Excel Platzhalterzeichen: Ein Leitfaden mit Beispielen

Excel-Jokerzeichen sind Sonderzeichen, die den Nutzern helfen, Teilübereinstimmungen und flexible Datenoperationen in großen Datensätzen durchzuführen. Excel unterstützt zwar keine vollständige Regex-Funktionalität, aber du kannst Platzhalter mit kreativer Formelstrukturierung verwenden (Funktionen wie SEARCH(), TEXT() und ISNUMBER()).

Der Aufbau von Kompetenz im Umgang mit Platzhaltern wird einfacher, wenn du über solide Excel-Grundlagen verfügst. In unserem Kurs "Einführung in Excel" lernst du die grundlegenden Fähigkeiten, wie z. B. die Navigation auf der Benutzeroberfläche, Zellbezüge und grundlegende Formeln, um die in diesem Handbuch behandelten Platzhaltertechniken effektiv einzusetzen.

Was sind Excel-Platzhalterzeichen?

Platzhalter sind Sonderzeichen, die Zeichen in einer Textzeichenfolge ersetzen und es dir ermöglichen, nach Mustern statt nach exakten Übereinstimmungen zu suchen. Excel kennt drei Platzhalterzeichen, von denen jedes einen bestimmten Zweck beim Mustervergleich und bei Textoperationen erfüllt.

Das Sternchen (*)

Das Sternchen (*) entspricht einer beliebigen Anzahl von Zeichen, auch keinem. Zum Beispiel würde App* auf "Apple", "Application", "App" und "Approach" passen.

Dieser Platzhalter ist nützlich, wenn du den Anfang einer Zeichenkette kennst, aber alle nachfolgenden Varianten erfassen willst.

Das Fragezeichen (?)

Das Fragezeichen (?) entspricht genau einem Zeichen. Bei der Verwendung von B?t würden "Bat", "Bet", "Bit" und "But" passen, aber nicht "Boat" oder "Boot".

Diese Präzision macht es ideal für Situationen, in denen du die Länge und die meisten Zeichen deines Zieltextes kennst.

Die Tilde(~)

Die Tilde (~) dient als Escape-Zeichen, mit dem du nach echten Sternchen oder Fragezeichen in deinen Daten suchen kannst. Wenn du Text suchen musst, der buchstäblich * oder ? Zeichen enthält, weist du Excel mit einer Tilde davor an, diese als reguläre Zeichen und nicht als Platzhalter zu behandeln.

Zum Beispiel würde ~*Sale mit dem Wortlaut "*Sale" übereinstimmen, anstatt das Sternchen als Platzhalter zu behandeln.

Verwendung von Platzhaltern in Excel-Formeln

Mehrere Excel-Funktionen unterstützen Platzhalterzeichen, was sie für bedingte Berechnungen und Nachschlageoperationen nützlich macht. Die am häufigsten verwendeten Funktionen, die Wildcards akzeptieren, sind COUNTIF(), COUNTIFS(), SUMIF(), SUMIFS(), AVERAGEIF(), AVERAGEIFS(), SEARCH(), VLOOKUP(), HLOOKUP(), XLOOKUP(), MATCH() und XMATCH().

Jede dieser Funktionen kann Wildcards nutzen, um einen flexiblen Musterabgleich durchzuführen. So kannst du mit partiellen Datenübereinstimmungen arbeiten und Variationen in deinen Datensätzen effektiv behandeln.

COUNTIF() mit Platzhaltern

Die Funktion COUNTIF() ist besonders nützlich, wenn sie mit Platzhaltern kombiniert wird, um Zellen zu zählen, die bestimmten Mustern entsprechen. Hier ist ein einfaches Beispiel:

=COUNTIF(A2:A12, "*AA*")

Diese Formel zählt alle Zellen im Bereich A2:A12, die irgendwo im Text "AA" enthalten. Die Sternchen vor und nach "AA" sagen Excel, dass es alle Zeichen vor und nach dieser Sequenz abgleichen soll.

Bei dynamischen Kriterien kannst du auf eine Zelle verweisen, die dein Platzhaltermuster enthält:

=COUNTIF(A2:A12, E1)

In diesem Fall könnte die Zelle E1 "*AA*" oder ein anderes Platzhaltermuster enthalten. Auf diese Weise kannst du deine Suchkriterien ändern, ohne die Formel selbst zu verändern, was deine Tabelle flexibler und benutzerfreundlicher macht.

VLOOKUP() und XLOOKUP() mit Wildcards

Nachschlagefunktionen können Platzhalter für Teilübereinstimmungen verwenden, was hilfreich ist, wenn deine Nachschlagewerte keine exakten Übereinstimmungen sind. Hier sind Beispiele für beide Ansätze:

=VLOOKUP("John*", A:C, 2, FALSE)

Diese VLOOKUP() Formel sucht nach jedem Eintrag in Spalte A, der mit "John" beginnt, und gibt den entsprechenden Wert aus Spalte 2 zurück. Der Parameter FALSE stellt sicher, dass die Funktion den exakten Übereinstimmungsmodus verwendet, der für die Wildcard-Funktionalität erforderlich ist.

Für XLOOKUP() ist die Syntax etwas anders:

=XLOOKUP("*Adams", A:A, C:C, "Not found", 2)

Der Parameter für den Übereinstimmungsmodus (2) weist XLOOKUP() an, Wildcard-Matches zu verwenden. Diese Formel findet jeden Eintrag, der mit "Adams" endet, und gibt den entsprechenden Wert aus Spalte C zurück. Wenn es keine Übereinstimmung gibt, wird "Nicht gefunden" zurückgegeben. 

IF() mit Wildcard-Umgehung

Die Funktion IF() unterstützt zwar nicht direkt Wildcards, aber du kannst eine ähnliche Funktion erreichen, indem du IF() mit COUNTIF() kombinierst:

=IF(COUNTIF(A1, "Amy*"), "Yes", "No")

Diese Formel prüft, ob Zelle A1 einen Text enthält, der mit "Amy" beginnt und gibt "Ja" zurück, wenn ja, "Nein", wenn nicht. Die Funktion COUNTIF() kümmert sich um den Platzhalterabgleich, während IF() das Ergebnis verarbeitet.

SUMIF() mit Wildcards

Die Funktion SUMIF() kann Werte auf der Grundlage von Platzhalterkriterien summieren und ist daher nützlich, um Daten mit ähnlichen Mustern zu aggregieren:

=SUMIF(A:A, "*a*", C:C)

Diese Formel summiert alle Werte in Spalte C, wenn die entsprechende Zelle in Spalte A den Buchstaben "a" irgendwo im Text enthält. Das Platzhaltermuster "a" erfasst jeden Text, der "a" enthält, unabhängig von der Position.

Verwendung von Platzhaltern in Excel-Tools

Wildcards gehen über Formeln hinaus und können in verschiedenen Excel-Tools zum Suchen, Abgleichen und Filtern von Daten verwendet werden. Diese integrierten Funktionen machen Platzhalter auch dann zugänglich, wenn du keine komplexen Formeln schreibst.

Wildcards in Suchen und Ersetzen

Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen in Excel unterstützt Platzhalter, um variable Muster in deinen Daten zu finden. Um die Platzhalterfunktion zu aktivieren, musst du die Option "Platzhalter verwenden" im Dialog Suchen und Ersetzen aktivieren.

Du kannst das Sternchen (*) verwenden, um Muster mit unterschiedlichen Längen zu finden. Wenn du zum Beispiel nach "Produkt*X" suchst, findest du "Produkt-A-X", "Produkt-Premium-X" und "Produkt-X". Auch das Fragezeichen (?) hilft bei der Suche nach Mustern mit bestimmten Zeichenpositionen, z. B. "20??", um jede vierstellige Zahl zu finden, die mit "20" beginnt.

Wenn du nach echten Sternchen oder Fragezeichen in deinen Daten suchen musst, verwende die Tilde (~) als Escape-Zeichen. Die Suche nach "~*Verkauf" würde Zellen finden, die den wörtlichen Text "*Verkauf" enthalten, anstatt das Sternchen als Platzhalter zu behandeln.

Wildcards in Filter- und Suchfunktionen

Die Filterfunktionen von Excel unterstützen Platzhalter, die besonders bei Textfiltern mit Optionen wie "enthält", "beginnt mit" und "endet mit" nützlich sind. Diese Filter interpretieren automatisch Platzhalterzeichen, wenn du sie in deine Kriterien einfügst.

Wenn du zum Beispiel einen Filter mit "Jo*" in der Option "beginnt mit" anwendest, werden alle Namen angezeigt, die mit "Jo" beginnen - einschließlich "John", "Joseph", "Joan" und "Jonathan". Dieser Ansatz eignet sich gut für eine schnelle Datenexploration ohne das Schreiben von Formeln.

Die integrierten Suchfunktionen haben jedoch einige Einschränkungen im Vergleich zu den erweiterten Filteroptionen. Während einfache Platzhaltermuster effektiv funktionieren, kann es bei der komplexen Filterung nach mehreren Kriterien erforderlich sein, Platzhalter mit benutzerdefinierten Formeln zu kombinieren oder die erweiterte Filterfunktion von Excel für einen anspruchsvolleren Musterabgleich zu verwenden.

Arbeiten mit Zahlen und Platzhaltern

Die Verwendung von Platzhaltern mit Zahlen erfordert besondere Aufmerksamkeit, da Excel Platzhalteroperationen wie textbasierte Funktionen behandelt. Wenn du Platzhaltermuster auf numerische Daten anwendest, wandelt Excel die Zahlen automatisch in Text um, was zu einem unerwarteten Abgleichverhalten führen kann.

Für einen effektiven Nummernabgleich mit Platzhaltern gibt es mehrere Möglichkeiten, die du umgehen kannst. Du kannst Zahlen in Text umwandeln, indem du die Funktion TEXT(), die Funktion Text in Spalten oder spezielle Formeln für diesen Zweck verwendest.

Ein praktischer Ansatz ist die Kombination der Funktionen SEARCH(), ISNUMBER() und SUMPRODUCT():

=SUMPRODUCT(--(ISNUMBER(SEARCH("4", B2:B12))))

Diese Formel zählt, wie viele Zellen im Bereich B2:B12 die Ziffer "4" irgendwo in der Zahl enthalten. Für die Summierung von Werten, deren Zahlen bestimmte Muster enthalten, kannst du diesen Ansatz erweitern:

=SUMPRODUCT(--(ISNUMBER(SEARCH("4*", TEXT(B2:B12,"0")))), C2:C12)

Diese Formel summiert die Werte in Spalte C, wenn die entsprechenden Zahlen in Spalte B eine "4" gefolgt von beliebigen Ziffern enthalten. 

Für den Datumsabgleich verwendest du die Funktion TEXT(), um Datumsangaben in durchsuchbare Textmuster umzuwandeln:

=TEXT(C2:C12, "mmddyyyy")

Dadurch werden Datumsangaben in ein einheitliches Textformat umgewandelt, das mit Platzhaltern effektiv verarbeitet werden kann. Du kannst dann Wildcard-Muster anwenden, um bestimmte Datumskomponenten zu finden: 

=COUNTIF(TEXT(C2:C12,"mmddyyyy"),"*0525*")

Die Formel zählt Daten, die "0525" enthalten (25. Mai in einem beliebigen Jahr). 

In bestimmten Szenarien werden Zahlen als Text gespeichert, z. B. Postleitzahlen, Produkt-IDs oder Referenznummern. In diesen Fällen können Wildcards sie direkt als Textstrings abgleichen. Zum Beispiel würde das Filtern von Codes mit Mustern wie "123*" zu "12345", "123-AB" und "123XYZ" passen, während "??-45" zu "AB-45", "12-45" und "XY-45" passen würde.

Wildcard-Einschränkungen und Überraschungen

Nicht alle Excel-Funktionen unterstützen die Platzhalterfunktion, was zu Verwirrung führen kann, wenn du erwartest, dass bestimmte Formeln mit Mustervergleichen funktionieren. Die Funktion IF() akzeptiert zum Beispiel keine Platzhalter und muss daher mit COUNTIF() kombiniert werden, wie bereits gezeigt.

Platzhalter funktionieren nur mit Text in Formeln. Das bedeutet, dass numerische Werte in Text umgewandelt werden müssen, bevor Platzhalteroperationen sie effektiv verarbeiten können. Diese Textkonvertierungsanforderung kann zu unerwarteten Ergebnissen führen, wenn du dir dieser Einschränkung nicht bewusst bist.

Sei vorsichtig mit falsch-positiven Ergebnissen in Suchformeln, wenn du breite Platzhaltermuster verwendest. Zum Beispiel könnte VLOOKUP("*Smith*", ...) unbeabsichtigte Treffer wie "Smithson", "Blacksmith" oder "Goldsmith" liefern, obwohl du nur "Smith" wolltest. Dieses Verhalten erfordert ein sorgfältiges Pattern-Design, damit keine unerwünschten Ergebnisse eingefangen werden.

Eine weitere häufige Überraschung sind führende oder nachgestellte Leerzeichen in deinen Daten. Wildcards behandeln Leerzeichen als Zeichen, also passt "John*" nicht zu "John" (mit einem führenden Leerzeichen). Die Datenbereinigung ist wichtig, wenn du mit Platzhaltern arbeitest, um einheitliche Ergebnisse zu erzielen.

Außerdem wird bei der Suche nach Platzhaltern standardmäßig nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Das bedeutet, dass Muster wie "apple*" auf "Apple", "APPLE" und "ApPlE" passen. Dieses Verhalten ist für allgemeine Suchen praktisch, kann aber zu unbeabsichtigten Übereinstimmungen führen, wenn du Groß- und Kleinschreibung beachten musst. Wenn du Groß- und Kleinschreibung unterscheiden willst, solltest du stattdessen Funktionen wie FIND() in Kombination mit ISNUMBER() verwenden. 

Tipps für die Arbeit mit Platzhaltern in Excel

Wildcards eignen sich hervorragend für die Zusammenführung unscharf übereinstimmender Daten, was besonders nützlich ist, wenn es um uneinheitliche Schreibweisen oder Abweichungen bei der Dateneingabe geht. Du könntest zum Beispiel "Homel" und "Gomel" in deinem Datensatz haben, die denselben Ort repräsentieren. Die Verwendung von Platzhaltermustern wie "*omel" kann helfen, diese ähnlichen Einträge zu identifizieren und zu konsolidieren.

Die Formatierung von Telefonnummern variiert oft von Datensatz zu Datensatz, mit unterschiedlichen Vorwahlen oder Ländercodes. Du kannst Wildcards verwenden, um diese Unstimmigkeiten zu vereinheitlichen. Du kannst zum Beispiel mit Suchen und Ersetzen Nummern im internationalen Format in das nationale Format umwandeln:

Find: 44??????????
Replace with: 0

Dieses Muster passt auf jede britische Nummer, die mit "44" beginnt, gefolgt von zehn Ziffern. Dabei werden Nummern wie "447123456789" in "07123456789" umgewandelt, um eine einheitliche nationale Formatierung zu gewährleisten.

Wenn du bestimmte Ergebnisse von deinen Wildcard-Treffern ausschließen musst, kombiniere mehrere SUMIF() oder COUNTIF() Funktionen. Diese Technik eignet sich gut, um unerwünschte Übereinstimmungen zu entfernen:

=SUMIF(..., "00123H*") - SUMIF(..., "00123H*-SP")

Diese Formel summiert alle Werte, die mit "00123H*" übereinstimmen, schließt aber die Werte aus, die mit "-SP" enden, so dass du eine genauere Kontrolle über deine Platzhalterübereinstimmung hast.

Formatierungsänderungen funktionieren effektiv neben Platzhaltern mit Funktionen wie REPLACE(), SUBSTITUTE() oder TEXT(). Mit diesen Funktionen kannst du deine Daten vor oder nach der Anwendung von Platzhalteroperationen bereinigen und standardisieren, um konsistente Ergebnisse in deiner Analyse sicherzustellen.

Bei der Arbeit mit Produktcodes oder Referenznummern helfen Wildcards dabei, Muster und Ausnahmen zu erkennen. Du könntest *-TEMP verwenden, um alle temporären Codes zu finden, oder ??-??-????, um Einträge zu finden, die einer bestimmten Formatstruktur folgen, um die Datenüberprüfung und -bereinigung effizienter zu gestalten.

Fazit

Egal, ob du ähnliche Einträge konsolidierst, Telefonnummernformate standardisierst oder große Datensätze nach bestimmten Mustern filterst, Wildcards sind eine praktische Alternative zum exakten Abgleich. Sie schließen die Lücke zwischen einfachen Textsuchen und komplexeren Regex-Funktionen und machen die Mustererkennung in der vertrauten Umgebung von Excel zugänglich.

Um deine Excel-Kenntnisse über Platzhalteroperationen hinaus zu erweitern, bietet dir unser Lernpfad Excel-Grundlagen einen umfassenden Überblick über Datenaufbereitung, Analyse- und Visualisierungstechniken. Für diejenigen, die bereit sind, diese Fähigkeiten in analytischen Kontexten anzuwenden, bietet unser Kurs Datenanalyse in Excel praktische Erfahrungen mit PivotTables und fortgeschrittenen logischen Funktionen, die die hier erlernten Fähigkeiten zur Musterabgleichung ergänzen.