如何在 Excel 中排序：一步一步教您整理数据

无论您是在管理财务记录、跟踪库存，还是分析问卷结果，排序都能帮助您以逻辑顺序排列数据，提升可读性并助力决策。

在本指南中，我将带您了解多种排序技巧，从简单排序到更高级的自定义排序。如果您在使用 Excel 时遇到其他问题，建议学习我们的Introduction to Excel课程和Data Preparation in Excel课程，夯实基础。

如何在 Excel 中按条件排序

Excel 提供多种排序选项，支持按不同条件组织数据，例如按日期或按颜色排序。

如何在 Excel 中按日期排序

如果您想按日期对某一列进行排序：

• 选择包含日期的数据。
• 转到数据选项卡并点击排序。
• 在排序窗口中，在列下选择包含日期的列。
• 在排序依据中，选择单元格值。
• 在顺序下选择从最早到最新或从最新到最早。
• 点击确定应用排序。

如何在 Excel 中按日期排序。图片由作者提供。

如何在 Excel 中按颜色排序

要按颜色排序数据：

• 选择包含彩色单元格的数据范围。
• 在数据选项卡中打开排序工具。
• 在排序窗口中，选择包含颜色格式的列。
• 在排序依据中选择单元格颜色。
• 选择要排序的颜色，并在顺序下选择置于顶端或置于底部。
• 点击确定应用排序。

如何在 Excel 中按颜色排序。图片由作者提供。

如何在 Excel 中按列排序

按列排序很直接，也可以对多列执行。

• 选中您想要排序的数据集。
• 点击数据选项卡并选择排序。
• 在排序窗口中，选择要排序的列。
• 在排序依据中选择单元格值。
• 对于文本选择升序（A-Z）或降序（Z-A）；对于数字选择从最小到最大/从最大到最小。
• 点击确定以对所选列排序。

如何在 Excel 中按列排序。图片由作者提供。

如何在 Excel 中按字母顺序排序

按字母顺序排序适用于文本数据。要对数据进行排序：

• 在要排序的列内任意位置点击。
• 导航到数据选项卡。
• 点击按A 到 Z排序（升序），或按Z 到 A排序（降序）。
• 如果您的数据包含表头，请在排序窗口中勾选我的数据具有表头。
• 点击确定应用字母顺序排序。

如何在 Excel 中按字母顺序排序。图片由作者提供。

参阅我们的教程How to Alphabetize in Excel，了解更多按字母顺序排序的不同技巧。

如何在 Excel 中按数字排序

按数字排序有助于组织数值型数据。按数字排序的方法：

• 选择包含数值的列。
• 转到数据选项卡并点击排序。
• 在排序窗口中，选择包含数字的列。
• 在排序依据中选择单元格值。
• 在顺序下选择从最小到最大或从最大到最小。
• 点击确定应用排序。

如何在 Excel 中按数字排序。图片由作者提供。

如何在 Excel 中对列进行排序

在 Excel 中对列进行排序有助于高效组织数据，无论是需要按单列的字母顺序排列，还是对多列进行排序以便更好地分析。下面介绍在保持数据完整性的前提下，进行列排序的不同方法。

如何在 Excel 中排序单列

使用排序和筛选组可以快速轻松地在数据选项卡中对单列排序。步骤如下：

• 选择您要排序的数据集。
• 前往数据选项卡。
• 在排序和筛选组中，选择A 到 Z进行升序排序，或选择Z 到 A进行降序排序。
• 如果只选择了一列，Excel 会弹出提示；“是否要扩展选定区域？”

在 Excel 排序时扩展选定区域。图片由作者提供。

• 选择扩展选定区域以保持每一行数据在一起。仅当需要独立对该列排序时，才选择仅对当前选定区域继续。
• 点击确定，Excel 将相应地对该列排序。

如何在 Excel 中排序单列。图片由作者提供。

始终确保选中完整数据集，或启用扩展选定区域。否则，在不扩展的情况下对单列排序，可能会破坏行间对应关系并导致数据错位。

如何在 Excel 中按多列排序

如果您需要基于多个条件排序，例如先按部门（Department）再按姓氏（Last Name）对员工排序，请按以下步骤操作：

• 选择整个数据集，包括表头。
• 转到数据选项卡并点击排序以打开排序对话框。
• 在排序窗口中，选择首要排序列，例如“Department”。在顺序下选择A 到 Z或Z 到 A。
• 点击添加条件，再按第二列排序，如“Last Name”。
• 选择次要列及其排序顺序。
• 如需更多层级，重复上一步。
• 点击确定应用多级排序。

如何在 Excel 中按多列排序。图片由作者提供。

通过多列排序的方法，Excel 会按层级组织数据。

Excel 中的自定义排序技巧

Excel 提供自定义排序选项，可按单元格颜色、字体颜色或图标等进行排序，而不仅限于数值。当颜色或图标用于突出显示重要数据（如紧急任务、绩优表现或标记错误）时，这些技巧尤为有用。

按单元格颜色排序

当颜色用于区分类别（如高优先级任务或被标记的数据）时，按单元格颜色排序非常实用。按以下步骤按颜色排序：

• 选择您的数据集。
• 点击数据选项卡并选择排序。
• 在排序窗口中，选择包含彩色单元格的列。在排序依据中选择单元格颜色。
• 在顺序下选择要置顶或置底的颜色。
• 点击确定，Excel 将根据单元格颜色优先级排列行。

在 Excel 中按单元格颜色排序。图片由作者提供。

按字体颜色排序

当文本颜色代表优先级（如红色表示紧急、绿色表示已完成）时，按字体颜色排序很有帮助。例如，将红色的负余额排到顶部以便审核。按字体颜色排序的方法：

• 选择您的数据范围。
• 转到数据选项卡并点击排序。
• 在排序窗口中，选择字体颜色不同的列。在排序依据中选择字体颜色。
• 在顺序中选择应优先显示的字体颜色。
• 点击确定，Excel 将按字体颜色进行排序。

在 Excel 中按字体颜色排序。图片由作者提供。

按图标排序

当数据通过条件格式图标标注时，按单元格图标排序最为有效。例如，✔ 表示已完成，⚠ 表示警告，❌ 表示错误。使用该方法排序：

• 选择包含图标的数据。
• 点击数据选项卡并选择排序。
• 在排序窗口中，选择包含图标的列。在排序依据中选择单元格图标。
• 在顺序中选择应首先出现的图标。
• 点击确定应用排序。

在 Excel 中按图标排序。图片由作者提供。

其他有趣的 Excel 排序问题

除了基础排序，Excel 还提供一些高级技巧来解决特殊场景。

如何在 Excel 中按月份对生日排序

按月份对生日列表排序而忽略年份，需要采用自定义方法，因为 Excel 默认按日期的时间先后排序。请按以下步骤仅按月份排序：

• 假设您的数据集中有一列名为“Birthday”，包含完整生日日期，如12/05/1990、08/21/1985）。

• 在一个空白列中，使用下方公式提取月份，将日期转换为两位数的月份格式（01-12）。

=TEXT(A2, "MM")技术支持

按该新列从最小到最大排序。

如何在 Excel 中按月份排序。图片由作者提供。

如何在 Excel 中排序并保持行不被拆散

当对单列排序时，Excel 可能会询问是否扩展选定区域。如果不扩展，只有所选列会被排序，导致数据错位。请按以下步骤在排序时保持行完整：

• 选择整个数据集，而不是单独一列。
• 转到数据选项卡并点击排序。
• 选择您要依据排序的列。
• 确保选择了扩展选定区域。

如何在 Excel 中扩展选定区域。图片由作者提供。

• 点击确定，Excel 会在排序时保持行不被拆散。

如何在 Excel 中排序并保持行不被拆散。图片由作者提供。

如何在 Excel 中按多列排序并保持行不被拆散

多列排序可帮助您确定数据的优先级层级，确保组织更有意义。按以下步骤对多列排序：

• 选择整个数据集，包括列标题。
• 在数据选项卡中点击排序。
• 选择第一排序列，例如 “Department”。
• 点击添加条件，再按第二列排序，例如“Name”。
• 对更多层级重复步骤 4。
• 点击确定，Excel 将按您设定的层级排序。

如何在 Excel 中按多列排序并保持行不被拆散。图片由作者提供。

水平排序（从左到右）

Excel 默认按垂直方向（自上而下）排序，但在处理转置表或时间线数据时，您可能需要水平（从左到右）排序。请按以下步骤进行水平排序。

• 选择您要排序的行。
• 点击数据选项卡，然后点击排序。
• 在排序窗口中点击选项。
• 在方向下，选择按行排序（从左到右）并点击确定。

如何在 Excel 中从左到右排序。图片由作者提供。

• 选择要排序的行号。
• 选择顺序为A-Z或Z-A。
• 点击确定应用排序。

如何在 Excel 中进行水平排序。图片由作者提供。

如何在 Excel 中应用自定义排序

自定义排序允许您自行定义排序顺序，当默认的字母或数字顺序不符合需求时尤为实用。以下是适合使用自定义排序的示例：

• 部门排序：可以按 IT > Sales > Marketing 的顺序，而非字母顺序排序。
• 优先级排序：High > Medium > Low。
• 按星期排序：Monday > Tuesday > Wednesday。
• 按月份排序：January > February > March。

以下是应用自定义排序的步骤：

选择您的数据集（包括表头）。

• 转到数据选项卡并点击排序。
• 在排序窗口中，选择要排序的列，例如 “Department”。
• 在顺序下，点击下拉菜单并选择自定义序列。

如何在 Excel 中应用自定义排序。图片由作者提供。

• 在自定义序列窗口中，可选择已有列表（如星期或月份），或手动输入 IT、Sales、Marketing 等值创建新列表。
• 点击确定，然后再次点击确定以应用排序。

如何在 Excel 中创建自定义排序列表。图片由作者提供。

Excel 的 SORT() 函数

尽管我们已经介绍了最常见的用例，但如果不专门谈谈 Excel 的 SORT() 函数，这篇文章就不够完整。Excel 的 SORT() 函数提供了一种动态的、基于公式的排序方式，会在数据变动时自动更新。下面是 SORT() 函数的语法：

=SORT(array, [sort_index], [sort_order], [by_col])技术支持

其中：

• array → 要排序的范围。

• sort_index → 用来排序的列（或行）。

• sort_order → 1 表示升序，-1 表示降序。

• by_col → 垂直排序为 FALSE（默认），水平排序为 TRUE。

例如，要按“Sales ($)”降序对表格排序，可使用以下函数：

=SORT(A2:D11, 4, -1)技术支持

此函数在按 Sales ($) 排序的同时保持整行数据在一起。

如何在 Excel 中使用 SORT() 函数排序数据。图片由作者提供。

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结语

无论是使用基础排序、多列排序，还是高级自定义顺序，只要选择合适的工具，就能保证高效与准确。排序往往是更广泛数据处理流程的第一步，可为进一步的筛选、数据透视表和图表分析打下基础。

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