VLOOKUP() de outra planilha: Como fazer no Excel

Você já passou horas pesquisando manualmente em planilhas para encontrar dados correspondentes? Já passei por isso, e é frustrante. Por isso, mostrarei a você como o VLOOKUP() mudou minha forma de trabalhar com o Excel e como ele pode fazer o mesmo por você.

Neste guia, você entenderá como usar o VLOOKUP() para pesquisar e recuperar dados, seja em diferentes planilhas da pasta de trabalho ou até mesmo em arquivos do Excel totalmente separados. No entanto, se você não estiver familiarizado com as funções do Excel, comece com nosso curso Introdução ao Excel para se familiarizar com o básico.

A resposta rápida: Como usar VLOOKUP() de outra planilha

Esta é a maneira mais rápida de usar o site VLOOKUP() para localizar dados em outra planilha:

=VLOOKUP(lookup_value, Sheet2!range, col_index, [range_lookup])

A chave está no segundo argumento, no qual você faz referência ao intervalo em outra planilha. Você deve adicionar o nome da planilha seguido de um ponto de exclamação antes do intervalo, assim: SheetName!A2:D100

Por exemplo, se você estiver procurando um ID de cliente na lista Clientes você usaria esta sintaxe:

=VLOOKUP(A2, Customers!A2:D100, 2, FALSE)

E se o nome da planilha contiver espaços, basta colocá-lo entre aspas simples, assim:

=VLOOKUP(A2, 'Customer Data'!A2:D100, 2, FALSE)

Por que usamos VLOOKUP() de outra planilha 

VLOOKUP()como você deve saber, permite que você pesquise um valor em uma tabela e extraia um valor relacionado de uma coluna específica. Digo coluna porque o "V" em VLOOKUP() significa "vertical". VLOOKUP() é ótimo porque significa que, quando você atualiza informações em um local, as informações em outro local também são atualizadas. Ou seja, as atualizações acontecem automaticamente em todos os lugares em que são referenciadas .

Agora, eu uso o VLOOKUP() em diferentes planilhas porque armazeno diferentes tipos de informações em diferentes lugares. Isso parece óbvio, mas tem uma implicação: Ele me fornece uma planilha específica que eu poderia usar para a entrada manual de dados e, portanto, também elimina os erros que podem surgir. Ao saber como usar o VLOOKUP() de outra planilha, tenho mais condições de manter conjuntos de dados limpos, sem detalhes redundantes. Posso trabalhar mais rápido e cometo menos erros.

Uma análise mais detalhada de VLOOKUP() a partir de outra planilha

A primeira etapa do uso do VLOOKUP() nas planilhas é descobrir quais informações você usará para conectar os dados. Chamamos isso de valor de pesquisa ou campo comum. São os dados que existem em ambas as planilhas e que ajudam o Excel a combinar as coisas, e você deve formatá-los de forma consistente em ambas as planilhas. Pequenas diferenças de formatação, como espaços ocultos ou tipos de dados inconsistentes, podem gerar um erro no site #N/A.

Portanto, antes de você começar a escrever a fórmula VLOOKUP(), verifique se o valor de pesquisa existe em ambas as planilhas, se os tipos de dados, como texto ou números, são consistentes e se não há espaços ocultos ou caracteres à direita.

Detalhando a fórmula VLOOKUP()

Ao escrever um VLOOKUP() que extrai dados de outra planilha, o principal ajuste está no parâmetro table_array. Você deve adicionar o nome da planilha seguido de um ponto de exclamação (!) antes do intervalo. 

Digamos que você tenha duas planilhas: Dados do funcionário (onde os dados são armazenados) e Dados de salário (onde você deseja exibir os salários de cada funcionário com base no valor de pesquisa).

Folha de dados do funcionário. Imagem do autor

Folha de dados de salários. Imagem do autor

Para transferir os salários da pasta Dados do funcionário para a planilha Dados de salário para a planilha Salary Data:

1. Selecione a célula em que você deseja obter o resultado.

2. Inicie a fórmula VLOOKUP(): =VLOOKUP(

3. Selecione o valor de pesquisa: =VLOOKUP(A2,

4. Consulte a outra planilha (esta é a parte principal): =VLOOKUP(A2, Employee Data!A2:D4,

5. Complete a fórmula (4 para especificar a coluna, FALSE para correspondência exata): =VLOOKUP(A2, 'Employee Data'!A2:D4, 4, FALSE)

Quando a fórmula acima for aplicada, você obterá os seguintes resultados:

Eu diria que o erro mais comum em uma planilha cruzada VLOOKUP() é a referência incorreta do nome da planilha. Portanto, verifique novamente essa parte da sua fórmula se você tiver algum problema ao executar uma planilha cruzada VLOOKUP().

Exemplo de VLOOKUP() de outra planilha

Vejamos outro exemplo. Tenho duas planilhas: Flavors e Total Sale. Na planilha Total Sale (Venda total ), quero registrar o total de vendas de todos os sabores de sorvete durante um mês.

Os Sabores tem a seguinte aparência:

Folha de aromas. Imagem do autor

O Venda total tem a seguinte aparência:

Folha de venda total. Imagem do autor

Para obter o total de vendas dos sabores de sorvete da tabela Sabores aplico a seguinte fórmula na célula B2 da célula Venda total da planilha Total Sale:

=VLOOKUP(A2,Flavors!A:E,5,FALSE)

Essa fórmula examina o valor em A2, procura por ele no campo Sabores e retorna o resultado da quinta coluna quando encontra uma correspondência.

Total de vendas de uma planilha para outra. Imagem do autor

Solução de problemas de erros comuns

Embora seja fácil executar o VLOOKUP() depois de entender claramente como ele funciona, você poderá encontrar erros. Vamos ver quais são eles e como lidar com eles:

Erros #N/A

O temido erro #N/A em VLOOKUP() pode ser frustrante, mas geralmente pode ser corrigido quando você entende a causa. Veja como você pode identificar e resolver:

• Tipos de dados incompatíveis: Às vezes, o valor de pesquisa pode ser armazenado como texto em uma planilha e como um número em outra. O Excel os vê como diferentes, mesmo que pareçam iguais para você.

• Referências incorretas: Você pode estar procurando no lugar errado - na planilha errada ou no intervalo de células errado. Verifique novamente os nomes das planilhas e os intervalos de células. Verifique se você escreveu o nome da planilha corretamente e se o intervalo inclui todos os dados necessários.

• Problemas de correspondência exata: Se você estiver usando FALSE para uma correspondência exata (geralmente recomendado), seu valor de pesquisa deve corresponder exatamente ao que está na sua tabela. Portanto, verifique se não há espaços ocultos - você pode até usar a função TRIM() para removê-los.

• O valor de pesquisa não está na primeira coluna: VLOOKUP() sempre procura o valor de pesquisa na primeira coluna do intervalo. Portanto, verifique se a coluna de pesquisa é a coluna mais à esquerda do intervalo.

• Referências quebradas: Se a planilha que você está referenciando for renomeada, excluída ou movida, as fórmulas serão interrompidas e apresentarão erros. Para evitar isso, mantenha suas planilhas de referência intactas.

Tratamento de problemas com referências entre planilhas

Verifique se a formatação é consistente antes de procurar dados entre as planilhas. Para fazer isso, você pode usar as funções TEXT() ou VALUE() do Excel. Por exemplo, você pode usar a função TEXT() em VLOOKUP() da seguinte forma:

=VLOOKUP(TEXT(A2,"0"), Sheet2!B2:D10, 3, FALSE)

Isso indicará ao Excel que seu valor de pesquisa deve ser tratado como texto, o que pode ajudar se sua outra planilha também armazenar coisas como texto.

Caso contrário, em vez de mostrar os erros do #N/A, você pode fornecer mensagens mais fáceis de usar usando a fórmula IF(). Veja como:

Para o tratamento básico de erros: 

=IFERROR(VLOOKUP(A2, Sheet2!B:C, 2, FALSE), "Not Found")

Para obter mais detalhes sobre o tratamento de erros: 

=IFERROR(VLOOKUP(A2, Sheet2!B:C, 2, FALSE), 
  "No match found for " & A2)

Para tratamento de erros aninhados com mensagens diferentes: 

=IF(ISBLANK(A2),"Please enter a value", IFERROR(VLOOKUP(A2, Sheet2!B:C, 2, FALSE),
"No match found"))

Para obter mais detalhes sobre como combinar VLOOKUP() e IF(), leia meu tutorial detalhado, How to Combine VLOOKUP() with IF() in Excel.

Considerações finais

VLOOKUP() O recurso de cruzamento de planilhas é um dos recursos mais poderosos do Excel para quem trabalha com vários conjuntos de dados. Depois de dominar o truque simples de adicionar o nome da planilha à fórmula, você poderá extrair dados de qualquer lugar da pasta de trabalho. Embora os erros possam parecer frustrantes no início, a maioria dos problemas do VLOOKUP() se resume a simples incompatibilidades de dados que são fáceis de corrigir quando você sabe o que procurar.

A melhor maneira de você se sentir confortável com uma planilha cruzada VLOOKUP() é praticar com seus próprios dados. Comece com pesquisas simples entre duas planilhas e, em seguida, adicione gradualmente o tratamento de erros à medida que você ganhar confiança. Para técnicas mais avançadas de Excel, a DataCamp oferece uma variedade de tutoriais de Excel para ajudar você a aprimorar suas habilidades. Além disso, nosso curso de habilidades em Excel Fundamentals sempre fica bem em um currículo.

Por fim, se você quiser entender melhor as nuances do site VLOOKUP(), confira meus outros tutoriais sobre VLOOKUP():