So aktualisierst du eine Pivot-Tabelle: Excel und Google Tabellen

Du hast endlich deinen perfekten Bericht fertiggestellt, und eine übersichtliche PivotTable zeigt die Umsätze nach Region, Produkt und Monat an. Also, alles sieht super aus.

Dann aktualisiert dein Teamkollege die Datenquelle. Du öffnest die Datei nochmal und denkst, dass die neuen Zahlen da sein werden, aber es ändert sich nichts.

Deine Summen stimmen nicht. Die neuen Einträge fehlen. Und jetzt fragst du dich, ob du was falsch gemacht hast.

Hier ist, was du wissen musst: Excel und Google Sheets nutzen einen Pivot-Cache, der im Grunde ein gespeicherter Schnappschuss deiner Daten ist. Das hilft, deine PivotTable schneller zu laden, aber sie wird nicht automatisch aktualisiert, wenn sich die Daten ändern.

In dieser Anleitung zeig ich dir, wie du deine Pivot-Tabellen manuell aktualisieren kannst, egal ob du mit Excel oder Google Sheets arbeitest.

So aktualisierst du eine PivotTable

Schauen wir uns mal ein paar Möglichkeiten an, wie man die PivotTable in Excel und Google Sheets aktualisieren kann.

Aktualisieren einer PivotTable in Excel

Es gibt drei Möglichkeiten, eine Pivot-Tabelle in Excel zu aktualisieren: 

Manuelle Methode

So kannst du es manuell machen: 

1. Klick einfach irgendwo in deine PivotTable.
2. Geh zu den Registerkarte „Daten“ oben in der Menüleiste.
3. Klick Alle aktualisieren (oder einfach Aktualisieren, je nachdem, welche Excel-Version du hast).

Sobald das erledigt ist, aktualisiert Excel deine PivotTable mit den neuesten Daten aus deinem Quellblatt.

Aktualisiere die PivotTable einfach manuell. Bild vom Autor.

Tipp: Wenn du in deiner Arbeitsmappe mehrere Pivot-Tabellen mit unterschiedlichen Datensätzen hast, klick einfach auf„ “ und wähl „Alle aktualisieren“.

Tastaturkürzel

Wenn du Tasten genauso gern benutzt wie ich, gibt's einen schnelleren Weg: Drück auf „ Alt + F5 “, um die ausgewählte PivotTable zu aktualisieren.

Wenn du alle Pivot-Tabellen in deiner Arbeitsmappe aktualisieren musst, drück stattdessen auf „ Ctrl + Alt + F5 “.

Automatische Aktualisierung

Du kannst Excel auch so einstellen, dass die PivotTable jedes Mal aktualisiert wird, wenn du eine Datei öffnest:

1. Klick einfach irgendwo in deine PivotTable.
2. Geh zu Analysieren > Pivot-Tabelle > Optionen. (Oder klick mit der rechten Maustaste auf deine Pivot-Tabelle und wähl PivotTable-Optionen)
3. In den Dialogfeld „PivotTable-Optionen“ gehst du zum Registerkarte „Daten“ .
4. Aktiviere das Kontrollkästchen für Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren.
5. Klick OK.

Jetzt holt Excel jedes Mal, wenn du deine Arbeitsmappe öffnest, die neuesten Daten für dich.

Stell die automatische Aktualisierung der Pivot-Tabelle ein. Bild vom Autor.

Aktualisieren einer Pivot-Tabelle in Google Tabellen

In Google Tabellen werden Pivot-Tabellen (Google schreibt das mit einem Leerzeichen) automatisch aktualisiert, wenn sich deine Quelldaten ändern.

Wenn du zum Beispiel ein paar Änderungen an deinen Daten machst und dann deine PivotTable anschaust, wirst du sehen, dass die PivotTable die Änderungen automatisch anzeigt. Du musst nicht auf„ “ klicken,die Seite aktualisieren oder irgendwas Besonderes machen.

Automatisierungsoptionen

Wenn du Daten regelmäßig aktualisierst, kann das manuelle Aktualisieren echt nervig werden. Zum Glück kannst du den Prozess sowohl in Excel als auch in Google Sheets automatisieren, sodass deine Pivot-Tabellen immer auf dem neuesten Stand sind, ohne dass du extra klicken musst.

In Excel

Es gibt drei Möglichkeiten, den Aktualisierungsprozess in Excel automatisch zu machen.

VBA-Automatisierung

Wenn du mit Makros klarkommst, kannst du VBA (Visual Basic for Applications) nutzen, um Pivot-Tabellen automatisch zu aktualisieren:

1. Drück auf „ Alt + F11 “, um den VBA-Editor zu öffnen.

2. Klick Einfügen > Modul.

3. Füge diesen einfachen Code ein:

Sub AutoRefreshPivotTables()
    Dim PT As PivotTable
    Dim WS As Worksheet
    For Each WS In ThisWorkbook.Worksheets
        For Each PT In WS.PivotTables
            PT.PivotCache.Refresh
        Next PT
    Next WS
End Sub

4. Schließ den Editor.
5. Wenn du jetzt die Arbeitsmappe öffnest, wird die PivotTable automatisch aktualisiert. 

Aktualisiere die PivotTable mit VBA. Bild vom Autor.

Power Query aktualisieren

Wenn deine PivotTable mit Power Query verbunden ist, kannst du deine Daten und PivotTables in einem Schritt aktualisieren: 

Geh zu Daten > Alle aktualisieren.

Damit werden deine Abfrage und alle verbundenen Pivot-Tabellen aktualisiert.

Profi-Tipp: Unter „Daten“ > „Abfragen und Verbindungen“ siehst du auf der rechten Seite das Fenster„Abfragen und Verbindungen“ . Klick mit der rechten Maustaste und wähl„ -Eigenschaften“ „ “. Hier kannst du Aktualisierungen planen.

Pivot-Tabellen mit Power Query aktualisieren. Bild vom Autor.

Externe Datenverbindungen

Wenn deine PivotTable Daten aus externen Quellen (wie einer Datenbank, CSV oder einem Webfeed) holt, kann Excel sie automatisch aktualisieren. So kannst du das einrichten:

• Geh zu Daten > Verbindungen > Eigenschaften.

• In der Registerkarte „Verwendung“ „Verwendung“ klickst, wählst du „ „Aktualisieren“ Daten beim Öffnen der Datei aktivieren.

• Aktualisierungs Alle n Minuten überprüfen , wenn du möchtest, dass die Aktualisierung nach einem Zeitplan erfolgt. (Optional) 

Diese Konfiguration passt für Dashboards, die auf Live-Daten oder täglichen Importen basieren.

In Google Tabellen

In Google Tabellen musst du nichts mit Apps Script oder Add-ons automatisieren oder Add-ons hinzufügen, weil die PivotTable automatisch aktualisiert wird.

Wenn du neue Spalten oder Zeilen hinzufügst, musst du nur den Datenbereich erweitern oder sie zwischen den vorhandenen Spalten oder Zeilen einfügen, und Google Tabellen aktualisiert alles automatisch.

Pivot-Tabellen-Editor in Google Tabellen. Bild vom Autor.

Fehlerbehebung bei der Aktualisierung von Pivot-Tabellen

Auch wenn alles richtig eingerichtet ist, passiert es manchmal, dass deine PivotTable nicht so aktualisiert wird, wie du es erwartest. Schauen wir uns mal ein paar häufige Gründe dafür an und wie du diese Probleme sowohl in Excel als auch in Google Sheets beheben kannst.

In Excel

So kannst du Probleme mit Pivot-Tabellen in Excel lösen:

Überprüfe Bereichsreferenzen und Pivot-Cache

Wenn deine PivotTable keine neuen Daten anzeigt, sind in deinem Datenbereich möglicherweise nicht die neuesten Zeilen enthalten. Um das zu beheben:

• Klick irgendwo in die PivotTable „ “. Geh zu Analysieren > Datenquelle ändern und check, ob der Bereich alle deine Daten abdeckt.

• Mach aus deinem Datenbereich eine Tabelle (Ctrl + T), weil Tabellen die PivotTable automatisch erweitern, wenn du nach dem Aktualisieren neue Zeilen hinzufügst.

• Wenn deine PivotTable immer noch nicht aktualisiert wird, könnte der Pivot-Cache veraltet sein. Probier mal„ -Daten > Alle aktualisieren“, um sie neu zu erstellen.

Externe Datenquellen wieder verbinden

Manchmal kann deine PivotTable nicht aktualisiert werden, weil die Datenquelle, mit der sie verbunden ist, wie z. B. eine Datenbank, eine Power Query-Datei oder ein Online-Blatt, offline gegangen ist oder verschoben wurde:

• Geh zu Daten > Verbindungen.
• Schau dir den Status jeder aufgeführten Verbindung an.
• Wenn einer als inaktiv oder fehlend angezeigt wird, klick drauf, um die Verbindung wiederherzustellen oder den Dateipfad zu aktualisieren.
• Sobald die Verbindung wieder da ist, klick auf Alle aktualisieren , um die neuesten Daten zu laden.

Tipp: Wenn die Datendatei umbenannt oder verschoben wurde, musst du den Link direkt in den Verbindungseigenschaften anpassen, damit er nicht wieder kaputt geht.

Verzögerungen beim Aktualisieren großer Datensätze reduzieren

Wenn das Aktualisieren deiner Arbeitsmappe zu lange dauert, mach Folgendes:

• Deaktivier die automatischen Berechnungen vorübergehend (Formeln > Berechnungsoptionen > Manuell) und dann aktualisieren.
• Teile riesige Pivot-Tabellen in kleinere auf, die nach Region, Produkt oder Monat gefiltert sind.
• Entferne unnötige Felder oder Summen, die die Verarbeitung verlangsamen.

In Google Tabellen

Auch wenn sich Pivot-Tabellen in Google Tabellen normalerweise automatisch aktualisieren, zeigen sie manchmal trotzdem nicht die neuesten Zahlen an. Schauen wir uns zwei häufige Gründe an und wie man sie beheben kann.

Überprüfe die Bereichsreferenz.

Wenn du neue Zeilen oder Spalten außerhalb des ursprünglichen Datenbereichs hinzufügst, auf dem deine PivotTable basiert, werden diese von Sheets nicht automatisch übernommen.

Du hast zum Beispiel eine neue Spalte namens Zahlungsmethode hinzugefügt, aber die PivotTable hat sie nicht erkannt:

• Öffne den PivotTable-Editor und passe den Bereich an. 
• Wähle beim Erstellen deiner PivotTable einen Bereich aus, der ein bisschen größer ist als deine aktuellen Daten.
• Wenn du später neue Zeilen oder Spalten hinzufügen musst, füge sie innerhalb des bestehenden Bereichs ein und nicht außerhalb davon.

Wenn dein aktueller Bereich zum Beispiel A1:C11 ist, füge keine neue Spalte in D. hinzu. Füge stattdessen eine neue Spalte zwischen A und C ein, damit die neue Spalte innerhalb des Bereichs bleibt.

So wird deine PivotTable immer automatisch aktualisiert.

Filter entfernen 

Manchmal zeigt deine Pivot-Tabelle vielleicht nicht die neuesten Zahlen an, obwohl sich deine Daten geändert haben. Das passiert meistens, wenn ein Filter aktiv ist.

Du hast zum Beispiel vielleicht einen Filter eingestellt, um nur Artikel mit einem Umsatz von mehr als 50 anzuzeigen. Dann änderst du den Verkauf eines Artikels von 25 auf 130, aber er taucht immer noch nicht im Bericht auf. Das liegt daran, dass der Filter die Sicht versperrt:

• Geh zu Daten > klick auf Filter entfernen , um ihn auszuschalten.
• Schau in deiner PivotTable nach, ob der aktualisierte Eintrag jetzt da ist.
• Wenn alles gut aussieht, kannst du deinen Filter nochmal anwenden, falls du ihn noch brauchst.

Wenn du den Filter aus- und wieder einschaltest, muss Google Sheets deine Daten nochmal checken und zeigt dann die aktuellsten Werte an.

Abschließende Gedanken 

Eine schnelle Auffrischung kann echt einen Unterschied machen. Es sorgt dafür, dass deine Berichte immer auf dem neuesten Stand sind und die Zahlen, die du siehst, deine aktuellsten Daten widerspiegeln.

Du kannst deine Tabellen manuell aktualisieren, eine Verknüpfung verwenden oder eine Automatisierung einrichten, wenn du Zeit sparen möchtest. Denk dran, dich für unsere speziellen Kurse anzumelden, wenn du deine Fähigkeiten noch weiter verbessern willst. Ich empfehle die Kurse „Datenanalyse in Excel “ und „Einführung in Power Query in Excel “.