Lista suspensa do Excel: Configuração, dicas e solução de problemas

Já clicou numa setinha numa célula do Excel e apareceu uma lista de opções? Pode ser uma lista de departamentos, regiões, status ou categorias. Se você respondeu sim, você já interagiu com uma lista suspensa. 

As listas suspensas do Excel ajudam a manter as entradas consistentes, diminuindo as chances de erros de digitação ou entradas erradas. Seja preenchendo um rastreador de projetos, criando uma planilha de orçamento ou projetando um formulário que outras pessoas vão usar, os menus suspensos ajudam a manter tudo organizado e previsível.

Neste guia, vou te mostrar como criar essas listas do zero, personalizá-las de acordo com suas necessidades, corrigi-las quando algo der errado e até mesmo criar versões mais dinâmicas e interativas para fluxos de trabalho avançados. Você não precisa ser um especialista em Excel para começar; basta uma planilha funcional e alguns pontos de dados. 

Se você está começando a usar o Excel, nosso curso Introdução ao Excel aborda habilidades como navegar pela interface, entender formatos de dados e trabalhar com funções básicas. Além disso, acho que a Folha de Referência de Fórmulas do Excel, que você pode baixar, é uma referência útil porque tem todas as funções mais comuns do Excel.

Criando listas suspensas básicas no Excel

Agora, vamos ver como você pode criar uma lista suspensa no Excel.

Construção passo a passo

Para criar uma lista suspensa no Excel, siga estas etapas:

Passo 1: Prepare os dados de origem

Antes de criar uma lista suspensa, decida quais itens incluir na lista. Você pode digitar essas opções diretamente ao configurar o menu suspenso ou listá-las nas células da sua planilha.

Passo 2: Como usar a validação de dados

Quando sua lista estiver pronta:

• Dá um clique com o mouse na célula ou no intervalo de células onde você quer que o menu deslizante apareça.

• Vá para a Dados na faixa de opções e clique em Validação de dados.

• Na caixa de diálogo que aparece, em Permitir, escolha Lista.

• Na caixa Origem, digite seus valores direto ou use a referência da célula onde sua lista está.

Passo 3: Finalizando e testando

Depois de conferir se você digitou o intervalo certo:

• Imprensa OK para terminar.
• Clique em uma das células validadas. Você vai ver uma setinha à direita, onde pode escolher sua entrada na lista.

Se você inserir manualmente um item que não foi predefinido na célula, vai aparecer um erro. Essa validação ajuda a evitar erros durante a inserção de dados.

Listas dinâmicas baseadas em tabelas (Table Magic)

Se você precisa de mais controle sobre suas listas, pode usar tabelas do Excel para criar listas dinâmicas. Siga os passos abaixo:

• Escolha a lista de onde quer pegar o texto e aperte Ctrl + T (ou vá para a guia Inserir > Tabela).
• Não esquece de marcar “Minha tabela tem cabeçalhos”.

• Dê um nome significativo à sua tabela em Design de tabela .

• Escolha a área de células onde a lista suspensa deve aparecer e selecione o botão Dados > Validação de dados > Lista.

• No campo “Fonte”, digite =INDIRECT("DepartmentList[Department]")

Quando você transforma sua lista de origem em uma tabela, o Excel pode incluir automaticamente novos itens na lista suspensa à medida que eles são adicionados. 

Dá uma olhada na Folha de Referência de Atalhos do Excel para aprender como melhorar a produtividade aprendendo os atalhos para diferentes recursos do Excel.

Como adicionar ou remover itens de uma lista suspensa

Em algum momento, você pode precisar atualizar sua lista suspensa. Vou te mostrar como tirar ou adicionar itens da lista suspensa.

Se você criou sua lista suspensa usando entrada manual, basta adicionar o novo item no final da lista.

Você também pode adicionar o novo item ao seu intervalo de células se tiver selecionado “Fonte” como um intervalo de células.

Se você estiver fazendo referência à sua lista a partir de uma tabela do Excel (como a que mostrei anteriormente), digite o novo valor abaixo da última linha. O Excel vai automaticamente estender e atualizar a tabela, o que também vai atualizar sua lista.

Como tirar uma lista suspensa

Você pode tirar uma lista suspensa da sua planilha do Excel sem apagar os dados que já colocou.

Para tirar uma lista suspensa criada usando a Validação de Dados:

• Escolha a célula ou o intervalo que tem a lista suspensa.
• Vá para a Dados > Validação de dados.
• Na caixa de diálogo, clique em Limpar tudo > OK.

Esse método tira a regra de validação e a setinha do menu suspenso. Os valores das células existentes continuam lá, mas não estão mais limitados às opções do menu suspenso anterior.

Se você estiver usando caixas combinadas ou controles ActiveX:

• Vá para o Desenvolvedor > Modo de Design.
• Escolha o controle e aperte Delete no teclado.

É bom saber que os dados que você já tem vão ficar do jeito que estão, mesmo depois de tirar as regras de validação da lista suspensa.

Técnicas avançadas: Listas dinâmicas e dependentes

Agora que você já aprendeu o básico sobre listas suspensas no Excel, vamos ver como criar listas flexíveis para usos mais avançados.

Listas suspensas dinâmicas

As listas suspensas dinâmicas são atualizadas automaticamente sempre que você altera os dados de origem. Se a tua lista tiver duplicatas, é uma boa ideia usar primeiro a função “ UNIQUE() ” para extrair os valores distintos. Por exemplo, se seus dados estiverem em “A2:A21”, você pode usar a fórmula abaixo em outro lugar para criar uma lista mais organizada para sua lista suspensa.

=UNIQUE(A2:A21)

Depois, dá pra usar esse intervalo de saída como fonte pro seu menu suspenso.

Você também pode usar a função “ OFFSET() ” se sua lista crescer, mas você não quiser convertê-la em uma tabela formal. 

=OFFSET(ListData!$A$2, 0, 0, COUNTA(ListData!$A:$A) -1)

As listas suspensas dinâmicas são usadas em formulários ao vivo, planilhas de acompanhamento ou planilhas colaborativas. Esse recurso garante atualizações automáticas quando os usuários inserem dados ou quando os dados são alterados.

Menus suspensos dependentes (em cascata)

Listas suspensas dependentes (listas suspensas em cascata) são conjuntos de listas suspensas em que as opções de uma lista dependem da seleção feita em outra. São ótimos pra dados hierárquicos, tipo categorias e subcategorias.

Ao criar as listas suspensas dependentes, primeiro crie intervalos nomeados para cada grupo de subitens. A segunda lista suspensa usa a função INDIRECT() para referenciar o intervalo nomeado que corresponde à primeira seleção.

Passo 1: Prepare seus dados de origem

Crie uma lista de categorias e subcategorias em colunas separadas, seguindo uma ordem específica. Certifique-se de que cada subcategoria tenha o nome certo, igual ao nome da “Categoria” na lista.

Passo 2: Crie a primeira lista suspensa

No primeiro menu suspenso, escolha a categoria principal. Usea Validação de Dados do > Lista e defina a fonte a partir do intervalo da coluna “Categoria”. Esse passo deve ser parecido com o que já fizemos antes.

Passo 3: Crie a lista suspensa dependente

Depois, configura o menu suspenso de subcategorias. Vá para“ ” (Opções de dados) > “Data Validation” (Validação dedados) > “List” (Lista) > “ ” Pra fonte, aponte pra referência da célula na primeira lista suspensa.

=INDIRECT(A2)

Passo 4: Teste o menu suspenso

Dá uma olhada se os itens estão certinho nas colunas “Categoria” e “Subcategoria”.

Aqui estão alguns problemas comuns que você deve prestar atenção ao usar listas suspensas dependentes:

• Vê se os intervalos das subcategorias nomeadas batem com o texto na lista suspensa da categoria principal. Não deixe espaços extras e respeite as letras maiúsculas e minúsculas.

• Se INDIRECT() retornar um erro “ #REF! ”, verifique se os intervalos nomeados existem e correspondem aos valores da lista principal.

Personalização e experiência do usuário

Você pode deixar suas listas suspensas mais flexíveis para melhorar a experiência do usuário e a usabilidade. Nesta seção, vou mostrar como personalizar as listas suspensas para diferentes casos de uso.

Mensagens de entrada e alertas de erro

O Excel permite que você coloque mensagens curtas nas células suspensas pra ajudar os usuários a escolher a opção certa. Para configurar uma mensagem de entrada:

• Escolha a célula suspensa.
• Vá para Dados > Validação de dados.
• Passa para a aba Mensagem de entrada.
• Digite um título e uma mensagem como “Escolha um departamento da lista”.

A setinha vai aparecer com uma mensagem ao lado da célula que você selecionou. Isso vai ajudar o usuário a entender os dados necessários para o campo.

Você pode criar alertas de “Erro” que aparecem se alguém tentar inserir dados que não correspondem às opções do menu suspenso. Para personalizar esse recurso:

• Vá para Validação de dados > Alerta de erro .
• Escolha o estilo do alerta: Parar (impede a entrada de dados inválidos), Aviso (avisa, mas permite ignorar) ou Informação (mostra informações, mas permite continuar a entrada)
• Mostra uma mensagem explicando a restrição, tipo “Por favor, escolha um departamento válido da lista”.

Sempre use uma linguagem clara e fácil de entender nas mensagens de entrada e nos alertas de erro para deixar tudo mais claro.

Menus suspensos pesquisáveis

Nas versões modernas do Excel, como o Microsoft 365 e o Excel para a web, você pode usar a funcionalidade de menu suspenso pesquisável, especialmente ao navegar por uma longa lista de itens. Quando você clica na setinha pra baixo, pode começar a digitar, e o Excel filtra a lista de acordo com o que você digitou. Esse recurso é importante quando você está trabalhando com listas longas, como nomes de clientes, SKUs de produtos ou nomes de países.

Mas, as listas suspensas pesquisáveis só estão disponíveis nas versões mais recentes do Excel e não nas versões mais antigas para desktop, como o Excel 2016 ou 2019. Se você estiver usando versões mais antigas do Excel, use caixas combinadas ou controles de formulário com recursos de pesquisa integrados via VBA para criar listas suspensas pesquisáveis.

Permitindo outras entradas ou inserção manual

Às vezes, você pode querer adicionar itens à sua lista sem passar pela validação original. Se você quiser adicionar dados personalizados:

• Escolha a célula ou o intervalo de células onde você quer que o menu suspenso apareça.
• Vá para Dados > Validação de dados.
• Na aba Alerta de erro, desmarque a caixa “Mostrar alerta de erro após a inserção de dados inválidos”.

Quando você desmarca essa opção, pode colocar qualquer valor que não esteja na lista de opções do menu suspenso.

Embora a entrada manual dê mais flexibilidade, ela pode causar dados inconsistentes ou inválidos se os usuários digitarem errado ou colocarem valores inesperados. Isso também diminui a vantagem de ter uma lista controlada.

Para lidar com essas entradas não listadas:

• Use formatação condicional pra marcar células com valores que não estão na lista validada pra revisão.

• Crie colunas auxiliares que verifiquem a validade. Por exemplo, use COUNTIF() para ver se a entrada existe na lista de fontes.

• Dá uma olhada e atualiza suas listas de fontes de vez em quando pra incluir novas entradas válidas.

Dá uma olhada no nosso Formatação condicional no Google Sheets para aprender como aplicar formatação condicional para validar dados e obter insights rápidos.

Controles de formulário e ActiveX para funcionalidade aprimorada

Se você precisa de ainda mais flexibilidade e funcionalidade nas suas listas suspensas, o Excel oferece controles avançados, como Controle de Formulário e caixas de combinação ActiveX.

Caixas combinadas de controle de formulário

As caixas combinadas de controle de formulário funcionam como as listas suspensas padrão, mas permitem que os usuários as vinculem a outras células. Esse método é útil quando você quer juntar listas suspensas com formulários ou painéis.

Pra usar as caixas combinadas:

• Vá para o Desenvolvedor .
• Clique em Inserir > Controles de formulário, escolha Caixa de combinação.

• Desenhe a caixa combinada na sua planilha.

• Clique com o botão direito do mouse no controle e selecione Formatar Controle.

• Na aba Controle, defina o “Intervalo de entrada” e um “Link de célula” onde o índice do item selecionado vai aparecer.

Você vai ver que a caixa combinada mostra um número que corresponde à posição do item na lista. Você pode pegar o valor real da posição do item usando a função INDEX().

Os controles de formulário são os melhores pra criar painéis ou relatórios interativos. Também podem ser usados em situações em que o VBA não é necessário, mas você precisa de uma formatação mais flexível do que a validação de dados padrão permite.

Caixas de controle ActiveX

As caixas de controle ActiveX oferecem mais poder e personalização, incluindo controle de fonte, preenchimento automático e a capacidade de acionar macros com base na interação do usuário.

Para adicionar as caixas de controle ActiveX

• Vá para Desenvolvedor > Inserir > Controles ActiveX > Caixa de combinação.

• Desenhe a caixa na folha.
• Clique com o botão direito do mouse e escolha Propriedades para configurar como “ListFillRange”, “LinkedCell” e, em seguida, personalize as fontes, cores de fundo e estilos de borda.

A vantagem de usar a Caixa de Combinação ActiveX é que ela oferece mais flexibilidade de formatação para fontes, cores e layout. Também permite programação orientada a eventos para formulários e aplicativos altamente interativos. Esse recurso se integra com macros e automação.

Mas, os controles ActiveX só funcionam no Windows e não são compatíveis com o Excel para Mac ou Excel Online. Eles também são mais pesados do que os controles de formulário e podem deixar o desempenho mais lento em pastas de trabalho grandes. Para um uso mais avançado, você pode precisar de algum conhecimento em VBA.

Resolução de problemas comuns

Mesmo com recursos avançados, você pode ter alguns problemas ao trabalhar com listas suspensas no Excel. Vamos ver as armadilhas mais comuns e como resolver esses problemas.

Erros e correções da lista

Aqui estão os problemas mais comuns e como resolver:

• Opções em branco no menu suspenso: A tua lista suspensa pode ter linhas vazias ou em branco. Para resolver isso, certifique-se de que a sua área de origem não inclua células em branco.
• Itens que faltam no menu suspenso: Alguns itens podem não aparecer na tua lista suspensa. Para resolver isso, veja se o intervalo ou a tabela de origem tem todos os itens que você espera. Confirme se a fonte de validação de dados cobre toda a lista para listas baseadas em intervalos e ajuste se necessário.
• Referências erradas ou desatualizadas: Se você tiver referências erradas, veja se a fórmula ou lista da fonte de Validação de Dados está apontando para a planilha e o intervalo de células certos. Além disso, fique de olho em erros de digitação ou mudanças acidentais nas áreas nomeadas.
• A lista suspensa não aparece ou a seta suspensa está faltando: Se você tirar a validação de dados, a lista suspensa pode não aparecer. Sempre certifique-se de que o tipo de validação esteja definido como “Lista” e reaplique a validação de dados sempre que limpar a formatação.

Depuração avançada

Algumas dessas questões podem envolver erros de fórmula ou comportamento de transbordamento relacionado a listas dinâmicas e intervalos nomeados:

• Erros #REF!: Esse erro aparece quando uma fórmula ou intervalo nomeado se refere a uma célula, planilha ou tabela que foi excluída. Dá uma olhada e atualiza as fórmulas ou intervalos nomeados que usam OFFSET(), INDIRECT() ou funções de matriz dinâmica para resolver esse erro.

• Erros #SPILL!: Esse erro aparece quando uma fórmula de matriz dinâmica, tipo UNIQUE(), tenta mostrar valores, mas outros dados bloqueiam a área de transbordamento. Sempre dá uma olhada pra ver se não tem nenhuma célula mesclada vazia, pra que a fórmula preencha as células ao redor.

• Desalinhamento de matriz dinâmica: Se você criar sua lista usando funções como UNIQUE(), SORT() ou FILTER(), o tamanho da saída pode mudar. Então, usa um nome de área dinâmico ou faz referência à coluna inteira da saída da fórmula.

Recomendo fazer nosso curso Funções avançadas do Excel para saber mais sobre deslocamento e intervalos dinâmicos no Excel.

Conclusão

As listas suspensas no Excel são úteis para orientar a entrada de dados, garantir a consistência e melhorar a usabilidade geral das suas planilhas. Desde a criação de listas básicas e links dinâmicos para tabelas até seleções em cascata e controles de formulários personalizados, essas ferramentas ajudam a tornar as planilhas mais interativas, precisas e fáceis de usar. 

Dominar as técnicas de menus suspensos reduz erros, melhora a consistência dos dados e prepara o terreno para soluções de planilhas mais profissionais e escaláveis. Te encorajo a melhorar suas habilidades aprendendo a integrar a funcionalidade de menu suspenso com o Power Query ou usando VBA para ter ainda mais automação e inteligência nos seus fluxos de trabalho do Excel.

Se você quer melhorar suas habilidades no Excel, recomendo fazer nosso curso Análise de Dados no Excel. Esse curso vai te ajudar a dominar análises avançadas e impulsionar sua carreira. Também recomendo fazer nosso curso Power Query Intermediário no Excel pra aprender sobre transformação de dados e usar a linguagem M pra criar funções dinâmicas.