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Excel Fundamentals
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En este artículo, te guiaré en el uso de la función COUNTIF() de Excel para contar la frecuencia con la que aparece algo en una lista. Es perfecto cuando tienes que encontrar números mayores que un determinado valor o filtrar datos basándote en una condición. Como verás, podemos utilizarlo con texto, números, fechas e incluso comodines cuando no estés seguro de la coincidencia exacta.
La respuesta rápida
Para utilizar la función COUNTIF() en Excel:
-
Escribe
=COUNTIF(en una celda -
Selecciona el rango a partir del cual quieres contar los valores.
-
Tipo
, -
A continuación, aplica la condición.
-
Cierra el paréntesis
) -
Pulsa Intro.
Por ejemplo, para contar si aparecen valores mayores que 0 en el rango A2:A10, escribiremos
=COUNTIF(A2:A10, ">0")
Utiliza COUNTIF() para contar los números mayores que 0. Imagen del autor.
Comprender la función COUNTIF()
Permíteme que me explaye un poco sobre la sintaxis: La función COUNTIF() de Excel es una función estadística que cuenta el número de celdas dentro de un rango especificado, que cumplen una condición determinada. Se utiliza ampliamente para el análisis de datos, el filtrado y la elaboración de informes.
Sintaxis de Excel COUNTIF()
=COUNTIF(range, criteria)Toma:
-
rangeson las celdas en las que se comprobará la condición. -
criteriaes la condición que determina qué células contar. Puede ser un número, un texto, un operador lógico o incluso un patrón comodín.
Ejemplo básico de Excel COUNTIF()
Practiquemos el uso de estas dos condiciones con un ejemplo básico.
Si quiero contar cuántos números de B2:B10 son menores que 100, escribo lo siguiente:
=COUNTIF(B2:B10, "<100")Como utilizo <, he añadido comillas. De lo contrario, Excel no entenderá mi estado.
Cuenta los números menores que 100 utilizando COUNTIF(). Imagen del autor.
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Todas las formas de utilizar COUNTIF() en Excel
Ahora que ya sabes cómo funciona la función COUNTIF() en Excel, veamos algunos ejemplos más de dónde podemos utilizarla.
Contar celdas que contienen texto
COUNTIF() puede contar cuántas veces aparece un texto concreto en los datos. Por ejemplo, tengo una lista de frutas en A2:A10 y quiero saber cuántas veces aparecen Manzanas. Por esto, entro:
=COUNTIF(A2:A10, "Apple")Esta fórmula contará todas las celdas de ese rango que coincidan exactamente con Manzana.
Cuenta las celdas con texto utilizando COUNTIF(). Imagen del autor.
Contar valores numéricos
También podemos contar números mayores, menores o iguales que un valor determinado. Por ejemplo, tengo un conjunto de datos y ahora puedo encontrar diferentes cosas a partir de él con la fórmula COUNTIF().
-
Contar cuántas frutas tienen una cantidad superior a
500:=COUNTIF(B2:B10,">500") -
Contar cuántas cantidades de frutas no son iguales a
500:=COUNTIF(B2:B10, "<>500") -
Para saber cuántas frutas hay exactamente
500en cantidad:=COUNTIF(B2:B10, “500”) -
Para contar cuántas frutas tienen una cantidad inferior a
500:=COUNTIF(B2:B10,"<500")
Cuenta valores numéricos utilizando la función COUNTIF(). Imagen del autor.
Utilizar comodines para coincidencias parciales
A veces queremos contar las celdas que contienen una parte concreta de una palabra o frase. En ese caso, utilizamos comodines. Hay dos tipos de comodines:
*coincide con cualquier número de caracteres.
?sólo coincide con un único carácter.
Por ejemplo, tengo un conjunto de datos de frutas y aquí utilizo dos fórmulas diferentes para mostrarte cómo trata COUNTIF() los casos de comodines. Para contar todas las frutas que contienen n en cualquier lugar de la lista de frutas, introduzco la siguiente fórmula:
=COUNTIF(A2:A10, "*n*")Esta fórmula utiliza el carácter comodín asterisco *, que representa cualquier número de caracteres (incluido el cero). Escribiendo "*n*", Excel busca celdas en las que aparezca "n" en cualquier parte del texto: al principio, en medio o al final. La fórmula cuenta todas las celdas coincidentes del rango A2:A10 y devuelve el recuento total de frutas que contienen la letra "n".
Para contar todas las frutas de cuatro letras que empiezan por K, tecleo:
=COUNTIF(A2:A10,"K???")Esta fórmula utiliza el carácter comodín ?, que representa exactamente un carácter. Escribiendo "K???", Excel cuenta todas las celdas del rango A2:A10 que empiezan por la letra K y tienen exactamente cuatro letras y muestra el resultado final .
Utiliza comodines en la función COUNTIF(). Imagen del autor.
Aplicar criterios de otra celda
En lugar de codificar las condiciones, podemos incluso utilizar la referencia de celda. Esto hace que la fórmula sea más flexible porque se actualiza automáticamente cuando cambia el valor de la celda.
Si quiero saber cuántas frutas tienen una cantidad superior a 300escribo la condición en la celda D2 y luego utilizo esta referencia de celda en la fórmula de la siguiente manera:
=COUNTIF(B2:B11, D2)O incluso podemos escribir el operador lógico entre comillas dentro de la fórmula y utilizar & para hacer referencia a la celda D3 de esta forma:
=COUNTIF(B2:B11, ">"&D3)
Contar celdas utilizando la referencia de celda en la función COUNTIF(). Imagen del autor.
Contar celdas en blanco y no en blanco
Los datos que faltan pueden ser tan importantes como los que tienes. Y COUNTIF() nos ayuda a detectar esas lagunas. Supongamos que gestiono el inventario y quiero saber cuántas frutas están agotadas (celdas en blanco). Para ello, creo la siguiente fórmula:
=COUNTIF(B2:B11,"")Y para contar cuántas frutas hay disponibles (celdas no vacías), utilizo esta fórmula:
=COUNTIF(B2:B11, "<>")Sin embargo, si tu celda contiene algún texto invisible como un espacio o cualquier carácter especial, COUNTIF() las contará como celdas no en blanco.
Cuenta las celdas en blanco y las que no lo están utilizando la función COUNTIF(). Imagen del autor.
Contar fechas en función de distintas condiciones
También podemos contar fechas en función de distintas condiciones. Supongamos que queremos contar cuántos empleados fueron contratados en la fecha de la celda B11 (1 de marzo de 2024). Así que nuestra fórmula sería
=COUNTIF(B2:B9, B11)Y para comprobar quién fue contratado en o antes de la fecha de la celda B11, utilizo esta fórmula:
=COUNTIF(B2:B9, ">="&B11)
Cuenta la diferencia de fechas utilizando la función COUNTIF(). Imagen del autor.
COUNTIF() con múltiples criterios
También podemos utilizar COUNTIF() con varios criterios. Si quiero contar cuántas fechas caen entre el 1 de enero de 2024 y el 30 de enero de 2024, tecleo:
=COUNTIF(B2:B9, ">="&B12) - COUNTIF(B2:B9, ">"&B13)Como alternativa, puedes utilizar la función COUNTIFS() para varios criterios, de esta forma:
=COUNTIFS(B2:B9,">="&B12,B2:B9,"<="&B13)Ambos darán el mismo resultado.
Utiliza COUNTIF() para dos condiciones. Imagen del autor.
Excel COUNTIF() vs COUNTIFS()
La función COUNTIF() de Excel cuenta las celdas basándose en un único criterio, como hemos visto en los ejemplos anteriores, e incluso podemos filtrar múltiples condiciones utilizando más de una COUNTIF(), como vimos en el último ejemplo.
Ahora es un buen momento para decir que, si tus datos requieren múltiples criterios, Excel proporciona una función ampliada y más reciente llamada COUNTIFS(). Aunque COUNTIFS() se comporta exactamente igual que COUNTIF() cuando sólo se especifica una condición, también te permite aplicar más de una condición.
A pesar de que COUNTIFS() es más nuevo y más capaz con las condiciones de AND, COUNTIF() sigue teniendo su lugar en Excel. A menudo crea fórmulas más legibles para condiciones sencillas, haciendo que tus hojas de cálculo sean más fáciles de entender y mantener. Y lo que es más importante, a diferencia de COUNTIFS(), COUNTIF() maneja las condiciones de OR, donde quieres contar las celdas que cumplen uno cualquiera de varios criterios.
Vamos a entenderlo con un ejemplo sencillo:
=COUNTIF(B2:B11, "100") + COUNTIF(B2:B11, "900")Esta fórmula contará las celdas cuyo valor sea 100 o 900. Como no hay ningún 900 en las celdas y sólo hay un 100, mostrará 1 como resultado.
Aplicar la lógica OR mediante COUNTIF(). Imagen del autor.
Supongamos que también tengo que saber cuántas veces un valor tiene 300 y kiwi en la misma fila. Para ello, puedo utilizar COUNTIFS():
=COUNTIFS(B1:B11, "300", A1:A11, "kiwi")La fórmula contará las filas en las que se cumplan ambas condiciones. Sin embargo, da 0 porque no se cumplía ninguna de las condiciones.
Aplicar la lógica AND mediante COUNTIFS(). Imagen del autor.
Es útil conocer esta distinción, por eso la incluimos en nuestra hoja de trucos sobre fórmulas de Excel. Y si realmente quieres estar al día de los últimos avances, te recomiendo que sigas nuestro curso de habilidades Fundamentos de Excel.
Errores comunes y solución de problemas
Incluso los mejores usuarios de Excel se encuentran a veces con problemas en COUNTIF(). La función es útil, pero tiene algunas peculiaridades que pueden hacerte tropezar. He aquí los problemas más comunes a los que se enfrenta la gente y cómo resolverlos rápidamente.
Recuento incorrecto de cadenas de texto largas
COUNTIF() no admite cadenas de texto de más de 255 caracteres. Si trabajas con trozos de texto más largos y obtienes resultados inesperados, prueba a utilizar CONCATENATE() o el operador & para descomponer y combinar tus criterios de forma manejable:
=COUNTIF(range, CONCATENATE("First part of text", "Second part of text"))O
=COUNTIF(range, "First part of text" & "Second part of text")Error VALUE! en COUNTIF()
Un error #VALUE! en COUNTIF() suele producirse cuando la fórmula hace referencia a un libro cerrado. Esto ocurre porque Excel no permite a COUNTIF() contar datos de un archivo externo a menos que el archivo esté abierto. Para solucionarlo, asegúrate de que el libro de trabajo al que se hace referencia está abierto antes de ejecutar la fórmula. El error debería desaparecer una vez abierto el archivo, y COUNTIF() funcionará correctamente.
Uso incorrecto de los operadores
A veces podemos olvidar entrecomillar los operadores lógicos. Asegúrate siempre de que operadores como >, < y <> están entre comillas en tus criterios. De lo contrario, no obtendrás la salida.
or ejemplo, la fórmula siguiente mostrará un error:
=COUNTIF(B2:B10,>500)Para evitarlo, asegúrate de que el operador lógico va entre comillas.
=COUNTIF(B2:B10,">500")Buenas prácticas de Excel COUNTIF()
He aquí algunas prácticas clave que debes seguir cuando trabajes con COUNTIF() en Excel.
-
Utiliza rangos con nombre: En lugar de seleccionar un rango como
A2:A10en tu fórmula, dale un nombre personalizado al rango para que la fórmula sea más fácil de entender. Por ejemplo, para contar cuántas veces ha aparecido Banana en una lista, utilizaríamos=COUNTIF(A2:A10, "Banana"). Pero si nombro el rango a Elementos y utilizo la referencia de celda para la condición, puedo actualizar la fórmula así:=COUNTIF(Items, C2). Así la fórmula es más clara y fácil de entender. -
Utiliza COUNTIFS() para condiciones múltiples: A veces, tenemos que contar datos basándonos en más de una condición. En tal caso, en lugar de utilizar varias fórmulas
COUNTIF(), utilizaCOUNTIFS()porque es la mejor opción para aplicar varios filtros.
COUNTIF() vs. Funciones relacionadas
Aparte de COUNTIF() y COUNTIFS(), tenemos muchas otras funciones de Excel para contar celdas. Sin embargo, cada función tiene una finalidad específica. Veámoslos más de cerca:
| Función | Qué hace | Ejemplo |
|---|---|---|
COUNTIF() |
Cuenta el número de celdas que cumplen una condición. | Cuenta cuántas veces aparecen Manzanas en una lista. |
COUNTIFS() |
Cuenta las células que cumplen varias condiciones. | Cuenta cuántas veces aparecen Manzanas y el precio es superior a 2 $. |
COUNT() |
Sólo cuenta valores numéricos. | Cuenta cuántos números hay en una columna, ignorando el texto. |
COUNTA() |
Cuenta todas las celdas no vacías. | Cuenta todas las celdas rellenas, incluyendo números, texto y símbolos. |
COUNTBLANK() |
Cuenta las celdas vacías. | Cuenta cuántas celdas en blanco hay en una columna o rango. |
Reflexiones finales
Como muchas otras funciones de Excel, COUNTIF() también es una de las formas más útiles de contar y filtrar datos. En lugar de repasar manualmente tu lista, puedes utilizar esta función para encontrar lo que necesitas al instante. Y lo mejor es que funciona con texto, números, celdas en blanco y patrones, lo que facilita el análisis de datos.
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