Cómo crear un cuadro de mando en Excel en 3 sencillos pasos

¿Qué es un Cuadro de Mando Excel?

Un cuadro de mando es una representación visual compacta de los datos. Los cuadros de mando están diseñados para ser llamativos, fáciles de entender y concisos, para que los usuarios puedan extraer rápidamente información.

Los cuadros de mando pueden contener cifras brutas, tablas y gráficos. Sin embargo, los cuadros de mando se convierten en herramientas potentes cuando incorporan elementos visuales para enriquecer la información que transmiten, como por ejemplo mediante colores, gráficos y formato condicional.

¿Por qué son útiles los Cuadros de Mando de Excel?

Los cuadros de mando pueden utilizarse en casi todos los sectores y casos de uso empresarial. Son una herramienta para mejorar el proceso de toma de decisiones de la empresa y pueden realizar análisis de datos complejos. Puedes aprender más sobre cómo hacer análisis de datos en Excel o, más en general, en hojas de cálculo con uno de nuestros cursos.

He aquí algunas razones por las que los cuadros de mando son tan útiles en las organizaciones. Te permiten

• Haz un programa de seguimiento de los KPI.
• Realiza cálculos y análisis complejos.
• Promover la toma de decisiones basada en datos.
• Diagnosticar, investigar y resolver problemas empresariales.
• Explora escenarios para la previsión y planificación empresarial.

Antes de crear un Cuadro de Mando Excel

Para crear cuadros de mando de alto valor que la gente de tu organización utilice realmente, empieza primero por una estrategia. Necesitas saber de antemano por qué estás construyendo este cuadro de mando, para quién lo estás construyendo, cómo se construirá y cómo lo distribuirás a tus usuarios.

El proceso de la estrategia del cuadro de mando puede resumirse en estos cinco componentes principales:

• Propósito
• Audiencia
• Datos
• Disposición
• Distribución

Imagen del autor

Saber todo esto antes de empezar a construir tu panel de control te ahorrará más tiempo y dolores de cabeza más adelante, porque construirás lo que realmente se necesita y podrás evitar entrar en el infierno de las revisiones o recibir comentarios negativos porque construiste algo que la empresa no necesitaba realmente.

La claridad es tu mejor amiga cuando construyes cuadros de mando. Repasemos cómo puedes ganar claridad con estos componentes de la estrategia del cuadro de mando.

Propósito

Ten claro por qué necesitas este cuadro de mando: ¿cuáles son los objetivos? ¿Este cuadro de mandos responde a una pregunta empresarial específica o resuelve un problema concreto?

A veces, los departamentos de una organización pueden tener ya uno o varios objetivos en mente para el cuadro de mandos. Puede que tengan una tarea que realizar y sepan que un cuadro de mando les ayudaría a hacer mejor su trabajo. 

Sin embargo, otras veces los usuarios empresariales ni siquiera saben que un enfoque basado en datos es posible o útil para ellos. En estos casos, puede que tú o tu jefe tengáis que buscar posibles áreas en las que un cuadro de mando pueda añadir valor a la empresa y proponerlo como solución. Aquí es aún más importante definir claramente la finalidad y los objetivos del cuadro de mando antes de empezar a construirlo.

Audiencia

En este paso, identificas a quién va dirigido este cuadro de mando. Averigua quién es tu público objetivo y cuáles son sus objetivos cuando miran el panel de control. ¿Es para directores financieros orientados al detalle que quieren ver muchos detalles o para ejecutivos de nivel C que sólo quieren una visión general de alto nivel de los KPI del negocio?

Conocer a tu público es un requisito previo importante para responder a las preguntas de las siguientes secciones de tu estrategia de panel de control.

Datos

¿Qué datos vas a utilizar? ¿Los datos ya están disponibles en una base de datos o en un archivo plano que puedes importar simplemente a Excel para tu panel de control? ¿O necesitas primero extraer y preparar los datos?

Comprende también cuántos datos se necesitan. ¿Necesitas grandes cantidades de datos históricos, o estás tratando con acontecimientos más recientes?

¿Hay que limpiar y transformar los datos antes de construir el cuadro de mando? ¿Necesitas comprobar si hay errores o eliminar duplicados? Éste suele ser el caso de los datos recién extraídos, y los datos obtenidos de una base de datos normalmente ya estarían transformados y listos para usar.

¿Con qué frecuencia deben actualizarse los datos y el cuadro de mando? Los archivos planos suelen dar lugar a cuadros de mando estáticos, mientras que las conexiones a bases de datos mediante ODBC pueden actualizarse cuando sea necesario y dar lugar a cuadros de mando dinámicos.

Disposición

En esta fase puedes identificar el mejor diseño para tu panel de control. Las fases anteriores de la estrategia del cuadro de mandos informarán este paso. Ya sabes por qué estás creando el cuadro de mando, para quién es y los detalles sobre los datos que se utilizarán.

• Propósito: basándote en los objetivos que has identificado en este paso, ya sabes en qué debes centrarte al diseñar el cuadro de mandos: éstas son las métricas, los KPI y los datos principales que deben mostrarse en el cuadro de mandos.
• Audiencia: como sabes para quién es el panel de control, sabes cuál es el mejor diseño para ellos. Por ejemplo, puedes incorporar un montón de tablas y hojas adicionales para la gente orientada a los detalles o elementos visuales rápidos y llamativos para los ejecutivos de nivel C.
• Datos: como sabes más sobre los datos necesarios para el cuadro de mando, puedes determinar el mejor método para importar los datos y si necesitas hacer consideraciones especiales para mostrar grandes volúmenes de datos en el cuadro de mando.

Además, determina si el cuadro de mando necesita elementos interactivos para que los usuarios puedan explorar los datos y diagnosticar e investigar por sí mismos posibles problemas empresariales. O, si el tablero se va a utilizar para crear presentaciones de PowerPoint, puede ser más estático.

Distribución

¿Cómo compartirás el panel de Excel con el público al que va dirigido? Hay algunas opciones para compartir archivos Excel, como adjuntarlos a un correo electrónico, guardarlos en una carpeta compartida de OneDrive o exportarlos a un PDF.

Ten en cuenta que estos métodos (excepto la exportación a PDF) permiten a los usuarios editar el panel de control y los datos. Si no quieres que nadie pueda hacer cambios, puedes proteger el libro de trabajo y bloquear las celdas mediante una contraseña. O, fuerzas al libro de trabajo a abrirse en modo sólo lectura.

Buenas prácticas de diseño de cuadros de mando en Excel

Sigue estas sencillas buenas prácticas al diseñar y crear tu panel de control:

• Hazlo sencillo: elige gráficos sencillos y elementos de diseño simples para tu panel de control. Esto te ayudará a centrarte en lo importante.
• No abarrotes el cuadro de mandos: no intentes llenar todos los espacios disponibles con elementos visuales, datos o colores. Cuanto más abarrotado está el salpicadero, menos información transmite, porque se convierte en un lío confuso. Da a cada elemento de tu salpicadero espacio para respirar.
• La regla de los cinco segundos: es una regla general de diseño. En el contexto de los cuadros de mando de Excel, debes ser capaz de transmitir la información de mayor valor e impacto en cinco segundos. Esto requiere una comunicación periódica con los usuarios de la empresa para determinar qué tipos de información son más relevantes e importantes para ellos y para garantizar que se ajusta a la finalidad descrita anteriormente.
• Utiliza los colores con prudencia: los colores deben utilizarse con moderación y lo ideal es que transmitan algún significado.
• Por ejemplo, utilizar un conjunto específico de colores para denotar diferentes categorías en todos los elementos visuales del panel de control.
• O se pueden utilizar colores "robot" para denotar valores buenos y malos.
• Utiliza siempre paletas de colores aptas para daltónicos: el rojo y el verde son los dos colores más problemáticos, sobre todo cuando se utilizan juntos
• Utiliza paneles de congelación para las tablas grandes para mejorar la legibilidad
• Mantén la coherencia (colores, diseño, formato, etc.): si utilizas un color determinado en un cuadro de mando para indicar un valor "bueno", asegúrate de utilizar ese color con el mismo fin en otros cuadros de mando. Si lo haces, los futuros cuadros de mando serán más intuitivos y fáciles de entender.

Guía paso a paso para crear un Cuadro de Mando Excel

Esta guía paso a paso te lleva a través del proceso de cómo crear un cuadro de mando Excel desde cero. Si quieres seguir este tutorial, puedes encontrar el conjunto de datos en DataCamp Workspaces.

Si ya te sientes bastante cómodo con Excel, consulta este curso intermedio de hojas de cálculo en DataCamp. Luego vuelve aquí para ver si puedes construir un cuadro de mando aún más potente con estos datos.

En este escenario ficticio, imagina que trabajas para una empresa de servicios financieros. Tu tarea consiste en ayudar al departamento de marketing a comprender mejor el rendimiento de sus campañas, en particular de la más reciente. Te han enviado los datos en un archivo CSV y te han pedido que les prepares un cuadro de mando. 

Concretamente, les gustaría responder a estas preguntas con este cuadro de mandos:

• ¿Cuál fue el rendimiento global de la campaña? En otras palabras, ¿cuántas personas se apuntaron al producto?
• ¿Cuál es el perfil demográfico de las personas con las que se contactó durante la campaña? ¿Difiere el perfil de los que se inscribieron con éxito en el producto de los que no lo hicieron?
• ¿Influye el número de contactos en la probabilidad de que una persona se suscriba al producto?

Abre un libro de Excel en blanco y empieza creando dos hojas llamadas "Datos" y "Cuadro de mando".

1. Importa

Como el equipo de marketing nos envió un archivo CSV estático, lo importaremos a nuestro libro de Excel copiándolo y pegándolo en la hoja "Datos".

También he seleccionado "Formato como tabla" para que Excel considere este conjunto de datos como una tabla. Además de hacer que los datos tengan un aspecto agradable, también añade algunas funciones, como hacer referencia a los encabezados de columna por su nombre en las fórmulas (en lugar de hacer referencia a la letra de la columna).

Imagen del autor - captura de pantalla de Microsoft Excel

Ten en cuenta que puedes encontrar todos los demás controles que intervienen en la importación de datos en la pestaña "Datos" de la cinta.

2. Transformar y calcular

Durante este paso, transformarás, prepararás y limpiarás tus datos, para que estén listos para su uso en el panel de control. También deberías dedicar algo de tiempo a los cálculos que necesitarás para tus cuadros de mando. Excel tiene cientos de funciones y fórmulas que puedes utilizar para construir los cálculos que necesites. 

Estas fórmulas son potentes y flexibles, pero pueden resultar muy abrumadoras cuando acabas de empezar. Consulta nuestro tutorial sobre las fórmulas básicas de Excel para todos.

3. Construye

Por fin hemos llegado a la fase de construcción del salpicadero. Tienes que elegir qué elementos visuales utilizarás en tu cuadro de mando para alcanzar los objetivos que te propusiste al principio. Tenemos un curso sobre cómo crear visualizaciones de datos atractivas en hojas de cálculo, que es un buen lugar para empezar a aprender.

Este cuadro de mandos tiene tres elementos principales basados en los objetivos que nos marcó el departamento de marketing. Estos son:

• Ofrece una instantánea rápida del rendimiento general de la campaña: aquí, mostraremos estas métricas como números para que los usuarios puedan verlas rápidamente.
• Crea gráficos que muestren el perfil de cliente de los que se inscribieron frente a los que no lo hicieron: para ello, podemos utilizar un gráfico de barras horizontales, ya que mostraremos las categorías de algunas características demográficas de nuestros datos.
• Crea gráficos que muestren cómo afectan los contactos a la tasa de éxito: para ello, podemos utilizar una mezcla de gráfico de líneas y gráfico de barras verticales.

No vamos a repasar cómo crear cada gráfico en Excel, ya que es bastante repetitivo. Sin embargo, éste es el proceso que seguirías normalmente:

• Crea una nueva hoja para el gráfico que quieras
• Inserta una tabla dinámica desde la pestaña "Insertar" de la cinta de opciones. Introduce el nombre de la tabla o el rango donde se encuentran los datos, y aparecerá un panel a la derecha en el que puedes añadir columnas, filas, valores y filtros a tu Tabla dinámica. Tenemos un curso sobre Tablas Dinámicas que puedes seguir si quieres aprender a dominarlas para tus cuadros de mando.

Imagen del autor - captura de pantalla de Microsoft Excel

• A continuación, puedes insertar un gráfico basado en la Tabla dinámica. Haz clic con el botón derecho en el gráfico que has añadido y selecciona "Formatear área del gráfico" para ajustar las opciones de formato.
• Cuando estés satisfecho con el aspecto de tu gráfico, haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona "Cortar". Luego pégalo en tu tablero. A partir de ahora, la información de la Tabla Dinámica impulsa el gráfico, así que ten cuidado si necesitas hacer algún cambio en la Tabla Dinámica o en los datos. Puedes ocultar las hojas en las que están las Tablas Dinámicas para mantener ordenado el Libro de Excel.

Aquí tienes el resultado final del ejemplo de cuadro de mando Excel que hemos creado. Puedes utilizarlo como inspiración para crear tus propios cuadros de mando.

Imagen del autor - captura de pantalla de Microsoft Excel

Empieza hoy mismo a crear cuadros de mando en Excel

Ahora que sabes cómo crear un cuadro de mando en Excel, deberías tener confianza para presentar tus datos con impacto. Tanto si empiezas con una simple tabla de Excel o una fuente de datos, puedes utilizar las habilidades aprendidas aquí para convertir los datos brutos en algo significativo. 

Aprende más sobre Análisis de Datos en Excel con nuestro curso, o explora temas tan diversos como modelización financiera y análisis de marketing utilizando hojas de cálculo.