Tutorial de Power BI para principiantes

Descargar e instalar Power BI Desktop

Power BI Desktop es uno de los elementos centrales de Power BI y es la aplicación principal para diseñar y crear informes.

Se recomienda descargar Power BI Desktop de Microsoft Store, ya que tiene algunas ventajas:

• Windows actualizará automáticamente tu Escritorio de Power BI con la última versión. Dado que Microsoft publica actualizaciones de Power BI todos los meses, esto puede suponer un gran ahorro de tiempo.
• En lugar de descargar toda la aplicación en cada actualización, Windows sólo descargará los componentes que hayan cambiado en la actualización. Esto hace que las actualizaciones sean más rápidas y es útil si intentas minimizar el uso de datos.
• No es necesario que tengas privilegios de administrador en tu ordenador para instalar o actualizar Power BI Desktop (como suele ocurrir con los ordenadores proporcionados por la empresa). Esto también acelera el proceso de actualización mensual, ya que no tendrás que ponerte en contacto con tu departamento informático cada vez que necesites actualizar la aplicación.

Si necesitas descargar directamente la aplicación Power BI Desktop, ve a la página del producto y selecciona "Ver opciones de descarga o de idioma". Esto te llevará al Centro de Descargas de Microsoft, donde podrás descargar la última versión de la aplicación.

Ten en cuenta que no puedes instalar al mismo tiempo en tu ordenador la versión de Microsoft Store y la versión del centro de descargas. Si necesitas cambiar, asegúrate de desinstalar tu versión actual de la aplicación antes de instalar la siguiente.

Power BI comenzará con un informe en blanco cuando inicies la aplicación. Repasemos los componentes del Escritorio Power BI:

• Cinta: la cinta superior contiene la mayoría de los controles y opciones necesarios para elaborar el informe.
• Vistas: está formada por la vista del informe, la vista de los datos y la vista del modelo.
• Lienzo - es el área principal de diseño donde se añaden las visualizaciones y otros elementos.
• Selector de página - para navegar a otras páginas del informe.
• Filtros - aquí se pueden añadir campos para filtrar los datos.
• Visualizaciones - contiene la lista de visualizaciones disponibles.
• Campos - esta sección contiene las tablas y campos disponibles en el modelo de datos.

Importar y transformar datos en Power BI Desktop

Ahora, vamos a ensuciarnos las manos y a trabajar con nuestros datos en Power BI.

Fuentes de datos y conexiones

Power BI ofrece una amplia variedad de fuentes de datos y conexiones compatibles, lo que facilita enormemente la conexión a la fuente de datos que elijas. Para este tutorial, importaremos algunos datos financieros de muestra proporcionados por Microsoft.

Importar datos

Como se indica al principio del tutorial, puedes descargar los datos de muestra e importarlos seleccionando la fuente de datos Excel.

Aparecerá una ventana de previsualización en la que puedes seleccionar la tabla u hoja que quieres importar del archivo de Excel. Las tablas y las hojas se designan con sus respectivos iconos. Por lo general, es mejor importar tablas, ya que están perfectamente definidas en Excel con encabezados y límites de fila estrictos.

Aquí también puedes elegir si quieres cargar los datos directamente o ir directamente al Editor de Power Query utilizando la opción Transformar Datos. Transformar tus datos antes de cargarlos puede ser ventajoso, ya que a menudo hay pequeños errores y problemas que puedes querer limar primero. Selecciona Transformar Datos, y se abrirá una ventana independiente para el Editor de Power Query.

Consulta Potente

El Editor de Power Query puede dividirse en 4 partes principales:

• Cinta: la cinta superior contiene casi todas las opciones de transformación de datos que necesitas para dar forma a tus datos. A continuación exploraremos algunas transformaciones habituales.
• Consultas - enumera todas las consultas que has configurado para este informe. Para informes complejos, puedes organizar las consultas en grupos para una mejor navegación y gestión.
• Vista de datos: es la tabla principal que contiene los datos de la consulta seleccionada, así como una barra de fórmulas. Se muestra una vista previa de los datos con sólo las 1000 primeras filas.
• Pasos de transformación: el panel derecho contiene cada uno de los pasos de transformación que se han aplicado a la consulta seleccionada. Esto te permite hacer un seguimiento de cada cambio individual que se ha realizado en los datos. Puedes insertar, eliminar y mover los pasos según necesites.

Aquí, los datos de la muestra financiera ya están muy limpios, por lo que no tenemos que aplicar ningún paso de transformación. Sin embargo, estos son algunos de los pasos más comunes de la transformación:

• Eliminar filas y/o columnas: algunos datos de Excel pueden tener muchas filas y/o columnas en blanco insertadas con fines estéticos y de legibilidad, pero no son útiles en Power BI y deben eliminarse.
• Cambiar los tipos de datos: para cada columna deben especificarse tipos de datos como número, fecha o texto. Power BI intentará detectar automáticamente el tipo de datos, aunque a veces puede equivocarse o puede haber errores, por lo que es una buena idea comprobar siempre dos veces los tipos de datos.
• Combinar datos con fusionar y anexar: similares a unir y concatenar en SQL, estas transformaciones te permiten combinar consultas de múltiples fuentes.
• Pivotar y despivotar: estas opciones te permiten transformar tus datos de un formato ancho a uno largo y viceversa. La opción de desagrupar es especialmente útil cuando se trabaja con archivos de Excel que tienen información (como fechas) en las columnas de una tabla en lugar de en filas.
• Añadir una columna condicional: se trata de una transformación útil que te permite añadir una columna basada en la lógica si/entonces/si.

En el siguiente ejemplo, hemos incluido una tabla adicional llamada Products que contiene algunas categorías de productos ficticias para demostrar el modelado de datos más adelante en este tutorial. Puedes añadir esta tabla seleccionando Introducir Datos en la cinta.

Por último, selecciona Cerrar y Aplicar en la cinta de opciones para empezar a crear y diseñar el informe.

Creación y diseño de informes de Power BI

Estamos listos para elaborar nuestro primer informe. 

Vista del modelo de datos

Ahora que hemos importado dos tablas de datos, podemos crear relaciones entre ellas utilizando la vista del modelo de datos.

Hay dos formas de crear una relación en Power BI:

1. Selecciona un campo de una tabla y arrástralo hasta el campo de la segunda tabla con el que quieres que se forme la relación.
2. Selecciona Gestionar relaciones en la cinta de opciones y, a continuación, selecciona Nueva para añadir una relación utilizando la misma ventana que veremos a continuación (excepto que empezará como "en blanco").

Por defecto, Power BI intentará inferir una relación entre tablas. No siempre lo hace correctamente, por lo que puedes desactivar esta función en los ajustes. Para editar la relación, haz clic con el botón derecho del ratón en la línea que los une y selecciona Propiedades.

Esta ventana ofrece dos opciones interesantes para definir una relación: la cardinalidad y la dirección del filtro cruzado. La elección de cada opción puede tener un gran impacto en el informe resultante, así que elige con cuidado. Vamos a desglosar cada una de estas opciones:

La cardinalidad tiene cuatro opciones: muchos a uno, uno a uno, uno a muchos o muchos a muchos. Al crear relaciones, se recomienda que el campo de unión contenga valores únicos en al menos una de las tablas. Nuestros datos muestran una relación entre la tabla Financials y la tabla Products mediante el campo Product. La tabla Products tiene valores únicos para el campo Product (cada producto sólo aparece una vez en la tabla). Sin embargo, la tabla Financials puede hacer que cada producto aparezca varias veces por fecha, país, segmento, etc.

La dirección del filtro cruzado permite elegir entre una o ambas direcciones. Las relaciones fluyen de la tabla con valores únicos a la tabla con muchos valores. En nuestro caso, la relación va de la tabla Products a la tabla Financials. Esto significa que si la dirección del filtro cruzado se establece en simple, la tabla Financials puede filtrarse mediante los campos Product y producto Category de la tabla Products, pero la tabla Products no puede filtrarse utilizando el campo producto de la tabla Financials.

DAX

Los cálculos en Power BI se realizan mediante fórmulas llamadas DAX o Expresiones de Análisis de Datos. DAX te permite crear nuevos campos e incluso nuevas tablas en tu modelo. Puedes realizar tres tipos de cálculos en Power BI que utilicen fórmulas DAX:

1. Tablas calculadas: estos cálculos añadirán una tabla adicional al informe basada en una fórmula.
2. Columnas calculadas: estos cálculos añadirán una columna adicional a una tabla basándose en una fórmula. Estas columnas se tratan como cualquier otro campo de la tabla.
3. Medidas - estos cálculos añadirán una medida resumida o agregada a una tabla basada en una fórmula.

En este informe, crearemos una única medida llamada Profit margin con la siguiente fórmula:

Profit margin = SUM(financials[Profit])/SUM(financials[ Sales])

Visualizaciones

Hay una gran variedad de visualizaciones disponibles en Power BI: gráficos de barras, gráficos lineales, gráficos circulares, tablas, matrices, tarjetas sencillas, KPI, indicadores, mapas interactivos y mucho más. Además, hay muchas opciones de formato con las que también puedes jugar.

También puedes importar visualizaciones personalizadas si la que deseas no está en la lista. Simplemente haz clic en la elipsis, y aparecerá una ventana en la que podrás examinar todos los visuales disponibles, lo que se conoce como Microsoft AppSource. Incluso puedes diseñar tus propios visuales si tienes experiencia en programación en .

Se recomienda que sólo descargues visuales personalizados de Microsoft AppSource, ya que han sido probados y aprobados por Microsoft. Descargarlos de cualquier otro lugar de Internet puede tener efectos no deseados o incluso ser perjudicial.

En este tutorial, construimos un informe sencillo que contiene estos elementos visuales: rebanadores, gráficos de barras agrupadas, un gráfico de líneas y un KPI. Revisaremos cómo se crean el gráfico de barras agrupadas y el KPI. Los demás deberían ser fáciles de reproducir por tu cuenta.

Gráfico de barras agrupadas

Para insertar un gráfico de barras agrupadas, selecciona el icono en el panel de visualización y aparecerá un gráfico de barras en blanco en el lienzo. Arrastra el campo Segmento al Eje, y arrastra nuestra nueva medida Profit margin a los Valores. El título y todas las cabeceras de los ejes se rellenan automáticamente por nosotros basándose en los campos que hemos añadido al visual.

Como el margen de beneficio es negativo para uno de los segmentos, añadiremos algo de formato condicional para que destaque ese valor negativo.

Selecciona el icono de formato en la parte superior del panel de visualización y luego baja a las opciones de Barras. Aquí podemos cambiar los colores de las barras. Para aplicar formato condicional, selecciona el símbolo fx, y aparecerá una ventana en la que puedes aplicar reglas basadas en el valor de cualquier campo. Aquí, seleccionamos el campo Profit margin y especificamos que el color debe ser "rojo" si el número es menor que 0.

KPI visual

Para insertar un KPI visual, selecciona el icono en el panel de visualización. Aparecerá un visual de KPI en blanco en el lienzo. Este KPI se basará en la medida Profit margin que creamos anteriormente. Arrastra el campo Profit margin a Valor.

A continuación, añadiremos un objetivo del 20% para el KPI. Podríamos añadir el objetivo arrastrando un campo de medida bajo el valor Objetivo (esto es útil si el objetivo de margen de beneficio se utiliza en otros visuales), pero en su lugar seleccionaremos el icono de formato e introduciremos el valor objetivo en la sección Eje del indicador.

Publicar informes en el servicio Power BI

Cuando estés satisfecho con tu informe, puedes publicarlo en tu espacio de trabajo de Power BI. Para ello, debes iniciar sesión en Power BI y luego seleccionar Publicar en la cinta. Selecciona un espacio de trabajo y el informe se publicará en Power BI Service. Accede a tu cuenta de Power BI y navega hasta el espacio de trabajo donde publicaste tu informe.

Datos

Al publicar un informe también se publican los datos, que verás por separado en tu espacio de trabajo. Puedes utilizar estos datos para crear nuevos informes desde el Servicio Power BI. Siempre que vuelvas a publicar un informe, los datos se sobrescribirán, así que ten cuidado con cualquier cambio en los datos que pudiera romper los informes creados a partir de estos datos en el Servicio Power BI.

Selecciona los datos y accederás a una pantalla en la que podrás ver un resumen de todos los informes que se crearon utilizando este conjunto de datos. Desde esta pantalla, también puedes crear un informe utilizando estos datos o compartirlos con otras personas. Si tienes configurado un Power BI Gateway, también puedes actualizar los datos manualmente o de forma programada.

Informe

Vuelve a tu espacio de trabajo y selecciona ahora el informe. Desde aquí, puedes ver e interactuar con el informe, así como hacer algunas otras cosas útiles, como:

• Exporta el informe como un archivo Excel, PowerPoint o PDF para tu propio análisis de datos o presentación.
• Comparte el informe con otras personas.
• Suscríbete al informe para recibir correos electrónicos programados o cuando se actualice el informe.

Cada visual también tiene una serie de opciones:

• Fija el visual a un panel de control.
• Copia el visual como imagen.
• Visualiza los filtros o cortadoras que están afectando a la visual.
• Abre la visual en modo enfoque.
• Otras opciones son añadir un comentario o exportar los datos a un archivo Excel o CSV.

Cuadro de mandos

Puedes anclar informes completos o elementos visuales individuales a los cuadros de mando. La mayor ventaja de utilizar cuadros de mando es que te permiten fijar visuales de distintos informes en tu espacio de trabajo. De este modo, puedes seguir fácilmente las métricas importantes en un solo lugar, en lugar de hacer clic en cada informe para verlas.

Conclusión

Power BI es una potente herramienta para transformar los datos en información práctica mediante cuadros de mando e informes interactivos. Tanto si acabas de empezar como si quieres profundizar en tus conocimientos, aprender Power BI es un paso valioso para cualquiera que se dedique al análisis de datos o a la inteligencia empresarial. Para un enfoque estructurado, explora Fundamentos de Power BI o sumérgete en cursos específicos como Introducción a Power BI, Introducción a DAX y Visualización de datos en Power BI. ¡Feliz aprendizaje!