VLOOKUP() desde Otra Hoja: Cómo hacerlo en Excel

¿Alguna vez has pasado horas buscando manualmente en hojas de cálculo para encontrar datos coincidentes? Yo he pasado por eso, y es frustrante. Por eso te mostraré cómo VLOOKUP() cambió mi forma de trabajar con Excel, y cómo puede hacer lo mismo contigo.

En esta guía, entenderás cómo utilizar VLOOKUP() para buscar y recuperar datos, ya sea en distintas hojas de tu libro o incluso en archivos de Excel completamente independientes. Sin embargo, si no estás familiarizado en absoluto con las funciones de Excel, empieza por nuestro curso Introducción a Excel para familiarizarte con lo básico.

La respuesta rápida: Cómo utilizar VLOOKUP() desde otra hoja

Ésta es la forma más rápida de utilizar VLOOKUP() para buscar datos en otra hoja:

=VLOOKUP(lookup_value, Sheet2!range, col_index, [range_lookup])

La clave está en el segundo argumento, donde haces referencia al rango en otra hoja. Tienes que añadir el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamación antes de tu rango, así: SheetName!A2:D100

Por ejemplo, si buscas el ID de un cliente en la función Clientes utilizarías esta sintaxis

=VLOOKUP(A2, Customers!A2:D100, 2, FALSE)

Y si el nombre de tu hoja contiene espacios, simplemente enciérralo entre comillas simples de la siguiente manera:

=VLOOKUP(A2, 'Customer Data'!A2:D100, 2, FALSE)

Por qué utilizamos VLOOKUP() de otra hoja 

VLOOKUP()como ya sabrás, te permite buscar un valor en una tabla y extraer un valor relacionado de una columna especificada. Digo columna porque la "V" de VLOOKUP() significa "vertical". VLOOKUP() es genial porque significa que, cuando actualizas información en un lugar, también se actualiza la información en otro lugar. Es decir, las actualizaciones se producen automáticamente en todos los lugares a los que se hace referencia .

Ahora, utilizo VLOOKUP() en distintas hojas porque almaceno distintos tipos de información en distintos lugares. Esto parece obvio, pero tiene una implicación: Me proporciona una hoja específica que podría utilizar para la introducción manual de datos, y también, por tanto, elimina los errores que pueden deslizarse. Al saber utilizar VLOOKUP() desde otra hoja, puedo mantener mejor los conjuntos de datos limpios, sin detalles redundantes. Puedo trabajar más rápido y cometo menos errores.

Una mirada más de cerca a VLOOKUP() desde otra hoja

El primer paso para utilizar VLOOKUP() entre hojas es averiguar qué información utilizarás para conectar los datos. Lo llamamos valor de búsqueda o campo común. Son los datos que existen en ambas hojas y ayudan a Excel a hacer coincidir las cosas, y debes formatearlos de forma coherente en ambas hojas. Pequeñas diferencias de formato, como espacios ocultos o tipos de datos incoherentes, pueden dar un error #N/A.

Así que, antes de empezar a escribir tu fórmula VLOOKUP(), asegúrate de que el valor de búsqueda existe en ambas hojas, los tipos de datos, como texto o números, son coherentes y no hay espacios ocultos ni caracteres finales.

Descomponer la fórmula VLOOKUP()

Al escribir un VLOOKUP() que extrae datos de otra hoja, el ajuste principal está en el parámetro table_array. Debes añadir el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamación (!) antes de tu rango. 

Supongamos que tienes dos hojas: Datos del empleado (donde se almacenan los datos) y Datos de Salario (donde quieres mostrar los salarios de cada empleado en función del valor de búsqueda).

Hoja de datos del empleado. Imagen del autor

Hoja de datos salariales. Imagen del autor

Para transferir los salarios desde Datos del empleado a la hoja Datos de Salario salariales:

1. Selecciona la celda en la que quieres el resultado.

2. Inicia la fórmula VLOOKUP(): =VLOOKUP(

3. Selecciona el valor de búsqueda: =VLOOKUP(A2,

4. Haz referencia a la otra hoja (ésta es la parte clave): =VLOOKUP(A2, Employee Data!A2:D4,

5. Completa la fórmula (4 para especificar columna, FALSE para coincidencia exacta): =VLOOKUP(A2, 'Employee Data'!A2:D4, 4, FALSE)

Al aplicar la fórmula anterior, obtendrás los siguientes resultados:

Yo diría que el error más común en una hoja cruzada VLOOKUP() son las referencias incorrectas al nombre de la hoja. Así que comprueba dos veces esta parte de tu fórmula si alguna vez tienes problemas al realizar una hoja cruzada VLOOKUP().

Ejemplo VLOOKUP() desde otra hoja

Veamos otro ejemplo. Tengo dos hojas - Sabores y Venta Total. En la hoja Venta total, quiero registrar las ventas totales de todos los sabores de helado durante un mes.

El Sabores tiene este aspecto:

Hoja de sabores. Imagen del autor

El Venta total tiene el siguiente aspecto:

Hoja de Venta Total. Imagen del autor

Para obtener las ventas totales de los sabores de helado a partir de los Sabores aplico la siguiente fórmula en la celda B2 de la hoja Venta total total:

=VLOOKUP(A2,Flavors!A:E,5,FALSE)

Esta fórmula mira el valor en A2, lo busca en la casilla Sabores y devuelve el resultado de la quinta columna cuando encuentra una coincidencia.

Ventas totales de una hoja a otra. Imagen del autor

Solución de errores comunes

Aunque sería fácil realizar VLOOKUP() una vez que entiendas claramente cómo funciona, puedes encontrarte con errores. Veamos cuáles son y cómo manejarlos:

#N/A errores

El temido error #N/A en VLOOKUP() puede ser frustrante, pero suele ser solucionable una vez que entiendes la causa. He aquí cómo detectarlo y resolverlo:

• Tipos de datos no coincidentes: A veces, tu valor de búsqueda puede almacenarse como texto en una hoja y como número en otra. Excel los considera diferentes, aunque a ti te parezcan iguales.

• Referencias incorrectas: Puede que estés buscando en el lugar equivocado: o en la hoja equivocada o en el rango de celdas equivocado. Comprueba dos veces los nombres de las hojas y los intervalos de celdas. Asegúrate de que has escrito correctamente el nombre de la hoja y de que tu rango incluye todos los datos necesarios.

• Problemas de coincidencia exacta: Si utilizas FALSE para una coincidencia exacta (normalmente recomendado), tu valor de búsqueda debe coincidir exactamente con lo que hay en tu tabla. Así que asegúrate de que no hay espacios ocultos; incluso puedes utilizar la función TRIM() para eliminarlos.

• El valor de búsqueda no está en la primera columna: VLOOKUP() siempre busca el valor de búsqueda en la primera columna de tu rango. Por tanto, asegúrate de que tu columna de búsqueda es la columna situada más a la izquierda de tu rango.

• Referencias rotas: Si la hoja a la que haces referencia cambia de nombre, se borra o se mueve, las fórmulas se romperán y darán errores. Para evitarlo, mantén intactas tus hojas de referencia.

Problemas con las referencias cruzadas

Comprueba la coherencia del formato antes de buscar datos entre hojas. Para ello, puedes utilizar las funciones TEXT() o VALUE() de Excel. Por ejemplo, puedes utilizar la función TEXT() dentro de VLOOKUP() de esta forma:

=VLOOKUP(TEXT(A2,"0"), Sheet2!B2:D10, 3, FALSE)

Esto indicará a Excel que tu valor de búsqueda debe tratarse como texto, lo que puede ser útil si tu otra hoja también almacena cosas como texto.

Si no, en lugar de mostrar #N/A errores, puedes proporcionar mensajes más fáciles de usar utilizando la fórmula IF(). He aquí cómo:

Para la gestión básica de errores: 

=IFERROR(VLOOKUP(A2, Sheet2!B:C, 2, FALSE), "Not Found")

Para un tratamiento más detallado de los errores: 

=IFERROR(VLOOKUP(A2, Sheet2!B:C, 2, FALSE), 
  "No match found for " & A2)

Para la gestión de errores anidados con diferentes mensajes: 

=IF(ISBLANK(A2),"Please enter a value", IFERROR(VLOOKUP(A2, Sheet2!B:C, 2, FALSE),
"No match found"))

Para más detalles sobre cómo combinar VLOOKUP() y IF(), lee mi tutorial detallado, Cómo combinar VLOOKUP() con IF() en Excel.

Reflexiones finales

VLOOKUP() entre hojas es una de las funciones más potentes de Excel para cualquiera que trabaje con varios conjuntos de datos. Una vez que domines el sencillo truco de añadir el nombre de la hoja a tu fórmula, podrás extraer datos de cualquier parte de tu libro de trabajo. Aunque los errores pueden parecer frustrantes al principio, la mayoría de los problemas de VLOOKUP() se reducen a simples desajustes de datos que son fáciles de solucionar una vez que sabes qué buscar.

La mejor forma de sentirte cómodo con una hoja cruzada VLOOKUP() es practicar con tus propios datos. Empieza con búsquedas sencillas entre dos hojas, y luego añade gradualmente el tratamiento de errores a medida que adquieras confianza. Para técnicas de Excel más avanzadas, DataCamp ofrece una variedad de tutoriales de Excel que te ayudarán a avanzar en tus conocimientos. Además, nuestro curso de Fundamentos de Excel siempre queda bien en un currículum.

Por último, si quieres entender más matices sobre VLOOKUP(), consulta mis otros tutoriales sobre VLOOKUP():