Hoe sorteer je in Excel: een stapsgewijze gids om je gegevens te organiseren

Of je nu financiële administratie bijhoudt, voorraad volgt of enquêteresultaten analyseert, met sorteren rangschik je je gegevens logisch voor betere leesbaarheid en besluitvorming.

In deze gids laat ik je verschillende sorteertechnieken zien, van eenvoudig sorteren tot geavanceerdere opties zoals aangepast sorteren. Loop je vast met andere Excel-vragen, dan raad ik onze cursus Introduction to Excel en de cursus Data Preparation in Excel aan als stevige basis.

Hoe sorteer je op een voorwaarde in Excel

Excel biedt sorteeropties waarmee je gegevens kunt ordenen op verschillende voorwaarden, zoals sorteren op datum of op kleur.

Hoe sorteer je op datum in Excel

Als je een kolom op datum wilt sorteren:

• Selecteer de gegevens met de datums.
• Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Sorteren.
• Kies in het venster Sorteren de kolom met datums onder Kolom.
• Selecteer onder Sorteren op Celwaarden.
• Kies onder Volgorde voor Oudste naar Nieuwste of Nieuwste naar Oudste.
• Klik op OK om het sorteren toe te passen.

Hoe sorteer je op datum in Excel. Afbeelding door de auteur.

Hoe sorteer je op kleur in Excel

Om gegevens op kleur te sorteren:

• Selecteer het gegevensbereik met gekleurde cellen.
• Open het hulpmiddel Sorteren via het tabblad Gegevens.
• Selecteer in het venster Sorteren de kolom met de kleurindeling.
• Kies onder Sorteren op voor Celkleur.
• Selecteer de kleur waarop je wilt sorteren en kies onder Volgorde voor Bovenaan of Onderaan.
• Klik op OK om het sorteren toe te passen.

Hoe sorteer je op kleur in Excel. Afbeelding door de auteur.

Hoe sorteer je op kolom in Excel

Sorteren op een kolom is eenvoudig en kan voor meerdere kolommen worden gedaan.

• Markeer de dataset die je wilt sorteren.
• Klik op het tabblad Gegevens en selecteer Sorteren.
• Kies in het venster Sorteren de kolom waarop je wilt sorteren.
• Kies onder Sorteren op voor Celwaarden.
• Kies Oplopend (A-Z) of Aflopend (Z-A) voor tekst of Kleinste naar Grootste / Grootste naar Kleinste voor getallen.
• Klik op OK om de geselecteerde kolom te sorteren.

Hoe sorteer je op kolom in Excel. Afbeelding door de auteur.

Hoe sorteer je op alfabetische volgorde in Excel

Alfabetisch sorteren is handig voor tekstgegevens. Om de gegevens te sorteren:

• Klik ergens in de kolom die je wilt sorteren.
• Ga naar het tabblad Gegevens.
• Klik op Sorteren A tot Z (voor oplopend) of Sorteren Z tot A (voor aflopend).
• Als je gegevens kopteksten hebben, zorg er dan voor dat Mijn gegevens hebben kopteksten is aangevinkt in het venster Sorteren.
• Klik op OK om het alfabetisch sorteren toe te passen.

Hoe sorteer je op alfabetische volgorde in Excel. Afbeelding door de auteur.

Bekijk onze tutorial How to Alphabetize in Excel om meer te leren over de verschillende technieken om gegevens alfabetisch te sorteren.

Hoe sorteer je op getal in Excel

Sorteren op getallen helpt numerieke gegevens te ordenen. Om op getal te sorteren:

• Selecteer de kolom met numerieke waarden.
• Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Sorteren.
• Kies in het venster Sorteren de kolom met getallen.
• Selecteer onder Sorteren op voor Celwaarden.
• Kies onder Volgorde voor Kleinste naar Grootste of Grootste naar Kleinste.
• Klik op OK om het sorteren toe te passen.

Hoe sorteer je op getal in Excel. Afbeelding door de auteur.

Hoe kolommen sorteren in Excel

Kolommen sorteren in Excel helpt om gegevens efficiënt te ordenen, of je nu één kolom alfabetisch wilt zetten of meerdere kolommen wilt sorteren voor betere analyse. Hieronder staan verschillende methoden om kolommen te sorteren met behoud van gegevensintegriteit.

Hoe sorteer je één kolom in Excel

Eén kolom sorteren in Excel gaat snel en eenvoudig via de groep Sorteren en filteren op het tabblad Gegevens. Volg deze stappen:

• Selecteer de dataset die je wilt sorteren.
• Ga naar het tabblad Gegevens.
• Kies in de groep Sorteren en filteren voor A tot Z om oplopend te sorteren of Z tot A om aflopend te sorteren.
• Als slechts één kolom is geselecteerd, krijg je in Excel een waarschuwing te zien; "Wil je de selectie uitbreiden?"

Selectie uitbreiden bij sorteren in Excel. Afbeelding door de auteur.

• Selecteer Selectie uitbreiden om de gegevens per rij bij elkaar te houden. Kies Doorgaan met de huidige selectie alleen als je de kolom los wilt sorteren.
• Klik op OK en Excel sorteert de kolom overeenkomstig.

Hoe sorteer je één kolom in Excel. Afbeelding door de auteur.

Zorg er altijd voor dat de volledige dataset is geselecteerd of dat Selectie uitbreiden is ingeschakeld. Anders kan het sorteren van een enkele kolom zonder uit te breiden de rijrelaties verstoren en gegevens laten verschuiven.

Hoe sorteer je op meerdere kolommen in Excel

Als je op meer dan één criterium moet sorteren, zoals medewerkers eerst op Afdeling en daarna op Achternaam, volg dan deze stappen:

• Selecteer je volledige dataset, inclusief de kopteksten.
• Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Sorteren om het dialoogvenster Sorteren te openen.
• Kies in het venster Sorteren de primaire kolom om op te sorteren, bijvoorbeeld "Department". Selecteer onder Volgorde A tot Z of Z tot A.
• Klik op Niveau toevoegen om op een tweede kolom te sorteren, zoals "Last Name".
• Kies de secundaire kolom en sorteervolgorde.
• Herhaal de vorige stap als je meer sorteerlagen wilt toevoegen.
• Klik op OK om sorteren op meerdere niveaus toe te passen.

Hoe sorteer je op meerdere kolommen in Excel. Afbeelding door de auteur.

Met deze aanpak ordent Excel de gegevens hiërarchisch.

Aangepaste sorteertechnieken in Excel

Excel biedt aangepaste sorteeropties waarmee je gegevens kunt ordenen op celkleur, lettertypekleur of pictogrammen in plaats van alleen waarden. Deze technieken zijn vooral handig wanneer kleuren of pictogrammen belangrijke gegevens markeren, zoals urgente taken, toppresteerders of gemarkeerde fouten.

Sorteren op celkleur

Sorteren op celkleur is handig wanneer kleuren verschillende categorieën aangeven, zoals taken met hoge prioriteit of gemarkeerde gegevens. Volg deze stappen om op kleur te sorteren:

• Selecteer je dataset.
• Klik op het tabblad Gegevens en selecteer Sorteren.
• Kies in het venster Sorteren de kolom met de gekleurde cellen. Selecteer onder Sorteren op voor Celkleur.
• Kies onder Volgorde een kleur die bovenaan of onderaan moet komen.
• Klik op OK en Excel rangschikt de rijen op basis van kleurprioriteit.

Sorteren op celkleur in Excel. Afbeelding door de auteur.

Sorteren op lettertypekleur

Sorteren op lettertypekleur is handig wanneer de tekstkleur prioriteit aangeeft, zoals rood voor urgent of groen voor afgerond. Bijvoorbeeld: rode, negatieve saldi bovenaan zetten voor controle. Zo sorteer je op lettertypekleur:

• Selecteer je gegevensbereik.
• Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Sorteren.
• Kies in het venster Sorteren de kolom waarin lettertypekleuren verschillen. Selecteer onder Sorteren op voor Lettertypekleur.
• Kies onder Volgorde welke lettertypekleur eerst moet verschijnen.
• Klik op OK en Excel sorteert op basis van lettertypekleur.

Sorteren op lettertypekleur in Excel. Afbeelding door de auteur.

Sorteren op pictogram

Sorteren op celsymbool werkt het best wanneer gegevens zijn gelabeld met pictogrammen via Voorwaardelijke opmaak. Je kunt bijvoorbeeld ✔ gebruiken voor afgerond, ⚠ voor waarschuwingen en ❌ voor fouten. Zo sorteer je met deze methode:

• Selecteer de gegevens met pictogrammen.
• Klik op het tabblad Gegevens en kies Sorteren.
• Kies in het venster Sorteren de kolom met pictogrammen. Selecteer onder Sorteren op voor Celpictogram.
• Kies onder Volgorde welk pictogram eerst moet verschijnen.
• Klik op OK om het sorteren toe te passen.

Sorteren op pictogram in Excel. Afbeelding door de auteur.

Andere interessante sorteerproblemen in Excel

Naast basis-sorteren biedt Excel geavanceerde technieken om unieke uitdagingen op te lossen.

Hoe sorteer je verjaardagen op maand in Excel

Een lijst met verjaardagen op maand sorteren terwijl je het jaar negeert, vereist een aangepaste aanpak, omdat Excel datums standaard chronologisch sorteert. Volg deze stappen om alleen op maand te sorteren:

• Ga ervan uit dat je dataset een kolom "Birthday" heeft met volledige geboortedata zoals 12/05/1990, 08/21/1985).

• Extraheer in een lege kolom de maand met de onderstaande formule, die de datum omzet naar een tweecijferig maandformaat (01-12).

=TEXT(A2, "MM")

Sorteer op deze nieuwe kolom van klein naar groot.

Hoe sorteer je op maand in Excel. Afbeelding door de auteur.

Hoe sorteer je in Excel en houd je rijen bij elkaar

Bij het sorteren van één kolom kan Excel vragen of je de selectie wilt uitbreiden. Als je niet uitbreidt, wordt alleen de geselecteerde kolom gesorteerd en raken gegevens uit lijn. Volg de stappen hieronder om rijen bij elkaar te houden tijdens het sorteren:

• Selecteer de volledige dataset, niet slechts één kolom.
• Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Sorteren.
• Kies de kolom waarop je wilt sorteren.
• Zorg dat Selectie uitbreiden is geselecteerd.

Hoe breid je de selectie uit in Excel. Afbeelding door de auteur.

• Klik op OK en Excel houdt rijen intact tijdens het sorteren.

Hoe sorteer je in Excel en houd je rijen bij elkaar. Afbeelding door de auteur.

Meerdere kolommen sorteren in Excel en rijen bij elkaar houden

Meerdere kolommen sorteren maakt het mogelijk een gegevenshiërarchie te prioriteren voor een betekenisvolle ordening. Gebruik de onderstaande stappen om meerdere kolommen te sorteren:

• Selecteer de volledige dataset, inclusief kolomkoppen.
• Klik op Sorteren op het tabblad Gegevens.
• Kies de eerste kolom om op te sorteren, zoals "Department".
• Klik op Niveau toevoegen om op een tweede kolom te sorteren, zoals "Name".
• Herhaal stap 4 voor extra niveaus.
• Klik op OK en Excel sorteert volgens je gekozen hiërarchie.

Meerdere kolommen sorteren in Excel en rijen bij elkaar houden. Afbeelding door de auteur.

Horizontaal sorteren (van links naar rechts)

Standaard sorteert Excel verticaal (van boven naar beneden), maar soms moet je horizontaal (van links naar rechts) sorteren, bijvoorbeeld bij getransponeerde tabellen of tijdlijngegevens. Volg de stappen hieronder om je gegevens horizontaal te sorteren.

• Selecteer de rij die je wilt sorteren.
• Klik op het tabblad Gegevens, vervolgens op Sorteren.
• Klik op Opties in het venster Sorteren.
• Kies onder Oriëntatie voor Van links naar rechts sorteren en klik op OK.

Hoe sorteer je van links naar rechts in Excel. Afbeelding door de auteur.

• Selecteer het rijnummer waarop je wilt sorteren.
• Kies de volgorde A-Z of Z-A.
• Klik op OK om het sorteren toe te passen.

Hoe sorteer je horizontaal in Excel. Afbeelding door de auteur.

Hoe pas je een aangepaste sortering toe in Excel

Met aangepast sorteren in Excel kun je je eigen volgorde bepalen, wat vooral handig is wanneer de standaard alfabetische of numerieke volgorde niet past. Dit zijn voorbeelden wanneer je aangepast sorteren gebruikt:

• Afdelingen sorteren: Je kunt afdelingen sorteren in de volgorde IT > Sales > Marketing in plaats van alfabetisch.
• Statusniveaus prioriteren: Hoog > Middel > Laag.
• Dagen van de week ordenen: Maandag > Dinsdag > Woensdag.
• Maanden sorteren: Januari > Februari > Maart.

Hieronder staan de stappen om een aangepaste sortering toe te passen:

Selecteer je dataset (inclusief kopteksten).

• Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Sorteren.
• Kies in het venster Sorteren de kolom om te sorteren, zoals "Department".
• Klik onder Volgorde op de vervolgkeuzelijst en selecteer Aangepaste lijst.

Hoe pas je een aangepaste sortering toe in Excel. Afbeelding door de auteur.

• Selecteer in het venster Aangepaste lijsten ofwel een bestaande lijst, zoals Dagen van de week of Maanden, of maak een nieuwe lijst door waarden handmatig te typen, zoals IT, Sales of Marketing.
• Klik op OK en daarna nogmaals op OK om de sortering toe te passen.

Hoe maak je een aangepaste sorteerlijst in Excel. Afbeelding door de auteur.

De SORT()-functie van Excel

Hoewel we alle meest voorkomende use-cases hebben doorgenomen, zou dit artikel iets missen als ik niet specifiek de SORT()-functie van Excel noemde. De SORT()-functie van Excel biedt een dynamische, formulegebaseerde sorteermethode. Hij werkt automatisch bij als gegevens wijzigen. Hieronder staat de syntaxis van de SORT()-functie:

=SORT(array, [sort_index], [sort_order], [by_col])

Waarbij:

• array → Het bereik om te sorteren.

• sort_index → Kolom (of rij) waarop gesorteerd wordt.

• sort_order → 1 voor oplopend, -1 voor aflopend.

• by_col → FALSE (standaard) voor verticaal sorteren, TRUE voor horizontaal sorteren.

Om bijvoorbeeld een tabel aflopend te sorteren op "Sales ($)", gebruiken we de functie als:

=SORT(A2:D11, 4, -1)

Deze functie houdt de volledige rij bij elkaar terwijl wordt gesorteerd op Sales ($).

Gegevens sorteren met de functie SORT() in Excel. Afbeelding door de auteur.

Bekijk onze cursus Advanced Excel Functions om meer te leren over interessante en nuttige excelfuncties, waaronder geavanceerd verwijzen en databasefuncties.

Conclusie

Of je nu basis-sorteren, sorteren op meerdere kolommen of geavanceerde aangepaste volgordes gebruikt, met het juiste hulpmiddel werk je efficiënter en nauwkeuriger. Sorteren is vaak de eerste stap in bredere dataworkflows en leidt tot beter filteren, draaitabellen en grafieken voor diepere analyses. 

Wil je uitblinken in Excel, je gegevensbeheer stroomlijnen en makkelijker beter onderbouwde beslissingen nemen? Dan raad ik onze cursus Data Analysis in Excel aan om te leren over inzichten in B2B-data en Data Visualization in Excel om data-analyse en presentatie te beheersen. DataCamp heeft veel geweldige Excel-cursussen en -tracks, zodat je kunt rondkijken en de perfecte match kunt vinden.