Cómo eliminar espacios en Excel

Una vez recibí una hoja de cálculo con más de 500 entradas que inicialmente tenía buen aspecto, pero no calculaba los totales correctamente. No sabía por qué, pero más tarde resultó que los espacios ocultos causaban todo tipo de problemas. Si manejas datos en Excel, es posible que te hayas encontrado con situaciones similares. Estos espacios suelen aparecer cuando importas datos de otras fuentes.  

En esta guía, te mostraré diferentes métodos para eliminar espacios no deseados en Excel. Tendrás instrucciones paso a paso y ejemplos prácticos de cada método para ahorrarte los quebraderos de cabeza que yo pasé. Sin embargo, si acabas de empezar, consulta nuestro curso Análisis de datos en Excel o el curso de habilidades Fundamentos de Excel. 

Comprender los espacios en Excel

Antes de eliminar los espacios, vamos a entender los tipos de espacios que pueden estar al acecho en tus datos:

• Espacios líderes: Espacios al principio de una celda.
• Espacios finales: Espacios al final de una celda.
• Espacios extra entre palabras: Más de un espacio entre palabras.
• Espacios sin ruptura: Espacios especiales que parecen normales pero se comportan de forma diferente.

Estos espacios pueden colarse en tus datos por la importación de archivos, errores de introducción manual, formato incoherente o incluso por copiar y pegar de otras fuentes.

Tipos de espacios. Imagen del autor. 

Diferentes formas de eliminar espacios en Excel

Aunque los espacios parezcan menores, pueden causar grandes problemas. Las fórmulas pueden no funcionar, las comparaciones pueden fallar y los cálculos pueden salir mal. Antes de lanzarte a buscar soluciones, te recomiendo lo siguiente:

• Haz una copia de seguridad de tus datos: Haz siempre una copia de tus datos antes de hacer cambios. Esto garantiza que puedas recuperar los datos originales si algo va mal.
• Comprueba el formato: Asegúrate de que el formato de tus celdas es coherente, como el de las mayúsculas y minúsculas y el de los números, para obtener resultados más limpios y fiables.

Ahora, vamos a explorar los mejores métodos para eliminar espacios en Excel.

Método 1: Utiliza la función TRIM() para eliminar los espacios sobrantes

La función TRIM() elimina los espacios innecesarios, como el inicial, el final y los espacios múltiples entre palabras, excepto el carácter de espacio único. A continuación te explicamos cómo utilizarlo:

1. Crea una columna de ayuda junto a tus datos.

2. En la primera celda de la columna de ayuda, introduce la fórmula: =TRIM(A2).

3. Pulsa Intro y arrastra la fórmula hacia abajo para aplicarla a todas las filas.

Utiliza TRIM() para eliminar los espacios. Imagen del autor.

Método 2: Utiliza la función SUBSTITUTE()

La función SUBSTITUTE() elimina todos los espacios (incluidos los espacios entre palabras) de una celda y sustituye cualquier carácter, incluidos los espacios, por otra cosa. Limpia los datos numéricos, por ejemplo eliminando los espacios que separan los dígitos. 

Su sintaxis básica es

=SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])

Aquí te explicamos cómo aplicarlo y eliminar todos los espacios: 

1. Crea una columna de ayuda.

2. Introduce la fórmula: =SUBSTITUTE(A2," ","").

3. Pulsa Intro y arrástralo hacia abajo para aplicarlo a todas las filas.

Utilizando la función SUBSTITUTE(). Imagen del autor.

Método 3: Limpieza de datos con Buscar y Reemplazar

Si quieres una solución rápida y fácil, te recomiendo la herramienta Buscar y reemplazar de Excel, que puede manejar los espacios sobrantes entre palabras. He aquí cómo:

1. Selecciona tu rango de datos.

2. Pulsa Ctrl+H para abrir el diálogo Buscar y reemplazar.

3. En el campo Buscar qué, introduce dos espacios.

4. En el campo Sustituir por, introduce un solo espacio.

5. Haz clic en Reemplazar todo.

Limpiar espacios utilizando la función Buscar y Reemplazar. Imagen del autor.

Repite los pasos hasta que Excel muestre el mensaje No hemos encontrado nada que sustituir. Ten en cuenta que este método reduce los espacios iniciales y finales a un solo espacio, pero no los elimina por completo. Sólo aborda los espacios entre palabras. 

Método 4: Utiliza la función CLEAN() para eliminar los caracteres no imprimibles

Cuando importamos o copiamos datos de fuentes externas, a menudo obtenemos caracteres no imprimibles que pueden perturbar el funcionamiento de los datos. Puedes utilizar la función CLEAN() para eliminarlos o, mejor aún, combinarla con TRIM() para limpiar los espacios sobrantes.

He aquí cómo puedes hacerlo: 

1. Introduce la fórmula: =TRIM(CLEAN(A2)) en una columna de ayuda.

2. Pulsa Intro y arrastra la fórmula hacia abajo.

Combina TRIM() y CLEAN() para eliminar espacios. Imagen del autor.

Método 5: Método avanzado: utiliza los complementos de Excel para obtener resultados más rápidos

Puedes utilizar el complemento de terceros Ablebits Ultimate Suite para Excel. Su herramienta Recortar Espacios limpia los datos rápidamente. Con un clic, se encarga de todo. Esto incluye los espacios iniciales y finales, los saltos de línea, los espacios en blanco adicionales entre palabras y los espacios de no ruptura. Así que, si eres como yo, que trabaja regularmente con grandes conjuntos de datos, puede ahorrarte mucho tiempo. 

A continuación te explicamos cómo utilizarlo:

1. Selecciona el rango de celdas a limpiar.

2. Abre la pestaña Datos de Ablebits y haz clic en Recortar Espacios.

3. En el panel de opciones, selecciona lo que quieras eliminar y haz clic en Recortar.

Recorta espacios con el complemento de Excel. Imagen del autor.

Soluciones específicas para escenarios comunes de eliminación de espacios en Excel

Ahora, veamos algunas situaciones habituales con las que te puedes encontrar y cómo puedes solucionarlas rápidamente.

Eliminar espacios sobrantes

Los espacios extra pueden hacer que tus datos parezcan desordenados y difíciles de trabajar. Puedes utilizar la función TRIM() para limpiarlos manteniendo un espacio entre las palabras. Por ejemplo, tengo un par de entradas de datos con un espaciado incoherente. Para ordenarlo, introduje la siguiente fórmula en la celda B2 y la apliqué a todas las filas:

=TRIM(A2)

Utiliza TRIM() para eliminar los espacios sobrantes. Imagen del autor.

Eliminar los espacios iniciales 

A veces, tenemos que mantener varios espacios entre las palabras para que nuestros datos sean más fáciles de leer, pero elimina los espacios del principio. La función TRIM() funciona bien, pero elimina todos los espacios del texto. Por tanto, en el caso de que quieras eliminar sólo los espacios iniciales y mantener intacto el resto, utiliza esta fórmula avanzada:

=MID(A2,FIND(MID(TRIM(A2),1,1),A2),LEN(A2))

Así es como funciona la fórmula: Localiza el primer carácter no espacial y conserva todo a partir de ese punto. De esta forma, mantiene los espacios entre palabras y recorta sólo al principio de la celda (espacios iniciales).

Elimina sólo los espacios iniciales. Imagen del autor.

Eliminar los espacios finales

Los espacios finales son espacios adicionales que aparecen después del texto o los números de una celda. Estos caracteres invisibles pueden causar problemas como errores de fórmula, en los que celdas que parecen idénticas no coinciden en funciones como VLOOKUP() o MATCH(). Para evitarlo, utiliza la función TRIM(). Por ejemplo, puse esta fórmula en la celda B2 y luego la apliqué a todas las filas para eliminar los espacios sobrantes de mis datos.

=TRIM(A2)

Eliminar los espacios finales. Imagen del autor.

Eliminar los espacios antes de los números

Aunque TRIM() funciona muy bien para limpiar espacios en el texto, puedes tener problemas al utilizarlo con datos numéricos. Deja que te muestre lo que ocurre:

=TRIM(A2)

La función TRIM() no elimina los espacios correctamente. Imagen del autor.

Como puedes ver, el TRIM() eliminó los espacios antes de un número, pero Excel ya no trata el resultado como un número, sino como texto. He aquí cómo detectarlo:

• Los datos se alinean a la izquierda en lugar de a la derecha.

• Mira tu barra de estado: sólo te muestra cuántas celdas has seleccionado(CONTAR), no su total. 

• Si intentas sumar estas celdas con SUM(), obtendrás cero.

Tienes que volver a convertir el texto en un número para solucionarlo. Para ello, puedes multiplicar por 1 o utilizar esta fórmula:

=VALUE(TRIM(A2))

Esto elimina los espacios y garantiza que Excel trate los datos como números.

Combina VALUE() y TRIM() para eliminar los espacios antes de los números. Imagen del autor.

Eliminar espacios de una cadena 

Si quieres eliminar todos los espacios, incluidos los que hay entre palabras, utiliza la función SUBSTITUTE():

=SUBSTITUTE(A2, " ", "")

Puedes ver que la fórmula corta todos los espacios de la cadena.

Elimina los espacios utilizando la función SUBSTITUTE(). Imagen del autor.

Elimina los caracteres especiales y los espacios innecesarios  

SUBSTITUTE() es genial cuando quieres eliminar caracteres específicos de tu texto. Pero puedes emparejarlo con TRIM() para limpiar los caracteres especiales y los espacios de una sola vez. Por ejemplo, si quiero eliminar & y limpiar espacios, utilizo esta fórmula:

TRIM(SUBSTITUTE(A2, “&“, “”))

Puedes ver cómo funcionan TRIM() y SUBSTITUTE() cuando se utilizan juntos frente a SUBSTITUTE() solo.

Combina TRIM() y SUBSTITUTE() para limpiar espacios. Imagen del autor.

Problemas comunes y soluciones

A veces, cuando copio o importo datos de otras fuentes, aparecen en mis datos muchos espacios sin ruptura y caracteres extraños. Así es como los manejo: 

Espacios sin ruptura que TRIM() no maneja

La función TRIM() elimina los espacios sobrantes, pero no funciona con los espacios sin ruptura (código de carácter 160). Suelen aparecer en datos de páginas web o fuentes formateadas. Para solucionarlo, utilizo

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), ""))

Esta fórmula sustituye los espacios de no ruptura por espacios estándar que TRIM() puede eliminar.

Problemas de caracteres ocultos o datos pegados

A veces, se cuelan otros caracteres ocultos, como tabuladores o saltos de línea. Para encontrarlos, utilizo CODE() para comprobar la posición del personaje:

• Primer personaje: =CODE(LEFT(A1,1))

• Último personaje: =CODE(RIGHT(A1,1))

• Puesto específico: =CODE(MID(A1, n, 1)) (Sustituye n por el número de posición).

Ésta es la fórmula que utilizo:

(RIGHT(C2))

Una vez que conozco el código, lo elimino con TRIM() y SUBSTITUTE(). Por ejemplo, para eliminar pestañas (código 115), utilizo

(SUBSTITUTE(C2, CHAR(115), “ “))

Utiliza CODE(), TRIM() y SUBSTITUTE() para eliminar espacios. Imagen del autor.

Reflexiones finales

En esta guía, te mostré métodos como TRIM() para arreglos sencillos, SUBSTITUTE() para problemas avanzados y complementos en caso de que vayas a eliminar espacios con frecuencia y quieras un proceso diferente. Cada método se adapta a distintos tipos de datos, así que elige el que se ajuste a tus necesidades.

Si quieres reforzar aún más tus habilidades, echa un vistazo al itinerario de habilidades Análisis de Datos con Herramientas Potentes de Excel de Datacamp. Ofrece lecciones paso a paso para ayudarte a dominar Excel y mejorar tus técnicas de limpieza de datos.