Cómo pasar de Excel a Power BI

Microsoft Excel es, probablemente, la herramienta de datos más utilizada del planeta. Su facilidad de uso y su interfaz sencilla permiten a cualquiera trabajar con datos casi sin barreras de entrada y realizar diferentes operaciones como editar conjuntos de datos, aplicar fórmulas y funciones, crear visualizaciones y mucho más. Sin embargo, a medida que los datos crecen en volumen y complejidad, se complica hacer un buen trabajo con datos en Excel. Aquí es donde entra en juego otra herramienta de Microsoft: Power BI.

Power BI es una herramienta de business intelligence potente y eficiente, pensada para gestionar y analizar datos y crear paneles interactivos dinámicos que puedes compartir fácilmente. Aunque su interfaz es similar a la de Excel, Power BI lleva al siguiente nivel la capacidad de Excel para empoderar a profesionales sin código en la era de los datos. Por suerte, esto significa que si dominas Excel te resultará sencillo adoptar Power BI y ampliar tus habilidades con los datos. En este artículo, veremos cómo pueden empezar los usuarios de Excel con Power BI respondiendo a estas preguntas:

• ¿Qué es Power BI?
• Ventajas de Power BI frente a Excel
• Cómo empezar con Power BI con un tutorial sencillo

¿Qué es Power BI?

Power BI es una herramienta de business intelligence muy potente que te permite comunicar conclusiones de forma efectiva mediante visualizaciones de datos personalizables y fáciles de usar. Su interfaz de arrastrar y soltar permite a profesionales sin experiencia en programación diseñar, publicar y compartir paneles complejos y personalizables. Cada vez más organizaciones utilizan Power BI: hoy en día más de 250.000 organizaciones confían en él.

Power BI tiene tres componentes principales, cada uno con un propósito distinto:

• Power BI Desktop: aplicación de escritorio que ofrece herramientas de análisis y creación de informes. Es gratuita y puedes descargarla aquí.
• Power BI Service: versión en la nube de Power BI que permite realizar ediciones ligeras de informes y compartirlos y distribuirlos.
• Power BI Mobile: versión móvil de Power BI para crear, ver y compartir informes donde estés.

También hay versiones de pago como Power BI Pro y Power BI Premium, que incorporan funciones adicionales de colaboración, gobierno de datos, acceso a la app móvil y más. Power BI Pro, además, forma parte del plan Microsoft Office 365 E5, así que es muy probable que ya tengas acceso si en tu empresa usáis Microsoft Office.

Para empezar, puedes quedarte con Power BI Desktop, ya que todo lo que aprendas en Desktop también es aplicable a Power BI Pro.

Si te interesa comparar Power BI y Tableau, echa un vistazo a nuestro artículo específico.

Ventajas de Power BI frente a Excel

Dada la popularidad de Power BI y la variedad de usos que permite, ¿cuáles son sus principales ventajas frente a Excel? Aunque hay muchas, estas son las 3 más destacadas.

1. Almacenar y procesar grandes volúmenes de datos

Una gran ventaja de Power BI es la capacidad de trabajar rápidamente con conjuntos de datos grandes. De hecho, es difícil trabajar en Excel si un archivo supera los 500 MB o tiene más de 1 millón de filas. Además, Power BI puede conectar fácilmente tablas independientes, lo que facilita mucho unir conjuntos de datos. En esto Power BI supera claramente a Excel.

2. Diseñar paneles y visualizaciones potentes

Aunque Excel ofrece funciones básicas de visualización, la gran baza de Power BI es su capacidad para diseñar y publicar informes y paneles atractivos, interactivos y personalizables. Para verlos en acción, puedes consultar la galería de la comunidad de Power BI, que reúne una amplia variedad de paneles e informes creados por profesionales. Un buen ejemplo del potencial de las visualizaciones en Power BI es el filtrado cruzado, que permite a quienes consumen datos filtrar un informe por una o varias dimensiones.

3. Colaboración más fácil y eficaz

Otra ventaja clave de Power BI frente a Excel son sus funciones de colaboración y compartición. Por ejemplo, varios analistas pueden trabajar conjuntamente en paneles y visualizaciones con opciones como comentarios y anotaciones. Además, puedes definir niveles de acceso granulares para los paneles y sus conjuntos de datos subyacentes, una función llamada seguridad a nivel de fila, o evitar que se compartan datos desactualizados en los informes. Todo esto hace que Power BI encaje mejor que Excel en flujos de trabajo de datos modernos y distribuidos.

Primeros pasos con Power BI

Ahora que hemos visto las principales ventajas de Power BI frente a Excel, vamos a desglosar cómo cualquier experto en Excel puede empezar su camino de aprendizaje en Power BI. Esta sección se divide en los siguientes pasos:

• Empieza por lo básico
• Crea un informe sencillo
• Practica con tus propios datos
• Combina tus habilidades de Excel con Power BI

Aprende lo básico

Al pasar a una herramienta nueva, siempre es importante aprender los fundamentos. Ahora bien, es fácil atascarse centrándose solo en la teoría de Power BI. Como regla general, aprende lo suficiente para empezar a hacer análisis y visualizaciones sencillas, y desde ahí ve ganando confianza y ampliando habilidades. Para empezar con lo básico, aquí tienes algunos recursos útiles:

• How to use Microsoft Power BI, por Kevin Strartvert
• Cursos e itinerarios de Power BI de Microsoft
• Tutorial de Power BI, por Avi Singh
• Curso Introduction to Power BI de DataCamp

Crea un informe sencillo

Cuando sientas que ya dominas lo básico, la mejor forma de aprender es practicar creando paneles e informes sencillos. Puedes empezar ahora mismo descargando la app gratuita Power BI Desktop. Aunque tiene algunas limitaciones de memoria y colaboración, es más que suficiente para empezar con conjuntos de datos pequeños. Aquí tienes un tutorial paso a paso para crear un panel simple en Power BI.

Obtén y carga datos

Hay dos formas principales de cargar datos en Power BI. La primera es hacer clic en el botón Get Data del menú y elegir el tipo de datos que quieres importar. Power BI admite una gran variedad de fuentes, desde libros de Excel hasta archivos de SharePoint, e incluso puede conectarse a bases de datos.

Si aún no tienes conjuntos de datos con los que trastear, puedes probar un conjunto de datos de ejemplo, accesible en la sección resaltada en el recuadro rojo del centro.

En este tutorial descargaremos uno de los ejemplos disponibles de Power BI, llamado the Financial data sample workbook. Una vez descargado, solo tienes que usar el botón Get Data y seleccionar la opción Excel workbook. Después, elige la tabla llamada financials y pulsa el botón Load.

Cuando hayas cargado la tabla, puedes verla pulsando en la "Vista de datos", como se muestra en el gif de abajo. Verás que la interfaz de la vista de datos de Power BI es muy similar a la de Excel. Además, puedes realizar operaciones similares como renombrar, añadir y eliminar columnas, filtrar datos, reemplazar valores de una columna y más. Por ejemplo, podemos filtrar la columna Country para eliminar United States. También puedes ordenar la columna en orden ascendente o descendente.

Crea un informe

Ahora que ya has cargado los datos en Power BI, podemos crear un informe sencillo. Para ello, ve a la vista de informe resaltada en el gif inferior.  

En este panel, verás el nombre de la tabla y sus columnas correspondientes en el lado derecho. En este ejemplo, visualizamos datos relacionados con los campos Sales y Country. Para hacerlo, selecciona ambos campos y elige entre los distintos tipos de visualizaciones del panel de visualizaciones. También puedes visualizar agrupaciones de datos, como "Sales by Country".

Publica el informe

Cuando termines el informe, ¡ya puedes compartir visualizaciones de datos bonitas e interactivas! Para compartirlo, primero tienes que publicarlo en Power BI Service. Hay tres pasos:

1. Selecciona Publish después de hacer clic en File en el menú
2. Elige un destino, como My workspace, y pulsa el botón Select
3. A continuación, selecciona el enlace Open 'your-file-name' in Power BI. También te pedirá iniciar sesión. Si aún no tienes cuenta, podrás crear una nueva.

¡Y listo! Nuestro informe ya está publicado en la app online de Power BI. Si quieres compartir el informe con otras personas, haz clic en el botón Share en la parte superior. Hay dos formas de compartir: copiar el enlace del informe y enviarlo a tus compañeros, o compartirlo por Outlook o Teams. Ten en cuenta que solo es posible compartir informes con otros usuarios con una suscripción a Power BI Pro o Power BI Premium.