Lista desplegable de Excel: Configuración, consejos y resolución de problemas

¿Alguna vez has hecho clic en una flecha pequeña en una celda de Excel y se ha mostrado una lista de opciones? Podría tratarse de una lista de departamentos, regiones, estados o categorías. Si tu respuesta es sí, has interactuado con una lista desplegable. 

Las listas desplegables de Excel guían a los usuarios para que introduzcan datos de forma coherente, lo que reduce las posibilidades de errores tipográficos o entradas incorrectas. Ya sea para rellenar un seguimiento de proyectos, crear una hoja de presupuesto o diseñar un formulario que utilizarán otras personas, los menús desplegables ayudan a mantener todo ordenado y predecible.

En esta guía, te mostraré cómo crear estas listas desde cero, personalizarlas para que se adapten a tus necesidades, corregirlas cuando algo falle e incluso crear versiones más dinámicas e interactivas para flujos de trabajo avanzados. No es necesario ser un experto en Excel para empezar; basta con una hoja de cálculo que funcione y unos pocos datos. 

Si estás empezando a utilizar Excel, nuestro curso Introducción a Excel cubre habilidades como navegar por la interfaz, comprender los formatos de datos y trabajar con funciones básicas. Además, la hoja de referencia rápida de fórmulas de Excel, que puedes descargar, me parece muy útil porque incluye todas las funciones más comunes de Excel.

Creación de listas desplegables básicas en Excel

Ahora, veamos cómo puedes crear una lista desplegable en Excel.

Construcción paso a paso

Para crear una lista desplegable en Excel, sigue estos pasos:

Paso 1: Prepara los datos de origen

Antes de crear un menú desplegable, decide qué elementos incluir en la lista. Puedes escribir estas opciones directamente al configurar el menú desplegable o enumerarlas en celdas de la hoja de cálculo.

Paso 2: Aplicar la validación de datos

Cuando tu lista esté lista:

• Resalta la celda o el rango de celdas donde deseas que aparezca el menú desplegable.

• Ve a la pestaña Datos en la cinta y haz clic en Validación de datos.

• En el cuadro de diálogo que aparece, en Permitir, selecciona Lista.

• En el cuadro Origen, escribe los valores directamente o haz referencia al rango de celdas donde se encuentra la lista.

Paso 3: Finalización y pruebas

Después de verificar que has introducido el rango correcto:

• Pulsar OK para terminar.
• Haz clic en una de las celdas validadas. Verás una pequeña flecha a la derecha, donde podrás seleccionar tu entrada de la lista.

Si introduces manualmente un elemento que no habías predefinido en la celda, aparecerá un error. Esta validación ayuda a evitar errores durante la introducción de datos.

Listas dinámicas basadas en tablas (Table Magic)

Si necesitas más control sobre tus listas, puedes utilizar tablas de Excel para crear listas dinámicas. Sigue estos pasos:

• Selecciona la lista de fuentes y pulsa Ctrl + T (o ve a la pestaña pestaña Insertar > Tabla).
• Asegúrate de marcar «Mi tabla tiene encabezados».

• Dale un nombre significativo a tu tabla en el campo Diseño de tabla .

• Selecciona el rango de celdas donde debe aparecer la lista desplegable y, a continuación, selecciona la pestaña Datos > Validación de datos > Lista.

• En el campo «Fuente», escribe =INDIRECT("DepartmentList[Department]")

Al convertir la lista de origen en una tabla, permites que Excel incluya automáticamente los nuevos elementos en la lista desplegable a medida que se añaden. 

Echa un vistazo a la hoja de referencia rápida de Excel para aprender a mejorar la productividad aprendiendo los atajos de diferentes funciones de Excel.

Cómo añadir o eliminar elementos de una lista desplegable

En algún momento, es posible que tengas que actualizar tu lista desplegable. Te mostraré cómo eliminar o añadir elementos a la lista desplegable.

Si creaste tu lista desplegable mediante entrada manual, simplemente añade el nuevo elemento al final de la lista.

También puedes añadir el nuevo elemento al rango de celdas si has seleccionado «Origen» como rango de celdas.

Si estás haciendo referencia a tu lista desde una tabla de Excel (como la que mostré anteriormente), escribe el nuevo valor debajo de la última fila. Excel ampliará y actualizará automáticamente la tabla, lo que también actualizará tu lista.

Cómo eliminar una lista desplegable

Puedes eliminar una lista desplegable de tu hoja de Excel sin borrar los datos que ya has introducido.

Para eliminar una lista desplegable creada con la validación de datos:

• Selecciona la celda o el rango que contiene el menú desplegable.
• Ve a la Datos > Validación de datos.
• En el cuadro de diálogo, haz clic en Borrar todo > Aceptar.

Este método elimina la regla de validación y la flecha desplegable. Los valores de celda existentes permanecen intactos, pero ya no están restringidos a las opciones desplegables anteriores.

Si utilizas cuadros combinados o controles ActiveX:

• Ve a la programadores > Modo de diseño.
• Selecciona el control y, a continuación, pulsa Suprimir en tu teclado.

Ten en cuenta que los datos existentes permanecerán intactos incluso después de eliminar las reglas de validación de la lista desplegable.

Técnicas avanzadas: Listas dinámicas y dependientes

Ahora que ya conoces los conceptos básicos de las listas desplegables de Excel, veamos cómo puedes crear listas flexibles para usos avanzados.

Listas desplegables dinámicas

Las listas desplegables dinámicas se actualizan automáticamente cada vez que cambias los datos de origen. Si tu lista tiene duplicados, es recomendable utilizar primero la función « UNIQUE() » para extraer los valores distintos. Por ejemplo, si tus datos están en «A2:A21», puedes utilizar la fórmula siguiente en otro lugar para crear una lista más clara para tu menú desplegable.

=UNIQUE(A2:A21)

A continuación, puedes utilizar este rango de salida como fuente para tu menú desplegable.

También puedes utilizar la función « OFFSET() » (Convertir en tabla) si tu lista crece, pero no deseas convertirla en una tabla formal. 

=OFFSET(ListData!$A$2, 0, 0, COUNTA(ListData!$A:$A) -1)

Las listas desplegables dinámicas se utilizan en formularios en vivo, hojas de seguimiento u hojas de cálculo colaborativas. Esta función garantiza las actualizaciones automáticas cuando los usuarios introducen datos o cuando estos cambian.

Menús desplegables dependientes (en cascada)

Las listas desplegables dependientes (listas desplegables en cascada) son conjuntos de menús desplegables en los que las opciones de una lista dependen de la selección realizada en otra. Son ideales para datos jerárquicos, como categorías y subcategorías.

Al crear las listas desplegables dependientes, primero creas rangos con nombre para cada grupo de subelementos. El segundo menú desplegable utiliza la función « INDIRECT() » (Referencia de rango) para hacer referencia al rango con nombre correspondiente a la primera selección.

Paso 1: Prepara tus datos de origen

Crea una lista de categorías y subcategorías en columnas separadas siguiendo una secuencia concreta. Asegúrate de que cada rango de subcategorías se denomine con el nombre de «Categoría» adecuado tal y como aparece en la lista.

Paso 2: Crea la primera lista desplegable.

En el primer menú desplegable, selecciona el rango de categorías principales. Utiliza«Validación de datos» > « » y establece el origen en el rango de la columna «Categoría». Este paso debería ser similar al que hemos utilizado anteriormente.

Paso 3: Crear la lista desplegable dependiente

A continuación, configura el menú desplegable de subcategorías. Ve a« » (Opciones de validación de datos ) > «List» (Lista ) > « » (Validación de datos). Para la fuente, selecciónala en la primera lista desplegable.

=INDIRECT(A2)

Paso 4: Prueba el menú desplegable.

Comprueba que los artículos estén correctamente colocados en las columnas «Categoría» y «Subcategoría».

A continuación se indican los problemas más comunes que deben tenerse en cuenta al utilizar listas desplegables dependientes:

• Asegúrate de que los rangos de la subcategoría nombrada coincidan con el texto del menú desplegable de la categoría principal. No debes dejar espacios adicionales y debes respetar las mayúsculas y minúsculas.

• Si INDIRECT() devuelve un error « #REF! », comprueba que los rangos nombrados existen y se corresponden con los valores de la lista principal.

Personalización y experiencia del usuario

Puedes hacer que tus listas desplegables sean más flexibles para mejorar la experiencia del usuario y la usabilidad. En esta sección, te mostraré cómo personalizar las listas desplegables para diferentes casos de uso.

Mensajes de entrada y alertas de error

Excel te permite adjuntar mensajes cortos a las celdas desplegables para ayudar a los usuarios a realizar la selección correcta. Para configurar un mensaje de entrada:

• Selecciona la celda desplegable.
• Ir a Datos > Validación de datos.
• Cambia a la pestaña Mensaje de entrada.
• Introduce un título y un mensaje como «Elige un departamento de la lista».

Aparecerá la flecha desplegable con un mensaje junto a la celda seleccionada. Esto ayudará al usuario a comprender los datos que se requieren para el campo.

Puedes crear alertas de «Error» que aparecerán si alguien intenta introducir datos que no coinciden con las opciones del menú desplegable. Para personalizar esta función:

• Ir a Validación de datos > Alerta de error .
• Elige el estilo de alerta: Detener (impide la introducción de datos no válidos), Advertencia (advierte pero permite ignorar), o Información (muestra información pero permite continuar con la introducción).
• Proporciona un mensaje que explique la restricción, como «Selecciona un departamento válido de la lista».

Utiliza siempre un lenguaje claro y fácil de entender tanto en los mensajes de entrada como en las alertas de error para mejorar la claridad de los mensajes.

Menús desplegables con función de búsqueda

En las versiones modernas de Excel, como Microsoft 365 y Excel para la web, puedes utilizar la función de menú desplegable con búsqueda, especialmente cuando navegas por una lista larga de elementos. Al hacer clic en la flecha desplegable, puedes empezar a escribir y Excel filtrará la lista para que coincida con lo que has introducido. Esta función es importante cuando se trabaja con listas largas, como nombres de clientes, referencias de productos o nombres de países.

Sin embargo, los menús desplegables con función de búsqueda solo están disponibles en las versiones recientes de Excel y no en versiones de escritorio anteriores, como Excel 2016 o 2019. Si utilizas versiones anteriores de Excel, utiliza cuadros combinados o controles de formulario con funciones de búsqueda integradas a través de VBA para crear listas desplegables en las que se pueda buscar.

Permitir otras entradas o la introducción manual

A veces es posible que quieras añadir elementos a tu lista sin pasar por la validación original. Si deseas añadir datos personalizados:

• Selecciona la celda o el rango de celdas donde deseas que aparezca el menú desplegable.
• Ir a Datos > Validación de datos.
• En la pestaña Alerta de error, desmarca la casilla «Mostrar alerta de error después de introducir datos no válidos».

Al desmarcar esta opción, podrás introducir cualquier valor que no se encuentre en la lista desplegable de opciones.

Aunque permitir la introducción manual aumenta la flexibilidad, puede dar lugar a datos incoherentes o no válidos si los usuarios cometen errores al escribir o introducen valores inesperados. También reduce la ventaja de tener una lista controlada.

Para gestionar entradas no incluidas en la lista:

• Utiliza el formato condicional para marcar las celdas con valores que no se encuentran en la lista validada para su revisión.

• Crea columnas auxiliares que comprueben la validez. Por ejemplo, utiliza COUNTIF() para verificar si la entrada existe en la lista de fuentes.

• Audita y actualiza periódicamente tus listas de fuentes para incluir nuevas entradas válidas.

Echa un vistazo a nuestro formato condicional en Google Sheets para aprender a aplicar el formato condicional para validar datos y obtener información rápida.

Controles de formulario y ActiveX para una funcionalidad mejorada

Si necesitas aún más flexibilidad y funcionalidad en tus listas desplegables, Excel ofrece controles avanzados como el control de formulario y los cuadros combinados ActiveX.

Cuadros combinados de control de formularios

Los cuadros combinados de control de formulario funcionan como las listas desplegables estándar, pero permiten a los usuarios vincularlos con otras celdas. Este método es útil cuando se integran listas desplegables con formularios o paneles.

Para utilizar los cuadros combinados:

• Ve a la pestaña Programadores .
• Haz clic en Insertar > Controles de formulario, selecciona Cuadro combinado.

• Dibuja el cuadro combinado en tu hoja de trabajo.

• Haz clic con el botón derecho del ratón en el control y selecciona Formato de control.

• En la pestaña Control, configura el «Rango de entrada» y un «Vínculo de celda» donde aparecerá el índice del elemento seleccionado.

Observarás que el cuadro combinado devuelve un número correspondiente a la posición del elemento en la lista. Puedes recuperar el valor real de la posición del elemento utilizando la función INDEX().

Los controles de formulario son preferibles cuando se crean paneles o informes interactivos. También se pueden utilizar en situaciones en las que no es necesario VBA, pero se necesita un formato más flexible que el que permite la validación de datos estándar.

Cuadros de control ActiveX

Los cuadros de control ActiveX ofrecen más potencia y personalización, incluyendo control de fuentes, autocompletado y la capacidad de activar macros en función de la interacción del usuario.

Para añadir los cuadros de control ActiveX

• Ir a Programadores > Insertar > Controles ActiveX > Cuadro combinado.

• Dibuja el recuadro en la hoja.
• Haz clic con el botón derecho y selecciona Propiedades para configurarlo como «ListFillRange», «LinkedCell» y, a continuación, personaliza las fuentes, los colores de fondo y los estilos de borde.

La ventaja de utilizar el cuadro combinado ActiveX es que ofrece una mayor flexibilidad de formato para las fuentes, los colores y el diseño. También permite la programación basada en eventos para formularios y aplicaciones altamente interactivos. Esta función se integra con macros y automatización.

Sin embargo, los controles ActiveX solo funcionan en Windows y no son compatibles con Excel para Mac ni con Excel Online. También son más pesados que los controles de formulario y pueden ralentizar el rendimiento en cuadernos de trabajo grandes. Para un uso avanzado, es posible que necesites algunos conocimientos de VBA.

Solución de problemas comunes

Incluso con funciones avanzadas, es posible que experimentes algunos problemas al trabajar con listas desplegables en Excel. Exploremos los errores más comunes y cómo solucionarlos.

Enumera los errores y las correcciones.

A continuación se indican los problemas más comunes y cómo solucionarlos:

• Opciones en blanco en el menú desplegable: La lista desplegable puede incluir líneas vacías o en blanco. Para solucionar esto, asegúrate de que el rango de origen no incluya celdas en blanco.
• Elementos que faltan en el menú desplegable: Es posible que algunos elementos no aparezcan en la lista desplegable. Para solucionar este problema, comprueba que el rango o la tabla de origen incluyen todos los elementos esperados. Confirma que el rango de origen de la validación de datos cubre la lista completa para las listas basadas en rangos y ajústalo según sea necesario.
• Referencias incorrectas u obsoletas: Si las referencias son incorrectas, confirma que la fórmula o la lista de origen de la validación de datos apunta a la hoja de cálculo y al rango de celdas correctos. Además, presta atención a los errores tipográficos o a los cambios accidentales en los rangos con nombre.
• La lista desplegable no aparece o falta la flecha desplegable: Si eliminas la validación de datos, es posible que no aparezca la lista desplegable. Asegúrate siempre de que el tipo de validación sea «Lista» y vuelve a aplicar la validación de datos cada vez que borres el formato.

Depuración avanzada

Algunos de estos problemas pueden estar relacionados con errores en las fórmulas o con el comportamiento de los derrames en listas dinámicas y rangos con nombre:

• Errores #REF!: Este error se produce cuando una fórmula o un rango con nombre hace referencia a una celda, hoja o tabla eliminada. Revisa y actualiza los rangos o fórmulas con nombre que utilizan funciones de matriz dinámica ( OFFSET(), INDIRECT()) para corregir este error.

• Errores #SPILL!: Este error se produce cuando una fórmula de arreglo dinámico como UNIQUE() intenta generar valores, pero otros datos bloquean el área de desbordamiento. Comprueba siempre que no haya celdas combinadas vacías para que la fórmula rellene las celdas adyacentes.

• Desalineación dinámica de arreglos: Si creas tu lista utilizando funciones como UNIQUE(), SORT() o FILTER(), el tamaño del resultado puede variar. Por lo tanto, utiliza un rango dinámico con nombre o haz referencia a toda la columna del resultado de la fórmula.

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Conclusión

Las listas desplegables de Excel son útiles para guiar la introducción de datos, garantizar la coherencia y mejorar la usabilidad general de tus hojas de cálculo. Desde la creación básica de listas y enlaces dinámicos a tablas hasta selecciones en cascada y controles de formularios personalizados, estas herramientas ayudan a que las hojas de cálculo sean más interactivas, precisas y fáciles de usar. 

Dominar las técnicas de menús desplegables reduce los errores, mejora la coherencia de los datos y sienta las bases para soluciones de hojas de cálculo más profesionales y escalables. Te animo a que mejores tus habilidades aprendiendo a integrar la funcionalidad de menús desplegables con Power Query o utilizando VBA para conseguir una mayor automatización e inteligencia en tus flujos de trabajo de Excel.

Si deseas mejorar tus habilidades en Excel, te recomiendo que realices nuestro curso Análisis de datos en Excel. Este curso te ayudará a dominar el análisis avanzado y a impulsar tu carrera profesional. También te recomiendo que realices nuestro curso Power Query intermedio en Excel para aprender sobre la transformación de datos y el uso del lenguaje M para crear funciones dinámicas.