Como criar um painel no Excel em 3 etapas fáceis

O que é um painel do Excel?

Um painel é uma representação visual compacta dos dados. Os painéis são projetados para serem atraentes, fáceis de entender e concisos, para que os usuários possam extrair informações rapidamente.

Os painéis podem conter números brutos, tabelas e gráficos. No entanto, os painéis se tornam ferramentas poderosas quando incorporam elementos visuais para enriquecer as informações que transmitem, como cores, gráficos e formatação condicional.

Por que os painéis do Excel são úteis?

Os painéis podem ser usados em quase todos os setores e casos de uso comercial. Eles são uma ferramenta para aprimorar o processo de tomada de decisões da empresa e podem realizar análises de dados complexas. Você pode aprender mais sobre como fazer análise de dados no Excel ou, de modo mais geral, em planilhas, com um de nossos cursos.

Aqui estão alguns motivos pelos quais os painéis são tão úteis nas organizações. Eles permitem que você:

• Acompanhe os KPIs.
• Realizar cálculos e análises complexas.
• Promover a tomada de decisões orientada por dados.
• Diagnosticar, investigar e resolver problemas de negócios.
• Explore cenários para previsão e planejamento de negócios.

Antes de criar um painel do Excel

Para criar painéis de alto valor que as pessoas em sua organização realmente usem, primeiro comece com uma estratégia. Você precisa saber de antemão por que está criando esse painel, para quem está criando, como ele será criado e como será distribuído aos seus usuários.

O processo de estratégia do painel pode ser resumido nestes cinco componentes principais:

• Finalidade
• Público
• Dados
• Layout
• Distribuição

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Saber tudo isso antes de começar a criar seu painel poupará mais tempo e dores de cabeça mais tarde, porque você criará o que é realmente necessário e poderá evitar entrar no inferno das revisões ou receber feedback negativo porque criou algo que a empresa não precisava.

A clareza é sua melhor amiga ao criar painéis. Vamos analisar como você pode obter clareza com esses componentes da estratégia do painel.

Finalidade

Seja claro sobre por que você precisa desse painel - quais são os objetivos? Esse painel está respondendo a uma pergunta comercial específica ou resolvendo um problema específico?

Às vezes, os departamentos de uma organização podem já ter uma ou mais metas em mente para o painel. Eles podem ter uma tarefa a ser concluída e saber que um painel os ajudaria a fazer melhor seu trabalho. 

No entanto, outras vezes os usuários corporativos não sabem que uma abordagem orientada por dados é possível ou útil para eles. Nesses casos, você ou seu gerente talvez precisem procurar possíveis áreas em que um painel possa agregar valor ao negócio e propô-lo como solução. Aqui é ainda mais importante definir claramente a finalidade e os objetivos do painel antes de você começar a criá-lo.

Público

Nesta etapa, você identifica a quem esse painel se destina. Descubra quem é seu público-alvo e quais são seus objetivos quando olham para o painel. É para gerentes financeiros detalhistas que querem ver muitos detalhes ou para executivos de nível C que querem apenas uma visão geral de alto nível dos KPIs da empresa?

Conhecer o seu público-alvo é um pré-requisito importante para responder às perguntas das próximas seções da sua estratégia de painel.

Dados

Quais dados você usará? Os dados já estão disponíveis em um banco de dados ou em um arquivo simples que você pode simplesmente importar para o Excel para o seu painel? Ou você precisa primeiro extrair e preparar os dados?

Além disso, entenda quantos dados são necessários. Você precisa de grandes quantidades de dados históricos ou está lidando com eventos mais recentes?

Os dados precisam ser limpos e transformados antes que você possa criar o painel? Você precisa verificar se há erros ou remover duplicatas? Geralmente, esse é o caso de dados recém-extraídos, e os dados obtidos de um banco de dados normalmente já estariam transformados e prontos para uso.

Com que frequência os dados e o painel precisam ser atualizados? Os arquivos simples tendem a gerar painéis estáticos, enquanto as conexões de banco de dados usando ODBC podem ser atualizadas quando necessário e gerar painéis dinâmicos.

Layout

Nessa etapa, você pode identificar o melhor layout para o seu painel. As etapas anteriores da estratégia do painel informarão essa etapa. Você já sabe por que está criando o painel, para quem ele se destina e os detalhes sobre os dados que serão usados.

• Propósito - com base nas metas que você identificou nesta etapa, você sabe no que deve se concentrar ao projetar o painel - essas são as métricas, os KPIs e as principais informações que devem ser mostradas no painel.
• Público - como você sabe para quem é o painel, você sabe qual é o melhor layout para ele. Por exemplo, você pode incorporar muitas tabelas e planilhas extras para as pessoas que se preocupam com detalhes ou recursos visuais rápidos e atraentes para os executivos de nível C.
• Dados - como você sabe mais sobre os dados necessários para o painel, pode determinar o melhor método para importar os dados e se precisa fazer considerações especiais para exibir grandes volumes de dados no painel.

Além disso, determine se o painel precisa de elementos interativos para que os usuários possam explorar os dados e diagnosticar e investigar possíveis problemas de negócios por conta própria. Ou, se o painel for usado para criar apresentações em PowerPoint, ele pode ser mais estático.

Distribuição

Como você compartilhará o painel do Excel com o público-alvo? Há algumas opções para compartilhar arquivos do Excel, como anexá-los a um e-mail, salvá-los em uma pasta compartilhada do OneDrive ou exportá-los para um PDF.

Lembre-se de que esses métodos (exceto a exportação para PDF) permitem que os usuários editem o painel e os dados. Se não quiser que ninguém possa fazer alterações, você pode proteger a pasta de trabalho e bloquear as células usando uma senha. Ou você força a pasta de trabalho a abrir no modo somente leitura.

Práticas recomendadas de design de painel do Excel

Siga estas práticas recomendadas simples quando você projetar e criar seu painel:

• Mantenha a simplicidade - escolha gráficos simples e elementos de design simples para seu painel. Isso ajudará você a manter o foco no que é importante.
• Não sobrecarregue o painel - não tente preencher todos os espaços disponíveis com recursos visuais, dados ou cores. Quanto mais lotado for o painel, menos informações ele transmite, pois se torna uma bagunça confusa. Dê a cada elemento do seu painel espaço para respirar.
• A regra dos cinco segundos - essa é uma regra geral de design. No contexto dos painéis do Excel, você deve ser capaz de transmitir as informações de maior valor e impacto em cinco segundos. Isso requer comunicação regular com os usuários corporativos para determinar quais tipos de informações são mais relevantes e importantes para eles e para garantir que estejam alinhadas com o objetivo descrito acima.
• Use as cores com sabedoria - as cores devem ser usadas com moderação e, idealmente, também devem transmitir algum significado.
• Por exemplo, usar um conjunto específico de cores para indicar diferentes categorias em todos os recursos visuais do painel
• Ou então, as cores do "robô" podem ser usadas para indicar valores bons e ruins.
• Sempre use paletas de cores amigáveis para daltônicos - vermelho e verde são as duas cores mais problemáticas, especialmente quando usadas juntas
• Use painéis de congelamento para tabelas grandes para melhorar a legibilidade
• Mantenha a consistência (cores, layout, formatação etc.) - se você usar uma cor específica em um painel para indicar um valor "bom", certifique-se de usar essa cor para a mesma finalidade em outros painéis. Isso fará com que os painéis futuros sejam mais intuitivos e fáceis de entender.