Wie man ein Dashboard in Excel in 3 einfachen Schritten erstellt

Was ist ein Excel-Dashboard?

Ein Dashboard ist eine kompakte visuelle Darstellung von Daten. Dashboards sollen auffällig, leicht verständlich und übersichtlich sein, damit die Nutzer schnell Erkenntnisse gewinnen können.

Dashboards können rohe Zahlen, Tabellen und Diagramme enthalten. Dashboards werden jedoch zu leistungsstarken Instrumenten, wenn sie visuelle Elemente enthalten, um die Informationen, die sie vermitteln, zu bereichern, z. B. durch Farben, Diagramme und bedingte Formatierungen.

Warum sind Excel-Dashboards nützlich?

Dashboards können in fast allen Branchen und Geschäftsbereichen eingesetzt werden. Sie sind ein Instrument zur Verbesserung der Entscheidungsfindung im Unternehmen und können komplexe Datenanalysen durchführen. In unseren Kursen erfährst du mehr darüber, wie du Daten in Excel oder allgemeiner in Tabellenkalkulationen analysieren kannst.

Hier sind ein paar Gründe, warum Dashboards in Unternehmen so nützlich sind. Sie ermöglichen es dir:

• Lernpfad: KPIs
• Führe komplexe Berechnungen und Analysen durch.
• Fördern Sie datengestützte Entscheidungen.
• Diagnostiziere, untersuche und löse Geschäftsprobleme.
• Erforsche Szenarien für die Geschäftsprognose und -planung.

Vor der Erstellung eines Excel-Dashboards

Um hochwertige Dashboards zu erstellen, die von den Mitarbeitern deines Unternehmens tatsächlich genutzt werden, musst du zunächst eine Strategie entwickeln. Du musst im Voraus wissen, warum du dieses Dashboard erstellst, für wen du es erstellst, wie es erstellt wird und wie du es an deine Nutzer/innen verteilst.

Der Dashboard-Strategieprozess lässt sich in diese fünf Hauptkomponenten zusammenfassen:

• Zweck
• Publikum
• Daten
• Layout
• Vertrieb

Bild des Autors

Wenn du das alles weißt, bevor du mit der Erstellung deines Dashboards beginnst, sparst du dir später mehr Zeit und Kopfschmerzen, weil du nur das erstellst, was tatsächlich benötigt wird, und vermeiden kannst, dass du in die Revisionshölle kommst oder negatives Feedback bekommst, weil du etwas erstellt hast, das das Unternehmen eigentlich nicht braucht.

Klarheit ist dein bester Freund bei der Erstellung von Dashboards. Sehen wir uns an, wie du mit diesen Komponenten der Dashboard-Strategie Klarheit gewinnen kannst.

Zweck

Sei dir darüber im Klaren, warum du dieses Dashboard brauchst - was sind deine Ziele? Beantwortet dieses Dashboard eine bestimmte Geschäftsfrage oder löst es ein bestimmtes Problem?

Manchmal haben die Abteilungen in einer Organisation bereits ein oder mehrere Ziele für das Dashboard im Kopf. Sie haben vielleicht eine Aufgabe zu erledigen und wissen, dass ein Dashboard ihnen helfen würde, ihre Arbeit besser zu erledigen. 

In anderen Fällen wissen die Geschäftskunden jedoch nicht, dass ein datengesteuerter Ansatz überhaupt möglich oder sinnvoll ist. In diesen Fällen müssen du oder dein/e Vorgesetzte/r nach möglichen Bereichen Ausschau halten, in denen ein Dashboard einen Mehrwert für das Unternehmen bringen kann, und es als Lösung vorschlagen. Hier ist es noch wichtiger, den Zweck und die Ziele des Dashboards klar zu definieren, bevor du mit dem Aufbau beginnst.

Publikum

In diesem Schritt bestimmst du, für wen das Dashboard gedacht ist. Finde heraus, wer deine Zielgruppe ist und welche Ziele sie verfolgt, wenn sie sich das Dashboard ansieht. Ist es für detailorientierte Finanzmanager, die viele Einzelheiten sehen wollen, oder für C-Level-Führungskräfte, die nur einen Überblick über die KPIs des Unternehmens auf höchster Ebene wollen?

Die Kenntnis deiner Zielgruppe ist eine wichtige Voraussetzung für die Beantwortung der Fragen in den nächsten Abschnitten deiner Dashboard-Strategie.

Daten

Welche Daten wirst du verwenden? Sind die Daten bereits in einer Datenbank oder einer flachen Datei vorhanden, die du einfach in Excel für dein Dashboard importieren kannst? Oder musst du die Daten erst extrahieren und aufbereiten?

Verstehe auch, wie viele Daten benötigt werden. Benötigst du große Mengen an historischen Daten oder geht es um aktuellere Ereignisse?

Müssen die Daten bereinigt und umgewandelt werden, bevor du das Dashboard erstellen kannst? Musst du nach Fehlern suchen oder Duplikate entfernen? Dies ist in der Regel bei neu gewonnenen Daten der Fall. Daten, die aus einer Datenbank stammen, sind in der Regel bereits umgewandelt und einsatzbereit.

Wie oft müssen die Daten und das Dashboard aktualisiert werden? Flache Dateien führen eher zu statischen Dashboards, während Datenbankverbindungen mit ODBC bei Bedarf aktualisiert werden können und zu dynamischen Dashboards führen.

Layout

In diesem Stadium kannst du das beste Layout für dein Dashboard bestimmen. Die vorherigen Phasen der Dashboard-Strategie werden diesen Schritt beeinflussen. Du weißt bereits, warum du das Dashboard erstellst, für wen es gedacht ist und welche Daten verwendet werden sollen.

• Zweck: Anhand der Ziele, die du in diesem Schritt ermittelt hast, weißt du, worauf du dich bei der Gestaltung des Dashboards konzentrieren solltest - das sind die Kennzahlen, KPIs und Kerninformationen, die auf dem Dashboard angezeigt werden sollen.
• Zielgruppe - da du weißt, für wen das Dashboard gedacht ist, kennst du auch das beste Layout für sie. Du kannst z.B. viele Tabellen und Extrablätter für die detailorientierten Leute einbauen oder schnelle, auffällige Grafiken für die Führungskräfte.
• Daten - da du mehr über die Daten weißt, die für das Dashboard benötigt werden, kannst du die beste Methode für den Datenimport bestimmen und feststellen, ob du besondere Überlegungen für die Anzeige großer Datenmengen auf dem Dashboard anstellen musst.

Bestimme auch, ob das Dashboard interaktive Elemente braucht, damit die Nutzer die Daten erkunden und mögliche Geschäftsprobleme selbst diagnostizieren und untersuchen können. Wenn das Dashboard für die Erstellung von PowerPoint-Präsentationen verwendet werden soll, kann es auch statischer sein.

Vertrieb

Wie wirst du das Excel-Dashboard mit deinem Zielpublikum teilen? Es gibt einige Möglichkeiten, Excel-Dateien zu teilen, wie z.B. das Anhängen an eine E-Mail, das Speichern in einem gemeinsamen OneDrive-Ordner oder das Exportieren in ein PDF.

Bedenke, dass diese Methoden (mit Ausnahme des Exports ins PDF-Format) den Nutzern die Möglichkeit geben, das Dashboard und die Daten zu bearbeiten. Wenn du nicht möchtest, dass jemand Änderungen vornehmen kann, kannst du die Arbeitsmappe schützen und die Zellen mit einem Kennwort sperren. Oder du erzwingst, dass die Arbeitsmappe im schreibgeschützten Modus geöffnet wird.

Excel Dashboard Design Best Practices

Befolge diese einfachen Best Practices, wenn du dein Dashboard entwirfst und erstellst:

• Halte es einfach - wähle einfache Diagramme und einfache Designelemente für dein Dashboard. Das hilft dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
• Überfülle das Dashboard nicht - versuche nicht, jeden verfügbaren Platz mit Grafiken, Daten oder Farben zu füllen. Je überfüllter das Armaturenbrett ist, desto weniger Informationen vermittelt es, weil es zu einem verwirrenden Durcheinander wird. Gib jedem Element auf deinem Armaturenbrett Raum zum Atmen.
• Die Fünf-Sekunden-Regel - das ist eine allgemeine Gestaltungsregel. Im Zusammenhang mit Excel-Dashboards solltest du in der Lage sein, die wichtigsten Informationen innerhalb von fünf Sekunden zu vermitteln. Dies erfordert eine regelmäßige Kommunikation mit den Geschäftsnutzern, um festzustellen, welche Arten von Informationen für sie am relevantesten und wichtigsten sind und um sicherzustellen, dass sie mit dem oben beschriebenen Zweck übereinstimmen.
• Setze Farben klug ein - Farben sollten sparsam eingesetzt werden und idealerweise auch eine Bedeutung haben.
• Zum Beispiel die Verwendung einer bestimmten Farbpalette zur Kennzeichnung verschiedener Kategorien in allen Grafiken des Dashboards
• Oder es können "Roboter"-Farben verwendet werden, um gute und schlechte Werte zu kennzeichnen.
• Verwende immer farbenblindheitsfreundliche Farbpaletten - Rot und Grün sind die beiden problematischsten Farben, besonders wenn sie zusammen verwendet werden
• Verwende Freeze-Panels für große Tabellen, um die Lesbarkeit zu verbessern
• Bleib konsistent (Farben, Layout, Formatierung usw.) - wenn du in einem Dashboard eine bestimmte Farbe verwendest, um einen "guten" Wert zu kennzeichnen, dann achte darauf, dass du diese Farbe auch in anderen Dashboards für denselben Zweck verwendest. Auf diese Weise werden zukünftige Dashboards intuitiver und leichter zu verstehen.