Tutorial de n8n Workflow Builder: Automatizar las reuniones diarias

n8n's AI Workflow Builder es una herramienta de automatización que te permite describir un flujo de trabajo en lenguaje natural y ver cómo se ensamblan los nodos, las conexiones y los parámetros por ti. 

En este tutorial, crearemos un resumen diario completo de las reuniones y las sesiones diarias que recopila los eventos diarios de Google Calendar, recopila las notas vinculadas de Google Docs, resume las acciones, decisiones y obstáculos con un LLM, y publica un único resumen en un documento de Google Docs de destino.

Te mostraré cómo crear un proceso totalmente automatizado que:

1. Se activa cada mañana a la hora elegida.
2. Recupera los eventos del día de Google Calendar, junto con los detalles principales.
3. Extrae las notas de la reunión de un documento de Google Docs vinculado. 
4. Resume cada reunión (medidas a tomar, decisiones, obstáculos).
5. Agrega todos los resúmenes en un único resumen diario.
6. Por último, escribe el resumen en un documento de Google Docs recién creado.

Si deseas obtener más información sobre n8n, te recomiendo que consultes nuestra guía de n8n con ejemplos prácticos. 

¿Qué es n8n AI Workflow Builder?

El generador de flujos de trabajo con IA de n8n es un constructor basado en indicaciones que genera flujos de trabajo ejecutables a partir de especificaciones en lenguaje natural. Una vez establecido un objetivo, selecciona nodos, los coloca en el lienzo, establece conexiones y preconfigura parámetros para pasar de la idea al proceso ejecutable con una configuración manual mínima.

El ciclo de construcción incluye tres pasos principales:

• Describe: Este paso proporciona una indicación de texto libre o comienza con un ejemplo.
• Monitor: La supervisión permite obtener información sobre la compilación en tiempo real a medida que se añaden y configuran nodos.
• Revisar y perfeccionar: Estos pasos inspeccionan las credenciales y los parámetros necesarios, y luego ajustan el flujo solicitándolos de nuevo.

Es importante tener en cuenta que cada solicitud de creación/modificación dentro del Generador de flujos de trabajo de IA (incluidas las opciones Ejecutar y Perfeccionar) cuenta como un crédito. Las generaciones o ejecuciones fallidas que detengas manualmente no consumen créditos. El número de créditos varía según el plan que elijas. En este tutorial, solo utilizaremos el nivel gratuito.

AI Workflow Builder proporciona una capa similar a un compilador para automatizaciones en la que especificamos la intención, el sistema sintetiza un gráfico y nosotros mantenemos el control total para validar, editar y enviar flujos de trabajo n8n listos para la producción.

Tutorial de AI Workflow Builder: Automatiza las reuniones diarias con n8n 

En esta sección, crearemos un proceso para las reuniones diarias y el resumen de reuniones en n8n. El flujo de trabajo se ejecuta cada mañana, extrae los eventos diarios de Google Calendar, los enriquece con documentos de Google Docs vinculados (o recurre a la descripción del evento) y envía el contexto combinado a un resumidor LLM para extraer las acciones pendientes, las decisiones clave y los obstáculos. Por último, recopila un resumen con fecha y lo escribe en un documento de Google Docs.

A continuación, recorreremos cada nodo para actualizarlo según los requisitos de nuestra demostración.

Paso 1: Habilitar el generador de flujos de trabajo de IA

Empieza registrándote o iniciando sesión en n8n. Te proporcionará acceso a flujos de trabajo gratuitos durante 14 días, lo cual es suficiente para ejecutar esta demostración. A continuación, haz clic en el icono « » (+) para crear un nuevo espacio de trabajo.

Nota: Si no ves elicono « » (Crear con IA) en el lienzo principal, abre la campana (notificaciones) de la pestaña inferior y actualiza a la última versión n8n 1.116.1 (última beta). Guarda y espera aproximadamente 1 minuto hasta que se actualice el espacio de trabajo.

Ahora, nuestro espacio de trabajo está listo y podemos empezar a dar indicaciones.

Paso 2: Generar flujo de trabajo con una sola indicación

AI Workflow Builder genera todo el proceso a partir de una única indicación en lenguaje natural. Pegamos una descripción concisa del objetivo y el constructor seleccionará los nodos, las conexiones y los parámetros preestablecidos. Ten en cuenta que, al igual que cualquier otra herramienta de IA, genera marcadores de posición para las credenciales y algunos otros campos. 

Para empezar, haz clic en el Crear con IA y añade la siguiente indicación:

Build an n8n workflow that runs every morning at 10:00 AM to fetch today’s events from my *primary* Google Calendar.
For each event, gather title, description, start/end, attendees, conference link, and event link. If the description contains a Google Doc URL, fetch that doc’s content; otherwise, use the event description.
Summarize each meeting into bullets: Action Items (with owners), Key Decisions, and Blockers. Then aggregate all meetings into one “Daily Standup Digest” with a date header.
Create or update a target Google Doc (I’ll provide the Doc ID) with the digest. Ignore canceled events and handle empty days gracefully.
Expose two config fields: calendarId (default “primary”) and targetDocId (Google Doc ID for digest output).

El nivel gratuito ofrece 20 créditos mensuales, suficientes para crear y repetir esta demostración. Por último, haz clic en «Crear» y perfecciona las credenciales y los parámetros según las instrucciones.

Nota:  Cada acción de creación/modificación en el constructor consume 1 crédito. Sin embargo, los errores o abortos no consumirán ningún crédito.

Ahora ya tenemos lista una canalización básica. En la siguiente sección, trabajaremos en la fijación de los nodos clave en la canalización.

Paso 3: Credenciales y configuraciones

Dado que utilizamos varios productos de Google, como Calendar y Docs, es necesario configurar las credenciales. Abre cada nodo y resuelve cualquier advertencia roja seleccionando la cuenta/credencial de Google correcta, luego verifica los campos obligatorios en el nodo de configuración. Una vez que todos los nodos estén en verde, estarás listo para ejecutar de extremo a extremo.

3.1 Conectar Google Calendar

Este nodo es el punto de entrada para acceder a las reuniones diarias en Google Calendar. Primero nos autenticamos en Google, seleccionamos el nodo del calendario correcto que sirve como punto de entrada para acceder a las reuniones diarias de Google Calendar y verificamos que los eventos del día actual fluyan hacia el canal. 

A continuación, te indicamos los pasos que debes seguir para conectar este nodo a tu cuenta de Google:

• Abrir el nodo Eventos del calendario de hoy
• En Credencial para conectarse, selecciona Conectar (o una existente) y finaliza el flujo de autenticación.
• Configura el parámetro «Calendario desde lista» con tu correo electrónico.
• (Opcional) También puedes configurar la zona horaria para que coincida con tu horario laboral, de modo que «hoy» se alinee con el día de tu equipo.
• Haz clic en Ejecutar nodo para probar el nodo actual, y debería devolver una tabla con todos los detalles de la reunión más importante.

Una vez corregido el error, el nodo se volverá verde, lo que indica que está funcionando a su rendimiento óptimo.

A continuación, arreglaremos los nodos de Google Docs y configuraremos sus credenciales para leer y escribir resúmenes en los documentos.

3.2 Conectar Google Docs 

Estos nodos permiten que el flujo de trabajo lea las notas de reunión vinculadas y publique el resumen diario final. En primer lugar, añadimos una credencial OAuth de Google, verificamos el acceso a Drive y, a continuación, probamos las rutas de «lectura» y «escritura». Para ello, nosotros:

• Abre el nodo Obtener contenido de Google Doc.
• En Credenciales, crea o selecciona una credencial de Google OAuth2.
• En la nube Cloud Console, crea credenciales de cliente OAuth y habilita la API de Google Drive.
• Añade el ID de cliente y el secreto en n8n y completa el flujo OAuth.
• Haz clic en Guardar para almacenar la credencial.

Una vez configurado, completa la parte de autorización con el ID de cliente y el secreto de cliente y guárdalos para su uso futuro. El resto de los parámetros ya están configurados de forma predeterminada por el Generador de flujos de trabajo de IA. 

Por último, ejecuta el nodo actual para comprobar si hay algún error. A continuación, configuraremos un GPT para generar un resumen de nuestra jornada laboral.

Paso 3.3: Configuración de GPT 

Una vez que tenemos todos los datos de todas las reuniones, los enviamos a un GPT para que los resuma. Podemos reclamar 100 créditos a través de chatGPT para eso, o simplemente usar la clave API de chatGPT.

En el plan gratuito, el acceso está limitado a modelos OpenAI ligeros (como gpt-4o-mini, whisper-1, text-embedding-3). Si necesitas mayor precisión o un razonamiento más sólido, actualiza tu plan o añade tu propia clave API para utilizar modelos más potentes.

Paso 3.4: Publicar y actualizar documento

Después de generar los resúmenes de las reuniones, es hora de crear el resumen diario. El nodo comienza creando un nuevo documento en Google Docs y pegando resúmenes diarios en un nuevo documento cada día. 

El nodo Publicar en Google Doc toma el resumen generado del nodo Crear resumen diario y establece la operación en Crear para crear un nuevo documento de Google Doc en la unidad de la cuenta de Google vinculada. 

Con la API de Google Drive habilitada, asigna un título claro al documento y asigna los campos del nodo anterior arrastrándolos a los campos de entrada. Mantén el resto de los parámetros tal y como están y haz clic en Ejecutar paso.

El nodo Actualizar un documento toma la salida del nodo Publicar en Google Doc y selecciona la operación Actualizar. Para Doc ID, utiliza la expresión $json.id del nodo anterior o simplemente pasa la URL del documento (si está disponible). Además, configura las acciones en Insertar para permitir que el nodo inserte contenido en el documento de Google recién creado y mantén el resto de los parámetros tal y como los ha configurado el Generador de flujos de trabajo de IA. A continuación, haz clic en Ejecutar paso.

Este paso debería resolver todas las advertencias/errores en todo tu flujo de trabajo. 

Guía paso a paso nodo por nodo 

En esta sección, te guiaré por cada nodo para que comprendas su función por separado: 

• Despertador diario: Ejecuta el flujo de trabajo todos los días a las 10:00 a. m. y ajusta el calendario a la zona horaria y la cadencia de tu equipo.
• Configuración del flujo de trabajo: Este nodo centraliza las variables para los nodos posteriores, como targetDocId (destino del resumen) y calendarId (calendario de origen).
• Obtener los eventos del calendario de hoy: Este nodo se encarga de extraer todos los eventos actuales del calendario configurado.
• Comprueba si existen eventos: Comprueba si existen eventos utilizando la condición {{$input.all().length}} > 0. Si no se encuentran eventos, envía un mensaje sencillo indicando «no hay reuniones» o finaliza el flujo de trabajo antes de tiempo.
• Filtrar eventos cancelados: Este filtro excluye cualquier elemento con status === "cancelled" para evitar el ruido.
• Extraer detalles del evento: Es importante normalizar el texto extraído y extraer un esquema limpio, incluyendo title , description, start, end, attendees[], hangoutLink, htmlLink, etc.
• Buscar documentos vinculados: Si hay una URL de Google Doc, procede a recuperar su contenido; de lo contrario, vuelve a la descripción del evento.
• Obtener contenido de Google Doc o alternativa: Lee el cuerpo del documento vinculado a través del nodo Docs; si no existe ningún documento, utiliza la descripción del evento del calendario como notas.
• Combinar el contenido del documento con los datos del evento: A continuación, combinamos los metadatos normalizados del evento con el contenido resuelto (documento o alternativa).
• Resume el contenido de la reunión: El contenido fusionado se pasa finalmente al LLM en forma de indicaciones, como se muestra a continuación:

You are a meeting notes summarizer. 
Given the meeting content and metadata, produce three sections (bulleted): Action Items (with owner/due if present), Key Decisions, Blockers/Risks. 
Be concise and factual—return Markdown.

Las entradas a este nodo incluyen:

• Título: {{$json.title}}
• Hora: {{$json.start}}–{{$json.end}}
• Asistentes: {{$json.attendees}}
• Enlaces: {{$json.htmlLink}} {{$json.hangoutLink}}
• Notas sin procesar: {{$json.content}}
• Agregar todos los resúmenes de las reuniones: A continuación, recopilamos los resúmenes de cada reunión en un único arreglo para su representación.
• Crear resumen diario: Este nodo ayuda a crear un único documento Markdown/HTML con la fecha, el título, la hora, los asistentes, los enlaces, el resumen de IA y la hora en que se generó el resumen. 
• Publicar en Google Doc: Este nodo utiliza targetDocId de la configuración para crear un nuevo documento de Google Docs en el Google Drive deseado.
• Actualizar un documento: A continuación, insertamos el contenido final del resumen en el documento de Google Docs.

El documento final actualizado de Google Doc tendrá este aspecto:

Conclusión

Este tutorial muestra cómo crear un «Resumen diario de reuniones y reuniones» utilizando el generador de flujos de trabajo con IA n8n. Recopila acontecimientos actuales, añade contexto a partir de documentos vinculados, resume con un LLM y publica un resumen con fecha a partir de una sola indicación.

Mi opinión: El generador de flujos de trabajo de IA acelera considerablemente la creación de prototipos, pero sigue siendo necesaria una iteración manual para nodos específicos (credenciales, casos extremos, formas de datos, etc.). Es un trabajo en curso, no algo que lanzaría directamente a producción sin medidas de seguridad, pruebas y supervisión.

Si deseas ir más allá, puedes considerar enviar el resumen a Slack o por correo electrónico, exportarlo a PDF, registrar los resúmenes en Notion o Sheets para su análisis histórico, convertir las acciones pendientes en tickets de Jira e intercambiarlo por un LLM de mayor precisión a través de tu propia clave API. Con un endurecimiento cuidadoso, este patrón puede evolucionar desde un asistente útil hasta una herramienta fiable para las operaciones diarias.

Para aquellos que deseen explorar los agentes de IA con más detalle, recomiendo nuestro programa de formación «Fundamentos de los agentes de IA».