Abhängige Dropdown-Liste in Excel: Einrichtung und Fehlerbehebung

In dieser Anleitung zeige ich dir, wie du in Excel abhängige Dropdown-Listen erstellst. Wir fangen mit einer einfachen, weit verbreiteten Methode an und gehen dann zu flexibleren, moderneren Ansätzen über, die mit zunehmender Datenmenge einfacher zu verwalten sind.

Wenn du gerade erst mit Excel anfängst, ist unser Einführungskurs in Excel vermittelt dir Kenntnisse wie die Navigation in der Benutzeroberfläche, das Verständnis von Datenformaten und die Arbeit mit grundlegenden Funktionen. Außerdem finde ich die Excel-Formeln-Spickzettel, den du runterladen kannst, echt hilfreich, weil er die gängigsten Excel-Funktionen enthält.

Was ist eine abhängige Dropdown-Liste in Excel?

In Excel ist eine abhängige Dropdown-Liste einfach eine zweite Dropdown-Liste, deren Optionen von dem Wert abhängen, den du in der ersten Zelle ausgewählt hast.

Ein gängiges Beispiel ist die Hierarchie Land → Stadt. Wenn du Deutschland auswählst, werden im nächsten Dropdown-Menü nur Städte wie Berlin und München angezeigt. Wenn du das Land auf Kanada umstellst, wird die Liste automatisch aktualisiert und zeigt stattdessen Toronto und Vancouver an.

Hier kommen die Standard-Dropdown-Listen ins Spiel. Dropdown-Listen nicht ausreichen. Alleine können sie nur eine feste Liste von Werten anzeigen, was oft bedeutet, dass irrelevante oder ungültige Optionen angezeigt werden. Abhängige Dropdown-Menüs lösen dieses Problem, indem sie die Auswahlmöglichkeiten miteinander verbinden, wodurch die Datenüberprüfung in Excel präziser und in echten Tabellenkalkulationen viel nützlicher wird.

Aus dem obigen Beispiel geht hervor, dass die Verwendung einer Standard-Dropdown-Liste allein nicht reicht, weil sie irrelevante Optionen wie alle Städte unabhängig vom Land anzeigen kann. In so einem Fall lösen abhängige Dropdown-Menüs das Problem, indem sie mehrere Auswahlen miteinander verbinden, was die Datenüberprüfung in Excel intelligenter und benutzerfreundlicher macht.

Wie man in Excel eine abhängige Dropdown-Liste erstellt (klassische Methode)

Ich zeige dir, wie du die klassische Methode anwendest, die am häufigsten unterstützt wird, um eine abhängige Dropdown-Liste in Excel zu erstellen. Es funktioniert in fast allen Excel-Versionen und braucht strukturierte Quelldaten und benannte Bereiche statt irgendwelcher fortgeschrittenen Funktionen.

Schritt 1: Mach die primäre Dropdown-Liste

Mach mal mit dem Erstellen des ersten Dropdown-Menüs los, indem du die folgenden Schritte befolgst:

• Gib deine Hauptkategorien in einer einzigen Spalte ein. Zum Beispiel: USA, UK, Australia.
• Such die Zelle, wo du das Haupt-Dropdown-Menü haben willst.
• Geh zu Daten → Datenüberprüfung.

• In der Erlauben wählst du Listeaus.
• Markier in dem Feld„Quelle “ deine Hauptkategorien. Klick auf„ “ und dann auf „OK“.

Schritt 2: Mach die Abhängigkeitslisten fertig

Als Nächstes sortierst du die Daten, die im zweiten Dropdown-Menü angezeigt werden sollen. Jede abhängige Liste muss einen Namen haben, und der Name muss genau mit der entsprechenden primären Dropdown-Option übereinstimmen.

• Ordne deine Unterpunkte unter Überschriften an, die genau deinen Hauptkategorien entsprechen.
• Markier die Elemente in einer Gruppe.
• Geh zum Namensfeld „ “ (oben links neben der Formelleiste) und gib den Namen der Kategorie ein. Drück auf„ “ und dann auf „Enter“.

• Mach das für jede Kategorie so.

Schritt 3: Erstell das abhängige Dropdown-Menü

Verbinde jetzt das zweite Dropdown-Menü mit dem ersten, indem du die folgenden Schritte machst:

• Wähle die Zelle aus, in der das abhängige Dropdown-Menü erscheinen soll.
• Öffnen Datenüberprüfung und wähle Liste.
• Stell die Quelle so ein, dass sie automatisch auf den benannten Bereich zeigt, der mit der ersten Auswahl übereinstimmt.
• Benutze die Funktion INDIRECT() , um auf die Zelle zu zeigen, die das erste Dropdown-Menü enthält.

Wenn man das so sieht: Wenn „ D2 “ „Australia“ sagt, dann sagt die Funktion „ INDIRECT() “ der zweiten Liste: Such den Bereich namens „ Australia “ und zeig die Sachen an.

Erstellen einer abhängigen Dropdown-Liste mit dynamischen Arrays (modernes Excel)

Wenn du Excel 365 oder Excel 2021+ benutzt, machen dynamische Arrays abhängige Dropdown-Listen einfacher, weil du nicht mehr mehrere benannte Bereiche brauchst. Anstatt für jede Option separate Listen zu erstellen, kann Excel die abhängige Liste automatisch basierend auf der aktuellen Auswahl generieren.

Nehmen wir mal an, du hast die Daten in den Spalten A und B deines Arbeitsblatts. Mach das so, um eine dynamische abhängige Dropdown-Liste zu erstellen:

• Mach die primäre Dropdown-Liste mit den Schritten aus dem vorherigen Abschnitt.

• Gib in der nächsten Zelle in das zweite Dropdown-Menü „ =FILTER(B:B, A:A = D2) “ ein, um die passenden Elemente anzuzeigen.

In diesem Fall lautet die Syntax der Funktion „ FILTER() “: 

=FILTER(items, categories=main_cell)

Wo: 

• items: Die Spalte mit den Werten für die abhängige Dropdown-Liste.

• categories: Die Spalte mit den Werten für die Haupt-Dropdown-Liste

• main_cell: Die Zelle mit dem ausgewählten Element in der primären Dropdown-Liste.

Diese Methode hat gegenüber dem klassischen Ansatz mit benannten Bereichen folgende Vorteile:

• Automatische Updates: Wenn du einen neuen Eintrag zu deiner Quelltabelle hinzufügst, erscheint er sofort in der Dropdown-Liste, sodass keine manuellen Aktualisierungen pro Kategorie mehr nötig sind.
• Kein Name gefunden: Du vermeidest Fehler bei der Namensgebung und Rechtschreibfehler zwischen Namen und Auswahlen.
• Keine Wartung des „Namensmanagers“: Du musst nicht für jede Kategorie Dutzende von einzelnen Namen erstellen. Die Abhängigkeit ist in einer Formel sichtbar und nicht im Namensmanager versteckt.

Abhängige Dropdown-Listen mit Excel-Tabellen

Excel-Tabellen verwenden Excel-Tabellen machen abhängige Dropdown-Listen zuverlässiger, wenn du davon ausgehst, dass deine Datenmenge wachsen wird.

Angenommen, wir haben die Daten „Land → Stadt“ in einer Excel-Tabelle gespeichert. Wenn du jetzt eine neue Stadt zu einem Land hinzufügst, wird die Tabelle automatisch größer. Jedes abhängige Dropdown-Menü, das auf dieser Tabelle basiert, funktioniert weiter, ohne dass die Quellbereiche aktualisiert werden müssen.

Du solltest aber bei der Kombination von Excel-Tabellen mit der Datenüberprüfung die folgenden Punkte beachten:

• Die Datenüberprüfung akzeptiert Verweise auf Tabellen nicht immer direkt. Richte die Datenüberprüfung immer auf einen Hilfsbereich, der mit „ FILTER() “ erstellt wurde.
• Leere Zeilen in Tabellen können zu leeren Dropdown-Werten führen.
• Blockierte Spill-Bereiche verhindern, dass die Liste aktualisiert wird. Wenn die Zellen unter deiner Hilfsformel nicht leer sind, kann die gefilterte Liste nicht erweitert werden, und das abhängige Dropdown-Menü wird dann unvollständig angezeigt oder funktioniert nicht.

Häufige Probleme mit abhängigen Dropdown-Listen

Hier sind ein paar häufige Probleme, auf die ich beim Erstellen abhängiger Dropdown-Listen in Excel gestoßen bin, und wie du sie vermeiden kannst:

• Das Dropdown-Menü zeigt leere Werte an: Dieses Problem tritt normalerweise auf, wenn der Quellbereich leere Zellen enthält oder wenn ein gefiltertes Ergebnis keine Übereinstimmungen für die aktuelle Auswahl liefert. Pass immer auf, dass deine Daten keine unerwarteten Leerzeichen haben.
• Die abhängige Liste wird nicht aktualisiert: Wenn sich das zweite Dropdown-Menü nach dem Aktualisieren des ersten nicht ändert, rechnet Excel vielleicht nicht wie erwartet neu oder die Abhängigkeitsverknüpfung ist kaputt. Um das zu klären, schau mal, ob die abhängige Liste auf die Haupt-Dropdown-Liste zeigt.
• Rechtschreibfehler: Weil abhängige Dropdown-Menüs auf exakten Übereinstimmungen basieren, reicht schon ein kleiner Unterschied in der Schreibweise zwischen der primären Auswahl und den Quelldaten, damit die Liste nicht mehr funktioniert. Um das zu lösen, solltest du dynamische Dropdown-Listen bevorzugen.
• Zusätzliche Leerzeichen in den Quelldaten: Leerzeichen am Anfang oder Ende lassen zwei Werte für dich gleich aussehen, aber Excel sieht das anders, was dazu führt, dass Filter und Namensabgleiche nicht funktionieren. Verwende TRIM(), um versteckte Leerzeichen in deinen Daten zu entfernen, bevor du die abhängigen Dropdown-Listen erstellst.
• Die Datenüberprüfung wird nicht wie erwartet aktualisiert: Manchmal speichert Excel alte Validierungsregeln im Cache. Um das Problem zu lösen, wähl die Zelle nochmal aus, wende die Datenüberprüfung nochmal an oder berechne die Arbeitsmappe neu.

Tipps für abhängige Dropdown-Menüs in Excel

Damit deine abhängigen Dropdown-Listen zuverlässig, skalierbar und einfacher zu pflegen bleiben, schau dir mal die folgende Checkliste an:

• Halte die Beschriftungen einheitlich: Abhängige Dropdown-Menüs brauchen genaue Übereinstimmungen. Mach die Benennung, Groß-/Kleinschreibung und Leerzeichen in deinen Quelldaten einheitlich, um versteckte Fehler zu vermeiden.

• Vermeide fest codierte Bereiche: Richte deine Datenüberprüfung nicht auf feste Zellen wie „ $A$1:$A$10 “ ein, weil feste Bereiche kaputtgehen, sobald die Datenmenge wächst. Wenn möglich, solltest du dynamische Arrays oder Excel-Tabellen verwenden, damit neue Werte automatisch übernommen werden.

• Verwende Tabellen oder dynamische Formeln, wenn möglich: Tabellen und dynamische Arrays (FILTER()) machen weniger manuelle Arbeit nötig und erleichtern es, deine Arbeitsmappe im Laufe der Zeit zu aktualisieren, vor allem bei gemeinsam genutzten Dateien.

• Teste Randfälle frühzeitig: Schau mal, was passiert, wenn das erste Dropdown-Menü leer ist, nach der Auswahl geändert wird oder auf eine Kategorie ohne passende Werte zeigt. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass deine Daten sich wie erwartet verhalten und keine Überraschungen passieren.

Wann man abhängige Dropdown-Listen nicht verwenden sollte

Obwohl abhängige Dropdown-Listen echt nützlich sind, sind sie nicht immer das richtige Tool. Hier sind ein paar Fälle, in denen du sie lieber nicht benutzen solltest:

• Wenn Abhängigkeiten zu kompliziert werden: Wenn die Auswahl von vielen Bedingungen oder mehreren Ebenen abhängt, kann die Logik in Excel schnell kompliziert und fehleranfällig werden.
• Wann sind Formulare oder Datenbanken die besseren Tools: Für strukturierte Dateneingaben, Eingaben von mehreren Benutzern oder Workflows mit vielen Validierungen bieten spezielle Formulare oder datenbankgestützte Systeme mehr Kontrolle und Zuverlässigkeit.
• Leistungsaspekte bei sehr großen Listen: Große Datensätze können die Neuberechnung verlangsamen und dazu führen, dass Dropdown-Menüs nicht richtig reagieren, vor allem wenn dynamische Formeln über Tausende von Zeilen verwendet werden.

Fazit

Abhängige Dropdown-Listen helfen dir dabei, Daten korrekt und nutzbar zu halten, indem sie logische Beziehungen zwischen den Auswahlen sicherstellen, anstatt sich auf manuelle Überprüfungen zu verlassen. Egal, ob du den klassischen Ansatz mit benannten Bereichen oder moderne dynamische Array-Methoden bevorzugst, Excel bietet dir mehrere Möglichkeiten, diese zu erstellen, sodass du die für deine Version und deinen Arbeitsablauf passende Option auswählen kannst. Ich würde dir empfehlen, mit der einfachsten Methode anzufangen und dann zu dynamischen, tabellenbasierten Lösungen überzugehen, wenn deine Daten und Modelle komplexer werden.

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