Buscar y reemplazar en Excel: Ahorra tiempo y evita errores

En este tutorial, te mostraré cómo utilizar eficazmente la función Buscar y reemplazar, comprender sus opciones clave y evitar errores comunes que pueden dar lugar a resultados inesperados.

Si estás empezando a utilizar Excel, nuestra Introducción a Excel cubre habilidades como navegar por la interfaz, comprender los formatos de datos y trabajar con funciones básicas. Además, me parece que la hoja de referencia de fórmulas de Excel, que se puede descargar, es una referencia útil porque contiene todas las funciones más comunes de Excel.

¿Qué es la función Buscar y reemplazar en Excel?

Buscar y reemplazar es una función de Excel que te permite buscar valores específicos y, opcionalmente, cambiarlos en una sola acción. Funciona con texto, números, símbolos e incluso con formato. Esta función tiene (como puedes imaginar) dos partes:

• Buscar: Localiza los valores coincidentes para que puedas revisarlos uno por uno.
• Reemplazar: Actualiza automáticamente esos valores con otros nuevos.

Buscar y reemplazar es mucho más rápido que las ediciones manuales, especialmente en conjuntos de datos grandes. En lugar de escanear miles de celdas, Excel localiza todas las coincidencias al instante y puede actualizarlas todas a la vez, lo que ahorra tiempo y reduce los errores.

Cómo abrir Buscar y reemplazar en Excel

Puedes acceder a Buscar y reemplazar a través de la interfaz o utilizando atajos de teclado.

Para abrir Buscar y reemplazar mediante los atajos de teclado:

• Buscar:Ctrl + F en Windows y Command + F en Mac.

• Reemplazar: Ctrl + H en Windows y Command + Shift + H en Mac.

Para abrir Buscar y reemplazar utilizando la cinta de Excel:

• Ve a la página de inicio .

• Haz clic en Buscar y seleccionar en el Edición .
• Elige Buscar o Reemplazar

Es importante tener en cuenta que el modo Buscar busca y resalta las celdas coincidentes, mientras que el modoReemplazar busca y permite cambiar los valores. Siempre puedes cambiar entre las dos pestañas del mismo cuadro de diálogo para utilizar la que sea más adecuada para tu tarea.

Echa un vistazo a la hoja de referencia de atajos de Excel para aprender a mejorar la productividad mediante el aprendizaje de los atajos para diferentes funciones de Excel.

Cómo utilizar la función Buscar en Excel

Buscar valores es el primer paso a la hora de auditar o navegar por un cuaderno de trabajo grande.

Buscar texto, números y símbolos

Para buscar texto, números o símbolos:

• Abrir Buscar utilizando Ctrl + F en Windows o Command + F en Mac.

• Introduce el valor que deseas buscar.

• Haz clic en Buscar siguiente para desplazarte por las coincidencias una por una.

• Haz clic en Buscar todo para ver todas las coincidencias a la vez.

Usando Buscar siguiente es mejor cuando quieres revisar los resultados individualmente, y Buscar todo es útil para auditar datos o comprobar la frecuencia con la que aparece un valor.

Buscar valores en una hoja de cálculo o un cuaderno de trabajo

De forma predeterminada, Excel solo busca valores en la hoja activa actual. Sin embargo, puedes ampliar la búsqueda a todo el cuaderno de trabajo siguiendo estos pasos:

• Haz clic en botón Opciones << en el ventana .
• Localiza el Dentro de: .
• Seleccionar Cuaderno de trabajo.

Encontrar valores dentro de una hoja es útil cuando se trabaja en una tabla de Excel o pestaña de Excel, mientras que buscar dentro del cuaderno de trabajo resulta útil para rastrear valores repetidos en varias pestañas.

Cómo utilizar la función Reemplazar en Excel

La función Reemplazar te permite actualizar valores rápidamente sustituyendo los valores buscados por otros nuevos.

Reemplazar valores uno por uno

Si deseas tener más control sobre cómo sustituyes tus datos, sigue los pasos que se indican a continuación:

• Abrir Reemplazar (Ctrl + H en Windows, Command + Shift + H en Mac)

• Introduce el valor que deseas buscar en Buscar

• Introduce el nuevo valor en Reemplazar por

• Haz clic en Buscar siguiente

• Haz clic en Reemplazar para actualizar solo esa coincidencia.

Este método es seguro para datos mixtos y desordenados, ya que puedes revisar cada coincidencia antes de cambiarla. Por lo tanto, puedes evitar actualizar celdas que parecen similares pero que no deben modificarse.

Reemplazar todas las coincidencias a la vez

La función«Reemplazar todo» actualiza al instante todas las coincidencias en el rango seleccionado. Es adecuado cuando los datos están limpios y son coherentes, o cuando se estandarizan valores, como cambiar «EE. UU.» por «Estados Unidos».

Debes tener cuidado al utilizar la función Reemplazar todo, ya que Excel no solicita confirmación por cada cambio. Además, las coincidencias parciales pueden sustituirse involuntariamente, y el formato o las fórmulas pueden verse afectados por la sustitución.

Como práctica recomendada, prueba siempre primero con Buscar siguiente o Reemplazar antes de utilizar Reemplazar todo. También puedes utilizarla función Deshacer (Ctrl + Z)de inmediatamente si algo parece incorrecto, o considerar guardar una copia del archivo antes de realizar sustituciones importantes.

Uso de las opciones avanzadas de búsqueda y sustitución

Las opciones avanzadas te ayudan a ser preciso con lo que deseas en tus hojas. Para utilizar las funciones avanzadas, primero haz clic enOpciones de >> en el cuadro de diálogoBuscar y reemplazar.

Coincidir mayúsculas y minúsculas y coincidir todo el contenido de la celda

El opción «Respetar mayúsculas y minúsculas» sustituye solo los valores con la misma capitalización y resulta útil cuando las mayúsculas y minúsculas son importantes. 

En el ejemplo siguiente, solo cambia la palabra «active» en minúsculas.

Por otro lado, la opciónCoincidir todo el contenido de la celda sustituye solo las celdas que coinciden exactamente con el valor de búsqueda. Esto evita sustituciones parciales dentro de textos más largos.

En nuestro ejemplo a continuación, Coincidir todo el contenido de la celda impide cambiar la celda «Johnny Doe» si alguna letra coincide.

Buscar y reemplazar formato

Para reemplazar texto que tiene un formato determinado, como negrita:

• Presiona « Ctrl + H » (Buscar y reemplazar) para abrir Buscar y reemplazar → Opciones >>.

• Haz clic en Formato... junto a Buscar.

• En el cuadro de diálogo, elige el formato que deseas buscar, como el texto en negrita.
• Introduce el texto de sustitución en Reemplazar por.
• Haz clic en Reemplazar o Reemplazar todo.

Si deseas cambiar solo el formato, pero mantener el texto o los números iguales:

• Presiona « Ctrl + H » (Buscar y reemplazar) para abrir Buscar y reemplazar → Opciones <<.

• Salir Encontrar lo que y Reemplazar con vacío.

• Haz clic en Formato... junto a Buscar y selecciona el formato que deseas eliminar.
• Haz clic en Formato... junto a Reemplazar con y selecciona el nuevo formato.
• Haz clic en Reemplazar todo.

Uso de comodines

Los comodines te permiten buscar y reemplazar patrones en lugar de valores exactos. Los caracteres comodín más comunes son:

• *: Coincide con cualquier número de caracteres.

• ?: Coincide con un solo carácter.

En el ejemplo siguiente, hemos utilizado ? para buscar usuarios cuyo ID coincida con C-_03.

Los comodines son muy útiles cuando los datos no son uniformes, pero debes probarlos cuidadosamente con Buscar antes de utilizarlos. Reemplazar.

Buscar y reemplazar en fórmulas

La función Buscar y reemplazar también funciona dentro de las fórmulas, pero hay que tener cuidado para evitar errores.

Cuando usas Buscar y reemplazar dentro de fórmulas, Excel:

• Busca dentro de las fórmulas, no solo en los valores mostrados.
• Las sustituciones afectan a las referencias de celda, los nombres de función y los operadores.
• Se actualizan todas las fórmulas coincidentes, incluso si el resultado parece el mismo.

Este método resulta útil cuando los cambios afectan a muchas fórmulas de una hoja o cuaderno de trabajo, y puede ahorrar mucho tiempo. Puedes utilizarlo para:

• Actualización de referencias de celda después de insertar o reorganizar columnas
• Cambiar los nombres de las hojas a las que se hace referencia en las fórmulas
• Reemplazar nombres de funciones, por ejemplo, actualizar funciones obsoletas o renombradas.
• Ajustar el texto dentro de fórmulas, como valores de búsqueda o condiciones

En el ejemplo siguiente, se utiliza el método Buscar y reemplazar para actualizar el función ROUND() por ROUNDUP() para ajustar la precisión de cálculo en toda la hoja de cálculo.

Sin embargo, debes tener en cuenta que buscar y reemplazar « » en fórmulas es arriesgado, ya que puede romper las fórmulas si se reemplazan coincidencias parciales y puede afectar a fórmulas que no pretendías cambiar. Además, Excel no muestra ninguna advertencia si la lógica es incorrecta, y la función«Reemplazar todo» ( ) puede modificar silenciosamente cientos de fórmulas a la vez.

Como práctica recomendada, utiliza siempre primerola función «Buscar e ar» , revisa cuidadosamente los resultados y prueba algunas fórmulas antes de realizar sustituciones importantes. Siempre que sea posible, prueba la lógica en una copia de seguridad del archivo.

Te recomiendo que consultes nuestra hoja de trucos para la manipulación de datos para obtener más información sobre otras funciones de Excel para organizar datos.

Errores comunes al usar Buscar y reemplazar

A continuación, se enumeran los errores más comunes que he encontrado al utilizar la función Buscar y reemplazar en Excel, lo que te ayudará a ahorrar tiempo al revisar tu cuaderno de trabajo:

• Reemplazar más de lo previsto: Excel reemplaza las coincidencias exactas, pero estas pueden aparecer en lugares inesperados, como fórmulas, columnas ocultas o notas. Para evitar este problema, siempre debes considerar si se debe marcar la opción« » (Coincidir todo el contenido de la celda ).
• Ignorar el ámbito (hoja de cálculo frente a cuaderno de trabajo): Buscar en todo el cuaderno de trabajo cuando solo deseas actualizar una hoja puede provocar cambios inesperados en otras partes. Para estar seguro, confirma siempre si estás buscando dentro de la hoja de cálculo activa o en todo el cuaderno de trabajo antes de hacer clic en«Reemplazar» ( ).
• Fórmulas innovadoras: Reemplazar partes de fórmulas sin comprender su estructura puede cambiar referencias, romper funciones o producir resultados incorrectos sin errores. Para evitarlo, reemplaza gradualmente y comprueba los cálculos después de cada paso si hay fórmulas involucradas.
• Olvidar las reglas de formato: La función Buscar y reemplazar puede aplicarse al formato, pero también puede sobrescribirlo involuntariamente. Esto suele ocurrir al limpiar datos importados o al copiar entre archivos. Comprueba siempre si se han aplicado opciones de formato antes de sustituir.
• Uso excesivo de «Reemplazar todo»: Reemplazar todo es rápido, pero una vez aplicado, los cambios pueden propagarse por miles de celdas al instante. Por lo tanto, utiliza la función«Reemplazar todo» de solo cuando tus datos sean coherentes o cuando hayas realizado primero una prueba con «Buscar »o «Reemplazar ».

Cuándo no utilizar Buscar y reemplazar

Aunque la función Buscar y reemplazar es útil para actualizar grandes conjuntos de datos, a continuación se indican algunos casos en los que debes evitar su uso:

• Cuándo son más seguras las fórmulas o las funciones: Si necesitas ver datos originales que requieren lógica, condiciones o reglas repetibles, utiliza funciones como SUBSTITUTE(), IF() o TEXT(). En este caso, la función«Buscar y reemplazar» ( ) realiza modificaciones puntuales y no se adapta si los datos cambian posteriormente.

• Cuando las coincidencias parciales pueden corromper los datos: La sustitución de partes de valores, como códigos, identificadores o fechas, puede alterar involuntariamente datos válidos. Esto resulta especialmente arriesgado cuando los valores comparten patrones similares, como 101, 1010 y 1101.

• Cuándo son más adecuadas las herramientas de datos estructurados: Para conjuntos de datos grandes o estructurados, herramientas como Power Query, filtros o tablas dinámicas proporcionan transformaciones más seguras y controladas que la sustitución masiva de texto.

Prácticas recomendadas para utilizar la función Buscar y reemplazar de forma segura

Para garantizar un uso seguro de la función Buscar y reemplazar, utiliza la siguiente lista de verificación para evitar errores comunes:

• Prueba con Buscar primero: Reemplaza siempre manualmente las primeras 2 o 3 instancias para asegurarte de que el resultado es el esperado.
• Utiliza la función Reemplazar con moderación: Antes de pulsar Reemplazar Al, haz clic en Buscar todoy desplázate por la lista de la parte inferior para ver si se incluyen en la búsqueda celdas inesperadas, como encabezados o totales.
• Haz una copia de seguridad del archivo o duplica la hoja antes de realizar cambios importantes.
• Establece el ámbito correcto (hoja de cálculo frente a cuaderno de trabajo) antes de reemplazar.
• Si algo parece incorrecto, deshazlo inmediatamente con Ctrl + Z (Windows) o Cmd + Z (Mac) antes de continuar con tu trabajo.

Conclusión

Buscar y reemplazar es una de las herramientas más potentes de Excel para ahorrar tiempo, pero también es fácil de usar incorrectamente si se aplica sin cuidado. Cuando se utiliza con el alcance, las pruebas y la revisión adecuados, puede limpiar datos y actualizar valores en segundos en lugar de horas. Trátalo como una herramienta de precisión, no como un instrumento contundente, y obtendrás velocidad sin sacrificar la precisión.

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