Localizar e substituir no Excel: Economize tempo e evite erros

Neste tutorial, vou mostrar como usar a função Localizar e Substituir de forma eficaz, entender suas principais opções e evitar erros comuns que podem levar a resultados inesperados.

Se você está começando a usar o Excel, nossa Introdução ao Excel cobre habilidades como navegar pela interface, entender formatos de dados e trabalhar com funções básicas. Além disso, acho que a Folha de Referência de Fórmulas do Excel, que você pode baixar, é uma referência útil, pois contém todas as funções mais comuns do Excel.

O que é Localizar e Substituir no Excel?

Localizar e substituir é um recurso do Excel que permite procurar valores específicos e, se quiser, alterá-los em uma única ação. Funciona com texto, números, símbolos e até mesmo formatação. Essa função tem (como você deve imaginar) duas partes:

• Encontre: Localiza valores correspondentes para que você possa revisá-los um por um.
• Substitua: Atualiza esses valores automaticamente com os novos.

A função Localizar e Substituir é bem mais rápida do que edições manuais, principalmente em conjuntos de dados grandes. Em vez de examinar milhares de células, o Excel localiza todas as correspondências instantaneamente e pode atualizá-las de uma só vez, economizando tempo e reduzindo erros.

Como abrir a função Localizar e substituir no Excel

Você pode acessar Localizar e Substituir pela interface ou usando atalhos do teclado.

Para abrir Localizar e Substituir usando os atalhos do teclado:

• Encontre:Ctrl + F no Windows e Command + F no Mac.

• Substitua: Ctrl + H no Windows e Command + Shift + H no Mac.

Para abrir Localizar e Substituir usando a faixa de opções do Excel:

• Vá para o Página inicial .

• Clique em em Localizar e selecionar na grupo .
• Escolha Encontre ou Substituir

É importante notar que o modo Localizar procura e destaca as células correspondentes, enquanto o modoSubstituir procura e permite alterar os valores. Você sempre pode alternar entre as duas guias na mesma caixa de diálogo para usar o que for mais adequado para sua tarefa.

Dá uma olhada na folha de dicas de atalhos do Excel para aprender como melhorar a produtividade aprendendo os atalhos para diferentes recursos do Excel.

Como usar a função Localizar no Excel

Procurar valores é o primeiro passo quando você está auditando ou navegando em uma pasta de trabalho grande.

Encontrando texto, números e símbolos

Para procurar texto, números ou símbolos:

• Abrir Encontre usando Ctrl + F no Windows ou Command + F no Mac

• Digite o valor que você quer procurar

• Clique em Encontrar Próximo para passar pelas correspondências, uma de cada vez.

• Clique em Encontrar tudo para ver todas as correspondências de uma vez

Usando Encontrar Próximo é melhor quando você quer ver os resultados um por um, e Localizar tudo é útil pra auditar dados ou verificar a frequência com que um valor aparece.

Encontrando valores em uma planilha ou pasta de trabalho

Por padrão, o Excel só procura valores na sua planilha ativa atual. Mas você pode expandir sua busca para toda a pasta de trabalho seguindo estes passos:

• Clique em botão Opções << no janela .
• Encontre o Dentro de: menu suspenso.
• Selecione Pasta de trabalho.

Encontrar valores em uma planilha é útil quando você está trabalhando em uma tabela específica do Excel. tabela do Excel ou guia específica, enquanto a pesquisa na pasta de trabalho é útil para rastrear valores repetidos em várias guias.

Como usar a função Substituir no Excel

O recurso Substituir permite atualizar valores rapidamente, trocando os valores pesquisados por novos.

Substituindo valores um por um

Se você quiser ter mais controle sobre como está substituindo seus dados, siga as etapas abaixo:

• Abrir Substitua (Ctrl + H no Windows, Command + Shift + H no Mac)

• Digite o valor que você quer procurar em Encontrar o que

• Digite o novo valor em Substituir por

• Clique em Encontrar Próximo

• Clique em Substituir para atualizar apenas essa correspondência.

Esse método é seguro para dados misturados e confusos, já que você pode revisar cada correspondência antes de alterá-la. Então, você pode evitar atualizar células que parecem iguais, mas não devem ser alteradas.

Substituindo todas as correspondências de uma vez só

A funçãoSubstituir tudo atualiza instantaneamente todas as correspondências no intervalo selecionado. É legal quando os dados estão limpos e consistentes ou quando você está padronizando valores, tipo mudar “EUA” para “Estados Unidos”.

É bom tomar cuidado ao usar a função Substituir tudo, porque o Excel não pede confirmação para cada alteração. Além disso, correspondências parciais podem ser substituídas sem querer, e a formatação ou fórmulas podem ser afetadas pela substituição.

Como prática recomendada, sempre teste primeiro com Localizar Próximo ou Substituir antes de usar Substituir Tudo. Você também pode usaro comando “ ” (Ctrl + Z) imediatamente se algo parecer errado, ou pensar em salvar uma cópia do arquivo antes de fazer substituições grandes.

Usando as opções avançadas de localizar e substituir

As opções avançadas ajudam você a ser mais preciso com o que quer nas suas planilhas. Para usar os recursos avançados, primeiro clique em Opções do >> na caixa de diálogoLocalizar e substituir.

Corresponder maiúsculas e minúsculas e todo o conteúdo da célula

O opção "Corresponder maiúsculas e minúsculas" só troca valores com a mesma capitalização e é útil quando o uso de maiúsculas e minúsculas importa. 

No exemplo abaixo, só a palavra “active” muda para minúscula.

Por outro lado, a opção“Corresponder todo o conteúdo da célula” ( ) substitui apenas as células que correspondem exatamente ao valor pesquisado. Isso evita substituições parciais dentro de textos mais longos.

No nosso exemplo abaixo, A opção Correspondência com todo o conteúdo da célula impede que a célula “Johnny Doe” seja alterada se alguma letra corresponder.

Encontrar e substituir formatação

Para substituir texto que tem um formato específico, como negrito:

• Pressione Ctrl + H para abrir Localizar e substituir → Opções >>.

• Clique Formatar... ao lado de Localizar.

• Na caixa de diálogo, escolha a formatação que você quer procurar, tipo texto em negrito.
• Digite o texto que você quer substituir em Substituir por.
• Clique em Substituir ou Substituir tudo.

Se você quiser mudar só a formatação, mas manter o texto ou os números iguais:

• Pressione Ctrl + H para abrir Localizar e substituir → Opções <<.

• Sair Encontrar o que e Substitua por em branco.

• Clique Formatar... ao lado de Localizar e selecione a formatação a ser removida.
• Clique Formatar... ao lado de Substituir por e escolha a nova formatação.
• Clique em Substituir tudo.

Usando caracteres curinga

Os curingas permitem que você encontre e substitua padrões em vez de valores exatos. Os caracteres curinga comuns são:

• *: Combina com qualquer número de caracteres

• ?: Corresponde a um único caractere

No exemplo abaixo, usamos ? para procurar usuários cujo ID corresponde a C-_03.

Os curingas são ótimos quando os dados não são uniformes, mas você deve testá-los com cuidado com Find antes de usar Substituir.

Localizar e substituir em fórmulas

A função Localizar e Substituir também funciona dentro de fórmulas, mas é preciso ter cuidado para evitar erros.

Quando você usa Localizar e substituir dentro de fórmulas, o Excel:

• Pesquisa dentro das fórmulas, não só nos valores mostrados
• As substituições afetam referências de células, nomes de funções e operadores.
• Todas as fórmulas correspondentes são atualizadas, mesmo que o resultado pareça o mesmo.

Esse método é útil quando as alterações afetam muitas fórmulas em uma planilha ou pasta de trabalho e pode economizar muito tempo. Você pode usar isso pra:

• Atualizando referências de células depois de inserir ou reorganizar colunas
• Alterando nomes de planilhas mencionados em fórmulas
• Substituindo nomes de funções, tipo, atualizando funções obsoletas ou renomeadas
• Ajustando o texto dentro de fórmulas, como valores de pesquisa ou condições

No exemplo abaixo, o método Localizar e Substituir é usado para atualizar o função ROUND() para ROUNDUP() para ajustar a precisão do cálculo em toda a planilha.

Mas, fica ligado que usar o recurso Localizar e Substituir nas fórmulas pode ser arriscado, porque pode bagunçar as fórmulas se substituir partes que não eram pra substituir e pode mexer em fórmulas que você não queria alterar. Além disso, o Excel não avisa se a lógica estiver errada, e a função“ ” (Substituir tudo) pode alterar centenas de fórmulas de uma vez só, sem avisar.

Como prática recomendada, use sempre primeiroa opção Localizar , analise cuidadosamente as correspondências e teste algumas fórmulas antes de fazer substituições em grande escala. Sempre que possível, teste a lógica em uma cópia de backup do arquivo.

Recomendo que você dê uma olhada em nosso folha de dicas de manipulação de dados para saber mais sobre outras funções do Excel para organizar dados.

Erros comuns ao usar Localizar e Substituir

Abaixo estão os erros comuns que encontrei ao usar a função Localizar e Substituir no Excel, que vão te ajudar a economizar tempo ao revisar sua pasta de trabalho:

• Substituindo mais do que o planejado: O Excel substitui correspondências exatas, mas essas correspondências podem aparecer em lugares que você não esperava, como fórmulas, colunas ocultas ou notas. Para evitar esse problema, sempre pense se deve marcar a opção“ ” (Corresponder ao conteúdo inteiro da célula ).
• Ignorando o escopo (planilha versus pasta de trabalho): Pesquisar toda a pasta de trabalho quando você só queria atualizar uma planilha pode causar mudanças inesperadas em outros lugares. Para ter certeza, sempre confira se você está procurando na planilha ativa ou em toda a pasta de trabalho antes de clicarem “ ” (Excluir/Substituir).
• Quebrando fórmulas: Trocar partes de fórmulas sem entender como elas funcionam pode mudar referências, quebrar funções ou dar resultados errados sem mostrar erros. Para evitar isso, faça substituições incrementais e teste os cálculos após cada etapa, caso haja fórmulas envolvidas.
• Esquecendo as regras de formatação: A função Localizar e substituir pode afetar a formatação, mas também pode, sem querer, substituí-la. Isso geralmente acontece quando a gente limpa dados importados ou copia entre arquivos. Sempre dá uma olhada se as opções de formatação estão aplicadas antes de substituir.
• Usando demais a função Substituir tudo: A função “Substituir tudo” ( ) é rápida, mas, uma vez aplicada, as alterações podem se espalhar por milhares de células instantaneamente. Então, só use a opção“Substituir tudo” do quando seus dados estiverem consistentes ou depois de testar primeiro com as opções“Localizar ”ou “Substituir ”.

Quando não usar a função Localizar e substituir

Embora a função Localizar e Substituir seja útil para atualizar grandes conjuntos de dados, veja abaixo alguns casos em que você deve evitar usá-la:

• Quando as fórmulas ou funções são mais seguras: Se você precisar ver os dados originais que exigem lógica, condições ou regras repetíveis, use funções como SUBSTITUTE(), IF() ou TEXT(). Nesse caso, o recursoLocalizar e Substituir d faz edições únicas e não se adapta se os dados forem alterados posteriormente.

• Quando correspondências parciais podem corromper os dados: Substituir partes de valores, como códigos, IDs ou datas, pode alterar sem querer dados válidos. Isso é especialmente arriscado quando os valores têm padrões parecidos, como 101, 1010 e 1101.

• Quando as ferramentas de dados estruturados são mais adequadas: Para conjuntos de dados grandes ou estruturados, ferramentas como Power Query, filtros ou tabelas dinâmicas oferecem transformações mais seguras e controladas do que a substituição em massa de texto.

Melhores práticas para usar a função Localizar e substituir com segurança

Para garantir que você use a função Localizar e Substituir com segurança, use a seguinte lista de verificação para evitar erros comuns:

• Teste com Localizar primeiro: Sempre substitua manualmente as primeiras 2 ou 3 instâncias para garantir que o resultado seja o esperado.
• Use a função Substituir com moderação: Antes de clicar em Substituir Al, clique em Localizar tudoe percorra a lista na parte inferior para ver se alguma célula inesperada, como cabeçalhos ou totais, está incluída na pesquisa.
• Faça backup do arquivo ou copie a planilha antes de fazer mudanças importantes.
• Defina o escopo correto (planilha vs. pasta de trabalho) antes de substituir.
• Desfaça imediatamente se algo parecer errado usando Ctrl + Z (Windows) ou Cmd + Z (Mac) antes de continuar com o seu trabalho.

Conclusão

A função Localizar e Substituir é uma das ferramentas mais poderosas do Excel para economizar tempo, mas também é fácil de usar de forma errada se aplicada sem cuidado. Quando usado com o escopo, os testes e a revisão certos, ele pode limpar dados e atualizar valores em segundos, em vez de horas. Trate-o como uma ferramenta de precisão, não como um instrumento contundente, e você vai conseguir velocidade sem perder a precisão.

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