Como colocar em ordem alfabética no Excel: Classificação de colunas, linhas e muito mais

Este artigo explorará diferentes métodos para alfabetizar dados no Excel, incluindo a função sort(), a ferramenta Filtro e fórmulas para casos mais complicados.

Se você não conseguir responder a outras perguntas sobre o Excel, recomendo que faça nosso curso Introdução ao Excel e nosso curso Preparação de dados no Excel para obter uma base sólida.

Como colocar uma coluna em ordem alfabética no Excel

A classificação de uma coluna em ordem alfabética no Excel é rápida e fácil com as ferramentas internas. Aqui estão dois métodos eficazes:

Usando os botões A-Z e Z-A

Para classificar uma coluna usando esse método:

• Selecione qualquer célula na coluna que você deseja classificar.
• Vá para a seção Dados e localize a guia Classificar e filtrar para você.
• Clique em A a Z para ordem ascendente ou Z para A para ordem decrescente.
• O Excel reordenará automaticamente a coluna.

Usando os botões A-Z e Z-A para colocar as colunas em ordem alfabética no Excel. Imagem do autor.

Usando a caixa de diálogo de classificação

Como alternativa, você pode usar a caixa de diálogo de classificação. Esse botão fica ao lado dos outros dois. Recomendo essa opção se sua coluna tiver cabeçalhos.

• Selecione o conjunto de dados inteiro, incluindo as colunas relacionadas.
• Vá para a seção Dados e clique em Classificar.

Usando a caixa de diálogo Classificar para alfabetizar uma única coluna no Excel. Imagem do autor.

• Na seção Classificar por selecione a coluna a ser classificada em ordem alfabética.
• Defina a ordem para A-Z ou Z-Ae, em seguida, clique em OK.
• O Excel classificará a coluna e manterá intactos os dados correspondentes em outras colunas.

Usando a caixa de diálogo Classificar para alfabetizar uma única coluna no Excel. Imagem do autor.

Como colocar em ordem alfabética várias colunas no Excel

Ao classificar várias colunas, é importante garantir que os dados relacionados permaneçam intactos; caso contrário, sua planilha ficará embaralhada. Siga estas etapas para você se manter organizado:

• Selecione o conjunto de dados, garantindo que todas as colunas estejam destacadas, inclusive os cabeçalhos.
• Clique em Classificar na seção Dados para abrir a guia Classificar para abrir a caixa de diálogo Classificar.
• Escolha a coluna primária para classificar e defina a ordem (A-Z ou Z-A).
• Clique em Adicionar nível para classificar por uma coluna adicional.
• Continue adicionando níveis conforme necessário e confirme com OK.

Usando a caixa de diálogo Classificar para alfabetizar várias colunas no Excel. Imagem do autor.

Como classificar as linhas em ordem alfabética no Excel

A classificação horizontal dos dados é útil quando as informações são estruturadas em linhas em vez de colunas. Siga estas etapas para colocar as linhas em ordem alfabética no Excel:

• Selecione o intervalo de dados que você deseja classificar.
• Clique em Classificar na seção Dados para abrir a caixa de diálogo Sort (Classificar ).
• Clique em Opções e selecione Ordenar da esquerda para a direita.

Usando a caixa de diálogo Classificar para classificar as linhas em ordem alfabética no Excel. Imagem do autor.

• Escolha o número da linha e a ordem de classificação (A-Z ou Z-A) e, em seguida, clique em OK.

Usando a caixa de diálogo Classificar para classificar as linhas em ordem alfabética no Excel. Imagem do autor.

Como usar filtros para colocar em ordem alfabética no Excel

Os filtros oferecem uma maneira rápida de alfabetizar os dados sem alterar permanentemente a ordem original. Esse método é útil quando você precisa de uma classificação temporária e, ao mesmo tempo, preserva a estrutura do conjunto de dados. Use as etapas a seguir para alfabetizar usando filtros.

• Selecione os cabeçalhos das colunas.
• Ir para Dados > Classificar e filtrar > Filtro.
• Clique na seta suspensa no cabeçalho da coluna.
• Selecionar Ordenar de A a Z ou Ordenar Z para A para reordenar a coluna.
• O filtro permite que você alterne facilmente entre dados classificados e não classificados.

Usando filtros para classificar dados em ordem alfabética no Excel. Imagem do autor.

Como colocar em ordem alfabética com fórmulas do Excel

Às vezes, as ferramentas de classificação integradas do Excel podem não ser suficientes. O uso de fórmulas permite a classificação dinâmica, o que significa que os dados são atualizados automaticamente quando novos valores são adicionados ou alterados.

Classificação de dados em ordem alfabética com SORT()

A função SORT() classifica dinamicamente um intervalo em ordem crescente ou decrescente. Por exemplo, a fórmula abaixo classifica os dados na coluna B (B2:B11) em ordem crescente (A-Z). Para classificar em ordem decrescente, altere 1 para -1.

=SORT(A2:A11, 1, 1)

Usando a função SORT() para classificar uma coluna em ordem alfabética no Excel. Imagem do autor.

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Use uma coluna auxiliar com COUNTIF()

Se você estiver usando uma versão mais antiga do Excel sem SORT(), poderá usar a função COUNTIF() para atribuir uma posição a cada entrada e, em seguida, classificar usando essa coluna auxiliar.

=COUNTIF(A$2:A$11, "<=" & A2)

Usando uma coluna auxiliar com COUNTIF() para classificar dados em ordem alfabética no Excel. Imagem do autor.

Classificação por sobrenome quando o primeiro nome vem primeiro

Se os nomes estiverem armazenados como "First Last", mas você precisar classificar pelo sobrenome, poderá extrair o sobrenome usando RIGHT() e SEARCH().

=RIGHT(A2, LEN(A2) - SEARCH(" ", A2))

Classificar colunas em ordem alfabética pelo sobrenome quando o primeiro nome vem primeiro no Excel. Imagem do autor.

Você pode então classificar o conjunto de dados com base nesse sobrenome extraído.

Problemas comuns ao alfabetizar no Excel

A classificação no Excel nem sempre ocorre conforme o esperado. Abaixo estão alguns problemas comuns e como corrigi-los:

• As linhas ou colunas em branco afetam a classificação: Linhas ou colunas vazias podem atrapalhar a ordem de classificação. Para corrigir esse problema, exclua todas as linhas ou colunas em branco.

• Cabeçalhos de coluna tratados como dados: O Excel pode classificar os cabeçalhos junto com os dados, causando uma ordem incorreta. Certifique-se sempre de que, nacaixa de diálogo Sort , você marque a opção "My data has headers"(Meus dados têm cabeçalhos) para excluir a linha do cabeçalho da classificação.

• Classificação de apenas uma coluna em vez de todo o conjunto de dados: A classificação de uma única coluna pode desalinhar os dados relacionados em outras colunas. Sempre selecione o conjunto de dados inteiro antes de classificar. O Excel geralmente solicita que você selecione apenas uma coluna, portanto, escolha Expandir a seleção para destacar todo o conjunto de dados.

• Classificação com caracteres especiais: O Excel classifica caracteres especiais como #, @, _ antes das letras, o que pode levar a uma ordem inesperada. Para evitar isso, use as funções TRIM() e CLEAN() para remover os caracteres ocultos antes da classificação.

Conclusão

Agora que suas planilhas do Excel estão bem organizadas, precisas e fáceis de navegar, é hora de aprimorar suas habilidades no Excel! Recomendo que você faça o curso Análise de dados no Excel para aprender sobre insights em dados B2B e Visualização de dados no Excel para dominar a análise e a apresentação de dados.