa que «Cliente de muestra A» es real.
Saber cuándo usar cada uno
Espero que a estas alturas ya tengas una idea de cuándo utilizar cada una de estas nuevas y emocionantes herramientas:
- Utiliza App Builder cuando varias personas necesiten ver y actualizar los mismos datos estructurados. Seguimiento de equipos, seguimiento de proyectos, planificación de campañas.
- Utiliza Workflows para tareas repetitivas en las aplicaciones de M365. Recordatorios de plazos para el lunes, actualizaciones automáticas de estado y correos electrónicos programados.
- Utiliza Copilot Studio cuando la gente te haga repetidamente las mismas preguntas. Información sobre el lanzamiento de productos, preguntas frecuentes sobre la incorporación, consultas sobre el estado de los proyectos.
Las herramientas se pueden combinar. Una aplicación programa los datos de los proyectos, un flujo de trabajo envía actualizaciones semanales sobre esos proyectos y un agente responde a las preguntas sobre el estado de los proyectos. Cada herramienta se encarga de lo que mejor sabe hacer, pero también funcionan juntas.
Conclusión
Estas herramientas han cambiado la forma en que muchas personas abordan la automatización en el lugar de trabajo. En lugar de esperar días a que el departamento de TI cree soluciones o dedicar horas a aprender a utilizar Power Apps, puedes describir lo que necesitas y obtener una solución funcional en cuestión de minutos.
Empieza poco a poco. Crea una aplicación para programar algo que tu equipo necesite. Automatiza una tarea que te hace perder tiempo cada semana. Crea un agente que responda a una pregunta frecuente. Un sencillo rastreador de equipos se construye en diez minutos y puede ahorrar horas de trabajo manual.
Para obtener más información sobre Microsoft 365 y las herramientas de IA, consulta nuestros cursos Introducción a Copilot y Comprensión de la ingeniería de comandos. Para ver tutoriales relacionados, consulta nuestros tutoriales sobre Excel Copilot y Copilot en Word.
Las barreras técnicas para la automatización están disminuyendo. Ya no necesitas conocimientos de programación ni tickets de TI. Solo necesitascomprender tu trabajo lo suficientemente bien como para describir lo que necesitas.
