Comment créer un tableau de bord dans Excel en 3 étapes faciles

Qu'est-ce qu'un tableau de bord Excel ?

Un tableau de bord est une représentation visuelle compacte de données. Les tableaux de bord sont conçus pour être attrayants, faciles à comprendre et concis afin que les utilisateurs puissent rapidement en tirer des informations.

Les tableaux de bord peuvent contenir des chiffres bruts, des tableaux et des graphiques. Cependant, les tableaux de bord deviennent des outils puissants lorsqu'ils intègrent des éléments visuels pour enrichir les informations qu'ils transmettent, par exemple au moyen de couleurs, de graphiques et de formatage conditionnel.

Pourquoi les tableaux de bord Excel sont-ils utiles ?

Les tableaux de bord peuvent être utilisés dans presque tous les secteurs d'activité et tous les cas d'utilisation. Ils constituent un outil permettant d'améliorer le processus décisionnel de l'entreprise et peuvent effectuer des analyses de données complexes. Vous pouvez en apprendre davantage sur l'analyse des données dans Excel ou, plus généralement, dans les feuilles de calcul, en suivant l'un de nos cours.

Voici quelques raisons pour lesquelles les tableaux de bord sont si utiles dans les organisations. Ils vous permettent de :

• Coulez les indicateurs de performance clés.
• Effectuer des calculs et des analyses complexes.
• Promouvoir une prise de décision fondée sur des données.
• Diagnostiquer, étudier et résoudre les problèmes de l'entreprise.
• Explorer des scénarios pour les prévisions et la planification des entreprises.

Avant de créer un tableau de bord Excel

Pour créer des tableaux de bord de grande valeur que les membres de votre organisation utiliseront réellement, commencez par élaborer une stratégie. Vous devez savoir à l'avance pourquoi vous construisez ce tableau de bord, pour qui vous le construisez, comment il sera construit et comment vous le distribuerez à vos utilisateurs.

Le processus de stratégie du tableau de bord peut être résumé en cinq éléments principaux :

• Objectif
• Audience
• Data
• Mise en page
• Distribution

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En sachant tout cela avant de commencer à construire votre tableau de bord, vous gagnerez du temps et vous vous épargnerez des maux de tête par la suite, car vous construirez ce qui est réellement nécessaire et vous éviterez d'entrer dans l'enfer des révisions ou de recevoir des commentaires négatifs parce que vous avez construit quelque chose dont l'entreprise n'avait pas réellement besoin.

La clarté est votre meilleure amie lors de l'élaboration de tableaux de bord. Voyons comment vous pouvez gagner en clarté grâce à ces éléments de la stratégie du tableau de bord.

Objectif

Expliquez clairement pourquoi vous avez besoin de ce tableau de bord - quels sont les objectifs ? Ce tableau de bord répond-il à une question professionnelle spécifique ou résout-il un problème particulier ?

Il arrive que les services d'une organisation aient déjà un ou plusieurs objectifs en tête pour le tableau de bord. Ils peuvent avoir une tâche à accomplir et savoir qu'un tableau de bord les aiderait à mieux faire leur travail. 

Cependant, dans d'autres cas, les utilisateurs professionnels ne savent même pas qu'une approche fondée sur les données est possible ou utile pour eux. Dans ce cas, vous ou votre responsable devrez peut-être rechercher les domaines dans lesquels un tableau de bord peut apporter une valeur ajoutée à l'entreprise et le proposer comme solution. Il est d'autant plus important de définir clairement l'objet et les objectifs du tableau de bord avant de commencer à le construire.

Audience

Dans cette étape, vous identifiez à qui ce tableau de bord est destiné. Découvrez qui est votre public cible et quels sont ses objectifs lorsqu'il consulte le tableau de bord. S'agit-il d'un outil destiné aux responsables financiers soucieux des détails ou aux cadres de haut niveau qui souhaitent simplement avoir une vue d'ensemble des indicateurs clés de performance de l'entreprise ?

Connaître votre public est une condition préalable importante pour répondre aux questions des prochaines sections de votre stratégie de tableau de bord.

Data

Quelles données allez-vous utiliser ? Les données sont-elles déjà disponibles dans une base de données ou un fichier plat que vous pouvez simplement importer dans Excel pour votre tableau de bord ? Ou devez-vous d'abord extraire et préparer les données ?

Comprenez également la quantité de données dont vous avez besoin. Avez-vous besoin de grandes quantités de données historiques ou avez-vous affaire à des événements plus récents ?

Les données doivent-elles être nettoyées et transformées avant que vous puissiez créer le tableau de bord ? Avez-vous besoin de vérifier les erreurs ou de supprimer les doublons ? C'est généralement le cas pour les données nouvellement extraites, et les données obtenues à partir d'une base de données sont généralement déjà transformées et prêtes à être utilisées.

À quelle fréquence les données et le tableau de bord doivent-ils être mis à jour ? Les fichiers plats ont tendance à produire des tableaux de bord statiques, tandis que les connexions aux bases de données utilisant ODBC peuvent être mises à jour en cas de besoin et produire des tableaux de bord dynamiques.

Mise en page

À ce stade, vous pouvez déterminer la meilleure présentation pour votre tableau de bord. Les étapes précédentes de la stratégie du tableau de bord serviront de base à cette étape. Vous savez déjà pourquoi vous créez le tableau de bord, à qui il est destiné et quels sont les détails des données qui seront utilisées.

• Objectif - sur la base des objectifs que vous avez identifiés à cette étape, vous savez sur quoi vous devez vous concentrer lors de la conception du tableau de bord - il s'agit des mesures, des indicateurs clés de performance et des éléments d'information essentiels qui doivent figurer dans le tableau de bord.
• Audience - puisque vous savez à qui s'adresse le tableau de bord, vous savez quelle est la meilleure présentation pour eux. Par exemple, vous pouvez incorporer de nombreux tableaux et feuilles supplémentaires pour les personnes soucieuses du détail ou des images rapides et accrocheuses pour les cadres de haut niveau.
• Données - puisque vous en savez plus sur les données nécessaires au tableau de bord, vous pouvez déterminer la meilleure méthode d'importation des données et si vous devez tenir compte de considérations particulières pour l'affichage de grands volumes de données sur le tableau de bord.

Déterminez également si le tableau de bord a besoin d'éléments interactifs pour que les utilisateurs puissent explorer les données et diagnostiquer et étudier eux-mêmes les éventuels problèmes de l'entreprise. Si le tableau de bord est utilisé pour créer des présentations PowerPoint, il peut être plus statique.

Distribution

Comment allez-vous partager le tableau de bord Excel avec votre public cible ? Il existe plusieurs options pour partager des fichiers Excel : les joindre à un courriel, les enregistrer dans un dossier OneDrive partagé ou les exporter au format PDF.

N'oubliez pas que ces méthodes (à l'exception de l'exportation au format PDF) permettent aux utilisateurs de modifier le tableau de bord et les données. Si vous souhaitez que personne ne puisse effectuer de modifications, vous pouvez protéger le classeur et verrouiller les cellules à l'aide d'un mot de passe. Ou vous forcez le classeur à s'ouvrir en mode lecture seule.

Meilleures pratiques en matière de conception de tableaux de bord Excel

Suivez ces bonnes pratiques simples lorsque vous concevez et créez votre tableau de bord :

• Restez simple - choisissez des graphiques et des éléments de conception simples pour votre tableau de bord. Cela vous aidera à vous concentrer sur ce qui est important.
• Ne surchargez pas le tableau de bord - n'essayez pas de remplir chaque espace disponible avec des images, des données ou des couleurs. Plus le tableau de bord est encombré, moins il transmet d'informations, car il devient un fouillis confus. Donnez à chaque élément de votre tableau de bord la possibilité de respirer.
• La règle des cinq secondes - il s'agit d'une règle générale de conception. Dans le contexte des tableaux de bord Excel, vous devez être en mesure de transmettre les informations les plus importantes et les plus percutantes en cinq secondes. Cela nécessite une communication régulière avec les utilisateurs professionnels afin de déterminer quels types d'informations sont les plus pertinents et les plus importants pour eux et de s'assurer qu'ils s'alignent sur l'objectif décrit ci-dessus.
• Utilisez les couleurs à bon escient - les couleurs doivent être utilisées avec parcimonie et doivent idéalement être porteuses de sens.
• Par exemple, l'utilisation d'un ensemble spécifique de couleurs pour désigner différentes catégories dans tous les éléments visuels du tableau de bord.
• Les couleurs "robot" peuvent également être utilisées pour indiquer les bonnes et les mauvaises valeurs.
• Utilisez toujours des palettes de couleurs adaptées aux daltoniens - le rouge et le vert sont les deux couleurs les plus problématiques, surtout lorsqu'elles sont utilisées ensemble.
• Utilisez des fenêtres de gel pour les tableaux de grande taille afin d'améliorer la lisibilité.
• Restez cohérent (couleurs, mise en page, formatage, etc.) - si vous utilisez une couleur particulière dans un tableau de bord pour indiquer une "bonne" valeur, veillez à utiliser cette couleur pour la même raison dans d'autres tableaux de bord. Cela rendra les futurs tableaux de bord plus intuitifs et plus faciles à comprendre.