Cách Sắp Xếp trong Excel: Hướng Dẫn Từng Bước để Tổ Chức Dữ Liệu

Dù bạn đang quản lý hồ sơ tài chính, theo dõi hàng tồn kho, hay phân tích phản hồi khảo sát, sắp xếp giúp bạn tổ chức dữ liệu theo một trật tự hợp lý để dễ đọc và hỗ trợ ra quyết định.

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ giới thiệu cho bạn nhiều kỹ thuật sắp xếp, từ sắp xếp đơn giản đến các tùy chọn nâng cao như sắp xếp tùy chỉnh. Nếu bạn gặp khó với các câu hỏi Excel khác, tôi khuyên bạn nên học khóa Introduction to Excel và khóa Data Preparation in Excel của chúng tôi để có nền tảng vững chắc.

Cách Sắp Xếp Theo Điều Kiện trong Excel

Excel cung cấp các tùy chọn sắp xếp cho phép bạn tổ chức dữ liệu dựa trên những điều kiện khác nhau, như sắp xếp theo ngày hoặc theo màu.

Cách sắp xếp theo ngày trong Excel

Nếu bạn muốn sắp xếp một cột theo ngày:

• Chọn dữ liệu chứa các ngày.
• Vào thẻ Data và nhấp Sort.
• Trong cửa sổ Sort, chọn cột có ngày tại Column.
• Tại Sort On, chọn Cell Values.
• Chọn Oldest to Newest hoặc Newest to Oldest tại Order.
• Nhấp OK để áp dụng sắp xếp.

Cách sắp xếp theo ngày trong Excel. Ảnh: Tác giả.

Cách sắp xếp theo màu trong Excel

Để sắp xếp dữ liệu theo màu:

• Chọn phạm vi dữ liệu có các ô được tô màu.
• Mở công cụ Sort từ thẻ Data.
• Trong cửa sổ Sort, chọn cột chứa định dạng màu.
• Tại Sort On, chọn Cell Color.
• Chọn màu bạn muốn sắp xếp và chọn On Top hoặc On Bottom tại Order.
• Nhấp OK để áp dụng sắp xếp.

Cách sắp xếp theo màu trong Excel. Ảnh: Tác giả.

Cách sắp xếp theo cột trong Excel

Sắp xếp theo một cột rất đơn giản và có thể thực hiện cho nhiều cột.

• Tô sáng tập dữ liệu bạn muốn sắp xếp.
• Nhấp vào thẻ Data và chọn Sort.
• Trong cửa sổ Sort, chọn cột bạn muốn sắp xếp theo.
• Tại Sort On, chọn Cell Values.
• Chọn Ascending (A-Z) hoặc Descending (Z-A) cho văn bản hoặc Smallest to Largest / Largest to Smallest cho số.
• Nhấp OK để sắp xếp cột đã chọn.

Cách sắp xếp theo cột trong Excel. Ảnh: Tác giả.

Cách sắp xếp theo thứ tự chữ cái trong Excel

Sắp xếp theo bảng chữ cái hữu ích cho dữ liệu văn bản. Để sắp xếp dữ liệu:

• Nhấp vào bất kỳ nơi nào trong cột bạn muốn sắp xếp.
• Đi đến thẻ Data.
• Nhấp Sort A to Z (tăng dần) hoặc Sort Z to A (giảm dần).
• Nếu dữ liệu của bạn có tiêu đề, hãy đảm bảo tùy chọn My data has headers được chọn trong cửa sổ Sort.
• Nhấp OK để áp dụng sắp xếp theo chữ cái.

Cách sắp xếp theo thứ tự chữ cái trong Excel. Ảnh: Tác giả.

Xem hướng dẫn How to Alphabetize in Excel của chúng tôi để tìm hiểu thêm về các kỹ thuật sắp xếp dữ liệu theo bảng chữ cái.

Cách sắp xếp theo số trong Excel

Sắp xếp theo số giúp tổ chức dữ liệu số. Để sắp xếp dữ liệu theo số:

• Chọn cột chứa các giá trị số.
• Vào thẻ Data và nhấp Sort.
• Trong cửa sổ Sort, chọn cột có số.
• Tại Sort On, chọn Cell Values.
• Chọn Smallest to Largest hoặc Largest to Smallest tại Order.
• Nhấp OK để áp dụng sắp xếp.

Cách sắp xếp theo số trong Excel. Ảnh: Tác giả.

Cách Sắp Xếp Các Cột trong Excel

Sắp xếp cột trong Excel giúp tổ chức dữ liệu hiệu quả, dù bạn cần sắp xếp một cột theo chữ cái hay sắp xếp nhiều cột để phân tích tốt hơn. Dưới đây là các phương pháp sắp xếp cột khác nhau đồng thời giữ nguyên tính toàn vẹn dữ liệu.

Cách sắp xếp một cột đơn trong Excel

Sắp xếp một cột đơn trong Excel nhanh và dễ dàng bằng nhóm Sort & Filter trong thẻ Data. Thực hiện như sau:

• Chọn tập dữ liệu bạn muốn sắp xếp.
• Đi đến thẻ Data.
• Trong nhóm Sort & Filter, chọn A to Z để sắp xếp tăng dần hoặc Z to A để sắp xếp giảm dần.
• Nếu chỉ một cột được chọn, Excel sẽ hiển thị cảnh báo; "Do you want to expand the selection?"

Mở rộng phạm vi khi sắp xếp trong Excel. Ảnh: Tác giả.

• Chọn Expand the selection để giữ dữ liệu trong mỗi hàng cùng nhau. Chỉ chọn Continue with the current selection nếu sắp xếp cột một cách độc lập.
• Nhấp OK, và Excel sẽ sắp xếp cột tương ứng.

Cách sắp xếp một cột đơn trong Excel. Ảnh: Tác giả.

Luôn đảm bảo đã chọn toàn bộ tập dữ liệu hoặc bật Expand Selection. Nếu không, sắp xếp một cột đơn lẻ mà không mở rộng có thể phá vỡ mối liên hệ giữa các hàng và làm lệch dữ liệu.

Cách sắp xếp theo nhiều cột trong Excel

Nếu bạn cần sắp xếp dựa trên hơn một tiêu chí, như sắp xếp nhân viên theo Phòng ban trước rồi theo Họ, hãy làm theo các bước sau:

• Chọn toàn bộ tập dữ liệu, bao gồm cả tiêu đề.
• Vào thẻ Data và nhấp Sort để mở hộp thoại Sort.
• Trong cửa sổ Sort, chọn cột chính để sắp xếp, ví dụ "Department". Tại Order, chọn A to Z hoặc Z to A.
• Nhấp Add Level để sắp xếp theo cột thứ hai như "Last Name".
• Chọn cột thứ cấp và thứ tự sắp xếp.
• Lặp lại bước trước nếu bạn cần thêm nhiều cấp sắp xếp.
• Nhấp OK để áp dụng sắp xếp nhiều cấp.

Cách sắp xếp theo nhiều cột trong Excel. Ảnh: Tác giả.

Bằng cách sắp xếp nhiều cột, Excel sẽ tổ chức dữ liệu theo hệ thứ bậc.

Kỹ Thuật Sắp Xếp Tùy Chỉnh trong Excel

Excel cung cấp các tùy chọn sắp xếp tùy chỉnh cho phép bạn tổ chức dữ liệu dựa trên màu ô, màu phông chữ hoặc biểu tượng thay vì chỉ giá trị. Những kỹ thuật này đặc biệt hữu ích khi màu sắc hoặc biểu tượng làm nổi bật dữ liệu quan trọng, như tác vụ khẩn cấp, người đạt thành tích cao, hoặc lỗi được gắn cờ.

Sắp xếp theo màu ô

Sắp xếp theo màu ô hữu ích khi màu làm nổi bật các nhóm khác nhau, như tác vụ ưu tiên cao hoặc dữ liệu bị gắn cờ. Làm theo các bước sau để sắp xếp theo màu:

• Chọn tập dữ liệu của bạn.
• Nhấp vào thẻ Data và chọn Sort.
• Trong cửa sổ Sort, chọn cột chứa các ô đã tô màu. Tại Sort On, chọn Cell Color.
• Tại Order, chọn màu xuất hiện ở trên cùng hoặc dưới cùng.
• Nhấp OK, và Excel sẽ sắp xếp các hàng dựa trên ưu tiên màu ô.

Sắp xếp theo màu ô trong Excel. Ảnh: Tác giả.

Sắp xếp theo màu phông chữ

Sắp xếp theo màu phông chữ hữu ích khi màu chữ thể hiện mức độ ưu tiên, như đỏ cho khẩn cấp hoặc xanh cho hoàn thành. Ví dụ, sắp xếp các số dư âm màu đỏ lên trên để rà soát. Để sắp xếp theo màu phông chữ:

• Chọn phạm vi dữ liệu của bạn.
• Vào thẻ Data và nhấp Sort.
• Trong cửa sổ Sort, chọn cột có màu phông chữ khác nhau. Tại Sort On, chọn Font Color.
• Tại Order, chọn màu phông chữ cần xuất hiện trước.
• Nhấp OK, và Excel sẽ sắp xếp dựa trên màu phông chữ.

Sắp xếp theo màu phông chữ trong Excel. Ảnh: Tác giả.

Sắp xếp theo biểu tượng

Sắp xếp theo biểu tượng ô hiệu quả nhất khi dữ liệu được gắn nhãn bằng các biểu tượng Conditional Formatting. Ví dụ, bạn có thể dùng ✔ cho hoàn thành, ⚠ cho cảnh báo và ❌ cho lỗi. Để sắp xếp dữ liệu theo cách này:

• Chọn dữ liệu có biểu tượng.
• Nhấp thẻ Data và chọn Sort.
• Trong cửa sổ Sort, chọn cột có biểu tượng. Tại Sort On, chọn Cell Icon.
• Tại Order, chọn biểu tượng cần xuất hiện trước.
• Nhấp OK để áp dụng sắp xếp.

Sắp xếp theo biểu tượng trong Excel. Ảnh: Tác giả.

Những Bài Toán Sắp Xếp Excel Thú Vị Khác

Ngoài sắp xếp cơ bản, Excel còn có các kỹ thuật nâng cao để giải quyết những tình huống đặc thù.

Cách sắp xếp ngày sinh theo tháng trong Excel

Sắp xếp danh sách ngày sinh theo tháng mà bỏ qua năm cần cách làm tùy chỉnh vì mặc định Excel sắp xếp ngày theo thứ tự thời gian. Thực hiện theo các bước sau để chỉ sắp xếp theo tháng:

• Giả sử tập dữ liệu của bạn có cột "Birthday" với ngày sinh đầy đủ như 12/05/1990, 08/21/1985).

• Trong một cột trống, trích xuất tháng bằng công thức dưới đây, công thức này chuyển ngày thành định dạng tháng hai chữ số (01-12).

=TEXT(A2, "MM")Được hỗ trợ bởi

Sắp xếp theo cột mới này từ nhỏ đến lớn.

Cách sắp xếp theo tháng trong Excel. Ảnh: Tác giả.

Cách sắp xếp trong Excel và giữ các hàng đi cùng nhau

Khi sắp xếp một cột đơn, Excel có thể hỏi bạn có muốn Expand the selection. Nếu bạn không mở rộng, chỉ cột đã chọn được sắp xếp, làm lệch dữ liệu. Thực hiện các bước dưới đây để giữ các hàng cùng nhau khi sắp xếp:

• Chọn toàn bộ tập dữ liệu, không chỉ một cột.
• Vào thẻ Data và nhấp Sort.
• Chọn cột bạn muốn sắp xếp theo.
• Đảm bảo đã chọn Expand the selection.

Cách mở rộng phạm vi trong Excel. Ảnh: Tác giả.

• Nhấp OK, và Excel sẽ giữ nguyên các hàng khi sắp xếp.

Cách sắp xếp trong Excel và giữ các hàng đi cùng nhau. Ảnh: Tác giả.

Cách sắp xếp nhiều cột trong Excel và giữ các hàng đi cùng nhau

Sắp xếp nhiều cột cho phép bạn ưu tiên thứ bậc dữ liệu, đảm bảo tổ chức có ý nghĩa. Dùng các bước dưới đây để sắp xếp nhiều cột:

• Chọn toàn bộ tập dữ liệu, bao gồm tiêu đề cột.
• Nhấp Sort trong thẻ Data.
• Chọn cột đầu tiên để sắp xếp, chẳng hạn "Department."
• Nhấp Add Level để sắp xếp theo cột thứ hai như "Name."
• Lặp lại Bước 4 cho các cấp bổ sung.
• Nhấp OK, và Excel sẽ sắp xếp theo hệ thứ bậc bạn chọn.

Cách sắp xếp nhiều cột trong Excel và giữ các hàng đi cùng nhau. Ảnh: Tác giả.

Sắp xếp theo chiều ngang (trái sang phải)

Mặc định của Excel là sắp xếp theo chiều dọc (trên xuống dưới), nhưng đôi khi bạn cần sắp xếp dữ liệu theo chiều ngang (trái sang phải), chẳng hạn khi làm việc với bảng chuyển vị hoặc dữ liệu theo dòng thời gian. Làm theo các bước dưới đây để sắp xếp dữ liệu theo chiều ngang.

• Chọn hàng bạn muốn sắp xếp.
• Nhấp thẻ Data, sau đó Sort.
• Nhấp Options trong cửa sổ Sort.
• Tại Orientation, chọn Sort left to right và nhấp OK.

Cách sắp xếp từ trái sang phải trong Excel. Ảnh: Tác giả.

• Chọn số hàng để sắp xếp theo.
• Chọn thứ tự A-Z hoặc Z-A.
• Nhấp OK để áp dụng sắp xếp.

Cách sắp xếp theo chiều ngang trong Excel. Ảnh: Tác giả.

Cách Áp Dụng Sắp Xếp Tùy Chỉnh trong Excel

Sắp xếp tùy chỉnh trong Excel cho phép bạn tự định nghĩa thứ tự sắp xếp dữ liệu, đặc biệt hữu ích khi thứ tự mặc định theo chữ cái hoặc số không phù hợp với nhu cầu. Dưới đây là các ví dụ khi nên dùng sắp xếp tùy chỉnh:

• Sắp xếp phòng ban: Bạn có thể sắp xếp theo thứ tự IT > Sales > Marketing thay vì theo chữ cái.
• Ưu tiên mức độ trạng thái: High > Medium > Low.
• Sắp xếp các ngày trong tuần: Monday > Tuesday > Wednesday.
• Sắp xếp các tháng: January > February > March.

Dưới đây là các bước áp dụng sắp xếp tùy chỉnh:

Chọn tập dữ liệu của bạn (bao gồm tiêu đề).

• Đi đến thẻ Data và nhấp Sort.
• Trong cửa sổ Sort , chọn cột để sắp xếp, chẳng hạn "Department."
• Tại Order, nhấp danh sách thả xuống và chọn Custom List.

Cách áp dụng sắp xếp tùy chỉnh trong Excel. Ảnh: Tác giả.

• Trong cửa sổ Custom Lists, chọn một danh sách có sẵn như Days of the Week hoặc Months, hoặc tạo danh sách mới bằng cách nhập thủ công, như IT, Sales, Marketing.
• Nhấp OK và sau đó OK một lần nữa để áp dụng sắp xếp.

Cách tạo danh sách sắp xếp tùy chỉnh trong Excel. Ảnh: Tác giả.

Hàm SORT() của Excel

Mặc dù chúng ta đã đi qua hầu hết các trường hợp sử dụng phổ biến, tôi cảm thấy bài viết sẽ còn thiếu nếu không nói cụ thể về hàm SORT() của Excel. Hàm SORT() của Excel cung cấp phương pháp sắp xếp động dựa trên công thức. Hàm sẽ tự động cập nhật khi dữ liệu thay đổi. Dưới đây là cú pháp của hàm SORT():

=SORT(array, [sort_index], [sort_order], [by_col])Được hỗ trợ bởi

Trong đó:

• array → Phạm vi cần sắp xếp.

• sort_index → Cột (hoặc hàng) dùng để sắp xếp.

• sort_order → 1 cho tăng dần, -1 cho giảm dần.

• by_col → FALSE (mặc định) để sắp xếp theo chiều dọc, TRUE để sắp xếp theo chiều ngang.

Ví dụ, để sắp xếp một bảng theo "Sales ($)" giảm dần, chúng ta áp dụng hàm như sau:

=SORT(A2:D11, 4, -1)Được hỗ trợ bởi

Hàm này giữ nguyên toàn bộ hàng trong khi sắp xếp theo Sales ($).

Cách sắp xếp dữ liệu bằng hàm SORT() trong Excel. Ảnh: Tác giả.

Xem khóa học Advanced Excel Functions của chúng tôi để tìm hiểu thêm về các hàm Excel thú vị và hữu ích, bao gồm tham chiếu nâng cao và các hàm cơ sở dữ liệu.

Kết luận

Dù sử dụng sắp xếp cơ bản, sắp xếp nhiều cột, hay thứ tự tùy chỉnh nâng cao, biết dùng đúng công cụ cho đúng việc sẽ đảm bảo hiệu quả và chính xác. Sắp xếp thường là bước đầu trong quy trình dữ liệu rộng hơn, dẫn đến lọc tốt hơn, PivotTable và biểu đồ để phân tích sâu hơn. 

Nếu bạn muốn trở thành cao thủ Excel, tinh gọn quản lý dữ liệu và đưa ra quyết định sáng suốt hơn một cách dễ dàng, tôi khuyên bạn nên học Data Analysis in Excel để tìm hiểu về insight trong dữ liệu B2B và Data Visualization in Excel để làm chủ phân tích và trình bày dữ liệu. DataCamp có rất nhiều khóa học và lộ trình Excel hay để bạn tham khảo và chọn khóa phù hợp.