Como atualizar a tabela dinâmica: Excel e Planilhas Google

Você finalmente termina de criar seu relatório perfeito, e uma tabela dinâmica organizada mostra as vendas por região, produto e mês. Então, tudo parece ótimo.

Então, seu colega de equipe atualiza a fonte de dados. Você abre o arquivo de novo e espera que os novos números apareçam, mas nada muda.

Seus totais estão errados. As novas entradas estão faltando. E agora você tá se perguntando se fez algo errado.

Aqui está o que você precisa saber: O Excel e o Google Sheets usam um cache Pivot, que é basicamente um instantâneo armazenado dos seus dados. Isso ajuda a sua Tabela Dinâmica a carregar mais rápido, mas não atualiza automaticamente quando os dados mudam.

Neste guia, vou te mostrar como atualizar manualmente suas tabelas dinâmicas, seja no Excel ou no Google Sheets.

Como atualizar uma tabela dinâmica

Vamos ver algumas maneiras de atualizar a Tabela Dinâmica no Excel e no Google Sheets.

Atualizando uma tabela dinâmica no Excel

Tem três maneiras de atualizar uma tabela dinâmica no Excel: 

Modo manual

Veja como você pode fazer isso manualmente: 

1. Clique em qualquer lugar dentro da sua tabela dinâmica.
2. Vá para os Dados na faixa de opções superior.
3. Clique em Atualizar tudo (ou só Atualizar, dependendo da sua versão do Excel).

Depois de fazer isso, o Excel atualiza sua tabela dinâmica usando os dados mais recentes da sua planilha de origem.

Atualize manualmente a tabela dinâmica. Imagem do autor.

Dica: Se você tiver mais de uma tabela dinâmica com conjuntos de dados diferentes na sua pasta de trabalho, clique em Atualizartudo.

Atalhos de teclado

Se você curte usar as teclas tanto quanto eu, tem um jeito mais rápido: Pressione “ Alt + F5 ” para atualizar a tabela dinâmica selecionada.

Se você precisar atualizar todas as tabelas dinâmicas na sua pasta de trabalho, aperte “ Ctrl + Alt + F5 ” (Atualizar todas as tabelas dinâmicas).

Atualização automática

Você também pode fazer com que o Excel atualize sua Tabela Dinâmica sempre que abrir um arquivo:

1. Clique em qualquer lugar da sua Tabela Dinâmica.
2. Vá para Analisar > Tabela dinâmica > Opções. (ou clique com o botão direito do mouse na sua Tabela Dinâmica e selecione Opções da Tabela Dinâmica)
3. Dentro das Opções da Tabela Dinâmica , vá para a guia Dados .
4. Marque a caixa para Atualizar dados ao abrir o arquivo.
5. Clique em OK.

Agora, sempre que você abrir sua pasta de trabalho, o Excel vai buscar os dados mais recentes para você.

Configure a atualização automática da tabela dinâmica. Imagem do autor.

Atualizando uma tabela dinâmica no Google Sheets

No Google Sheets, as tabelas dinâmicas (o Google escreve isso com um espaço) atualizam automaticamente quando seus dados de origem mudam.

Por exemplo, se você fizer algumas alterações nos seus dados e depois olhar para a sua Tabela Dinâmica, verá que ela reflete automaticamente as alterações. Você não precisa clicar em“ ” (Atualizar) nem fazer nada especial.

Opções de automação

Se você atualiza os dados com frequência, pode ser complicado fazer a atualização manualmente. Por sorte, tanto o Excel quanto o Google Sheets permitem automatizar o processo, para que suas tabelas dinâmicas (ou tabelas pivot) fiquem atualizadas sem precisar de cliques extras.

No Excel

Tem três maneiras de automatizar o processo de atualização no Excel.

Automação VBA

Se você se sente à vontade com macros, pode usar o VBA (Visual Basic for Applications) para atualizar as tabelas dinâmicas automaticamente:

1. Pressione Alt + F11 para abrir o editor VBA.

2. Clique em Inserir > Módulo.

3. Coloque esse código simples:

Sub AutoRefreshPivotTables()
    Dim PT As PivotTable
    Dim WS As Worksheet
    For Each WS In ThisWorkbook.Worksheets
        For Each PT In WS.PivotTables
            PT.PivotCache.Refresh
        Next PT
    Next WS
End Sub

4. Feche o editor.
5. Agora, quando você abrir a pasta de trabalho, ela vai atualizar automaticamente a Tabela Dinâmica. 

Atualize a tabela dinâmica usando VBA. Imagem do autor.

Atualização da consulta de energia

Se a sua Tabela Dinâmica estiver conectada ao Power Query, você pode atualizar os dados e as Tabelas Dinâmicas de uma só vez: 

Vá para Dados > Atualizar tudo. 

Isso atualiza sua consulta e todas as tabelas dinâmicas conectadas.

Dica profissional: Em Dados > Consultas e conexões, do lado direito, você vai ver o painelConsultas e conexões . Clique com o botão direito do mouse e selecione“ ” (Propriedades do dispositivo de entrada).. Aqui, você pode programar atualizações.

Usando o Power Query para atualizar tabelas dinâmicas. Imagem do autor.

Conexões de dados externos

Se a sua Tabela Dinâmica puxa dados de fontes externas (como um banco de dados, CSV ou feed da web), o Excel pode atualizá-la automaticamente. Veja como você pode configurar isso:

• Vá para Dados > Conexões > Propriedades.

• No Uso , marque Atualizar os dados ao abrir o arquivo.

• Verifique se a atualização do ocorre a cada n minutos, caso deseje que ela seja atualizada em um intervalo de tempo definido. (Opcional) 

Essa configuração é ideal para painéis que dependem de dados em tempo real ou importações diárias.

No Google Sheets

No Google Sheets, você não precisa automatizar nada usando Apps Script ou complementos, porque ele atualiza automaticamente a tabela dinâmica. 

Se você adicionar novas colunas ou linhas, basta expandir o intervalo de dados ou inseri-las entre as colunas ou linhas existentes, e o Google Sheets atualizará tudo automaticamente.

Editor de tabelas dinâmicas no Google Sheets. Imagem do autor.

Solução de problemas de atualização de tabelas dinâmicas

Mesmo com tudo configurado corretamente, às vezes sua Tabela Dinâmica não é atualizada da maneira esperada. Vamos ver algumas razões comuns pelas quais isso acontece e como você pode resolver esses problemas tanto no Excel quanto no Google Sheets.

No Excel

Veja como resolver problemas relacionados à Tabela Dinâmica no Excel:

Verifique as referências de intervalo e o cache do pivô

Se a sua Tabela Dinâmica não estiver mostrando novos dados, talvez o seu intervalo de dados não inclua as linhas mais recentes. Para resolver isso:

• Clique em qualquer lugar na tabela dinâmica “ ”. Vá para Analisar > Alterar fonte de dados e veja se o intervalo cobre todos os seus dados.

• Transforme seu intervalo de dados em uma tabela (Ctrl + T), porque as tabelas expandem automaticamente a tabela dinâmica à medida que você adiciona novas linhas após atualizar.

• Se a sua tabela dinâmica ainda não atualizar, o cache da tabela dinâmica pode estar desatualizado. Tenta ir em Dados > Atualizar tudo para reconstruí-lo.

Reconecte fontes de dados externas

Às vezes, sua Tabela Dinâmica não consegue atualizar porque a fonte de dados à qual está vinculada, como um banco de dados, arquivo do Power Query ou planilha online, ficou offline ou foi movida:

• Vá para Dados > Conexões.
• Dá uma olhada no status de cada conexão listada.
• Se algum aparecer como inativo ou ausente, clique para se reconectar ou atualizar o caminho do arquivo.
• Quando a conexão voltar, clica em Atualizar tudo para carregar os dados mais recentes.

Dica: Se o arquivo de dados foi renomeado ou movido, atualize o link direto nas propriedades de conexão para que ele não quebre de novo.

Reduzir o atraso de atualização para grandes conjuntos de dados

Se sua pasta de trabalho demorar muito para atualizar, faça o seguinte:

• Desative temporariamente os cálculos automáticos (Fórmulas > Opções de cálculo > Manual) e, em seguida, atualize.
• Divida tabelas dinâmicas muito grandes em tabelas menores filtradas por região, produto ou mês.
• Tira os campos ou totais desnecessários que deixam o processamento mais lento.

No Google Sheets

Mesmo que as tabelas dinâmicas no Google Sheets geralmente sejam atualizadas automaticamente, às vezes elas ainda não mostram os números mais recentes. Vamos ver duas razões comuns e como resolvê-las.

Dá uma olhada na referência da gama

Se você adicionar novas linhas ou colunas fora do intervalo de dados original em que sua Tabela Dinâmica foi criada, o Sheets não vai incluí-las automaticamente.

Por exemplo, você adicionou uma nova coluna chamada Método de pagamento à direita do conjunto de dados, mas a Tabela Dinâmica não a viu:

• Abra o editor da Tabela Dinâmica e ajuste o intervalo. 
• Ao criar sua tabela dinâmica, escolha um intervalo um pouco maior do que seus dados atuais.
• Se precisar adicionar novas linhas ou colunas depois, insira-as dentro do intervalo existente, em vez de fora dele.

Por exemplo, se o seu intervalo atual é A1:C11, não adicione uma nova coluna em D.. Em vez disso, insira uma nova coluna entre A e C, para que a nova coluna fique dentro do intervalo.

Assim, sua tabela dinâmica vai sempre atualizar automaticamente.

Remover filtros 

Às vezes, sua Tabela Dinâmica pode não mostrar os números mais recentes, mesmo que seus dados tenham mudado. Isso geralmente acontece quando um filtro está ativo.

Por exemplo, você pode ter definido um filtro para mostrar só itens com vendas acima de 50. Então você atualiza as vendas de um item de 25 para 130, mas ele ainda não aparece no relatório. Isso é porque o filtro está bloqueando a visão:

• Vá para Dados > clique em Remover filtro para desativá-lo.
• Dá uma olhada na sua Tabela Dinâmica pra ver se a entrada atualizada já tá aparecendo.
• Quando tudo estiver certo, aplique o filtro de novo, se ainda precisar dele.

Quando você desativa e ativa o filtro de novo, o Google Sheets tem que checar seus dados de novo e mostrar os valores mais recentes.

Considerações finais 

Uma atualização rápida pode fazer toda a diferença. Isso mantém seus relatórios precisos e garante que os números que você vê reflitam seus dados mais recentes.

Você pode atualizar suas tabelas manualmente, usar um atalho ou configurar a automação se quiser economizar tempo. Lembre-se de se inscrever em nossos cursos dedicados se quiser levar suas habilidades um passo adiante. Eu recomendo os cursos Análise de Dados no Excel e Introdução ao Power Query no Excel.