Fórmula de recuento en Excel: Consejos y ejemplos esenciales

Una de las fórmulas más infravaloradas de Excel es la fórmula COUNT() (o, más exactamente, la función COUNT() ). Puede ahorrarte tiempo, reducir los errores y hacer que tu análisis de datos sea mucho más fluido.

En esta guía, te guiaré a través de las funciones de recuento de Excel de una forma práctica y fácil de seguir, tanto si acabas de empezar con Excel como si llevas años utilizándolo.

¿Qué es la fórmula CONTAR() en Excel?

La función COUNT() de Excel cuenta el número de valores numéricos dentro de un rango especificado de celdas. Su finalidad principal es determinar cuántas células contienen números. 

Por ejemplo, si gestionas un informe de ventas o realizas un seguimiento de las puntuaciones de un examen, COUNT() te ayuda a identificar cuántas entradas numéricas válidas hay.

Puedes utilizar esta función cuando lo necesites:

• Cuenta cuántos artículos tienen un precio introducido
• Identificar cuántos alumnos presentaron calificaciones numéricas
• Resumir el número de respuestas en una encuesta que contiene datos numéricos

Al acelerar el proceso de recuento, COUNT() ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores manuales en el análisis de datos.

Sintaxis y explicación de la fórmula COUNT()

La sintaxis para utilizar la fórmula COUNT() es:

COUNT(value1, [value2], ...)

Entendamos esto:

La funcióne COUNT() sólo incluye números, fechas y texto numérico (como 1 si se introduce directamente como argumento). Ignora el texto, los valores lógicos (como TRUE o FALSE), los valores de error y las celdas vacías cuando forman parte de un rango.

Cómo utilizar la fórmula CONTAR()

Veamos cómo puedes utilizar la función COUNT() en el mundo real. 

Ejemplo 1: Contar datos numéricos simples

En primer lugar, veremos cómo contar valores numéricos en un rango:

Supongamos que tenemos dos columnas: Roll No y Marks. Algunas celdas de la columna Marks están vacías.

Para contar cuántas entradas numéricas hay en la columna Marks:

=COUNT(B2:B11)

Como 2 de cada 10 celdas están vacías, la fórmula devuelve 8, que representa 8 valores numéricos en el rango.

También podemos incluir valores numéricos adicionales fuera del intervalo. He aquí cómo:

=COUNT(B2:B11, 20)

Esta fórmula cuenta los ocho valores numéricos de B2:B11 más el extra 20, por lo que devuelve 9.

Ejemplo 2: Contar fechas y horas

Supongamos que gestionas una hoja de asistencia de empleados en la que cada fila registra una fecha y una hora de entrada. En algunos casos, los empleados pueden olvidarse de rellenar la fecha o la hora, o alguien puede haber introducido una nota en lugar de una fecha adecuada. Escribí "Hola", que obviamente no encaja.

A esto ayuda la función COUNT(). Puedes comprobar rápidamente cuántas entradas numéricas válidas tienes realmente.

En Excel:

• Las fechas se almacenan como números (contando los días desde el 1 de enero de 1900).

• Las horas se almacenan como fracciones de un día de 24 horas (por ejemplo, 0.5 son las 12:00 PM).

Como ambos son numéricos, COUNT() los incluirá al contar los valores.

Para la columna de fecha, utilizo la siguiente fórmula:

=COUNT(A2:A6)

Y para la columna de tiempo, utilizo la siguiente fórmula:

=COUNT(B2:B6)

Ambas fórmulas devuelven 3 porque en cada columna sólo hay 3 valores numéricos. En las celdas A2 a A6:

• A2 > numérico
• A3 > numérico
• A4 > en blanco (no contabilizado)
• A5 > texto (no numérico)
• A6 > numérico

Del mismo modo, en las células B2 a B6:

• B2 > numérico
• B3 > numérico
• B4 > en blanco (no se cuenta)
• B5 > en blanco (no contabilizado)
• B6 > numérico

Ejemplo 3: Utilizar rangos con nombre

Los rangos con nombre en Excel nos permiten asignar un nombre personalizado a una celda o rango de celdas. Cuando se utilizan con funciones como COUNT(), facilitan la lectura y la reutilización dinámica de las fórmulas.

Para este ejemplo, utilizo los siguientes datos:

En primer lugar, tenemos que definir un ámbito con nombre. Para ello:

• Selecciona las celdas que contienen tus cifras de ventas: C2:C6.

• Ve a Fórmulas > Definir nombre, y dale un nombre como SalesData.

Ahora, en lugar de escribir:

=COUNT(C2:C6)

Puedes escribir simplemente:

=COUNT(SalesData)

La fórmula devuelve 5 porque las cinco celdas contienen valores numéricos.

Pero, ¿por qué debes utilizar rangos con nombre? Porque tiene dos ventajas principales:

1. Flexibilidad: Si tu rango de datos cambia (por ejemplo, añades más filas para cifras de ventas adicionales), sólo tienes que actualizar el rango nombrado una vez, sin necesidad de editar cada fórmula que haga referencia a él.

2. Reutilización: Puedes utilizar SalesData en cualquier fórmula, en cualquier parte del cuaderno de trabajo, sin preocuparte de las referencias a celdas.

Ejemplo 4: Combinar COUNT() con otras funciones

Para realizar cálculos más complejos y profundos, también podemos anidar COUNT() dentro de otras funciones. Supón que quieres calcular la media de todos los números de un rango, pero ignorando cualquier texto o espacio en blanco, y además mostrar cuántas entradas numéricas se utilizaron en el cálculo.

Así que aquí tienes cómo hacerlo combinando COUNT() con SUM():

=SUM(A2:A6)/COUNT(A2:A6)

Del mismo modo, también puedes utilizar COUNT() con una sentencia IF() para realizar pruebas lógicas:

=IF(COUNT(C2:C7)>0, SUM(C2:C7)/COUNT(C2:C7), "No numbers")

Esta fórmula muestra la media sólo si hay valores numéricos; en caso contrario, muestra No numbers.

Incluso puedes anidar la función COUNT() para elaborar informes y resúmenes de datos, ya que funciona bien en cuadros de mando y hojas dinámicas.

Supongamos que quieres utilizar COUNT() para los informes. A continuación te explicamos cómo puedes utilizar COUNT() con texto incrustado:

="There are " & COUNT(C2:C7) & " numeric values."

Solución de errores de la fórmula COUNT()

Aunque las funciones COUNT() de Excel suelen ser fáciles de usar, es normal encontrarse con resultados inesperados. Veamos los problemas más comunes y cómo solucionarlos para que tus recuentos sean precisos.

¡Resolución de errores #NAME? y #VALUE!

Cuando trabajes con COUNT() y funciones relacionadas, dos errores comunes que puedes ver son #NAME? ay #VALUE!. Exploremos qué las causa y cómo puedes solucionarlas.

#¿NOMBRE? Error

Esto ocurre cuando Excel no reconoce la función o el rango con nombre que has introducido, normalmente debido a un error tipográfico. He aquí cómo puedes solucionarlo:

• Comprueba dos veces la ortografía del nombre de tu función. Por ejemplo, si escribes COUUNT() en lugar de COUNT(), se producirá un error #NAME?.

• Asegúrate de que los rangos con nombre a los que haces referencia están definidos correctamente.

• Comprueba que los criterios de texto están correctamente entre comillas cuando sea necesario.

#¡VALOR! Error

Este error aparece cuando COUNT() recibe un argumento que no puede procesar como una cadena de texto, donde espera un rango o valor numérico. Por ejemplo: =COUNT("text")

Como COUNT() espera valores numéricos o rangos, no texto sin formato, esto arrojará un error #VALUE!. 

Para solucionarlo:

• Asegúrate de que tus argumentos son rangos o datos numéricos válidos.

• Si quieres contar texto, utiliza en su lugar COUNTA().

Evitar las celdas en blanco y los problemas de datos ocultos

A veces, los resultados de COUNT() pueden ser confusos debido a cómo se tratan los espacios en blanco, las filas ocultas o el formato:

Espacios en blanco y cadenas vacías

Si quieres comprobar lo que hay realmente en una célula, prueba:

=LEN(cell)

Muestra el número de caracteres de la celda, para que puedas detectar el contenido invisible, como los espacios.

Filas ocultas

Todas las funciones de COUNT() incluyen las filas ocultas en sus recuentos. Si quieres contar sólo las filas visibles (filtradas), haz esto:

=COUNT(102, range)

Aquí, 102 indica a Excel que cuente sólo los valores numéricos de las celdas visibles (se utiliza con la función SUBTOTAL ).

Problemas de formato

A veces una celda parece un número pero en realidad está almacenada como texto, por lo que COUNT() la ignora. Por ejemplo, "100" almacenado como texto no se contabilizará:

• =ISTEXT(cell) devuelve TRUE si es texto  

• =ISNUMBER(cell) devuelve TRUE si es un número

Para evitar sorpresas, convierte los números de texto en números reales, y sustituye los espacios en blanco innecesarios por valores por defecto siempre que sea posible.

Otras funciones de recuento: COUNTIF(), COUNTA() y más

Además de la función básica COUNT(), Excel ofrece funciones de recuento avanzadas como COUNTA(), COUNTBLANK() y COUNTIF(). Estas funciones nos dan más flexibilidad para el análisis de datos, tanto si queremos contar todas las celdas no vacías, identificar los datos que faltan o aplicar condiciones a nuestros recuentos. 

Comprendámoslo con ejemplos sencillos y prácticos.

Utilizar la función COUNTA() para celdas no vacías

La función COUNTA() cuenta todas las celdas no vacías de un rango. Esto incluye celdas que contengan números, texto, valores lógicos (TRUE, FALSE), errores o cualquier otro dato. Es genial para comprobar la integridad de los datos.

Supón que tenemos un rango que contiene números, texto y errores, además de una celda vacía.

=COUNTA(A2:A6)

La fórmula cuenta todas las celdas llenas, de modo que si 4 celdas tienen datos y 1 está vacía, devolverá 4.

Puedes utilizar esta fórmula para comprobar si todas las filas tienen algún dato introducido e identificar si los formularios o encuestas están completos

Identificar celdas vacías con COUNTBLANK()

COUNTBLANK() cuenta el número de celdas vacías en un rango de celdas. Pero no cuenta las celdas con valor cero porque 0 es un número, no está en blanco. Su sintaxis es:

= COUNTBLANK(range)

Aquí, rango es un argumento obligatorio que define el rango a partir del cual queremos contar las celdas en blanco. 

En el ejemplo siguiente, tenemos una mezcla de números, texto (aquí he vuelto a poner "Hola") y celdas vacías. Veamos cómo COUNTBLANK() nos ayuda a identificar esas lagunas.

La fórmula devuelve 2 porque sólo hay dos celdas en blanco.

Recuento condicional con COUNTIF()

COUNTIF() nos permite contar las celdas que cumplen una condición específica, como números por encima de un umbral, texto específico o patrones utilizando comodines. Esto lo hace útil para filtrar y resumir datos.

Su sintaxis es:

=COUNTIF(range, criteria)

Toma:

• range es donde quieres buscar

• criteria es lo que debes buscar

Supongamos que hacemos un seguimiento de las cifras de ventas y queremos saber cuántos valores de nuestro conjunto de datos son superiores a 100:

=COUNTIF(B2:B6, ">100")

Como resultado, devuelve 1 porque sólo una celda del rango contiene un valor superior a 100.

Ahora imagina que estás gestionando los estados de los pedidos, y quieres contar cuántos artículos siguen marcados como pending para que podamos hacer un seguimiento o informar del progreso. Para ello, puedes utilizar la siguiente fórmula:

=COUNTIF(C2:C6, "pending")

La fórmula anterior devuelve 2 ya que dos celdas contienen "pendiente" en el rango especificado. 

Hagamos un tercer ejemplo. Supongamos que tenemos una lista de artículos, ventas y estados, y queremos contar cuántos empiezan por la letra A. Para ello, puedes utilizar la siguiente fórmula: 

=COUNTIF(A2:A6, "A*")

Devuelve 2 porque dos celdas del rango empiezan por A.

Conclusión

Las funciones de recuento de Excel son increíblemente útiles. Cuando sepas cómo aplicarlos, podrás limpiar tus hojas de cálculo, detectar lagunas y crear informes precisos y fiables.

Prueba a añadir estas fórmulas a tus tareas cotidianas en Excel. Notarás que te ahorran tiempo y te ayudan a sentir que controlas mejor tus datos. Pequeñas técnicas como éstas pueden marcar una gran diferencia, y la mejor forma de dominarlas es empezar a utilizarlas hoy mismo. Inscríbete en nuestro curso de Funciones Avanzadas de Excel para desarrollar realmente tus habilidades de análisis de datos y productividad.