Excel Copilot: Un tutorial con ejemplos

Supongamos que alguien de tu equipo te pide que escribas una fórmula rápida en Excel o que crees un gráfico a partir de una tabla específica. Pero estás mirando fijamente las filas y columnas sin saber por dónde empezar. 

Puede resultar frustrante, sobre todo cuando sabes lo que hay que hacer, pero no cómo hacerlo.

Por eso Microsoft ha presentado Excel Copilot, un asistente de IA que te ayuda a realizar tus tareas de forma eficiente.  En esta guía, te explicaré cómo configurar Copilot y utilizarlo para realizar tareas comunes en Excel. Una vez que lo hayas visto en acción, comprenderás por qué se está convirtiendo rápidamente en una parte esencial del trabajo con Excel.

¿Qué es Excel Copilot?

Microsoft Excel Copilot es una herramienta de inteligencia artificial que te permite trabajar con datos utilizando un lenguaje sencillo y natural en lugar de fórmulas complejas.

Copilot en Excel. Imagen del autor.

Por ejemplo, puedes decir «Muéstrame las ventas totales por región» o «Crea un gráfico con los ingresos mensuales», y Copilot lo hará por ti.

Esto no significa que vaya a sustituir a los expertos en Excel, sino que simplemente hace que su trabajo sea más eficiente. Copilot utiliza las mismas herramientas de Excel que ya conoces (fórmulas, tablas, gráficos), pero las crea por ti. Sigues viendo cómo funciona todo, solo que sin la configuración manual.

A diferencia de funciones como Flash Fill o Analyze Data, que se centran en una sola tarea, Copilot combina muchas de las capacidades de Excel en un solo asistente conversacional. Esto significa que solo tienes que indicarle qué hacer y él se encarga de realizar la tarea por ti, ya sea limpiar datos, analizar tendencias o crear elementos visuales.

Cómo añadir Copilot a Excel

Veamos cómo puedes configurar Copilot en Excel.

Paso 1: Obtener una suscripción a Microsoft 365

Copilot no está incluido en las versiones gratuitas ni en las de compra única de Excel. Debes suscribirte a un plan de Microsoft 365 que incluya Copilot:

• Para particulares: Microsoft 365 Personal o Familia con el complemento Copilot Pro. 
• Para empresas y organizaciones: Microsoft 365 Business Basic, Business Standard y Business Premium.

Ahora, te explicamos cómo obtener cualquiera de estos planes en función de tus necesidades:

1. Ve al sitio web de Microsoft e inicia sesióncon la misma cuenta que utilizas para Excel.
2. Bajo Suscripciones, verás tu plan actual de Microsoft 365.
3. Si Copilot no está incluido, actualiza a un plan adecuado.

Paso 2: Instalar Excel 365

Una vez que te hayas suscrito al plan adecuado, instala la última aplicación de escritorio de Excel 365 o utiliza la aplicación web de Excel. La aplicación web es ideal para un acceso rápido, mientras que la versión de escritorio ofrece todas las funciones para tareas más complejas.

A continuación, inicia sesión con tu cuenta de Microsoft 365.

Paso 3: Acceder a Copilot

Ahora que lo has firmado, el icono de Copilot aparecerá en la pestaña Inicio de Excel, en la cinta superior. Si no es así, asegúrate de que tu aplicación Excel esté actualizada, de que hayas iniciado sesión con tu cuenta de Microsoft 365 y de que tu archivo esté guardado en OneDrive o SharePoint.

Cómo usar Copilot en Excel

Ahora que ya has configurado Copilot, veamos cómo puedes empezar a trabajar con él.

Paso 1: Abrir un cuaderno de trabajo almacenado en la nube

Dado que Copilot solo funciona con archivos de Excel guardados en OneDrive o SharePoint, es posible que Copilot aparezca inicialmente en gris. Esto se debe a que el archivo no se ha guardado en OneDrive ni en SharePoint.

Para solucionarlo: Ve aArchivo > Guardar como > OneDrive y guarda una copia allí.

Consejo: Una vez guardados en OneDrive, cualquier cambio que realices se sincronizará automáticamente.

Paso 2: Activa Copilot y convierte los datos en una tabla.

Copilot solo funciona con datos formateados en tabla. Así que primero convierte tus datos en una tabla:

• Selecciona el rango de datos.

• Pulsa Ctrl + T en Windows o Command + T en Mac (o ve a la pestaña Insertar y haz clic en Tabla).

• Confirma la casilla Mi tabla tiene encabezados si tu primera fila contiene nombres de columnas.

Una vez que tus datos estén formateados, haz clic en el icono Copilot de la cinta de opciones Inicio. Si ves el menú desplegable, selecciona« App Skills» (Habilidades de la aplicación de la tienda de aplicaciones ) desde allí.

Busca el icono de Copilot en Excel. Imagen del autor.

Aparecerá un panel en la parte derecha de Excel. Aquí es donde chatearás con Copilot.

Panel Copilot en Excel. Imagen del autor.

Paso 3: Introduce las indicaciones o elige las sugerencias.

Ahora, en el panel Copilot, puedes escribir una indicación o elegir entre las opciones sugeridas, si lo deseas. 

Por ejemplo, quiero calcular el 70 % de los ingresos en la nueva columna, así que introduces el siguiente comando:

Add a column showing profit if cost is 70% of revenue.

Calcula el beneficio utilizando las indicaciones de Copilot. Imagen del autor.

Paso 4: Revisar y aplicar los resultados

Ahora, Copilot muestra los resultados en el panel. Coloca el cursor sobre el botón« » (Insertar columna) de « » (Insertar columna) para obtener una vista previa de los resultados. Una vez que estés satisfecho, haz clic en él para añadir los resultados a la tabla. 

Previsualiza y añade el resultado a la tabla. Imagen del autor.

Paso 5: Explora las categorías de sugerencias

Copilot en Excel tiene una galería de sugerencias que te ayuda a encontrar ideas ya preparadas. Para abrirlo, haz clic en elbotón« ar las indicaciones de visualización» situado en la parte inferior derecha del chat de Copilot.

Aquí verás diferentes categorías de indicaciones, como «Crear», «Comprender», «Editar», «Preguntar»,« » y más: 

Puedes explorar cada categoría para ver lo que Copilot puedehacer:

Galería de mensajes de Copilot. Imagen del autor.

Casos prácticos de uso de Copilot en Excel

Veamos algunos ejemplos de cómo Copilot puede ayudar con tareas cotidianas como el análisis financiero, la limpieza de datos desordenados, la creación de elementos visuales e incluso la automatización básica.

Análisis financiero

Los analistas financieros examinan cifras como los ingresos, los gastos y los beneficios para comprender cómo le va a una empresa. Responde a preguntas como:

• ¿La empresa está ganando o perdiendo dinero?
• ¿Puede permitirse invertir o contratar a más personal?
• ¿Cómo se compara con el año pasado o con la competencia?

Supongamos que quiero calcular el porcentaje del margen de beneficio, pero no soy analista financiero, por lo que no conozco la fórmula. Introduje el siguiente comando: 

Add another column that shows profit margin as a percentage.

Una vez que presiono Intro, Copilot genera los resultados. Muestra la fórmula para calcular y también da la columna de resultados. Cuando estés satisfecho, haz clic en el botónInsertar columna de para añadirla a la tabla.

Calcula el margen de beneficio utilizando la indicación de Copilot. Imagen del autor.

Limpieza y organización de datos

Antes de poder analizar o visualizar datos, normalmente es necesario limpiarlos un poco. Quizás los nombres estén en una columna, las fechas no coincidan o haya espacios adicionales y duplicados.

Cualquiera que trabaje con datos limpia y organiza datos tan inconsistentes: especialistas en marketing, analistas, equipos financieros e incluso propietarios de pequeñas empresas. Y es una de esas tareas que Copilot puede realizar sorprendentemente bien.

Supongamos que quiero organizar la tabla dividiendo el columna «Nombre completo» en columnas separadas. Para eso, utilizaría el siguiente comando: 

Split the Full Name column into two new columns: First Name and Last Name

Ahora, Copilot analizará los datos, detectará el espacio entre el nombre y los apellidos, y mostrará una vista previa de las dos nuevas columnas. A continuación, haz clic en Insertar columnas y rellena las nuevas columnas.

Divide los nombres en columnas separadas utilizando Copilot. Imagen del autor.

Visualización de datos

Una vez que tus datos estén limpios y organizados, es posible que desees visualizarlos, ya que los gráficos te ayudan a detectar tendencias y comparar el rendimiento más rápidamente que las filas de números.  

Quería un gráfico de barras que mostrara el rendimiento de ventas de cada empleado por mes. Así que le pregunté a Copilot:

Create a bar chart showing each employee’s sales performance for their respective month.

Copilot aplica automáticamente la lógicaInsertar > Gráficos recomendados de Excel y agrupa los datos con cálculos similares a los de las tablas dinámicas. A continuación, me proporcionó un gráfico limpio y listo para usar sin la configuración manual del pivote.

Visualiza los datos con un mensaje de Copilot. Imagen del autor.

Automatización y VBA

A veces también necesitas que Excel vaya más allá de las fórmulas y los gráficos para realizarautomáticamente tareas e es. Y eso solo podía hacerse mediante la automatización con VBA (Visual Basic for Applications).

Aunque no sepas programar, Copilot puede escribir el código VBA por ti. Por ejemplo, quería resaltar todas las filas en las quelas ventas de fueran superiores al objetivo de . Así que le pregunté a Copilot:

Write a VBA macro that highlights any row where the Sales amount is greater than the Target amount in light green.

Copilot genera el código al instante. Pero no se aplica automáticamente, por lo que tienes que ejecutarlo tú mismo. Y así es como puedes hacerlo:

• Pulsa « Alt + F11 » para abrir el editor VBA.

• Ir a Insertar > Móduloy pega el código creado por Copilot.

• Golpea el green Ejecuta para aplicar la macro.

Crea una macro VBA con Copilot... Imagen del autor.

Las mejores indicaciones de Copilot para tareas de Excel

Veamos ahora algunas indicaciones listas para usar que puedes copiar y pegar en Copilot para que haga el trabajo por ti, según tus necesidades: 

Fórmulas

Para realizar cálculos básicos, puedes utilizar estas indicaciones:  

• Añade una columna que calcule los ingresos totales del primer y segundo trimestre.
• Muestra qué proyectos tienen un margen de beneficio superior a la media.
• Calcula las ventas acumuladas en lo que va de año para cada región.
• Añade una nueva columna que multiplique las unidades vendidas por el precio unitario.
• Calcula el gasto mensual medio de cada departamento.

Análisis

Para el análisis de datos, prueba estas indicaciones: 

• Resume las ventas trimestrales por región.
• Destaca el 10 % de los empleados con mejor rendimiento en términos de ingresos.
• Busca los meses en los que los ingresos disminuyeron en comparación con el mes anterior.
• Crea un resumen de los beneficios totales por categoría de producto.

Visualización

Para visualizar tus datos, prueba las siguientes indicaciones: 

• Crea un gráfico de barras que compare los ingresos mensuales de los distintos departamentos.
• Crea un gráfico de columnas que compare los gastos totales por región.
• Inserta un gráfico circular con la distribución de beneficios por producto.

Automatización

Para automatizar tareas, estas indicaciones podrían funcionar según tus necesidades: 

• Escribe código VBA para ocultar todas las hojas excepto la actual.
• Crea una macro que formatee los encabezados en negrita y azul.
• Escribe código VBA para ocultar todas las hojas excepto la actual.
• Escribe un script VBA que filtre la tabla para mostrar solo las ventas superiores a 10 000.

Nota: Modifica estas indicaciones según tus necesidades y conjuntos de datos.

Ventajas de Excel Copilot

Ahora que ya conoces algunas de las formas más habituales de utilizar Copilot, veamos qué es lo que hace que merezca la pena probarlo: 

Comandos en lenguaje natural

Con Copilot, puedes hablar con Excel como si fuera una persona. No es necesario que recuerdes fórmulas o herramientas complicadas. Todo lo que tienes que hacer es escribir un comando como «Calcular la suma de la columna Beneficios» o «Crear un gráfico de ingresos mensuales», y Copilot entenderá lo que quieres decir. 

A continuación, crea automáticamente la fórmula, el gráfico o la tabla adecuados para ti.

Flujos de trabajo más rápidos

Puedes terminar tu trabajo mucho más rápido. En lugar de dedicar tiempo a limpiar datos, formatear celdas o crear informes a mano, puedes indicarle a Copilot lo que debe hacer. 

Puede eliminar duplicados, completar valores faltantes, organizar tus datos o incluso crear resúmenes en cuestión de segundos. Esto te ahorra mucho tiempo y esfuerzo, especialmente con hojas de cálculo grandes.

Accesibilidad para todos los niveles de habilidad

Copilot está hecho para todos. Si eres nuevo en Excel y no conoces las fórmulas, puedes familiarizarte fácilmente sin sentirte abrumado. Incluso si ya tienes experiencia, se encarga de las partes aburridas y repetitivas para acelerar tu trabajo.

Aprender haciendo

Cada vez que Copilot te ayuda, también te muestra cómo funcionan las cosas. Puedes ver las fórmulas o los pasos que utiliza, por lo que aprendes mientras trabajas. 

Con el tiempo, empezarás a comprender mejor Excel con solo observar lo que hace Copilot. Por lo tanto, es una forma práctica y sencilla de desarrollar tus habilidades con Excel mientras realizas tus tareas.

Solución de problemas comunes de Copilot

Analicemos algunos de los problemas más comunes que puedes encontrar con Copilot y cómo resolverlos:  

Respuestas lentas o incompletas

Si Copilot da respuestas incompletas, normalmente significa que el archivo es demasiado grande o que la pregunta es demasiado general. Por lo tanto, si tu archivo tiene muchas filas o columnas, intenta filtrar o resumir los datos antes de volver a preguntar a Copilot. 

Mejorar los resultados

A veces, Copilot no logra generar tu respuesta y muestra un error. 

Para evitarlo, asegúrate de que tus indicaciones sean claras y específicas. Menciona los nombres de las columnas y el objetivo que deseas alcanzar, por ejemplo, «Añadir una columna para calcular los beneficios utilizando los ingresos menos los gastos». Cuanto más contexto proporciones, más precisos serán los resultados.

Cómo se integra Copilot en Microsoft 365

Copilot no se limita a Excel. Funciona en Word, PowerPoint, Outlook y Teams. No tienes que cambiar de herramienta ni volver a introducir los datos. Copilot comprende tus archivos, datos y conversaciones, independientemente de dónde se encuentren en Microsoft 365.

Cuando generas información en Excel, puedes importarla directamente a Word o PowerPoint. 

Por ejemplo, después de que Copilot analice los datos de ventas en Excel, puedes pasar a Word y pedirle que redacte un informe utilizando esa información. A continuación, en PowerPoint, Copilot puede convertir ese informe en una breve presentación con gráficos y resúmenes, todo ello utilizando los mismos datos.

Todo permanece vinculado a través de Microsoft Graph, una capa de datos que funciona en segundo plano y mantiene la coherencia de los datos entre las aplicaciones, de modo que todo funciona como un único espacio de trabajo.

Limitaciones de Excel Copilot

Aunque Excel Copilot tiene ventajas, también presenta algunas limitaciones que debes conocer antes de utilizarlo.

Requisitos de almacenamiento

Copilot solo puede procesar unos dos millones de celdas. Si tu cuaderno de trabajo es más grande que eso, es posible que tengas que dividirlo en partes más pequeñas antes de utilizar Copilot. 

De hecho, el tamaño también puede afectar al rendimiento. 

Las hojas de cálculo más pequeñas responden casi al instante, mientras que las más grandes pueden tardar más en procesarse o mostrar los resultados, especialmente si tu conexión a Internet es lenta.

Restricciones lingüísticas

Actualmente, Copilot admite un número limitado de idiomas, como inglés, español, francés, alemán, italiano, portugués, japonés y chino. Si la interfaz o los datos de Excel están en otro idioma, es posible que Copilot no entienda tus comandos con claridad. 

Limitaciones de las tareas

Todavía hay algunas tareas que Copilot no puede realizar. Por ejemplo, no puedes aplicar varias reglas de formato condicional a la vez ni comparar dos cuadernos de trabajo independientes directamente. 

Es posible que tampoco admita macros muy avanzadas o scripts personalizados complejos. En estos casos, tendrás que utilizar manualmente las funciones tradicionales de Excel.

Reflexiones finales 

A medida que la IA adquiere cada vez más importancia en tu forma de trabajar, Excel Copilot te ofrece la oportunidad de adelantarte y hacer que Excel te resulte más fácil que nunca. 

Ahora que ya conoces los conceptos básicos, empieza a explorarlo por tu cuenta. Haz diferentes preguntas, reformula tus indicaciones y observa cómo responde Copilot. Rápidamente notarás que cuanto más específico seas, mejores serán tus resultados.

También puedes aprender a escribir mejores indicaciones y sacar aún más partido a Copilot con nuestro curso Comprender la ingeniería de indicaciones.