Come ordinare in Excel: guida passo passo per organizzare i tuoi dati

Che tu stia gestendo registri finanziari, monitorando l’inventario o analizzando risposte a un sondaggio, l’ordinamento ti permette di disporre i dati in un ordine logico per una migliore leggibilità e per prendere decisioni più efficaci.

In questa guida ti mostrerò diverse tecniche di ordinamento, dal più semplice a opzioni più avanzate come l’ordinamento personalizzato. Se ti capita di bloccarti con altre domande su Excel, ti consiglio il nostro corso Introduction to Excel e il corso Data Preparation in Excel per costruire basi solide.

Come ordinare per condizione in Excel

Excel offre opzioni di ordinamento che ti permettono di organizzare i dati in base a diverse condizioni, come ordinare per data o per colore.

Come ordinare per data in Excel

Se vuoi ordinare una colonna per data:

• Seleziona i dati che contengono le date.
• Vai alla scheda Dati e fai clic su Ordina.
• Nella finestra Ordina, scegli la colonna con le date in Colonna.
• In Ordina per, seleziona Valori delle celle.
• Scegli Dal meno recente al più recente oppure Dal più recente al meno recente in Ordine.
• Fai clic su OK per applicare l’ordinamento.

Come ordinare per data in Excel. Immagine dell’autore.

Come ordinare per colore in Excel

Per ordinare i dati per colore:

• Seleziona l’intervallo di dati che include celle colorate.
• Apri lo strumento Ordina dalla scheda Dati.
• Nella finestra Ordina seleziona la colonna che contiene la formattazione a colori.
• In Ordina per, scegli Colore cella.
• Seleziona il colore per cui vuoi ordinare e scegli In alto o In basso in Ordine.
• Fai clic su OK per applicare l’ordinamento.

Come ordinare per colore in Excel. Immagine dell’autore.

Come ordinare per colonna in Excel

Ordinare per colonna è semplice e si può fare su più colonne.

• Evidenzia il dataset che vuoi ordinare.
• Fai clic sulla scheda Dati e seleziona Ordina.
• Nella finestra Ordina scegli la colonna per cui vuoi ordinare.
• In Ordina per, scegli Valori delle celle.
• Scegli Crescente (A-Z) o Decrescente (Z-A) per il testo oppure Dal più piccolo al più grande / Dal più grande al più piccolo per i numeri.
• Fai clic su OK per ordinare la colonna selezionata.

Come ordinare per colonna in Excel. Immagine dell’autore.

Come ordinare in ordine alfabetico in Excel

L’ordinamento alfabetico è utile per i dati testuali. Per ordinare i dati:

• Fai clic in un punto qualsiasi della colonna che vuoi ordinare.
• Vai alla scheda Dati.
• Fai clic su Ordina dalla A alla Z (per l’ordine crescente) o Ordina dalla Z alla A (per l’ordine decrescente).
• Se i tuoi dati hanno intestazioni, assicurati che I miei dati hanno intestazioni sia selezionato nella finestra Ordina.
• Fai clic su OK per applicare l’ordinamento alfabetico.

Come ordinare in ordine alfabetico in Excel. Immagine dell’autore.

Dai un’occhiata al nostro tutorial How to Alphabetize in Excel per scoprire di più sulle diverse tecniche di ordinamento alfabetico.

Come ordinare per numero in Excel

Ordinare per numeri aiuta a organizzare i dati numerici. Per ordinare i dati per numero:

• Seleziona la colonna che contiene valori numerici.
• Vai alla scheda Dati e fai clic su Ordina.
• Nella finestra Ordina scegli la colonna con i numeri.
• In Ordina per, seleziona Valori delle celle.
• Scegli Dal più piccolo al più grande o Dal più grande al più piccolo in Ordine.
• Fai clic su OK per applicare l’ordinamento.

Come ordinare per numero in Excel. Immagine dell’autore.

Come ordinare le colonne in Excel

Ordinare le colonne in Excel aiuta a organizzare i dati in modo efficiente, sia che tu debba disporre una singola colonna in ordine alfabetico sia che debba ordinare più colonne per un’analisi migliore. Di seguito trovi metodi diversi per ordinare le colonne mantenendo l’integrità dei dati.

Come ordinare una singola colonna in Excel

Ordinare una singola colonna in Excel è rapido e semplice utilizzando il gruppo Ordina e filtra nella scheda Dati. Segui questi passaggi:

• Seleziona il dataset che vuoi ordinare.
• Vai alla scheda Dati.
• Nel gruppo Ordina e filtra, scegli A-Z per ordinare in modo crescente o Z-A per ordinare in modo decrescente.
• Se è selezionata solo una colonna, Excel mostrerà un avviso; "Vuoi espandere la selezione?"

Espandi selezione durante l’ordinamento in Excel. Immagine dell’autore.

• Seleziona Espandi la selezione per mantenere uniti i dati di ogni riga. Seleziona Continua con la selezione corrente solo se stai ordinando la colonna in modo indipendente.
• Fai clic su OK e Excel ordinerà la colonna di conseguenza.

Come ordinare una singola colonna in Excel. Immagine dell’autore.

Assicurati sempre di selezionare l’intero dataset o di avere abilitato Espandi la selezione. Altrimenti, ordinare una singola colonna senza espandere può compromettere le relazioni tra righe e disallineare i dati.

Come ordinare per più colonne in Excel

Se devi ordinare in base a più criteri, ad esempio ordinare i dipendenti prima per Reparto e poi per Cognome, segui questi passaggi:

• Seleziona l’intero dataset, incluse le intestazioni.
• Vai alla scheda Dati e fai clic su Ordina per aprire la finestra di dialogo Ordina.
• Nella finestra Ordina, scegli la colonna principale per l’ordinamento, ad esempio "Reparto". In Ordine, seleziona A-Z o Z-A.
• Fai clic su Aggiungi livello per ordinare per una seconda colonna come "Cognome".
• Scegli la colonna secondaria e l’ordine di ordinamento.
• Ripeti il passaggio precedente se devi aggiungere altri livelli di ordinamento.
• Fai clic su OK per applicare l’ordinamento multilivello.

Come ordinare per più colonne in Excel. Immagine dell’autore.

Con l’approccio a più colonne, Excel organizza i dati in modo gerarchico.

Tecniche di ordinamento personalizzato in Excel

Excel offre opzioni di ordinamento personalizzato che permettono di organizzare i dati in base al colore della cella, al colore del carattere o alle icone, invece che solo ai valori. Queste tecniche sono particolarmente utili quando colori o icone evidenziano dati importanti, come attività urgenti, top performer o errori contrassegnati.

Ordinare per colore della cella

Ordinare per colore della cella è utile quando i colori evidenziano categorie diverse, come attività ad alta priorità o dati segnalati. Segui questi passaggi per ordinare per colore:

• Seleziona il tuo dataset.
• Fai clic sulla scheda Dati e seleziona Ordina.
• Nella finestra Ordina, scegli la colonna che contiene le celle colorate. In Ordina per, seleziona Colore cella.
• In Ordine, scegli un colore da visualizzare in alto o in basso.
• Fai clic su OK ed Excel disporrà le righe in base alla priorità del colore della cella.

Ordinare per colore della cella in Excel. Immagine dell’autore.

Ordinare per colore del carattere

Ordinare per colore del carattere è utile quando il colore del testo indica una priorità, ad esempio rosso per urgente o verde per attività completate. Per esempio, ordinare in alto i saldi negativi in rosso per la revisione. Per ordinare per colore del carattere:

• Seleziona l’intervallo di dati.
• Vai alla scheda Dati e fai clic su Ordina.
• Nella finestra Ordina scegli la colonna in cui i colori dei caratteri differiscono. In Ordina per, seleziona Colore carattere.
• In Ordine, seleziona quale colore del carattere deve apparire per primo.
• Fai clic su OK ed Excel ordinerà in base al colore del carattere.

Ordinare per colore del carattere in Excel. Immagine dell’autore.

Ordinare per icona

L’ordinamento per icona di cella funziona al meglio quando i dati sono etichettati con le icone della Formattazione condizionale. Ad esempio, puoi usare ✔ per completato, ⚠ per avvisi e ❌ per errori. Per ordinare i dati con questo metodo:

• Seleziona i dati che contengono icone.
• Fai clic sulla scheda Dati e scegli Ordina.
• Nella finestra Ordina, scegli la colonna con le icone. In Ordina per, seleziona Icona cella.
• In Ordine, scegli quale icona deve apparire per prima.
• Fai clic su OK per applicare l’ordinamento.

Ordinare per icona in Excel. Immagine dell’autore.

Altri interessanti problemi di ordinamento in Excel

Oltre all’ordinamento di base, Excel offre tecniche avanzate per risolvere sfide specifiche.

Come ordinare i compleanni per mese in Excel

Ordinare un elenco di compleanni per mese ignorando l’anno richiede un approccio personalizzato, perché per impostazione predefinita Excel ordina le date in ordine cronologico. Segui questi passaggi per ordinare i compleanni solo per mese:

• Supponi che il tuo dataset abbia una colonna chiamata "Compleanno" con date complete come 12/05/1990, 08/21/1985).

• In una colonna vuota, estrai il mese usando la formula qui sotto, che converte la data in un formato mese a due cifre (01-12).

=TEXT(A2, "MM")

Ordina in base a questa nuova colonna dal più piccolo al più grande.

Come ordinare per mese in Excel. Immagine dell’autore.

Come ordinare in Excel mantenendo unite le righe

Quando ordini una singola colonna, Excel può chiederti se vuoi Espandere la selezione. Se non espandi, verrà ordinata solo la colonna selezionata, disallineando i dati. Segui i passaggi sotto per mantenere unite le righe durante l’ordinamento:

• Seleziona l’intero dataset, non solo una colonna.
• Vai alla scheda Dati e fai clic su Ordina.
• Scegli la colonna in base alla quale vuoi ordinare.
• Assicurati che Espandi la selezione sia selezionato.

Come espandere la selezione in Excel. Immagine dell’autore.

• Fai clic su OK ed Excel manterrà intatte le righe durante l’ordinamento.

Come ordinare in Excel mantenendo unite le righe. Immagine dell’autore.

Come ordinare più colonne in Excel mantenendo unite le righe

Ordinare più colonne ti consente di dare priorità alla gerarchia dei dati, garantendo un’organizzazione significativa. Usa i passaggi seguenti per ordinare più colonne:

• Seleziona l’intero dataset, incluse le intestazioni di colonna.
• Fai clic su Ordina nella scheda Dati.
• Scegli la prima colonna per cui ordinare, ad esempio "Reparto".
• Fai clic su Aggiungi livello per ordinare per una seconda colonna come "Nome".
• Ripeti il Passaggio 4 per livelli aggiuntivi.
• Fai clic su OK e Excel ordinerà in base alla gerarchia selezionata.

Come ordinare più colonne in Excel mantenendo unite le righe. Immagine dell’autore.

Ordinare orizzontalmente (da sinistra a destra)

L’ordinamento predefinito di Excel è verticale (dall’alto verso il basso), ma a volte è necessario ordinare i dati orizzontalmente (da sinistra a destra), ad esempio con tabelle trasposte o dati temporali. Segui i passaggi sotto per ordinare i dati orizzontalmente.

• Seleziona la riga che vuoi ordinare.
• Fai clic sulla scheda Dati, poi su Ordina.
• Fai clic su Opzioni nella finestra Ordina.
• In Orientamento, scegli Ordina da sinistra a destra e fai clic su OK.

Come ordinare da sinistra a destra in Excel. Immagine dell’autore.

• Seleziona il numero di riga per cui ordinare.
• Scegli l’ordine A-Z o Z-A.
• Fai clic su OK per applicare l’ordinamento.

Come ordinare orizzontalmente in Excel. Immagine dell’autore.

Come applicare un ordinamento personalizzato in Excel

L’ordinamento personalizzato in Excel ti consente di definire il tuo ordine per l’ordinamento dei dati, particolarmente utile quando l’ordine alfabetico o numerico predefinito non è adatto. Ecco alcuni esempi di quando usare l’ordinamento personalizzato:

• Ordinare i reparti: puoi ordinare i reparti nell’ordine IT > Sales > Marketing invece che in ordine alfabetico.
• Dare priorità ai livelli di stato: High > Medium > Low.
• Disporre i giorni della settimana: Monday > Tuesday > Wednesday.
• Ordinare i mesi: January > February > March.

Di seguito i passaggi per applicare un ordinamento personalizzato:

Seleziona il tuo dataset (incluse le intestazioni).

• Vai alla scheda Dati e fai clic su Ordina.
• Nella finestra Ordina scegli la colonna da ordinare, ad esempio "Reparto".
• In Ordine, apri il menu a discesa e seleziona Elenco personalizzato.

Come applicare un ordinamento personalizzato in Excel. Immagine dell’autore.

• Nella finestra Elenchi personalizzati seleziona un elenco esistente, come Giorni della settimana o Mesi, oppure crea un nuovo elenco digitando manualmente i valori, ad esempio IT, Sales, Marketing.
• Fai clic su OK e poi ancora su OK per applicare l’ordinamento.

Come creare un elenco di ordinamento personalizzato in Excel. Immagine dell’autore.

La funzione SORT() di Excel

Anche se abbiamo visto i casi d’uso più comuni, questo articolo sarebbe incompleto senza parlare nello specifico della funzione SORT() di Excel. La funzione SORT() di Excel offre un metodo di ordinamento dinamico basato su formula. Si aggiorna automaticamente quando i dati cambiano. Di seguito la sintassi della funzione SORT():

=SORT(array, [sort_index], [sort_order], [by_col])

Dove:

• array → L’intervallo da ordinare.

• sort_index → Colonna (o riga) in base alla quale ordinare.

• sort_order → 1 per crescente, -1 per decrescente.

• by_col → FALSE (predefinito) per ordinamento verticale, TRUE per ordinamento orizzontale.

Ad esempio, per ordinare una tabella per "Vendite ($)" in ordine decrescente, applichiamo la funzione così:

=SORT(A2:D11, 4, -1)

Questa funzione mantiene unite le righe mentre ordina per Vendite ($).

Come ordinare i dati usando la funzione SORT() in Excel. Immagine dell’autore.

Dai un’occhiata al nostro corso Advanced Excel Functions per scoprire funzioni di Excel interessanti e utili, incluse le tecniche avanzate di riferimento e le funzioni di database.

Conclusione

Che si tratti di un ordinamento di base, di un ordinamento su più colonne o di ordini personalizzati avanzati, conoscere lo strumento giusto per il lavoro garantisce efficienza e precisione. L’ordinamento è spesso il primo passo in flussi di lavoro più ampi sui dati, che portano a un migliore filtraggio, tabelle pivot e grafici per analisi più approfondite. 

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