Formule de comptage dans Excel : Conseils essentiels et exemples

L'une des formules les plus sous-estimées d'Excel est la formule COUNT() (ou, plus exactement, la fonction COUNT() ). Il peut vous faire gagner du temps, réduire les erreurs et faciliter l'analyse des données.

Dans ce guide, je vous guiderai à travers les fonctions de comptage d'Excel d'une manière pratique et facile à suivre, que vous débutiez avec Excel ou que vous l'utilisiez depuis des années.

Qu'est-ce que la formule COUNT() dans Excel ?

La fonction COUNT() d'Excel compte le nombre de valeurs numériques dans une plage de cellules spécifiée. Son objectif principal est de déterminer combien de cellules contiennent des nombres. 

Par exemple, si vous gérez un rapport de vente ou si vous suivez les résultats d'un examen, COUNT() vous aide à identifier le nombre d'entrées numériques valides.

Vous pouvez utiliser cette fonction en cas de besoin :

• Comptez le nombre d'articles pour lesquels un prix a été saisi
• Identifier le nombre d'étudiants ayant soumis des notes numériques
• Résumez le nombre de réponses à une enquête contenant des données numériques.

En accélérant le processus de comptage, COUNT() permet de gagner du temps et de réduire le risque d'erreurs manuelles dans l'analyse des données.

Syntaxe et explication de la formule COUNT()

La syntaxe pour utiliser la formule COUNT() est la suivante :

COUNT(value1, [value2], ...)

Comprenons bien :

La fonctione COUNT() n'inclut que les nombres, les dates et le texte numérique (comme 1 s'il est saisi directement en tant qu'argument). Il ignore le texte, les valeurs logiques (comme TRUE ou FALSE), les valeurs d'erreur et les cellules vides lorsqu'elles font partie d'une plage.

Comment utiliser la formule COUNT()

Voyons comment vous pouvez utiliser la fonction COUNT() dans le monde réel. 

Exemple 1 : Comptage de données numériques simples

Tout d'abord, nous verrons comment compter les valeurs numériques dans une plage :

Supposons que nous ayons deux colonnes : Roll No et Marks. Certaines cellules de la colonne Marks sont vides.

Pour compter le nombre d'entrées numériques dans la colonne Marks:

=COUNT(B2:B11)

Étant donné que 2 cellules sur 10 sont vides, la formule renvoie 8,, qui représente 8 valeurs numériques dans la plage.

Nous pouvons également inclure des valeurs numériques supplémentaires en dehors de la plage. Voici comment :

=COUNT(B2:B11, 20)

Cette formule compte les huit valeurs numériques de B2:B11 plus la valeur supplémentaire 20, et renvoie donc 9.

Exemple 2 : Compter les dates et les heures

Supposons que vous gériez une feuille de présence d'employés où chaque ligne enregistre une date et une heure d'arrivée. Dans certains cas, les employés peuvent oublier d'indiquer la date ou l'heure, ou quelqu'un peut avoir saisi une note au lieu d'une date correcte. J'ai écrit "Hello", ce qui n'est manifestement pas adapté.

C'est ce que permet la fonction COUNT(). Vous pouvez rapidement vérifier le nombre d'entrées numériques valides dont vous disposez.

Dans Excel :

• Les dates sont enregistrées sous forme de nombres (comptage des jours depuis le 1er janvier 1900).

• Les heures sont enregistrées sous forme de fractions d'un jour de 24 heures (par exemple, 0.5 correspond à 12:00 PM).

Étant donné que les deux sont numériques, COUNT() les inclura dans le décompte des valeurs.

Pour la colonne date, j'utilise la formule suivante :

=COUNT(A2:A6)

Et pour la colonne temps, j'utilise la formule suivante :

=COUNT(B2:B6)

Les deux formules renvoient 3 car chaque colonne ne contient que 3 valeurs numériques. Dans les cellules A2 à A6 :

• A2 > numérique
• A3 > numérique
• A4 > vierge (non compté)
• A5 > texte (non numérique)
• A6 > numérique

De même, dans les cellules B2 à B6 :

• B2 > numérique
• B3 > numérique
• B4 > blanc (non comptabilisé)
• B5 > blanc (non comptabilisé)
• B6 > numérique

Exemple 3 : Utilisation de plages nommées

Les plages nommées dans Excel permettent d'attribuer un nom personnalisé à une cellule ou à une plage de cellules. Utilisés avec des fonctions telles que COUNT(), ils facilitent la lecture et la réutilisation dynamique des formules.

Pour cet exemple, j'utilise les données suivantes :

Tout d'abord, nous devons définir une plage nommée. Pour ce faire :

• Sélectionnez les cellules contenant vos chiffres de vente : C2:C6.

• Allez dans Formules > Définir le nom, et donnez-lui un nom comme SalesData.

Maintenant, au lieu d'écrire :

=COUNT(C2:C6)

Vous pouvez simplement écrire :

=COUNT(SalesData)

La formule renvoie 5 car les cinq cellules contiennent des valeurs numériques.

Mais pourquoi utiliser des plages nommées ? Parce qu'il présente deux avantages majeurs :

1. Flexibilité: Si votre plage de données change (par exemple, si vous ajoutez des lignes pour des chiffres de vente supplémentaires), vous ne devez mettre à jour la plage nommée qu'une seule fois, sans avoir à modifier chaque formule qui s'y réfère.

2. Réutilisation: Vous pouvez utiliser SalesData dans n'importe quelle formule, dans n'importe quelle partie du classeur, sans vous soucier des références de cellules.

Exemple 4 : Combinaison de COUNT() avec d'autres fonctions

Pour effectuer des calculs plus complexes et plus perspicaces, il est possible d'imbriquer COUNT() dans d'autres fonctions. Supposons que vous souhaitiez calculer la moyenne de tous les nombres d'une plage, sans tenir compte du texte ou des blancs, et afficher le nombre d'entrées numériques utilisées dans le calcul.

Voici donc comment vous pouvez le faire en combinant COUNT() et SUM() :

=SUM(A2:A6)/COUNT(A2:A6)

De même, vous pouvez utiliser COUNT() avec une instruction IF() pour effectuer des tests logiques :

=IF(COUNT(C2:C7)>0, SUM(C2:C7)/COUNT(C2:C7), "No numbers")

Cette formule n'affiche la moyenne que s'il y a des valeurs numériques ; sinon, elle affiche No numbers.

Vous pouvez même utiliser la fonction COUNT() pour la présentation et la synthèse de données, car elle fonctionne bien dans les tableaux de bord et les feuilles dynamiques.

Supposons que vous souhaitiez utiliser COUNT() pour établir des rapports. Voici comment vous pouvez utiliser COUNT() avec du texte intégré :

="There are " & COUNT(C2:C7) & " numeric values."

Dépannage des erreurs de la formule COUNT()

Même si les fonctions COUNT() d'Excel sont généralement faciles à utiliser, il est normal de rencontrer des résultats inattendus. Examinons les problèmes les plus courants et voyons comment les résoudre pour que vos comptages restent exacts.

Résolution des erreurs #NAME ? et #VALUE !

Lorsque vous travaillez avec COUNT() et les fonctions connexes, vous pouvez rencontrer les erreurs suivantes : #NAME ? aet #VALUE!. Voyons quelles en sont les causes et comment vous pouvez y remédier.

#NAME ? Erreur

Cela se produit lorsqu'Excel ne reconnaît pas la fonction ou la plage nommée que vous avez saisie, généralement en raison d'une faute de frappe. Voici comment vous pouvez y remédier :

• Vérifiez l'orthographe du nom de votre fonction. Par exemple, si vous tapez COUUNT() au lieu de COUNT(), vous obtiendrez une erreur #NAME?.

• Assurez-vous que les plages nommées auxquelles vous faites référence sont définies correctement.

• Vérifiez que les critères de texte sont correctement mis entre guillemets lorsque cela est nécessaire.

#VALEUR ! Erreur

Cette erreur apparaît lorsque COUNT() reçoit un argument qu'il ne peut pas traiter, comme une chaîne de texte, alors qu'il attend une plage ou une valeur numérique. Par exemple : =COUNT("text")

Comme COUNT() s'attend à des valeurs numériques ou à des plages de valeurs, et non à du texte en clair, cela entraînera une erreur #VALUE!. 

Pour y remédier :

• Assurez-vous que vos arguments sont des plages valides ou des données numériques.

• Si vous voulez compter du texte, utilisez plutôt COUNTA().

Éviter les cellules vides et les problèmes de données cachées

Parfois, les résultats de COUNT() peuvent être déroutants en raison de la façon dont les blancs, les lignes cachées ou le formatage sont traités :

Les blancs et les chaînes vides

Si vous voulez tester ce qui se trouve réellement dans une cellule, essayez :

=LEN(cell)

Elle indique le nombre de caractères dans la cellule, ce qui vous permet de repérer les contenus invisibles tels que les espaces.

Rangées cachées

Toutes les fonctions de COUNT() incluent les lignes cachées dans leurs décomptes. Si vous souhaitez ne compter que les lignes visibles (filtrées), procédez comme suit :

=COUNT(102, range)

Ici, 102 indique à Excel de compter les valeurs numériques dans les cellules visibles uniquement (utilisé avec la fonction SUBTOTAL ).

Problèmes de formatage

Il arrive qu'une cellule ressemble à un nombre, mais qu'elle soit en réalité stockée sous forme de texte, de sorte que COUNT() l'ignore. Par exemple, "100" stocké sous forme de texte ne sera pas comptabilisé :

• =ISTEXT(cell) renvoie TRUE s'il s'agit d'un texte  

• =ISNUMBER(cell) renvoie TRUE s'il s'agit d'un nombre

Pour éviter les surprises, convertissez les nombres textuels en nombres réels et remplacez, dans la mesure du possible, les blancs inutiles par des valeurs par défaut.

Autres fonctions de comptage : COUNTIF(), COUNTA(), et plus encore

Outre la fonction de base COUNT(), Excel propose des fonctions de comptage avancées telles que COUNTA(), COUNTBLANK() et COUNTIF(). Ces fonctions nous offrent une plus grande flexibilité pour l'analyse des données, que nous voulions compter toutes les cellules non vides, identifier les données manquantes ou appliquer des conditions à nos comptages. 

Comprenons-les à l'aide d'exemples simples et pratiques.

Utilisation de la fonction COUNTA() pour les cellules non vides

La fonction COUNTA() compte toutes les cellules non vides d'une plage. Cela inclut les cellules contenant des nombres, du texte, des valeurs logiques (TRUE, FALSE), des erreurs ou toute autre donnée. C'est un excellent moyen de vérifier l'exhaustivité des données.

Supposons que nous ayons une plage contenant des nombres, du texte et des erreurs, ainsi qu'une cellule vide.

=COUNTA(A2:A6)

La formule compte toutes les cellules remplies, de sorte que si 4 cellules contiennent des données et que 1 est vide, la formule renvoie 4.

Vous pouvez utiliser cette formule pour vérifier si des données ont été saisies dans toutes les lignes et identifier l'exhaustivité des formulaires ou des enquêtes.

Identifier les cellules vides avec COUNTBLANK()

COUNTBLANK() compte le nombre de cellules vides dans une plage de cellules. Mais il ne compte pas les cellules dont la valeur est nulle, car 0 est un nombre, pas un blanc. Sa syntaxe est la suivante :

= COUNTBLANK(range)

Ici, range est un argument obligatoire qui définit la plage à partir de laquelle nous voulons compter les cellules vides. 

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons un mélange de chiffres, de texte (ici, j'ai remis "Hello") et de cellules vides. Voyons comment COUNTBLANK() nous aide à identifier ces lacunes.

La formule renvoie 2 parce qu'il n'y a que deux cellules vides.

Comptage conditionnel avec COUNTIF()

COUNTIF() nous permet de compter les cellules qui répondent à une condition spécifique, comme des nombres supérieurs à un seuil, un texte spécifique ou des motifs utilisant des caractères génériques. Il est donc utile pour filtrer et résumer les données.

Sa syntaxe est la suivante :

=COUNTIF(range, criteria)

Ici :

• range est l'endroit où vous voulez regarder

• criteria est ce que vous recherchez

Disons que nous suivons les chiffres de vente et que nous voulons savoir combien de valeurs de notre ensemble de données sont supérieures à 100 :

=COUNTIF(B2:B6, ">100")

Par conséquent, il renvoie 1 car une seule cellule de la plage contient une valeur supérieure à 100.

Imaginez maintenant que vous gérez l'état des commandes et que vous souhaitiez compter le nombre d'articles encore marqués comme pending afin de pouvoir effectuer un suivi ou de faire un rapport sur l'état d'avancement. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la formule suivante :

=COUNTIF(C2:C6, "pending")

La formule ci-dessus renvoie 2 car deux cellules contiennent "pending" dans la plage spécifiée. 

Prenons un troisième exemple. Supposons que nous disposions d'une liste d'articles, de ventes et de statuts, et que nous voulions compter combien commencent par la lettre A. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la formule suivante : 

=COUNTIF(A2:A6, "A*")

Il renvoie 2 car deux cellules de la plage commencent par A.

Conclusion

Les fonctions de comptage d'Excel sont extrêmement utiles. Lorsque vous savez comment les appliquer, vous pouvez nettoyer vos feuilles de calcul, repérer les lacunes et créer des rapports précis et fiables.

Essayez d'ajouter ces formules à vos tâches Excel quotidiennes. Vous remarquerez qu'ils vous font gagner du temps et vous aident à mieux contrôler vos données. Ces petites techniques peuvent faire une grande différence et la meilleure façon de les maîtriser est de commencer à les utiliser dès aujourd'hui. Inscrivez-vous à notre cours sur les fonctions avancées d'Excel pour développer vos compétences en matière d'analyse de données et de productivité.