Copilot App Builder: Crie aplicativos e fluxos de trabalho no Microsoft 365

Entendendo os componentes do aplicativo

Nos bastidores, o App Builder cria um novo site do SharePoint com uma Lista do Microsoft para guardar seus dados. Não dá para conectar a listas já existentes ou outras fontes de dados. Isso tem um bom motivo: mantém as coisas simples e seguras.

Qual é a vantagem? Você pode abrir o SharePoint direto e adicionar dados lá. Ele sincroniza na hora com o seu aplicativo. Adicionar várias entradas de uma vez no SharePoint costuma ser mais rápido do que clicar na interface do aplicativo.

Os aplicativos ficam dentro do agente App Builder, não no seu iniciador de aplicativos. Para abrir um aplicativo, volte ao App Builder e selecione-o em Meus aplicativos. Isso pode ser meio confuso no começo — os aplicativos não aparecem no menu de aplicativos do Microsoft 365.

Quando usar o App Builder

O App Builder é ótimo pra acompanhar dados quando várias pessoas precisam ver e atualizar informações. Rastreamento de equipamentos, ideias de artigos e marcos do projeto são todos bons exemplos de uso. Também é perfeito para coleta de dados simples.

Também é útil para protótipos rápidos. Construir algo em dez minutos, mostrar para sua equipe e receber feedback é melhor do que gastar horas planejando.

O que não funciona: O App Builder não consegue mandar e-mails nem fazer coisas acontecerem. Pra criar um aplicativo que te manda um e-mail quando alguém pega um equipamento emprestado, você precisa juntar isso com os Workflows. Você também não pode fazer upload de imagens diretamente; precisa usar URLs de imagem.

Automatizando tarefas com fluxos de trabalho

Eu tinha um colega que passava duas horas todas as segundas-feiras copiando tarefas e mandando e-mails. Os fluxos de trabalho resolveriam exatamente esse tipo de ineficiência nos processos de negócios. Ele se conecta Outlook, Teams, SharePoint, Planner e outros aplicativos do M365 para automatizar tarefas repetitivas.

Criando um lembrete semanal de prazo

Veja como criar um fluxo de trabalho que manda lembretes semanais sobre prazos todas as segundas-feiras de manhã.

Passo 1: Abra o Copilot e vá até o recurso Fluxos de Trabalho. 

A interface foca na criação de fluxos de trabalho conversacionais, em vez de criadores de fluxos visuais.

Passo 2: Descreva o fluxo de trabalho em linguagem natural.

Em vez de criar lógica com gatilhos e conectores, você só precisa dizer ao Copilot o que fazer:

Send a Teams message every Monday with the upcoming week's deadlines from Planner

Passo 3: Veja o Copilot montando isso 

Você vai ver como ele descobre o gatilho (todas as segundas-feiras), a fonte de dados (Planner) e a ação (mensagem do Teams). Isso leva cerca de 30 segundos.

Passo 4: Aperfeiçoar através da conversa 

Adicionar condições é bem simples:

Also send a reminder one day before approval deadlines

O Copilot adiciona essa lógica automaticamente.

Passo 5: Dá uma olhada antes de ativar 

Dá uma olhada em como as mensagens vão ficar e quando elas vão ser enviadas. Identificar problemas de sincronização agora evita problemas mais tarde.

Passo 6: Ative-o 

O fluxo de trabalho rola automaticamente a partir daí. Os fluxos de trabalho típicos levam de 30 a 45 segundos para serem executados. Você pode ver os tempos de execução de cada etapa, o que ajuda a resolver problemas.

A quais fluxos de trabalho o Workflows pode se conectar?

O Workflows usa a mesma infraestrutura do Power Automate, então ele se conecta à maioria dos serviços do M365: Outlook, Teams, SharePoint, Planner, OneDrivee até mesmo Salesforce. Ele também se conecta ao Microsoft Dataverse.

Alguns conectores podem não estar disponíveis dependendo da configuração do seu ambiente. O Gmail, por exemplo, pode não estar acessível em certas configurações empresariais.

Os fluxos de trabalho também podem fazer cálculos. Pedir para encontrar o menor tempo entre as tarefas faz com que ele descubra a lógica automaticamente.

Modificando fluxos de trabalho depois que eles já estão rolando

Mudar um fluxo de trabalho é uma conversa:

Change the Monday message to 9AM instead of 8AM

Sem clicar nos menus. Não encontrei configurações. É só descrever a mudança.

O histórico de execução no centro de administração do M365 mostra quando os fluxos de trabalho foram executados e se foram bem-sucedidos. Isso ajuda a resolver problemas, tipo quando um fluxo de trabalho tenta enviar um e-mail para alguém que não existe na sua organização.

Criando agentes inteligentes com o Copilot Studio

Os agentes são diferentes dos aplicativos e fluxos de trabalho. Em vez de programar dados ou automatizar tarefas, eles respondem a perguntas usando as informações da sua organização. Um agente pode responder a perguntas repetidas como “Quando é a próxima reunião de lançamento do produto?” ou “Quem está cuidando do marketing?”, pra você não precisar fazer isso.

Criando um assistente para o lançamento de produtos

Veja como criar um agente de lançamento de produto. O processo é mais simples do que parece.

Passo 1: No Copilot, selecione “Criar agente”. 

Isso abre a interface leve do Copilot Studio, feita pra criar agentes rapidinho.

Passo 2: Descreva o que você quer

Use uma mensagem como esta:

Build an agent that answers questions about our product launch milestones

Seja específico. Descrições vagas fazem com que os agentes não saibam o que fazer.

Passo 3: Conecte suas fontes de dados 

O Copilot dá sugestões de fontes relevantes, mas você pode escolher manualmente. Boas fontes incluem:

• Sites de projetos do SharePoint
• As equipes conversam nos canais relevantes
• Transcrições das reuniões das sessões de planejamento

Comece com a documentação principal. Conectar muitas fontes confunde o agente e diminui a qualidade das respostas.

Passo 4: Teste com perguntas realistas

É sempre legal fazer um pouco de controle de qualidade.

When is the next product launch event?

Who is responsible for the marketing campaign?

Você vai ver que o agente mostra onde encontrou cada resposta. Quando as respostas estão erradas, você sabe qual fonte precisa ser corrigida.

Passo 5: Refinar com base nos resultados

Respostas vagas geralmente significam que o agente precisa de documentos de origem mais detalhados. Junta tudo e testa de novo.

Os agentes do Copilot Studio respondem às perguntas a partir da base de conhecimento de uma organização.

Dicas para melhorar as respostas dos agentes

A qualidade do agente depende da qualidade da fonte. Conectar um agente a páginas do SharePoint desorganizadas e desatualizadas gera respostas ruins. Documentação clara gera boas respostas.

Você também pode especificar o formato de saída no seu prompt inicial. Em vez de “resumir meus e-mails”, tente “resumir meus e-mails não lidos como uma lista com marcadores em HTML, priorizados por urgência”. Instruções específicas trazem resultados melhores.

Copilot Studio leve vs. completo

O Copilot Studio completo é para equipes de TI que implementam agentes em toda a organização. Ele se conecta a ferramentas externas como o ServiceNow e Jira, tem controles de segurança personalizados e lida com lógica de ramificação complexa. A maioria dos usuários não precisa desses recursos, e a versão leve resolve os problemas mais comuns. 

Observação importante: O App Builder e os Workflows são, na verdade, agentes em si mesmos; são agentes especializados que a Microsoft criou para ajudá-lo a criar outras coisas. Você vai encontrá-los na seção“ ” ( Pesquisadores e analistas)do site “ ” ( Pesquisadores e analistas)da Microsoft. Adicione-os à sua barra lateral e fixe-os para facilitar o acesso.

Gerenciando segurança e permissões

Os administradores de TI costumam perguntar: “Quem pode ver o quê?” quando se deparam com essas ferramentas pela primeira vez. É uma pergunta justa, e a resposta está em como a segurança e as permissões são integradas diretamente no ambiente M365.

Como funciona a segurança

Tudo fica no seu locatário M365. Seus dados não saem da sua organização. A segurança existente é aplicada automaticamente. Se alguém não conseguir acessar um documento do SharePoint normalmente, um agente também não vai conseguir mostrar pra essa pessoa.

A segurança não precisa de uma configuração separada para aplicativos ou fluxos de trabalho. Eles herdam as permissões do M365. Um rastreador de equipamentos usa as mesmas permissões que a Lista do SharePoint em que está baseado.

Para administradores de TI: O App Builder cria sites do SharePoint automaticamente para cada aplicativo. Você vai querer saber o que os funcionários estão criando. A boa notícia? Os usuários só podem se conectar às suas instâncias pessoais do SharePoint, não a fontes de dados corporativas. Essa limitação ajuda na governança.

Controles administrativos

Os administradores podem controlar quem cria e compartilha essas ferramentas através do centro de administração do M365. Vá até a seção Inventário do Agente para ver tudo o que as pessoas criaram.

Você pode definir permissões por grupo: quem pode criar ferramentas, quem pode compartilhá-las e quem só pode usar ferramentas compartilhadas. Você também pode controlar se as ferramentas podem se conectar a fontes de dados externas ou enviar comunicações externas.

Conformidade

Tudo gera registros de auditoria, incluindo quem criou o quê, quando e quem acessou. Esses registros funcionam com a sua configuração de auditoria M365 atual.

A residência dos dados segue a sua configuração do M365. Se o seu locatário armazena dados em regiões específicas para fins de conformidade, as ferramentas Copilot respeitam esses limites. GDPR, HIPAA, tudo o que se aplica ao seu ambiente M365 também se aplica aqui.

Melhores práticas

A experiência com essas ferramentas mostra o que funciona e o que não funciona.

Escreva instruções eficazes

Aqui estão algumas coisas que aprendi.

• Seja específico. “Criar um aplicativo para programar coisas” não dá muito certo. “Criar um aplicativo para programar as tarefas da campanha de marketing com campos para nome da tarefa, responsável, prazo, status e prioridade” funciona melhor.
• Dê um nome ao seu aplicativo na janela de diálogo. Sem um nome específico, o Copilot cria nomes genéricos como Untitled_App_2847, que são difíceis de mudar depois. Adicione “O aplicativo deve se chamar [nome]” à sua solicitação inicial.
• Para fluxos de trabalho e agentes, adicione contexto. Em vez de “resumir meus e-mails”, use “resumir meus e-mails não lidos, priorizando as mensagens do nosso CEO e dos principais clientes”. Formate como uma lista com marcadores com itens de ação por prioridade. Os detalhes extras melhoram bastante os resultados.
• Não especifique tudo antecipadamente. Comece com o básico, teste e depois refine. Isso mostra as necessidades reais em comparação com as necessidades presumidas.
• Apaga os dados de exemplo. O App Builder inclui dados falsos quando cria aplicativos. Esquecer de apagar isso pode causar confusão quando alguém achar que o “Cliente de Amostra A” é real.

Saiba quando usar cada um

Espero que agora você já tenha uma ideia de quando usar cada uma dessas novas e empolgantes ferramentas:

• Use o App Builder quando várias pessoas precisarem ver e atualizar os mesmos dados estruturados. Rastreamento de equipamentos, acompanhamento de projetos, planejamento de campanhas.
• Use fluxos de trabalho para tarefas repetitivas em aplicativos M365. Lembretes de prazos às segundas-feiras, atualizações automáticas de status e e-mails programados.
• Use o Copilot Studio quando as pessoas fizerem as mesmas perguntas várias vezes. Informações sobre o lançamento do produto, perguntas frequentes sobre integração, dúvidas sobre o status do projeto.

As ferramentas podem ser combinadas. Um programa controla os dados do projeto, um fluxo de trabalho manda atualizações semanais sobre esses projetos e um agente responde às perguntas sobre o status do projeto. Cada ferramenta faz o que sabe fazer de melhor, mas elas também funcionam juntas.

Conclusão

Essas ferramentas mudaram a forma como muitas pessoas encaram a automação no trabalho. Em vez de ficar dias esperando a equipe de TI criar soluções ou passar horas aprendendo a usar o Power Apps, você pode descrever o que precisa e ter uma solução pronta em poucos minutos.

Comece aos poucos. Crie um aplicativo para programar algo que sua equipe precisa. Automatize uma tarefa que te faz perder tempo toda semana. Crie um agente que responda a uma pergunta frequente. Um rastreador de equipamentos simples leva dez minutos para ser montado e pode economizar horas de trabalho manual.

Pra saber mais sobre o Microsoft 365 e as ferramentas de IA, dá uma olhada nos nossos cursos Introdução ao Copilot e Noções básicas de engenharia de prompts. Para tutoriais relacionados, veja nossos tutoriais sobre o Excel Copilot e o Copilot no Word.

As barreiras técnicas para a automação estão diminuindo. Você não precisa mais de habilidades de programação ou tickets de TI. Você só precisaentender bem o seu trabalho pra descrever o que precisa.