Cómo cambiar el formato de fecha en Excel: Lo que debes saber

Descargas un informe de un sitio web, lo abres en Excel y todas las fechas se han convertido en números de cinco dígitos. O peor aún, te encuentras con una mezcla de formatos de fecha estadounidenses y europeos en la misma columna. 

Alguien dice « 03/07/2025 » y tú te preguntas: ¿es el 7 de marzo o el 3 de julio?

Si eso te ha hecho cuestionar tus propios datos, no te preocupes, porque todos hemos pasado por eso. 

Excel es un software muy útil, pero su gestión predeterminada de las fechas no siempre es intuitiva. En este tutorial, te explicaremos cómo cambiar los formatos de fecha en Excel y cómo evitar esos errores comunes y molestos al importar datos desordenados. 

Comprender la gestión de fechas en Excel

En el backend, Excel tiene su propia forma de almacenar e interpretar las fechas. Y si no sabes cómo funciona, puedes acabar cometiendo errores al compartir archivos o trabajar en distintos sistemas. 

Veamos cómo funciona todo esto.

Estructura del número de serie

Excel almacena las fechas como números de serie. Por ejemplo, el 1 de enero de 1900 se almacena como el número 1, el 2 de enero de 1900 es el 2, y así sucesivamente. Esto facilita a Excel el cálculo de cosas como el número de días entre dos fechas.

Sin embargo, existen dos sistemas de datación:

1. Sistema de 1900: Comienza a contar desde el 1 de enero de 1900 (valor predeterminado en Windows). 
2. Sistema de 1904: Comienza el 1 de enero de 1904 y se utiliza principalmente en Mac.

Si abres un archivo creado con un sistema en un equipo que utiliza el otro, las fechas pueden variar aproximadamente cuatro años. 

Por ejemplo, una fecha introducida como « 01/01/2025 » en un Mac puede aparecer como « 01/01/2021 » cuando se abre en un PC con Windows, ya que ambos sistemas utilizan puntos de partida diferentes.

Esto puede causar una gran confusión. Por lo tanto, si compartes cuadernos de trabajo entre plataformas, comprueba qué sistema de fecha utiliza el archivo.

Integración de la configuración regional

Excel sigue la configuración regional de tu ordenador al mostrar las fechas. 

Por ejemplo, en EE. UU., las fechas suelen escribirse en formato mes/día/año, por lo que « 03/07/2025 » significa 7 de marzo de 2025. Sin embargo, en muchos otros países, como el Reino Unido o Australia, el formato es día/mes/año. Por lo tanto, « 03/07/2025 » se leería como «3 de julio de 2025».

Supón que envías un archivo Excel a alguien que se encuentra en otro país. Ahora bien, si su ordenador está configurado con un formato regional diferente, la misma fecha de tu archivo puede aparecer de forma diferente en el suyo, y las fórmulas pueden generar errores aunque la fecha no haya cambiado. 

Por eso, recomiendo comprobar dos veces los formatos de fecha o utilizar formatos claros, como los nombres completos de los meses (por ejemplo, « July 3, 2025 »), cuando compartas archivos entre distintas regiones.

Cómo interpreta Excel los años de dos dígitos

Cuando escribimos algo como « 25 » como año en una fecha, Excel tiene que decidir si nos referimos a 1925 o a 2025. 

Por defecto, se asume que:

• Si el año está entre 00 y 29, significa que es 2000 a 2029.

• Si el año está entre 30 y 99, significa que es 1930 a 1999.

Por lo tanto, si escribimos « 4/5/25 », Excel lo interpretará como el 5 de abril de 2025, y no como 1925. Pero si escribimos 4/5/30, Excel mostrará el 5 de abril de 1930.

Esta regla proviene de la configuración de Windows, no del propio Excel. Puedes cambiarlo, pero afectará a todos los programas de tu ordenador, no solo a Excel.

Por lo tanto, te recomiendo utilizar años de cuatro dígitos en lugar de cambiar la configuración, ya que así todo queda claro y organizado. 

Aplicar formatos de fecha predefinidos

Si no te gusta el formato de fecha predeterminado en Excel, hay muchos estilos de fecha entre los que puedes elegir, dependiendo de cómo quieras que se vean los datos. Veamos algunas de estas opciones:

Implementación del cuadro de diálogo Formato de celdas

La opción del cuadro de diálogo Formato de celdas es muy sencilla. Así es como puedes utilizarlo: 

1. Haz clic con el botón derecho del ratón en la celda o rango de celdas con las fechas y selecciona Formato de celdas. 

2. Pulsa Ctrl+1,, una tecla de acceso rápido de Excel. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas.

3. En la pestaña Número, haz clic en Fecha en la lista disponible.

4. Elige el formato de fecha que desees entre las opciones disponibles y haz clic en Aceptar para aplicarlo.

Verás una variedad de formatos de fecha predefinidos. Pero antes de aplicar un formato, echa un vistazo rápido al cuadro Muestra (como se muestra en la imagen siguiente). Esto muestra cómo se verá la fecha con el formato seleccionado. 

Cambia el formato de fecha mediante el cuadro de diálogo Formato de celda. Imagen del autor.

Formato rápido de la pestaña Inicio

También puedes utilizar la pestaña Inicio para aplicar formatos rápidos. Todo lo que tienes que hacer es:

1. Selecciona las celdas y ve al grupo Número. 
2. Haz clic en el menú desplegable. 
3. Ahora elige Fecha corta o Fecha larga (en el ejemplo siguiente he utilizado una fecha larga).

Esta es una forma más rápida de dar formato a un conjunto de datos de fechas, pero tiene más limitaciones. Solo tienes dos opciones básicas y no puedes controlar detalles como la forma en que aparece el mes o el día. Si deseas más opciones para elegir, es mejor utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Cambia el formato de fecha en la pestaña Inicio. Imagen del autor.

Creación de formatos de fecha personalizados

Si no deseas utilizar los formatos de fecha predefinidos de Excel, puedes personalizar uno según tus necesidades. 

Sintaxis y componentes del código

Los formatos de fecha personalizados utilizan códigos especiales para indicar a Excel cómo mostrar cada parte de la fecha: 

Por ejemplo:

Y puedes combinarlos en cualquier orden para crear el formato exacto que deseas. También puedes utilizar delimitadores como guiones, barras y comas, como prefieras. Por ejemplo: 

Para establecer la sintaxis de tu formato personalizado: 

1. Selecciona la celda o el rango de celdas y abre el cuadro de diálogo Formato de celda con la tecla de acceso rápido Ctrl+1. 

2. En la pestaña Número, selecciona la opción Personalizado.

3. Ahora, escribe el formato en el campo Tipo como se muestra en la imagen siguiente. 

Personaliza el formato de fecha. Imagen del autor.

Eso es todo. La sintaxis del formato de fecha personalizado ya está configurada. 

Formatos personalizados para diferentes configuraciones regionales

También puedes crear formatos personalizados para diferentes convenciones regionales.

Aún mejor, puedes forzar a Excel a utilizar una configuración regional específica para que el formato se ajuste al idioma o al estilo de fecha de un país. 

Para ello, añade un código de configuración regional al principio del formato entre corchetes, de la siguiente manera:

• [$-409]dddd, mmmm d, yyyy — esto utiliza EE. UU. Inglés.

• [$-804] para chino.

• [$-407] para alemán, y así sucesivamente. 

Puedes consultar más códigos aquí.

Personaliza el formato de fecha según las diferentes configuraciones regionales. Imagen del autor.

Escenarios de personalización avanzada

A veces es necesario ir más allá de las fechas estándar. Por ejemplo, quieres mostrar el trimestre fiscal, como Q1 o Q3, según la fecha. O quizá necesites mostrar el número de la semana del año.

Aunque Excel no admite estos formatos directamente mediante códigos de fecha personalizados, puedes combinar fórmulas con formatos personalizados para obtener el resultado deseado. 

Así es como se hace:

• Para mostrar el trimestre: utiliza una fórmula como ="Q"&INT((MONTH(A1)-1)/3)+1. Esto mostrará el número del trimestre del año. Si deseas escribir como Quarter 1, cambia la fórmula a ="Quarter "&INT((MONTH(A2)-1)/3)+1

• Para mostrar el número de la semana, utiliza =WEEKNUM(A1). Muestra el número de semana del año. 

Además, puedes añadir literales de texto directamente en tu formato utilizando comillas dobles. Por ejemplo:

=TEXT(A2, "dddd, mmmm d") & " — Year: " & TEXT(A2,"yyyy")

Esto mostrará la fecha en una frase legible, como: Sábado, 5 de julio — Año: 2025

O incluso puedes añadir texto como «Vence el:».

=TEXT(A2, """Due on"" dddd, mmmm d")

Al hacerlo, Excel trata las palabras «Vence el» como texto sin formato y, a continuación, añade el día y la fecha completos en la celda. A2.

Mostrar trimestres en lugar de fechas estándar. Imagen del autor 

Nota: Ten cuidado con los códigos de formato. m puede significar mes o minuto, dependiendo de dónde lo uses. 

• Si se introduce después de una hora, el código h (h: mm) se interpretará como minutos en Excel. 

• Si aparece después de un día o (mm/dd/aaaa), significa un mes.

Gestión y conversión de entradas sin fecha

No todo lo que parece ser una fecha en Excel es, de hecho, una fecha. A veces, las fechas se introducen como texto sin formato, lo que puede causar problemas al intentar darles formato o realizar cálculos con ellas.

Convertir texto a fechas

Cuando copias datos de otros sistemas, como archivos CSV o bases de datos, la celda con fechas puede parecer una fecha, pero Excel la trata como texto sin formato, no como una fecha real.

Para solucionar esto, puedes utilizar dos métodos:

1) Función DATEVALUE

Esta función toma una fecha almacenada como texto y la convierte en una fecha real de Excel.

Por ejemplo, en la celda A1, la fecha 07/05/2025 se escribe como texto. Para resolver esto, utilizamos:

=DATEVALUE(A2)

Devuelve el número de serie correspondiente a esa fecha. Luego lo formateé de nuevo con la fecha utilizando las opciones mencionadas anteriormente.

Convierte texto en una fecha utilizando DATEVALUE(). Imagen del autor.

2) Herramienta Texto a columnas

También puedes utilizar la función de texto a columnas para convertir texto en fechas. Así es como se hace:

• Selecciona la columna con las fechas de texto. 
• Ve a la pestaña Datos y haz clic en Texto a columnas.
• Selecciona la opción Delimitada y haz clic en Siguiente.
• Selecciona el delimitador y haz clic en Siguiente.
• Selecciona Fecha y elige el formato (por ejemplo, MDY). 
• Selecciona el destino donde deseas mostrar el resultado y haz clic en Finalizar.

Convierte texto en fecha con el asistente Texto a columna. Imagen del autor.

Eso es todo. Puedes ver que Excel ha convertido instantáneamente todas las entradas de texto en fechas reales.

Problemas persistentes de formato

A veces, incluso después de probar estos métodos, Excel sigue sin tratar los datos como una fecha correcta. Esto es lo que llamamos fechas de texto persistentes.

Esto suele ocurrir porque:

• El delimitador es incorrecto (se utilizan guiones cuando Excel espera barras).
• La configuración regional de tu sistema no coincide con el formato de los datos entrantes.
• O hay espacios adicionales o caracteres invisibles atrapados en las celdas.

Para solucionarlo:

Utiliza la función « TRIM() » para eliminar los espacios ocultos:

=TRIM(A1)

O utiliza SUBSTITUTE() para sustituir los guiones por barras si es necesario:

=DATEVALUE(SUBSTITUTE(A1,"-","/"))

Supongamos que Excel no reconoce el 5 de julio de 2025 como una fecha. Así podrás eliminar « th » de la siguiente manera:

=SUBSTITUTE(A1,"5th","5")

Convertir fechas a números

Detrás de cada fecha de Excel hay un número de serie. Excel utiliza esto para realizar cálculos con fechas, como calcular el número de días entre dos fechas.

Para ver este número: 

• Haz clic en la celda de la fecha.
• Ve al grupo Número en la pestaña Inicio.
• Selecciona General o Número. 

La fecha July 5, 2025 aparecerá como 45843.

También puedes utilizar fórmulas en lugar de buscarlo manualmente:

• =DATEVALUE("7/5/2025") mostrar 45843.

• =TIMEVALUE("10:30 AM") devuelve un valor decimal, como 0.4375, porque la hora forma parte de un día completo.

Convertir fechas a números. Imagen del autor.

Fórmulas útiles de Excel para gestionar fechas

Excel tiene fórmulas de fecha integradas que pueden ahorrarte tiempo y hacer que tus hojas de cálculo sean más dinámicas. Si deseas realizar un seguimiento de los plazos o preparar informes, estas fórmulas pueden ayudarte a automatizar tu flujo de trabajo.

Fórmulas comunes relacionadas con las fechas

Estas son algunas de las funciones de fecha más utilizadas:

Fórmulas integradas relacionadas con la fecha. Imagen del autor.

Consejos para la preparación y visualización de datos

En Excel, la claridad y la coherencia lo son todo, especialmente si el archivo se va a compartir o utilizar en informes. Unos sencillos hábitos pueden ser muy útiles para evitar confusiones y errores en las fórmulas. 

A continuación, te ofrecemos algunos consejos rápidos para que tus fechas sean claras, legibles y fiables:

• Utiliza siempre años completos de cuatro dígitos (por ejemplo, 2025 en lugar de 25) para evitar confusiones o malentendidos.

• Utiliza siempre un formato de fecha coherente en toda la hoja, como mm/dd/yyyy o dd-mmm-yyyy. 

• Utiliza TEXT() para crear etiquetas fáciles de entender en paneles y gráficos. 

• Si importas datos desordenados, utiliza una columna para el valor sin procesar y otra con una fórmula para convertirlo o darle formato.

Configuración de los ajustes de fecha a nivel del sistema

Excel utiliza la configuración de fecha del sistema de tu ordenador para decidir cómo se muestran las fechas. Al ajustar esta configuración, puedes controlar cómo Excel muestra las fechas de forma predeterminada, ya sea para uso personal o en toda una organización.

Anulaciones regionales por defecto

Excel utiliza la configuración regional de Windows para dar formato a las fechas. Si deseas que Excel muestre las fechas en un formato específico de forma predeterminada, puedes ajustar la configuración del sistema. 

Así es como se hace:

1. Abre el Panel de control desde el menú Inicio. 
2. Ve a Reloj y región (puede variar en algunos sistemas) y, a continuación, selecciona Región. 
3. Selecciona la región y elige el formato de fecha en las listas desplegables. 
4. Una vez hecho esto, haz clic en Aplicar.

Sin embargo, si prefieres no utilizar el formato predefinido y deseas personalizarlo tú mismo, utiliza la opción Configuración adicional.

1. En la pestaña Fecha, configura los formatos de fecha corto y largo que prefieras. 
2. Pulsa Aplicar.

Cambia la configuración regional en Windows. Imagen del autor

Formatos con asterisco y sin asterisco

Cuando eliges un formato de fecha en Excel (a través de Formato de celdas), verás que algunos tienen un asterisco ( * ) delante, como este:

Formato de fecha predeterminado. Imagen del autor.

Estos formatos de asterisco están vinculados a la configuración regional de Windows y se actualizarán automáticamente si cambias el formato del sistema.

Sin embargo, los formatos sin asterisco son fijos, no cambiarán independientemente de la configuración de tu sistema.

Nota: Utiliza formatos con asteriscos si deseas que tu archivo se ajuste a la configuración del sistema del usuario. Pero utiliza formatos sin asteriscos si deseas que la fecha se muestre siempre de la misma forma, independientemente de dónde se muestre.

Estrategias de implementación empresarial

En las organizaciones, la coherencia es importante, sobre todo cuando los equipos trabajan en diferentes ubicaciones o con diferentes sistemas. No es conveniente que un equipo utilice MM/DD/YYYY y otro DD/MM/YYYY en el mismo informe.

A continuación, se indican algunas formas en que los equipos de TI o los usuarios avanzados de Excel pueden gestionar esto:

1. Utiliza la directiva de grupo para controlar la configuración de la fecha del sistema.

La directiva de grupo es una característica de Windows que permite a los administradores controlar la configuración de todos los equipos de una empresa o red. En lugar de pedir a cada usuario que cambie su configuración manualmente, los administradores pueden aplicar reglas que actualizan o bloquean la configuración de todos automáticamente.

Supongamos que tu empresa tiene su sede en el Reino Unido. Quieres que todos los usuarios de Excel vean e introduzcan las fechas en el formato DD/MM/YYYY.

Con la directiva de grupo, un administrador puede:

• Configura el formato de fecha del sistema en todos los ordenadores de los empleados.
• Bloquea esa configuración para que los usuarios no la cambien accidentalmente.
• Asegúrate de que Excel utiliza este formato de forma predeterminada (a través de los formatos vinculados al asterisco).

2. Proporciona plantillas Excel estandarizadas.

También puedes crear y compartir plantillas de Excel con:

• Formatos de fecha preestablecidos
• Instrucciones de formato de fecha de muestra
• Formato de celda protegida para evitar cambios accidentales.

Esta es una forma sencilla pero eficaz de garantizar que todos los miembros del equipo empiecen con la misma estructura y las mismas reglas de formato.

Solución de problemas comunes relacionados con el formato de fecha

A continuación, se incluyen algunos de los problemas más comunes relacionados con las fechas y cómo solucionarlos.

Errores de visualización y ajuste

Si escribes la fecha en una celda, se muestra « ##### ». Esto significa que la celda es demasiado estrecha para mostrar el valor completo de la fecha. Por lo tanto, necesitas ampliar tu celda. 

Para ello, haz doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna o arrástralo manualmente.

Expande la columna. Imagen del autor.

Otro problema se produce cuando los números negativos se convierten accidentalmente en fechas extrañas. Esto ocurre cuando las celdas se han formateado previamente como fecha y se introduce un número negativo (como -1), por lo que se convierte en una fecha. 

Para solucionarlo, cambia el formato de la celda a General o Número utilizando la pestaña Inicio > menú desplegable Formato de número.

Corregir los números negativos que se muestran como fechas. Imagen del autor.

Discrepancias al importar y copiar y pegar

Excel puede tratar tus fechas como texto sin formato en lugar de valores de fecha reales, tal y como hemos comentado anteriormente.

Para solucionarlo, puedes hacer lo siguiente:

• Utiliza la funciónTextoa columnas (en la pestaña Datos ) para convertir el texto en fechas reales.

• Utiliza =DATEVALUE() si el formato es legible (por ejemplo, 07/05/2025).

Otro problema se produce cuando copiamos y pegamos entre diferentes archivos de Excel (especialmente entre Windows y Mac). Es posible que observes que la fecha se adelanta o se atrasa cuatro años. Esto ocurre porque un archivo utiliza el sistema de fechas de 1900 y el otro utiliza el sistema de 1904.

Para solucionarlo: Ve a Archivo > Opciones > Avanzadas > Al calcular este cuaderno de trabajo. A continuación, marca o desmarca Usar sistema de fecha 1904, según tu fuente.

Errores de incompatibilidad entre la configuración regional y el sistema

Cuando trabajamos con personas de diferentes países, los formatos pueden resultar confusos, como cuando el sistema de una persona utiliza MM/DD/YYYY y otro utiliza DD/MM/YYYY. 

Si alguien introduce 04/05/2025, Excel puede interpretarlo como el 5 de abril en un sistema estadounidense, pero como el 4 de mayo en un sistema británico.

Para solucionarlo:

• Utiliza formatos claros y completos con los nombres de los meses, como 5 de julio de 2025, para evitar confusiones.

• O utiliza las funciones TEXT() para crear una visualización clara y fija como esta:

=TEXT(A1, "dd-mmm-yyyy")

Esto muestra las fechas como 05-Jul-2025, que es compatible en todos los sistemas.

Conclusión y mejores prácticas

Las peculiaridades del formato de fecha de Excel pueden entorpecer silenciosamente la colaboración y la elaboración de informes. Especialmente cuando trabajas con diferentes sistemas (Windows frente a Mac, Linux frente a Windows, etc.). Mac), idiomas o zonas horarias.

Para evitar sorpresas, construye teniendo en cuenta los flujos de trabajo globales. Utiliza formatos claros y neutros (como ISO: yyyy-mm-dd) y documenta las opciones de formato directamente en tu cuaderno de trabajo. Es un pequeño paso que vale la pena.

En resumen, trata el formato de fecha como una decisión de diseño en lugar de como una configuración, ya que un poco de intencionalidad en este aspecto te ayudará a mantener tus hojas de cálculo limpias y facilitará el trabajo en equipo.