Zo plan je een succesvolle datathon

Wat is een datathon?

Net als hackathons is een datathon een evenement waar deelnemers samenkomen om praktische problemen op te lossen met datawetenschappelijke tools en technieken. Ze werken in teams samen om inzichten en mogelijke oplossingen te ontwikkelen.

De voordelen van een datathon

Nu de wereld steeds digitaler wordt, raakt het idee van een datathon snel ingeburgerd. De voordelen van een datathon, of die nu door een bedrijf of door een vrijwilligersgroep wordt georganiseerd, zijn talrijk.

Stimuleert teamwork

Deze evenementen creëren een bijzondere gezamenlijke drive om samen iets groters te bereiken. Ze brengen creativiteit en nieuwe perspectieven naar boven die vaak ontstaan wanneer je intensief samenwerkt binnen een strakke tijdslimiet.

Bevordert samenwerking

In een traditionele hiërarchische structuur is besluitvorming gebaseerd op formele positie. In een horizontale setting draait besluitvorming om competentie en toegevoegde waarde, kenmerken die je vaak ziet bij hoogpresterende teams. Deze structuur stimuleert ook transparantie en openheid en vraagt van teamleden een hoger niveau van emotionele intelligentie. Er gaat meer tijd naar het identificeren van problemen en minder naar de zorg om “op de hoogte gehouden te worden”. Teams zijn doorgaans autonomer en rekenen op elkaar om afspraken na te komen. Er ontstaat een dynamische omgeving waarin ideeën openlijk worden gedeeld en de stappen om een idee te testen snel worden gezet. Sommige ideeën “falen snel” en leveren waardevolle lessen op, terwijl andere doorgaan naar de volgende fase van haalbaarheid.

Stimuleert innovatie

Een traditionele bedrijfscultuur, met name in de olie- en gassector, legt de nadruk op veiligheid en betrouwbaarheid, wat cruciaal is om in deze branche succesvol te zijn. Zo’n mindset kan innovatie echter onbedoeld afremmen. Het is een denkwijze die vreest voor “wat er mis kan gaan” in plaats van te vrezen dat er niets goeds gebeurt. In een datathon is de mindset juist ondernemend.

Hoe organiseer je een datathon?

Allereerst moet je zorgen dat deze kernelementen op orde zijn:

• een goed gestructureerde dataset die inzichten kan opleveren voor een zakelijk probleem dat opgelost moet worden
• een positieve omgeving waarin deelnemers nieuwe datavaardigheden kunnen leren
• een kans voor deelnemers om professionele contacten te leggen, en voor iedereen om plezier te hebben!

Daarnaast kun je datathons fysiek of volledig virtueel organiseren. Deelnemers hebben de beste ervaring als het evenement inclusief en gastvrij is voor zowel beginners als ervaren data scientists. Centreer het evenement rond informatieve en aansprekende momenten, zoals een kick-off om deelnemers te vertellen wat ze kunnen verwachten, een openingsceremonie om de competitie te starten en een slotceremonie om de afsluiting te vieren. Activiteiten tussendoor kunnen de betrokkenheid vergroten op het gebied van leren en netwerken, bijvoorbeeld via workshops en sociale netwerkbijeenkomsten. Houd de communicatie tijdens het evenement hoog met berichten op de sociale kanalen van het evenement, en gebruik voor communicatie bijna in realtime IRC-achtige platforms zoals Slack, Discord of Teams.

Sponsoring biedt niet alleen broodnodige financiële steun, maar geeft je evenement ook extra geloofwaardigheid. Sponsors kunnen bovendien prijzen aanbieden om je deelnemers te motiveren.

Het is menselijk om leuke activiteiten op te zoeken. Gamification is het toepassen van spelelementen (zoals punten scoren, competitie met anderen, spelregels) om betrokkenheid en motivatie te stimuleren. Het kan ook leiden tot een andere, soms onverwachte manier om een zakelijk probleem op te lossen. Om inclusief te blijven, moet het niet de hoofdfocus zijn, maar het is wel een leuke toevoeging aan een datathon.

Hoe lang moet een datathon duren?

Datathons kunnen op één dag plaatsvinden, meerdere dagen of een weekend beslaan, of zelfs een maand duren. Het is belangrijk om de juiste tijdsduur te kiezen om de betrokkenheid gedurende je evenement vast te houden. Fysieke evenementen zijn geweldig om duurzame netwerkrelaties op te bouwen, terwijl virtuele evenementen een breder, zelfs wereldwijd, publiek kunnen aantrekken. Langere evenementen vragen ook meer inzet van het organisatieteam, al is de inspanning om een succesvolle eendaagse datathon te plannen vergelijkbaar met die voor een meerdaagse.

Een datathon in actie zien?

Omdat veel datathons tegenwoordig virtueel worden gehouden, is een simpele Google-zoekopdracht vaak genoeg om een toegankelijke datathon te vinden. Zo organiseert Women in Data Science (WiDS) regelmatig datathons en bij DataCamp organiseren we geregeld webinars en evenementen die deelname stimuleren.  

DataCamp doet ook mee aan andere datathons, zoals de GTX 2021 – Geothermal datathon, die plaatsvond tussen 20 april en 25 juni 2021. Gehost vanuit Calgary, Canada, trok het virtuele evenement mensen van over de hele wereld. Georganiseerd door de Society of Petroleum Engineers (afdelingen Calgary en US Gulf Coast) en Untapped Energy, werd de datathon gedreven door het streven om echte data te gebruiken om een echt probleem op te lossen, datawijsheid te vergroten en nieuwe professionele contacten te leggen—en dat alles met plezier!

Ik hoop dat dit artikel je enthousiast heeft gemaakt om je eerste datathon te organiseren. Succes!