Power BI versus Excel: Qual você deve usar?

O Microsoft Excel existe desde 1985 e se tornou comum no ambiente empresarial e acadêmico. O Power BI, por outro lado, tem menos de 10 anos e, embora seja muito menos conhecido, oferece recursos muito mais avançados e é uma opção melhor em muitos cenários. 

Neste artigo, examinaremos as principais semelhanças e diferenças entre o Power BI e o Excel, bem como daremos algumas orientações sobre como escolher entre essas ferramentas para seu caso de uso.

O que é o Excel?

O Excel é um software de planilha eletrônica criado pela Microsoft e é um componente do pacote de produtos Office e do pacote Office 365. Lançado pela primeira vez em 1985, o Excel tornou-se comum nos negócios e no meio acadêmico. Por exemplo, ele é usado no gerenciamento de recursos humanos, no gerenciamento de operações e na análise e geração de relatórios de desempenho.

O Excel é uma ferramenta de planilha eletrônica para todos os fins, usada para organizar e analisar dados, tanto pequenos quanto grandes, com fórmulas, funções e até mesmo macros (para pessoas com inclinação técnica). 

Os principais recursos do Excel que o tornam uma excelente ferramenta para uma ampla gama de tarefas de análise de dados incluem

• Funções e fórmulas. O Excel tem muitas funções predefinidas disponíveis, e você pode até mesmo combinar várias funções para realizar cálculos complexos e personalizados.
• Visualização de dados - O Excel pode apresentar seus dados visualmente com apenas alguns cliques. Isso facilita e agiliza a análise de dados e a apresentação deles em relatórios ou painéis.
• Modelos. Os modelos do Excel estão prontamente disponíveis na Microsoft ao criar uma nova pasta de trabalho do Excel. Também é fácil compartilhar seus próprios modelos com outras pessoas ou usar modelos criados por outras pessoas para acelerar sua análise de dados.
• Transformação de dados. A ferramenta Power Query do Excel permite carregar dados de diferentes fontes, realizar transformações de dados complexas e, em seguida, importar esses dados para a pasta de trabalho do Excel.

O que é o Power BI?

O Power BI é uma ferramenta de Business Intelligence (BI). O principal objetivo das ferramentas de BI é rastrear os KPIs (Key Performance Indicators, Indicadores-chave de Desempenho) e descobrir insights nos dados de negócios para informar melhor a tomada de decisões em toda a organização.

O Power BI é usado de muitas maneiras diferentes, dependendo da função do indivíduo, desde desenvolvedores, analistas, gerentes e diretores, até todos os demais.

O Power BI é composto por três aplicativos principais:

1. Power BI Desktop - um aplicativo de desktop gratuito para criar e projetar relatórios.
2. Serviço Power BI - o serviço de publicação on-line para visualizar e compartilhar relatórios e painéis.
3. Aplicativos móveis do Power BI - para visualizar relatórios e dashboards em qualquer lugar.

Alguns dos principais recursos do Power BI que contribuíram para torná-lo um dos principais aplicativos de BI, de acordo com a Gartner, são:

• Inteligência Artificial. O Power BI tem muitos recursos avançados de IA, como agrupamento, análise de séries temporais e processamento de linguagem natural, como parte do recurso de perguntas e respostas.
• Ampla variedade de fontes de dados e conexões. O Power BI tem integrações diretas com uma grande variedade de aplicativos de terceiros, e você pode até mesmo criar conexões personalizadas.
• Cálculos complexos com DAX. O Power BI expande muitas das fórmulas DAX conhecidas que são comumente encontradas no Excel com suporte para cálculos muito mais avançados.

Power BI versus Excel: Principais diferenças

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Curva de aprendizado

O Excel é uma ferramenta comum (lançada em 1985) que está amplamente disponível, com muitos usuários já a utilizando no dia a dia. Isso significa que é muito provável que muitos usuários já tenham ouvido falar do aplicativo e até mesmo estejam bastante familiarizados com ele. Além disso, há uma grande variedade de recursos e treinamentos disponíveis para aprender a usar o Excel em quase todos os casos de uso. 

No entanto, o Power BI é um aplicativo relativamente mais recente (lançado em 2014) e separado. Embora esteja ganhando popularidade rapidamente, ainda há menos recursos disponíveis do que no Excel. O Power BI também é considerado um aplicativo mais complicado, com mais conhecimento técnico necessário para criar e implementar soluções para problemas de negócios. No entanto, a Microsoft fez um excelente trabalho ao fornecer recursos úteis que são fáceis de usar para iniciantes, e o aplicativo é muito mais intuitivo de usar do que se imagina à primeira vista.

Você pode aprender mais sobre os fundamentos com nosso curso Introdução ao Power BI e nossa folha de dicas do Power BI é um recurso útil para ter sempre à mão. 

Flexibilidade

A flexibilidade pode ser considerada em termos de um espectro que vai de altamente flexível a totalmente automatizado. Não pode haver uma situação em que algo seja totalmente automatizado e perfeitamente flexível. 

O objetivo da automação é "definir e esquecer", e é nesse ponto que o Power BI se destaca. Por outro lado, o Excel é uma ferramenta altamente flexível, capaz de fornecer soluções personalizadas e exclusivas.

Tamanho dos dados e complexidade do modelo

O Excel tem um limite para a quantidade de dados que podem ser armazenados e apresentados de uma só vez - pouco mais de 1 milhão de linhas e 16 mil colunas. Além desse ponto, a pasta de trabalho do Excel não abrirá ou somente parte dos dados será carregada. 

Por outro lado, o Power BI não tem essa restrição e pode lidar com milhões de linhas de dados. Ao publicar relatórios no Serviço do Power BI, você só fica restrito a conjuntos de dados com menos de 1 GB (que é grande o suficiente para a grande maioria das empresas). Além disso, o Power BI oferece a capacidade do Power BI Premium por um custo adicional. Por esse motivo, é bom seguir as práticas recomendadas gerais de criação de modelos e importar somente os dados de que você realmente precisa.

Recursos e acessibilidade baseados em nuvem

O Excel não oferece um serviço de publicação baseado em nuvem, e a única maneira de compartilhar uma pasta de trabalho do Excel com alguém é enviar o arquivo diretamente para essa pessoa. 

Por outro lado, o Power BI oferece o Serviço do Power BI para compartilhar facilmente relatórios e painéis com qualquer pessoa dentro e fora de sua organização com uma licença do Power BI PRO.

Opções de visualização

O Excel e o Power BI têm um conjunto básico de opções de visualização em comum, como gráficos de barras, gráficos de linhas e gráficos de pizza. No entanto, o Power BI também oferece uma seleção muito maior de recursos visuais, além de recursos visuais personalizados disponíveis em um mercado chamado AppSource. Além disso, os gráficos do Power BI são altamente personalizáveis e também podem ser altamente dinâmicos.

Interatividade do gráfico

A única maneira de interagir com um gráfico no Excel é por meio de segmentações que efetivamente filtram os dados. No entanto, no Power BI, você pode interagir com gráficos, tabelas e recursos visuais de uma forma muito mais fluida e intuitiva. Você também pode incluir interações mais complexas, como drill-through, filtros em nível de página e de relatório e marcadores.

Custo

Embora o Power BI Desktop seja gratuito para download e uso pessoal em seu PC local, uma licença do Power BI PRO custa US$ 13,70 por usuário por mês para publicar seus relatórios no Power BI Service e compartilhá-los com outras pessoas. 

O Excel está incluído no pacote Office 365, que é bastante comum nas empresas atualmente, portanto, para muitas pessoas, pode não haver custo adicional para usar o aplicativo. No entanto, sem uma assinatura do Office 365, você pode comprar o Excel por uma taxa única de US$ 159,99 para um único usuário.

Segurança de dados

O Power BI Service é um ambiente altamente seguro para compartilhar relatórios e painéis do Power BI. Ele não expõe diretamente os dados subjacentes a todos os usuários, mesmo que eles tenham uma licença e possam visualizá-los. Os administradores podem decidir o nível de acesso de cada usuário. 

O Excel, por outro lado, não tem esses recursos de segurança. Embora você possa aplicar proteção por senha a pastas de trabalho, planilhas e células, os dados subjacentes ainda podem ser expostos.

Power BI versus Excel: Principais semelhanças

O Excel e o Power BI têm alguns recursos em comum. Como ambos foram desenvolvidos pela Microsoft e são soluções analíticas, eles têm muitos elementos de design semelhantes. Por exemplo, a faixa de opções. Ambos os aplicativos têm uma faixa de opções na parte superior que contém a funcionalidade principal do aplicativo. 

Da mesma forma, ambos os aplicativos contêm as opções de personalização e formatação de gráficos no lado direito.

Além das semelhanças de design, tanto o Excel quanto o Power BI usam o Power Query para limpar e transformar dados. A adição desse recurso específico torna o Excel um sério concorrente para análise de dados e relatórios.

Conforme discutido acima, o Excel e o Power BI também compartilham muitas opções de visualização e fontes de dados. O Excel permite plotar a maioria dos gráficos principais, como gráficos de barras, gráficos de linhas e gráficos de pizza, bem como conectar-se às fontes de dados mais comuns, como o SQL Server ou um ODBC padrão. No entanto, o Power BI leva isso muito mais longe com uma seleção mais ampla de ambos.

Além disso, você também pode criar e compartilhar modelos no Excel e no Power BI. No Excel, a maneira mais rápida de começar a usar um modelo é selecioná-lo na tela de modelos ao criar uma nova pasta de trabalho. No entanto, o Power BI tem duas maneiras de criar e usar modelos: aplicativos de modelos e criação de seus próprios modelos.

Primeiro, os aplicativos modelo são relatórios pré-criados do Power BI criados por aplicativos de terceiros. Você pode encontrá-los selecionando "Get Data" e, na parte inferior da tela, encontrará um botão para acessar os aplicativos de modelo.

Em segundo lugar, você pode criar um modelo a partir de um relatório do Power BI que você criou. Esse modelo salvará o layout, os recursos visuais e as etapas do Power Query para que você possa reutilizar rapidamente os relatórios do Power BI para obter análises e relatórios mais rápidos. Esses modelos também são muito menores do que os relatórios originais porque os modelos não salvam os dados subjacentes. 

Você pode criar rapidamente um modelo a partir de um relatório existente do Power BI selecionando Arquivo, Exportar e escolher Modelo do Power BI. Dê a ele uma descrição e um nome e pronto!

Power BI versus Excel: Quando você deve usar cada um deles?

Ao decidir se deve usar o Power BI ou o Excel para um problema específico, você pode considerar três aspectos principais:

1. Dados. Quantos dados estão disponíveis ou são necessários para análise? É recomendável considerar o Power BI como uma solução para grandes volumes de dados ou para conjuntos de dados que você espera que cresçam muito rapidamente.
2. Talento analítico. O Power BI pode exigir um conjunto de habilidades mais específicas em business intelligence, especialmente para soluções mais complexas. Portanto, você deve considerar os talentos disponíveis na empresa e se é necessário contratar talentos analíticos adicionais.
3. Flexibilidade. Considere a diferença entre o Excel e o Power BI em termos de flexibilidade. O Excel permite que você crie relatórios e painéis altamente complexos e flexíveis, mas o que você ganha em flexibilidade, perde em capacidade de automatizar essas tarefas. Por outro lado, o PBI não oferece tanta flexibilidade quanto o Excel, mas você pode realizar um alto grau de automação.