Formato condicional en Excel: Guía para principiantes

Las hojas de cálculo pueden ser aburridas, sobre todo si tienes filas y filas de datos y no hay forma de resaltar lo importante.

El formato condicional es una técnica rápida y sencilla que resuelve este problema en unos pocos clics.

En este artículo exploramos el formato condicional en Excel, con ejemplos y buenas prácticas para escenarios sencillos y avanzados. 

Si todavía eres bastante nuevo en Excel, consulta nuestra Introducción a Excel de Excel. Además, nuestra hoja de trucos de conceptos básicos de Excel es un gran recurso para tener a mano mientras aprendes y navegas por las fórmulas de Excel.

Hoja de trucos de fórmulas Excel de DataCamp

¿Qué es el Formato Condicional?

El formato condicional en Excel es una función que te permite aplicar automáticamente formato -como colores, iconos o barras de datos- a las celdas en función de sus valores. Esto facilita la rápida identificación de tendencias, patrones o valores atípicos en tus datos.

Puedes resaltar todas las cifras de ventas que superen un determinado número, marcar las tareas atrasadas o incluso codificar por colores las tendencias de los datos.

Si analizas los datos de ventas mensuales, por ejemplo, puedes ver al instante qué meses se están comportando bien con respecto a tus objetivos.

Ejemplo de formato condicional en Excel

Cómo funciona: Conceptos básicos del formato condicional en Excel

Primero, selecciona las celdas a las que quieras dar formato. A continuación, ve a la pestaña Inicio de la cinta de opciones y haz clic en "Formato condicional".

Ubicación del formato condicional en la cinta de opciones

Aparecerá un menú desplegable en el que puedes elegir entre varios tipos de reglas (o estilos de formato condicional), como resaltar celdas que contengan un texto concreto, valores por encima o por debajo de un determinado umbral, valores duplicados, etc.

Una vez que hayas seleccionado un tipo de regla, puedes definir los criterios específicos de tu regla. Cuando hayas terminado, haz clic en Aceptar, y el formato se aplicará a las celdas que cumplan tus criterios.

Para saber más sobre la importación y preparar datos en Excel para utilizar funciones como el formato condicional, tenemos un curso que cubre todos los conceptos básicos, además de algunas fórmulas avanzadas útiles.

Estilos de formato condicional en Excel

Hay una serie de estilos de formato condicional que puedes utilizar para mejorar visualmente tus datos en Excel. 

En esta sección exploraremos cada uno de los siguientes estilos:

• Reglas para resaltar celdas
• Reglas superior/inferior
• Escalas de colores
• Barras de datos
• Conjuntos de iconos

Reglas para resaltar celdas

El estilo de celdas resaltadas es muy versátil, y te permite aplicar formato a una gran variedad de tipos de datos. 

Puedes resaltar celdas concretas en función de los criterios que establezcas, como valores superiores a un determinado número, texto que contenga palabras clave específicas o fechas dentro de un rango concreto.

Resaltar reglas de celda

Otra opción muy útil dentro de este estilo son los valores duplicados. Seleccionar este estilo te permite identificar tanto los valores duplicados como los únicos. 

Esta función es esencial para limpiar e investigar tus datos. Por ejemplo, podrías detectar fácilmente entradas duplicadas en una lista de correos electrónicos de clientes. Para más información, consulta nuestra guía sobre limpieza de datos en Excel.

Valores duplicados

Reglas superior/inferior

Este estilo identifica automáticamente los valores superior o inferior de un rango de datos. Aunque 10 es el valor por defecto, puedes ajustarlo para mostrar cualquier número de puntos de datos superiores o inferiores. 

Reglas superior/inferior

En el ejemplo siguiente, utilizamos los estilos 10 primeros y 10 últimos para mostrar sólo los 3 primeros y los 3 últimos vendedores de nuestros datos.

Ejemplo de aplicación del estilo superior e inferior 10

Escalas de colores

El estilo escalas de color te permite formatear una tabla de datos como un mapa de calor. Puedes resaltar el rango de puntos de datos de menor a mayor utilizando el gradiente de color que elijas.

Escalas de colores

Este estilo es muy útil para dar sentido rápidamente a una tabla que contiene muchos números. 

En el ejemplo siguiente, mostramos las ventas mensuales de cada vendedor. Sin el formato de escalas de color aplicado, esto parecería un confuso mar de números, y llevaría más de unos minutos averiguar qué es importante.

En cambio, aplicar la escala de colores hace que sea mucho más fácil identificar al vendedor y al mes con mayor y menor rendimiento.

Ejemplo de aplicación de escalas de colores

Barras de datos

Este estilo añade barras horizontales dentro de las celdas para representar visualmente el valor relativo de cada celda, facilitando la comparación de datos de un vistazo. 

Este estilo tiene bastantes opciones para cambiar su aspecto y comportamiento. Puedes personalizar los colores y elegir si mostrar sólo la barra o incluir el valor numérico de la celda.

Barras de datos

En el ejemplo siguiente, añadimos barras de datos en lugar de los valores de las ventas. Estas barras permiten identificar rápida y fácilmente los meses de mayor y menor rendimiento.

Ejemplo de aplicación de barras de datos

Conjuntos de iconos

Por último, está el estilo del conjunto de iconos. Son similares a las barras de datos en que tienes bastantes opciones de personalización, como mostrar sólo el icono o tanto el icono como el valor. 

Incluso puedes importar tus propios conjuntos de iconos para mantener la coherencia de marca en tus informes.

Conjuntos de iconos

Formato condicional basado en fórmulas

Si tus condiciones son sencillas, como resaltar las celdas mayores que un valor específico o encontrar duplicados, las reglas predefinidas son rápidas y fáciles.

Sin embargo, cuando tus condiciones dependen de valores cambiantes o de una lógica más compleja, las fórmulas proporcionan mucha más flexibilidad. Si necesitas combinar varias condiciones o reglas personalizadas, como resaltar las celdas que están por encima de la media y también por debajo de un determinado umbral, las fórmulas pueden manejar esta complejidad.

Ejemplo sencillo: resaltar filas en función de los objetivos de ventas

Supongamos que tienes una lista de regiones en la columna B con sus valores de ventas asociados en la columna C y un objetivo de ventas en la celda $C$7.

Queremos destacar cualquier cifra de ventas por encima o por debajo de este objetivo. Para ello, tendremos que aplicar dos reglas.

Primero, selecciona las celdas de la columna C para aplicar la regla.

En el menú desplegable de formato condicional, selecciona "Mayor que" e introduce la celda que contiene el objetivo ($C$7). Esta fórmula comprueba si el valor de cada celda de la columna C es mayor que el valor de la celda $C$7.

Ejemplo sencillo de formato condicional basado en fórmulas

Elige el formato de color verde que se aplicará a las celdas que cumplan la condición. A continuación, repite este proceso con la opción de formato "Menor que" del menú desplegable de formato condicional y aplica el formato de color rojo.

Esto nos dará una tabla bien formateada en la que podremos ver rápidamente qué regiones alcanzaron su objetivo y cuáles no.

Siempre que cambies el objetivo de ventas en la celda $C$7, el formato condicional se actualizará automáticamente para reflejar el nuevo objetivo. Esto hace que tu formato sea dinámico y responda a los cambios en tus datos sin necesidad de ajustar la regla manualmente cada vez.

Ejemplo avanzado: resaltar celdas en función de las ventas medias

Supongamos que tenemos una tabla que muestra las ventas totales por vendedor, y queremos identificar a los que más rinden basándonos en la media del grupo.

Nuestros datos se estructuran del siguiente modo:

• Columna B: Salesperson
• Columna C: Valor de las ventas

Primero, selecciona la primera celda del rango al que quieras aplicar el formato. En este ejemplo, es C3.

Selecciona "Nueva regla" en el menú desplegable de formato condicional. A continuación, selecciona el tipo de regla "Utilizar una fórmula para determinar qué celdas formatear".

Aquí, debemos introducir una fórmula que compare cada celda con la media de los datos de ventas. 

La fórmula debería ser =C3>AVERAGE($C$3:$C$14). Si esta fórmula te resulta un poco confusa, no te preocupes; tenemos un excelente tutorial sobre fórmulas básicas de Excel para que empieces rápidamente.

Ejemplo avanzado de formato condicional basado en fórmulas

A continuación, elige cómo quieres que se formateen las celdas que cumplan los criterios, como un color de relleno o un color de fuente. Haz clic en Aceptar para aplicar la regla.

Por último, copia el formato de esta primera celda y pégalo en cada una de las celdas siguientes del rango. Esto ajustará automáticamente la referencia de celda relativa en nuestra fórmula para que se utilice la celda correcta en cada cálculo.

A continuación se muestra el resultado. Podemos ver que cinco de los doce vendedores rindieron por encima de la media.

Cómo utilizar el formato condicional como herramienta de análisis de datos

Utilizar el formato condicional en Excel te ayuda a detectar rápidamente la información importante sin necesidad de tener conocimientos avanzados de análisis, lo que facilita la comprensión y la comunicación de tus datos.

Esta herramienta simplifica la interpretación de los datos, ahorrándote tiempo y esfuerzo a la hora de identificar las áreas críticas que necesitan atención.

Para saber más sobre análisis de datos en Exceltenemos un curso que te lleva a través de las tablas dinámicas, las funciones lógicas, las previsiones y mucho más.

Buenas prácticas de formato condicional

Empieza por lo sencillo

Cuando seas nuevo en el formato condicional, empieza con reglas básicas antes de experimentar con fórmulas y condiciones más complejas. 

Empieza aplicando reglas de resaltado sencillas, como dar formato a las celdas que sean mayores que un valor concreto o resaltar los duplicados. Este enfoque te ayuda a comprender el impacto del formato condicional en tus datos. 

A medida que ganes confianza, podrás introducir gradualmente técnicas más avanzadas para mejorar tu análisis de datos.

Utiliza colores coherentes

Utilizar colores coherentes en tus reglas de formato condicional mantiene tus hojas de cálculo claras y coherentes.

Por ejemplo, utiliza el verde para indicar un rendimiento positivo, el rojo para el negativo y el amarillo para advertencias o alertas. 

Esta coherencia en los esquemas de color facilita que tú y los demás interpretéis los datos rápidamente, reduciendo la confusión y la ambigüedad más adelante.

Evita el uso excesivo

Aunque el formato condicional es una herramienta poderosa, su uso excesivo puede dificultar la lectura y comprensión de tus datos. Aplicar demasiadas reglas o un formato demasiado complejo puede hacer que tu hoja de cálculo parezca desordenada, lo que sólo provocará confusión. 

Céntrate en resaltar los puntos de datos más críticos que necesitan atención e intenta no aplicar varias reglas contradictorias al mismo rango de celdas.

Utilizar rangos dinámicos con nombre

Los rangos dinámicos con nombre son una forma estupenda de garantizar que tus reglas de formato condicional se adaptan a los cambios en tus datos. Un rango dinámico con nombre ajusta automáticamente su tamaño a medida que se añaden o eliminan datos, garantizando que tu formato siga siendo relevante a medida que cambian las cosas. 

La forma más sencilla de crear un rango dinámico es formatear tus datos como una tabla. De este modo, tus fórmulas y reglas de formato condicional utilizarán los nombres de tabla y columna en lugar de referirse a sus letras y números de columna o fila. 

Conclusión

El formato condicional es una gran herramienta para crear reglas que resalten los datos más importantes de tus hojas de cálculo.

Es muy fácil empezar a utilizar el formato condicional en Excel, y hay muchos estilos de formato predefinidos entre los que elegir, como resaltar celdas, utilizar escalas de colores, añadir barras de datos y mucho más. 

Si quieres llevarlo al siguiente nivel, puedes incluso utilizar fórmulas para crear reglas personalizadas para tu formato.

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