Guía práctica para entender el cumplimiento del GDPR

¿Qué es el cumplimiento del GDPR?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es un amplio privacidad de datos introducida por la Unión Europea para proteger los datos personales de sus ciudadanos. Establece directrices estrictas sobre cómo las empresas deben recopilar, almacenar, procesar y compartir la información personal para garantizar la transparencia y salvaguardar la privacidad individual.

Comprender el cumplimiento del GDPR es fundamental para cualquier empresa que maneje datos de residentes en la UE, independientemente de dónde esté ubicada. El incumplimiento del GDPR puede acarrear graves sanciones, incluidas multas de hasta el 4% de los ingresos anuales globales. Más allá de las consecuencias económicas, el incumplimiento también puede dañar la reputación de una empresa, erosionando la confianza de clientes y socios.

Comprender los requisitos de cumplimiento del GDPR

Es importante que todas las empresas comprendan cómo se aplica el GDPR y si es aplicable a la organización. Estas son algunas de las consideraciones clave:

¿Quién debe cumplir el GDPR?

Cualquier empresa u organización que procese datos personales de ciudadanos de la UE, independientemente de su ubicación, debe cumplir el RGPD. Esto incluye a las empresas con sede fuera de la UE si ofrecen bienes o servicios a residentes de la UE o controlan su comportamiento. Dos funciones clave en virtud del RGPD son el "responsable del tratamiento", que determina la finalidad y los medios del tratamiento de los datos personales, y el "encargado del tratamiento", que trata los datos en nombre del responsable del tratamiento.

¿Qué datos están protegidos?

Como exploramos en el podcast DataFramed, el GDPR protege una amplia gama de datos personalescomo nombres, datos de contacto e identificadores en línea. También cubre los datos sensibles, como los datos biométricos, la información sanitaria y los orígenes raciales o étnicos, que requieren mayores niveles de protección. Las organizaciones deben asegurarse de que esta información sensible se procesa con garantías adicionales para proteger los derechos de privacidad de las personas.

Crear un marco de cumplimiento del GDPR

Para las organizaciones que requieren el cumplimiento del GDPR, hay varios factores que deben tenerse en cuenta:

Realizar una auditoría de datos

Un primer paso fundamental para crear un marco de cumplimiento del RGPD es realizar una auditoría de datos exhaustiva. Esto implica identificar todos los datos que recopila tu organización, cómo se almacenan, quién tiene acceso a ellos y cómo fluyen por los distintos sistemas. Documentar este proceso ayuda a garantizar el cumplimiento y te permite detectar las áreas que necesitan mejoras.

Nombrar a un Responsable de Protección de Datos (RPD)

En determinados casos, las organizaciones deben nombrar a un Delegado de Protección de Datos (DPO), especialmente si sus actividades principales implican el tratamiento a gran escala de datos personales. El RPD es responsable de supervisar la estrategia de protección de datos, garantizar el cumplimiento del RGPD y actuar como punto de contacto tanto para las autoridades como para los particulares en relación con las preocupaciones sobre la privacidad de los datos.

Pasos clave para garantizar el cumplimiento del GDPR

Aunque la implantación de una política GDPR requiere una consideración legal exhaustiva, hemos esbozado algunas de las áreas que tendrás que cubrir. Ten en cuenta que este artículo no constituye asesoramiento jurídico y sólo tiene carácter informativo.

Establecer la licitud del tratamiento de datos

Para cumplir el RGPD, las empresas deben establecer y documentar bases legales para el tratamiento de datos personales. Los fundamentos jurídicos habituales incluyen obtener el consentimiento explícito de las personas o demostrar que el tratamiento es necesario para intereses legítimos, como el cumplimiento de un contrato o de obligaciones legales.

Crear políticas de privacidad transparentes

El GDPR exige a las empresas que proporcionen políticas de privacidad claras y transparentes que informen a los usuarios sobre los datos recogidos, cómo se utilizarán y sus derechos en relación con sus datos personales. Un aviso de privacidad bien redactado debe indicar durante cuánto tiempo se almacenarán los datos, quién tendrá acceso a ellos y los procedimientos para las solicitudes de los interesados.

Gestionar los derechos de los usuarios según el GDPR

Según el GDPR, las personas tienen varios derechos fundamentales, como el derecho a acceder, rectificar, borrar y portar sus datos. Las organizaciones deben implantar procesos eficaces para responder a las solicitudes de los interesados en los plazos requeridos, garantizando que los usuarios puedan ejercer sus derechos sin obstáculos innecesarios.

Implantar una sólida gestión del consentimiento

Obtener y gestionar el consentimiento es una piedra angular del cumplimiento del GDPR. Las organizaciones deben asegurarse de que el consentimiento se da libremente, es específico, informado e inequívoco, a menudo mediante prácticas de doble inclusión. Además, las empresas deben mantener registros claros del consentimiento y permitir a los usuarios retirar fácilmente su consentimiento en cualquier momento.

Mantener la seguridad de los datos y la preparación ante las violaciones

Un aspecto crucial del cumplimiento del RGPD es saber qué hacer si algo sale mal, y cómo tratar la seguridad de los datos para evitar problemas de este tipo. q

Desarrollar un plan de respuesta a la violación de datos

Un sólido plan de respuesta a la violación de datos es esencial para cumplir el GDPR. Las organizaciones deben disponer de procedimientos para detectar, investigar y notificar las violaciones con prontitud, dentro del plazo requerido de 72 horas. Esto incluye notificar a las autoridades pertinentes y a los individuos afectados cuando sea necesario para mitigar el impacto de la violación.

Realización de Evaluaciones de Impacto sobre la Protección de Datos (EIPD)

Las Evaluaciones de Impacto sobre la Protección de Datos (EIPD) son necesarias cuando se inician nuevos proyectos que pueden afectar a la privacidad de los datos personales, sobre todo cuando el tratamiento entraña riesgos elevados. Las DPIA ayudan a identificar los posibles riesgos para la privacidad y proporcionan estrategias para mitigarlos, garantizando que la organización siga cumpliendo la normativa al tiempo que se minimiza el daño a las personas.

Actualizar periódicamente las medidas de seguridad de los datos

Para mantener el cumplimiento del GDPR, las empresas deben actualizar periódicamente sus prácticas de seguridad de datos para hacer frente a las amenazas emergentes. Las medidas de seguridad clave incluyen la encriptación de los datos personales, sólidos sistemas de control de acceso y garantizar que sólo el personal autorizado pueda acceder a la información sensible. Estos pasos ayudan a salvaguardar los datos contra el acceso no autorizado, la pérdida o el robo. Puedes aprender algunas de estas habilidades en Python a través de cursos como el Curso de Privacidad de Datos y Anonimización en Python.

Cumplimiento y gobernanza continuos del GDPR

El GDPR no es una simple política de un solo uso; requiere una supervisión y un perfeccionamiento continuos. Aquí tienes algunos consejos para estar al día. 

Documentación y responsabilidad

Mantener registros exhaustivos de todas las actividades de tratamiento es un componente clave del cumplimiento del RGPD. Esto incluye documentar los fines del tratamiento de datos, la base legal de cada actividad y cualquier tercero implicado en el tratamiento de datos personales. Un "diario GDPR" o registro de cumplimiento puede servir como valiosa prueba de los esfuerzos de cumplimiento de tu organización en caso de auditoría o investigación.

Formación del personal y sensibilización interna

La formación periódica del personal es esencial para garantizar que los empleados entienden los requisitos del RGPD y sus responsabilidades. DataCamp para empresas es la solución ideal para garantizar que todos los empleados de una organización estén al día en temas de privacidad de datos, seguridad de datos y cumplimiento del GDPR.

Con DataCamp For Business, las organizaciones tienen la flexibilidad de formar a sus empleados en cualquier tema de datos con cursos personalizados que se adaptan a empresas de todos los tamaños.

Una formación adecuada es crucial para los equipos que manejan datos sensibles, ya que deben conocer las prácticas adecuadas de protección de datos y las posibles consecuencias de su incumplimiento. Fomentar una cultura de privacidad y seguridad en toda la organización ayuda a minimizar los riesgos y garantiza el cumplimiento continuo. 

Las plataformas de formación como DataCamp for Business permiten a las organizaciones mejorar conocimientos sobre datos en cualquier ámbito de los datos, proporcionando un valor significativo tras los objetivos de formar a los empleados en el cumplimiento del GDPR y la seguridad de los datos.

Conclusión

Conseguir y mantener la conformidad con el RGPD es crucial para las empresas que manejan datos personales, especialmente las que interactúan con residentes de la UE. Siguiendo los pasos indicados: establecer un tratamiento legal de los datos, mantener la transparencia y dar prioridad a la seguridad de los datos, las organizaciones no sólo pueden cumplir el RGPD, sino también generar confianza con sus clientes. Las auditorías periódicas, la formación del personal y una documentación sólida garantizarán el cumplimiento continuado de los requisitos del RGPD, protegiendo tanto tu empresa como la privacidad de las personas. Empieza hoy mismo tu formación sobre el GDPR con el curso Curso de Fundamentos del RGPD y Privacidad de Datos.