Power BI frente a Excel: ¿Cuál debes utilizar?

¿Qué es Power BI?

Power BI es una herramienta de Business Intelligence (BI). El objetivo principal de las herramientas de BI es hacer un seguimiento de los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) y descubrir perspectivas en los datos empresariales para informar mejor la toma de decisiones en toda la organización.

Power BI se utiliza de muchas formas distintas según el papel que desempeñe cada persona, desde desarrolladores, analistas, gestores y directores, hasta todos los demás.

Power BI consta de tres aplicaciones principales:

1. Power BI Desktop - una aplicación de escritorio gratuita para crear y diseñar informes.
2. Servicio Power BI: el servicio de publicación en línea para ver y compartir informes y cuadros de mando.
3. Aplicaciones móviles de Power BI: para ver informes y cuadros de mando sobre la marcha.

Algunas de las características clave de Power BI que han contribuido a convertirla en una de las principales aplicaciones de BI, según Gartner, son:

• Inteligencia Artificial. Power BI tiene muchas funciones avanzadas de IA, como la agrupación, el análisis de series temporales y el Procesamiento del Lenguaje Natural, como parte de su función de Preguntas y Respuestas.
• Amplia gama de fuentes de datos y conexiones. Power BI tiene integraciones directas con una amplia variedad de aplicaciones de terceros, e incluso puedes crear conexiones personalizadas.
• Cálculos complejos con DAX. Power BI amplía muchas de las conocidas fórmulas DAX que se encuentran habitualmente en Excel con soporte para cálculos mucho más avanzados.

Power BI frente a Excel: Principales diferencias

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Curva de aprendizaje

Excel es una herramienta habitual (lanzada en 1985) que está ampliamente disponible, y muchos usuarios ya la utilizan a diario. Esto significa que es muy probable que muchos usuarios hayan oído hablar de la aplicación e incluso estén muy familiarizados con ella. Además, existe una amplia gama de recursos y formación para aprender a utilizar Excel en casi cualquier caso de uso. 

Sin embargo, Power BI es una aplicación relativamente nueva (lanzada en 2014) e independiente. Aunque está ganando popularidad rápidamente, todavía hay menos recursos disponibles que con Excel. Power BI también se considera una aplicación más complicada, que requiere más conocimientos técnicos para crear y aplicar soluciones a los problemas empresariales. Sin embargo, Microsoft ha hecho un excelente trabajo proporcionando recursos útiles que son fáciles de usar para los principiantes, y la aplicación es mucho más intuitiva de usar de lo que uno puede pensar en un principio.

Puedes aprender más sobre los fundamentos con nuestro curso Introducción a Power BI y nuestra hoja de trucos de Power BI es un recurso útil para tener siempre a mano. 

Flexibilidad

La flexibilidad puede concebirse en términos de un espectro que va desde altamente flexible a totalmente automatizado. No puede haber una situación en la que algo esté totalmente automatizado y sea perfectamente flexible. 

El objetivo de la automatización es "configurarlo y olvidarse", y aquí es donde brilla Power BI. Por otra parte, Excel es una herramienta muy flexible, capaz de ofrecer soluciones personalizadas únicas.

Tamaño de los datos y complejidad del modelo

Excel tiene un límite en la cantidad de datos que se pueden almacenar y presentar a la vez: algo más de 1 millón de filas y 16 mil columnas. Más allá de este punto, el libro de Excel no se abriría o sólo se cargaría una parte de los datos. 

En cambio, Power BI no tiene esta restricción y puede manejar millones de filas de datos. Al publicar informes en el Servicio Power BI, sólo estás limitado a conjuntos de datos de menos de 1 GB (que es lo suficientemente grande para la inmensa mayoría de las empresas). Además, Power BI ofrece la capacidad de Power BI Premium por un coste adicional. Por ello, es bueno seguir las buenas prácticas generales de construcción de modelos e importar sólo los datos que realmente necesites.

Funciones y accesibilidad basadas en la nube

Excel no ofrece un servicio de publicación en la nube, y la única forma de compartir un libro de Excel con alguien es enviarle el archivo directamente. 

Por otro lado, Power BI ofrece el Servicio Power BI para compartir fácilmente informes y cuadros de mando con cualquier persona dentro y fuera de tu organización con una licencia Power BI PRO.

Opciones de visualización

Excel y Power BI tienen en común un conjunto básico de opciones de visualización, como gráficos de barras, de líneas y circulares. Sin embargo, Power BI también ofrece una selección mucho mayor de visuales, así como visuales personalizados disponibles en un mercado llamado AppSource. No sólo eso, sino que los gráficos de Power BI son muy personalizables y también pueden hacerse muy dinámicos.

Interactividad de los gráficos

La única forma de interactuar con un gráfico en Excel es a través de las rebanadoras, que filtran eficazmente los datos. Sin embargo, en Power BI, puedes interactuar con gráficos, tablas y visuales de una forma mucho más fluida e intuitiva. También puedes incluir interacciones más complejas, como el desglose, los filtros a nivel de página y a nivel de informe, y los marcadores.

Coste

Mientras que Power BI Desktop se puede descargar gratuitamente y utilizar para uso personal en tu PC local, la licencia Power BI PRO cuesta 13,70 $ por usuario y mes para publicar tus informes en Power BI Service y compartirlos con otros. 

Excel está incluido en el paquete Office 365, que es bastante habitual en las empresas hoy en día, por lo que es posible que para muchas personas el uso de la aplicación no suponga ningún coste adicional. Sin embargo, sin una suscripción a Office 365, puedes adquirir Excel por una tarifa única de 159,99 $ para un solo usuario.

Seguridad de los datos

El Servicio Power BI es un entorno altamente seguro para compartir informes y cuadros de mando de Power BI. No expone directamente los datos subyacentes a todos los usuarios, aunque tengan licencia y puedan verlos. Los administradores pueden decidir qué nivel de acceso tiene cada usuario. 

Excel, en cambio, no tiene estas funciones de seguridad. Aunque puedes proteger con contraseña los libros de trabajo, las hojas y las celdas, los datos subyacentes pueden quedar expuestos.

Si te interesa saber más sobre las herramientas de organización de datos y cómo se comparan, consulta la entrada del blog CSV vs Excel.

Power BI frente a Excel: Principales similitudes

Excel y Power BI tienen algunas características en común. Puesto que ambas fueron desarrolladas por Microsoft y ambas son soluciones analíticas, tienen muchos elementos de diseño similares. Por ejemplo, la cinta. Ambas aplicaciones tienen una cinta en la parte superior que contiene las funciones principales de esa aplicación. 

Del mismo modo, ambas aplicaciones contienen las opciones de personalización y formato de los gráficos en la parte derecha.

Más allá de las similitudes de diseño, tanto Excel como Power BI utilizan Power Query para limpiar y transformar los datos. La adición de esta función en particular convierte a Excel en un serio competidor para el análisis de datos y la elaboración de informes.

Como ya hemos dicho, Excel y Power BI también comparten muchas opciones de visualización y fuentes de datos. Excel te permite trazar la mayoría de los gráficos básicos, como gráficos de barras, de líneas y circulares, así como conectarte a las fuentes de datos más comunes, como SQL Server o un ODBC estándar. Sin embargo, Power BI va mucho más allá con una selección más amplia de ambos.

Además, también tienes la posibilidad de crear y compartir plantillas tanto en Excel como en Power BI. En Excel, la forma más rápida de empezar con una plantilla es elegir una de la pantalla de plantillas al crear un libro nuevo. Sin embargo, Power BI tiene 2 formas de crear y utilizar plantillas: las aplicaciones de plantillas y la creación de tus propias plantillas.

En primer lugar, las aplicaciones de plantilla son informes de Power BI preconstruidos creados por aplicaciones de terceros. Puedes encontrarlas seleccionando "Obtener datos" y en la parte inferior de esta pantalla encontrarás un botón para acceder a las aplicaciones de plantillas.

En segundo lugar, puedes crear una plantilla a partir de un informe de Power BI que hayas creado. Esta plantilla guardará el diseño, los visuales y los pasos de Power Query para que puedas reutilizar rápidamente los informes de Power BI para realizar análisis e informes más rápidos. Estas plantillas también son mucho más pequeñas que los informes originales, porque las plantillas no guardan los datos subyacentes. 

Puedes crear rápidamente una plantilla a partir de un informe Power BI existente seleccionando Archivo, Exportar y elegir Plantilla Power BI. Dale una descripción y un nombre y ¡ya está!

Power BI frente a Excel: ¿Cuándo debes utilizar cada uno?

Al considerar si utilizar Power BI o Excel para un problema concreto, puedes tener en cuenta tres aspectos principales:

1. Data. ¿Cuántos datos hay disponibles o se necesitan para analizar? Es aconsejable considerar Power BI como una solución para grandes volúmenes de datos o para conjuntos de datos que esperas que crezcan muy rápidamente.
2. Talento analítico. Power BI puede requerir un conjunto de habilidades más específicas en inteligencia empresarial, especialmente para soluciones más complejas. Por tanto, debes considerar de qué talento dispones en la empresa y si es necesario contratar talento analítico adicional.
3. Flexibilidad. Considera la diferencia entre Excel y Power BI en términos de flexibilidad. Excel te permite crear informes y cuadros de mando muy complejos y flexibles, pero lo que ganas en flexibilidad, lo pierdes en capacidad de automatizar estas tareas. Por otro lado, PBI no ofrece tanta flexibilidad como Excel, pero puedes realizar un alto grado de automatización.