Wenn du zum ersten Mal mit Excel arbeitest, wirst du wahrscheinlich auf einige Funktionen stoßen, die für das Referenzieren und Suchen von Daten wichtig sind. In den meisten Fällen wird dies mit den Lookup-Funktionen in Excel geschehen.

In diesem Artikel gehen wir auf die verschiedenen Funktionen zum Nachschlagen von Informationen in Excel ein und erklären anhand von Beispielen, wie du sie nutzen kannst. Wenn du deine Excel-Kenntnisse in allen Bereichen vertiefen möchtest, solltest du dir unseren Excel-Lernpfad für Grundlagen.

Was sind Excel-Lookup-Funktionen?

Mit Nachschlagefunktionen in Excel kannst du nach bestimmten Daten in einem Datensatz suchen und die entsprechenden Informationen aus einer anderen Spalte oder Zeile zurückgeben. Sie sind bei der Datenanalyse unverzichtbar, um Referenzen und Querverweise zu erstellen und aussagekräftige Erkenntnisse aus großen oder komplexen Datensätzen zu gewinnen. Datensätzen.

Warum sind Nachschlagefunktionen wichtig? 

Nachschlagefunktionen sind großartig für eine effiziente Datenabfrage. Ein effizienter Datenabruf ist entscheidend für die Produktivität, vor allem wenn du mit großen Tabellenkalkulationen arbeitest oder Berichtsworkflows automatisierst. Nachschlagefunktionen reduzieren die manuelle Suche, gewährleisten Konsistenz und ermöglichen skalierbare Datenlösungen.

Stell dir zum Beispiel vor, du hast eine Tabelle mit Tausenden von Zeilen und Spalten und musst den Gesamtumsatz für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Region ermitteln. 

Ohne Nachschlagefunktionen müsstest du jede Zeile manuell durchsuchen, um die relevanten Informationen zu finden, was zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler ist.

Erfahren Sie mehr über diese Funktionen in unserem Kurs Datenaufbereitung in Excel.

Arten von Nachschlagefunktionen in Excel

Excel bietet mehrere Nachschlagefunktionen, von denen jede einzelne für unterschiedliche Anwendungsfälle geeignet ist. Wenn du die Unterschiede zwischen diesen Funktionen verstehst, kannst du deine Fähigkeit, Daten effizient zu verwalten und zu analysieren, deutlich verbessern.

Im Folgenden sehen wir uns einige gängige Arten von Funktionen an.

1. LOOKUP

Quelle: Microsoft

Die ursprüngliche Lookup-Funktion ist die einfachste und funktioniert mit sortierten Arrays. Sie sucht nach einem Wert in einer einzelnen Zeile oder Spalte und gibt einen Wert von der gleichen Position in einer anderen Zeile oder Spalte zurück. Es unterstützt nur ungefähre Übereinstimmungen.

2. VLOOKUP (Vertical Lookup)

Quelle: Microsoft

VLOOKUP ist eine der am häufigsten verwendeten Funktionen in älteren Excel-Arbeitsmappen. Sie sucht nach einem Wert in der ersten Spalte einer Tabelle und gibt einen Wert in derselben Zeile aus einer bestimmten Spalte zurück. 

Sie unterstützt sowohl exakte als auch ungefähre Übereinstimmungen, hat aber einige Einschränkungen, wie z. B. die Unfähigkeit, nach links zu suchen, und Leistungsprobleme bei großen Datensätzen.

3. HLOOKUP (Horizontal Lookup)

Quelle: HLOOKUP Tutorial

HLOOKUP funktioniert ähnlich wie VLOOKUP, sucht aber nach einem Wert in der ersten Zeile einer Tabelle und gibt einen Wert aus einer bestimmten Zeile zurück. Sie ist nützlich, wenn deine Daten horizontal und nicht vertikal organisiert sind.

Du solltest HLOOKUP statt VLOOKUP verwenden, wenn deine Daten in Zeilen statt in Spalten organisiert sind.

4. INDEX und MATCH

Die INDEX und MATCH Methode zeichnet sich durch die Verwendung einer leistungsstarken Kombination aus zwei Funktionen aus:

• INDEX gibt den Wert einer Zelle basierend auf den Zeilen- und Spaltennummern zurück.
• MATCH gibt die Position eines Wertes in einer Zeile oder Spalte zurück. Zusammen eingesetzt bieten sie mehr Flexibilität als VLOOKUP und werden in komplexen Szenarien bevorzugt, da sie Lookups von links nach rechts und von rechts nach links unterstützen und keine sortierten Daten erfordern.

5. XLOOKUP

Eingeführt in Excel 2019 und Microsoft 365, XLOOKUP ist der moderne Ersatz für VLOOKUP und HLOOKUP. Sie ermöglicht exakte oder ungefähre Übereinstimmungen, arbeitet horizontal oder vertikal und unterstützt die Fehlerbehandlung, was sie zur bisher vielseitigsten Nachschlagefunktion macht.

Die LOOKUP-Funktion

Beginnen wir damit, die LOOKUP-Funktion in Excel zu erkunden, indem wir die Syntax und die Parameter, die Vektorform und ein Arbeitsbeispiel untersuchen. 

Syntax und Parameter

=LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, [result_vector])

Hier sind einige Erklärungen:

• lookup_value: Der Wert, nach dem gesucht werden soll.
• lookup_vector: Die einzelne Zeile oder Spalte, die durchsucht werden soll.
• result_vector (optional): Der Bereich, der den Wert enthält, der zurückgegeben werden soll.

Verwendung der Vektorform

Die Vektorform wird häufig verwendet und erfordert, dass die beiden Felder lookup_vector und result_vector die gleiche Größe haben.

Erläuterung mit Beispielen

=LOOKUP(90, A2:A10, B2:B10)

Diese Funktion sucht nach dem größten Wert kleiner oder gleich 90 in A2:A10 und gibt dann den entsprechenden Wert aus B2:B10 zurück.

In diesem Fall würde nur Zeile 5 mit den von uns festgelegten Parametern übereinstimmen. Daher würde die Ausgabe der Funktion das Ergebnis "Mittel-Hoch" ergeben.

Einschränkungen der Funktion LOOKUP

• Anforderung für sortierte Daten: Der lookup_vector muss in aufsteigender Reihenfolge sortiert sein.
• Ungefähres Spielverhalten: Unterstützt keine exakten Übereinstimmungen - gibt den nächstliegenden Wert zurück, der kleiner oder gleich dem lookup_value ist.

Die VLOOKUP-Funktion

Nex ist die VLOOKUP-Funktion, die eine der am häufigsten verwendeten Funktionen in älteren Versionen von Excel ist. 

Syntax und Parameter

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• lookup_value: Der Wert, nach dem in der ersten Spalte des table_array gesucht wird.
• table_array: Der zu durchsuchende Tabellenbereich.
• col_index_num: Die Spaltennummer, von der ein Wert zurückgegeben werden soll.
• range_lookup: Optional; TRUE für ungefähre Übereinstimmung, FALSE für genaue Übereinstimmung.

So verwendest du VLOOKUP: Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Beispielen

Gehen wir kurz anhand eines Beispiels durch, wie diese Funktion funktioniert.

Wir werden die folgende Funktion in einem einfachen Datensatz verwenden.

=VLOOKUP("John", A2:C10, 3, FALSE)

Diese Funktion sucht nach allen Einträgen, die zu John gehören, und gibt seinen Gehaltsbetrag aus.

Sucht nach "John" in Spalte A und gibt den Wert aus der dritten Spalte (Spalte C) in derselben Zeile zurück.

Die Ausgabe der VLOOKUP-Funktion ist erwartungsgemäß 6000, was mit Zeile 6 übereinstimmt, dem gesuchten Wert, da sie zu John gehört.

Genaue vs. ungefähre Übereinstimmungen

Exakte Übereinstimmungen sind die am häufigsten verwendete Art der Übereinstimmung in VLOOKUP. Das bedeutet, dass die Funktion nur dann ein Ergebnis zurückgibt, wenn sie eine exakte Übereinstimmung für den Nachschlagewert in der ersten Spalte des angegebenen Bereichs findet.

Wenn wir zum Beispiel eine exakte Übereinstimmung bei der Suche nach dem Gehalt von John verwenden würden, würde die VLOOKUP-Funktion nur dann ein Ergebnis liefern, wenn es eine Zeile mit "John" in der ersten Spalte und seinem Gehalt in der zweiten Spalte gibt.

Andererseits ermöglichen ungefähre Übereinstimmungen eine gewisse Flexibilität bei der Suche nach Werten. Dies ist nützlich, wenn du mit numerischen Daten oder Daten arbeitest, die kleine Abweichungen aufweisen können (z. B. aufgrund von Rundungen oder Formatierungen).

Um es zusammenzufassen:

• Genau (FALSE): Findet eine genaue Übereinstimmung.
• Ungefähr (TRUE): Benötigt sortierte Daten und findet die nächstgelegene Übereinstimmung.

Häufige Fehler und Fehlerbehebung

Wenn du zum ersten Mal mit VLOOKUP arbeitest, können einige häufige Fehler auftreten. 

Umgang mit #N/A-Fehlern

Einer der häufigsten Fehler bei der Verwendung von VLOOKUP ist #N/A, was für "Nicht verfügbar" steht. Das passiert normalerweise, wenn der gesuchte Wert nicht im angegebenen Bereich gefunden werden kann.

Dies kann auch durch einen fehlenden lookup_value oder unsortierte Daten verursacht werden, wenn eine ungefähre Übereinstimmung verwendet wird.

Um diesen Fehler zu beheben, überprüfe, ob dein Suchwert richtig geschrieben ist und in der ersten Spalte des Bereichs steht, in dem du suchst. Achte außerdem darauf, dass deine Daten in aufsteigender Reihenfolge sortiert sind, wenn du eine ungefähre Übereinstimmung verwendest.

Ein weiteres mögliches Problem ist eine Diskrepanz zwischen den Datentypen. Wenn zum Beispiel eine Spalte Zahlen als Text und eine andere Spalte tatsächliche Zahlen enthält, funktioniert VLOOKUP möglicherweise nicht richtig.

Probleme mit der Spaltenindexnummer

Ein weiterer Fehler, der auftreten kann, ist der #REF! Fehler. Wenn col_index_num die Anzahl der Spalten in table_array übersteigt, tritt ein #REF!-Fehler auf.

Die HLOOKUP-Funktion

Um nach einem Wert in der obersten Zeile einer Tabelle zu suchen und einen Wert aus einer bestimmten Zeile in derselben Spalte zurückzugeben, ist die HLOOKUP-Funktion oft die beste Wahl. Schauen wir mal, wie es funktioniert.

Syntax und Parameter

HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

• lookup_value: Der Wert, nach dem in der ersten Zeile gesucht werden soll.
• table_array: Die zu durchsuchende Tabelle.
• row_index_num: Die Zeilennummer, von der ein Wert zurückgegeben werden soll.
• range_lookup: TRUE (ungefähr) oder FALSE (genau).

So verwendest du HLOOKUP: Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Beispielen

=HLOOKUP("Q1", A1:D3, 2, FALSE)

Die obige HLOOKUP-Funktion sucht nach "Q1" in Zeile 1 und gibt den Wert aus Zeile 2 in derselben Spalte zurück. 

Lass uns die Funktion ausführen und die Ergebnisse sehen.

Wie du oben sehen kannst, sollte die Funktion 1200 zurückgeben. Da die Funktion auf der Grundlage des in Zeile 1 angegebenen Werts nach dem Wert in Zeile 2 sucht, ist 1200 die richtige Ausgabe, nach der wir suchen.

Die Funktionen INDEX und MATCH

Als Nächstes sehen wir uns an, wie die Funktionen INDEX und MATCH in Excel kombiniert werden, um Werte nachzuschlagen. 

Syntax und Anwendungsbeispiele

=INDEX(array, row_num, [column_num])

Die Funktion INDEX liefert den Wert einer bestimmten Zeile und Spalte in einem bestimmten Bereich.

=MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])

Die Funktion MATCH gibt die relative Position von lookup_value in lookup_array zurück.

INDEX und MATCH zusammen verwenden

Wenn die Funktionen INDEX und MATCH zusammen verwendet werden, bieten sie ein leistungsfähiges Werkzeug zum Nachschlagen von Werten in einer Tabelle oder einem Bereich. Diese Kombination ermöglicht es dir, die genaue Position des Wertes anzugeben, den du zurückgeben möchtest, anstatt die Zeilen- und Spaltennummern manuell eingeben zu müssen.

Schauen wir uns ein Beispiel an:

=INDEX(B2:B10, MATCH("John", A2:A10, 0))

Diese Kombination findet die Zeile, in der "John" in A2:A10 steht, und gibt dann den entsprechenden Wert aus B2:B10 zurück.

Schauen wir mal, was die Funktion ausgibt.

Wenn die beiden Funktionen zusammen verwendet werden, erzielen sie das gleiche Ergebnis wie die VLOOKUP-Funktion. Die Verwendung von INDEX und MATCH bietet jedoch mehr Flexibilität bei der Auswahl der Spalte, die zurückgegeben werden soll, und die Möglichkeit, in mehreren Spalten zu suchen.

Die XLOOKUP-Funktion (Excel 2019 und später)

Zum Schluss wollen wir uns noch eine der neuesten Excel-Nachschlagefunktionen ansehen: XLOOKUP.

Syntax und Parameter

XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])

Praktische Beispiele

Wir werden die Funktion auf einen einfachen Datensatz und ein Beispiel anwenden.

=XLOOKUP("John", A2:A10, B2:B10, "Not Found")

Die obige Funktion sucht nach "John" in A2:A10 und gibt den Wert aus B2:B10 zurück; wenn er fehlt, wird "Nicht gefunden" zurückgegeben.

Wenn wir uns die Ausgabe der oben angegebenen Formel ansehen, sehen wir, dass die Ausgabe "Nicht gefunden" angezeigt wurde. Das bedeutet, dass es keinen solchen Eintrag mit dem Mitarbeiternamen "John" gibt.

Vergleich: LOOKUP vs. VLOOKUP vs. XLOOKUP

Fassen wir all diese Funktionen zusammen, um zu sehen, wie sie zusammenpassen und welche Unterschiede es gibt.

Fazit

Nachschlagefunktionen sind in Excel unverzichtbare Werkzeuge für eine effiziente Datenabfrage. Während LOOKUP, VLOOKUP und HLOOKUP durchaus ihre Berechtigung haben, bieten INDEX/MATCH und XLOOKUP mehr Flexibilität und Leistung. Wenn du weißt, wann und wie du sie einsetzen kannst, kannst du die Effizienz deiner Tabellenkalkulation und deine analytischen Fähigkeiten erheblich verbessern.

Wenn du nach weiteren Ressourcen zu Excel suchst, findest du in unserem Kurs Datenaufbereitung in Excel wäre ein guter Anfang. Um die Grundlagen von Excel zu beherrschen, bietet unser Lernpfad Excel-Grundlagen ist der beste Startpunkt. Du kannst dir auch unsere Excel-Tutorials ansehen zu Grundlegende Excel-Formeln oder Vlookup aus anderen Blättern in Excel ansehen.