Power BI Drill Through: Ein komplettes Tutorial

Power BI Drill Through ist eine coole interaktive Funktion, mit der du von einer allgemeinen Übersicht zu einem detaillierteren Bericht mit bestimmten Daten springen kannst. 

In diesem Tutorial erfährst du alles, was du über Power BI Drill Through wissen musst: Was es ist, warum es wichtig ist, wie du es Schritt für Schritt einrichtest, fortgeschrittene Techniken für dynamische Filterung und vieles mehr. 

Wenn du mit praktischen Power BI-Beispielen loslegen möchtest, schau dir unbedingt unseren Lernpfad „Power BI-Grundlagen“an.

Was ist Drill Through in Power BI?

Mit Drill Through in Power BI können Benutzer einen interessanten Datenpunkt auf einer Berichtsseite genauer untersuchen. Damit können Leute, die Daten brauchen, von einer groben Übersicht zu detaillierten Infos kommen, die genau auf eine bestimmte Kategorie, einen Punkt oder eine Dimension zugeschnitten sind.

Die Drill-Through-Funktion ist praktisch, wenn Berichte in Power BI viele verschiedene Detailebenen haben. Anstatt eine Seite mit allen verfügbaren Bildern vollzustopfen, kannst du mit Drill Through den Nutzer Schritt für Schritt durch die verschiedenen Ebenen der Insights führen.

Warum Drill Through für tiefere Einblicke nutzen?

Drill Through macht die Datenanalyse interaktiver und Selbstbedienungs-Analyseerfahrung. Damit können die Leute, die die Berichte lesen, ihre eigenen Entdeckungen machen und ihre Fragen beantworten, ohne die Struktur des Berichts zu verändern.

Die wichtigsten Vorteile

Die Verwendung von Power BI Drill Through bietet mehrere wichtige Vorteile: 

• Detaillierte Untersuchung: Lässt Leute tief in bestimmte Daten eintauchen (z. B. zu einem einzelnen Kunden, einem Geschäft oder einer Transaktion).
• Verbesserte Benutzererfahrung: Reduziert Unübersichtlichkeit, indem Zusammenfassungen und Details getrennt werden, was die Navigation und das Verständnis verbessert.
• Kontextbezogenes Storytelling: Drill-Through-Seiten können auf bestimmte Geschäftsfragen oder KPIs zugeschnitten werden.
• Funktion für Querverweise: Unterstützt die modulare Berichterstellung über mehrere Dateien hinweg im Power BI-Dienst.
• Praktisch nutzbare Analyse: Macht datengestützte Entscheidungen einfacher, indem relevante Daten für einzelne Datenpunkte im Fokus stehen.
• Skalierbarkeit: Erleichtert die Wiederverwendung von Berichtsvorlagen und sorgt für Einheitlichkeit in allen Abteilungen oder Teams.

Drill Through lässt Endnutzer in ihren speziellen Bereichen rumstöbern und schließt so die Lücke zwischen statischen Dashboards und dynamischen Analysen.

So richtest du Drill Through in Power BI ein: Schritt für Schritt

Um eine Drill-Through-Erfahrung in Power BI zu erstellen, musst du sowohl Quell- als auch Zielseiten einrichten, die erforderlichen Felder konfigurieren und Navigationswerkzeuge wie Zurück-Schaltflächen und Tooltips integrieren.

Schritt 1: Erstell einen fiktiven Finanzdatensatz

Für dieses Tutorial verwenden wir durchgehend einen fiktiven Finanzdatensatz, um die Drill-Through-Konzepte zu zeigen.

Hier ist ein Python-Skript, das „ pandas “ verwendet, um einen Beispiel-Datensatz zu erstellen, den du in CSV exportieren oder in Power BI laden kannst:

import pandas as pd
from datetime import datetime

# Sample data
data = [
    ['TXN001', 'Asia Pacific', 'Singapore', 'Finance', 'Travel', 'Airfare', 1200.00, '2024-05-12', 'Alice Tan'],
    ['TXN002', 'Asia Pacific', 'Singapore', 'Marketing', 'Events', 'Venue Rental', 3500.00, '2024-05-14', 'Ben Lee'],
    ['TXN003', 'Europe', 'Germany', 'Operations', 'Logistics', 'Freight', 2600.00, '2024-06-01', 'Clara Müller'],
    ['TXN004', 'North America', 'USA', 'Finance', 'Training', 'Workshops', 800.00, '2024-05-18', 'Daniel Smith'],
    ['TXN005', 'Europe', 'France', 'IT', 'Software', 'Licensing', 4500.00, '2024-06-04', 'Emma Dubois']
]

# Define column names
columns = [
    'TransactionID', 'Region', 'Country', 'Department', 'ExpenseCategory',
    'SubCategory', 'Amount', 'TransactionDate', 'ManagerName'
]

# Create DataFrame
df = pd.DataFrame(data, columns=columns)

# Convert date column to datetime
df['TransactionDate'] = pd.to_datetime(df['TransactionDate'])

# Save to CSV (optional)
df.to_csv('FinanceTransactions.csv', index=False)

# Display the DataFrame
print(df)

Du kannst dieses Skript in einer Python-Umgebung (z. B. Jupyter Notebook oder VS Code) ausführen und die resultierende CSV-Datei zur Verwendung in deinen Berichten in Power BI importieren.

Du kannst diesen Datensatz mit Tools wie Python erweitern oder ihn direkt in Power BI mit Power Query und „ Enter Data ” erstellen. Sobald dieser Datensatz erstellt ist, wird er die Grundlage für die Visualisierungen und Drill-Through-Beispiele im gesamten Tutorial bilden.

Wir werden einen fiktiven Datensatz namens „ FinanceTransactions ” verwenden, um jedes Drill-Through-Konzept durchzugehen. Dieser Datensatz simuliert Finanztransaktionsdaten für ein multinationales Unternehmen.

Beispielfelder in „ FinanceTransactions “:

• TransactionID (Text)
• Region (Text)
• Country (Text)
• Department (Text)
• ExpenseCategory (Text)
• SubCategory (Text)
• Amount (Dezimal)
• TransactionDate (Datum)
• ManagerName (Text)

Wir erstellen:

• Eine Übersichtsseite mit den Gesamtkosten von Region und Department.
• Eine Drill-Through-Zielseite mit detaillierten Transaktionen nach Einzelposten, die du über ManagerName oder SubCategory aufrufen kannst.

Schritt 2: Erstell eine Quellseite und ein Ziel

Als Nächstes müssen wir eine Quellseite und eine Zielseite einrichten, damit unser Drill Through richtig funktioniert.

• Quellseite: Das ist die Hauptseite des Berichts, auf der Drill Through gestartet wird. Hier findest du normalerweise Übersichten wie Balkendiagramme oder Matrizen.
• Zielseite: Eine spezielle Berichtsseite, auf der nach der Auswahl des Benutzers gefilterte Details angezeigt werden.

Um die Quellseite zu erstellen, benennst du die aktuelle Seite in „Übersicht“ um und drückst die Eingabetaste.

Um die Zielseite zu erstellen, schau unten auf den Bildschirm und klick auf den grünen „+“-Button, um eine neue Seite hinzuzufügen. Klick zweimal auf die neue Seite und nenn sie „Manager-Infos“.

Auf dieser Zielseite gibt's mehr Infos darüber, welche Manager für die Transaktionen zuständig sind.

So werden deine Seiten aussehen:

Schritt 3: Relevante Diagramme hinzufügen

Als Nächstes fügen wir ein paar passende Diagramme zu unseren Quell- und Zielseiten hinzu.

Für unser Beispiel verwenden wir den Datensatz „ FinanceTransactions “:

Auf der Quellseite erstellen wir ein einfaches gestapeltes Balkendiagramm, das wir zum Durchsuchen der Daten verwenden werden. Für diese Tabelle brauchst du die folgenden Felder: „ Amount “ und „ ManagerName “.

Deine Tabelle sollte ungefähr so aussehen:

Wie du sehen kannst, zeigt die Quellseite ein gestapeltes Balkendiagramm der Gesamtausgaben nach „ Department “ an.

Erstell auf der Zielseite eine Matrix mit den folgenden Feldern: „ Amount “, „ ManagerName “ und „ TransactionDate “.

So sollte es aussehen:

Jetzt zeigt unsere Zielseite eine Matrix mit detaillierten Zeilen zu Ausgaben und Daten an.

Schritt 3: Drill-Through-Felder hinzufügen

1. Geh zur Zielseite in Power BI Desktop.
2. Öffne die Visualisierungen und zieh die gewünschte Spalte (z. B. „ ManagerName “) in den Bereich „ Drill Through .

Wie du im Screenshot oben sehen kannst, musst du das Feld „ ManagerName “ in den Bereich „Drill through“ ziehen.

3. Jetzt siehst du ein spezielles Filterfeld, das nur Drill-Through-Interaktionen auf dieser Seite zulässt.

Das solltest du sehen:

4. Aktivieren Alle Filter beibehalten , wenn du Slicer oder Filter von der Quellseite (wie Region oder ExpenseCategory) behalten willst.

Beachte, dass Drill Through nur funktioniert, wenn der ausgewählte Datenpunkt mit dem Feld übereinstimmt, das im Drill Through-Feld steht. Bei textbasierten Spalten wird auch zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

In diesem Fall ist es das Feld „ ManagerName “, das in beiden Diagrammen auf der Quell- und Zielseite gleich ist.

Schritt 4: Grafiken und Leistung einstellen

Wähl für die Zielseite Bilder aus, die:

• Context-rich: Verwende Karten für KPIs wie Gesamtausgaben, Tabellen für Einzelposten und Balkendiagramme für die Aufschlüsselung nach Kategorien.
• Speziell dafür gemacht: Nur Bilder anzeigen, die für die gefilterte Dimension relevant sind.
• Leistungsoptimiert: Vermeide zu komplizierte Grafiken oder zu viele DAX-Berechnungen.

Du kannst zum Beispiel KPI-Diagramme wie diese verwenden:

Du kannst die Reaktionsfähigkeit verbessern, indem du:

• Verwende lieber Tabellen mit Zusammenfassungen statt roher Daten.
• Reduzierung der Anzahl von Slicern und Lesezeichen auf der Seite.
• Nutzen Sie das Performance Analyzer-Tool von Power BI, um die Ladezeiten für Visualisierungen zu testen.

Schritt 5: Navigation mit Zurück-Buttons und Tooltips einrichten

Drill-Through-Seiten sollten immer eine Möglichkeit bieten, zum Hauptbericht zurückzukehren.

Standardmäßig erstellt Power BI bei der Erstellung eines Drill Through eine Zurück-Schaltfläche, mit der du zur Quellseite zurückkehren kannst. Dieser Button kommt erst, wenn du dich durchgeklickt hast, und sieht so aus:

1. Klick auf Einfügen > Schaltflächen > Zurück.
2. Aktivieren „Aktion“ auf der Zurück-Taste und wähle den Typ Zurück.
3. Passe das Symbol, die Farbe und die Position an.

Außerdem kannst du Tooltips so einstellen:

• Füge Tooltip-Text zur Seite oder zum Bild hinzu.
• Verwendung einer Tooltip-Seite mit eigenen Grafiken.

So wird sichergestellt, dass die Benutzer den Zweck des Drill Through verstehen und intuitiv navigieren können.

Schritt 6: Testbohrung

Bevor wir fertig sind, müssen wir noch unsere Drill-Through-Funktion testen, um zu sehen, ob sie funktioniert.

Bevor wir loslegen, würde ich dir empfehlen, die modernen Tooltipps in Power BI zu nutzen. Um moderne Tooltips in Power BI einzuschalten, musst du zu „Datei“ > „Optionen und Einstellungen“ > „Optionen“ > „Vorschau-Funktionen“ gehen und das Kästchen „Moderne visuelle Tooltips“ anklicken. Starte danach Power BI Desktop neu, damit die Änderungen funktionieren.

So startest du den Test: 

1. Geh zur Quellseite und halte den Mauszeiger über einen beliebigen Balken im Balkendiagramm. In diesem Fall können wir uns den größten Balken anschauen. Wenn du mit der Maus drüber fährst, erscheint unter der Tooltip-Anzeige eine Schaltfläche „Drill Through“ (Durchsuchen).

2. Beweg dich mit der Maus über die Schaltfläche „Drill through“ und es erscheint eine Option für unsere Zielseite Manager Info.

3. Klick auf die Option „ Manager Info “ und du kommst direkt zur Zielseite mit den angewendeten Filtern.

Du solltest jetzt Folgendes sehen:

Das heißt, der Drill Through wurde erfolgreich erstellt.

So aktivierst du das Drill-Through über Berichte hinweg

Mit Cross-Report-Drill-Through kannst du zwischen verschiedenen Power BI-Berichten hin- und herwechseln, ohne den Filterkontext zu verlieren. Das ist praktisch, wenn du Power BI-Dashboards nach Funktionen oder Abteilungen in modulare Teile aufteilen.

In Power BI Desktop

1. Stell sicher, dass die Quell- und Zielberichte mit Feldern mit gleichen Namen und Datentypen erstellt wurden. Für zuverlässiges Drill-Through zwischen Berichten solltest du am besten einen gemeinsamen oder zertifizierten Datensatz für beide Berichte verwenden, damit die Metadaten konsistent bleiben.
2. Öffne den Zielberichtund geh dann zu „Datei“ > „Optionen und Einstellungen“ > „Optionen“ > „Berichtseinstellungen“.
3. Unter Aktuelle Datei > Berichtseinstellungenaktivierst du „In diesem Bericht dürfen Drillthrough-Ziele aus anderen Berichten verwendet werden“.

4. Veröffentliche beide Berichte im selben Arbeitsbereich im Power BI-Dienst.

Im Power BI-Dienst

1. Öffne den veröffentlichten Quellbericht im Power BI-Dienst.
2. Klick mit der rechten Maustaste auf ein Bild, das das gemeinsame Feld nutzt (z. B. „ ManagerName “).
3. Wähle „Drill Through“ > [Name des Zielberichts].
4. Power BI öffnet den Zielbericht und wendet den Filter automatisch an.

Fortgeschrittene Techniken für Drill Through

Drill Through wird mit DAX, bedingter Logik und benutzerdefiniertem Verhalten.

Dynamisches Drillthrough mit DAX-Parametern

Du kannst eine DAX-Kennzahl erstellen, um dynamische Filter basierend auf der Auswahl des Benutzers weiterzugeben. Beispiel:

SelectedManager = SELECTEDVALUE(FinanceTransactions[ManagerName])

Das kann man für Folgendes nutzen:

• Zeig auf der Zielseite eigene Nachrichten an.
• Steuer das visuelle Verhalten mit bedingter Formatierung.
• Lege Lesezeichen an, die auf Slicer-Werte reagieren.

Für mehr Infos zu DAX-Kennzahlen gibt's hier einen Spickzettel, den du dir anschauen kannst:

Quelle: DAX-Spickzettel

Umgang mit mehreren Auswahlen und Datenpunkten

Power BI Drill Through unterstützt standardmäßigkeine Mehrfachauswahl in „ “. Wenn jemand mehrere Datenpunkte auswählt, zeigt die Option „Drill Through“ nur das Ergebnis einer Auswahl an.

Lösungen:

• Benutze einen Slicer oder ein Filterfeld auf der Zielseite.
• Füge eine Übersichtstabelle hinzu, um die wichtigsten Werte für mehrere Elemente anzuzeigen.

Drill-Through-Performance optimieren

Wenn die Zielseiten zu voll sind, kann es zu Performance-Problemen kommen. 

Hier sind ein paar Tipps, um die Leistung zu verbessern:

• Verwende nach Möglichkeitden Importmodus „ “ anstelle von „DirectQuery“. Das macht das Datenmodell übersichtlicher.
• Minimier die Anzahl der visuellen Elemente. Mach lieber Buttons, mit denen du bei Bedarf zu anderen Diagrammen springen kannst.
• Berechne die Metriken vorher in Power Query. Dadurch können sie im Modell gespeichert werden, anstatt als Kennzahl berechnet zu werden.
• Vermeide komplizierte DAX-Ausdrücke in Visualisierungen.

Tipps und bewährte Methoden für Power BI Drill Through

Drill Through ist eine einfache Technik, die meistens gut funktioniert. Es gibt aber ein paar Tricks, um das Ganze schneller und verständlicher zu machen.

Schauen wir sie uns unten an:

Empfehlungen zum Design

Da Drill Through eine Aktion von deinen Benutzern erfordert, musst du ein paar Designaspekte beachten.

Ein paar Tipps zum Design:

• Benutz einheitliche Seitennamen (z. B. „Manager-Details”, „Transaktionsdetails”).
• Beschriftet die Bilder so, dass man sieht, welche Filter verwendet wurden.
• Füge Hilfe-Tooltips oder eine Legende hinzu, um die Benutzer zu führen.

Häufige Probleme und Fehlerbehebung

Hier ist eine kurze Anleitung, wie du Probleme mit Drill Through beheben kannst.

Praktische Anwendungen und Fallstudien

Drill Through ist super, um tiefere Einblicke in dein Geschäft zu bekommen, weil du damit genauer in die Zahlen reinschauen und dann auf Basis der Daten handeln kannst.

Das gilt für mehrere Bereiche:

1. Einzelhandel

• Szenario: Ein Einzelhandelsunternehmen nutzt eine Seite mit einer Verkaufsübersicht nach Regionen. Manager können sich detaillierte Verkaufszahlen nach Produkt und Mitarbeiter anzeigen lassen.
• Vorteil: Schnelle Infos zu den besten Produkten und Teammitgliedern.

2. Analytik im Gesundheitswesen

Entscheidungs-Dashboard für die Notaufnahme im Krankenhaus. Quelle: Microsoft Fabric

• Szenario: Ein Krankenhaus-Dashboard zeigt die Anzahl der Aufnahmen an. Die Benutzer können nach Behandlungskategorien in die Ansichten auf Patientenebene einsteigen.
• Vorteil: Lässt Ärzte und Verwaltungsangestellte die Effektivität nach Verfahren oder Spezialisten checken.

3. Finanzdienstleistungen

• Szenario: Ein Dashboard für das Finanzteam zeigt die Ausgaben nach Abteilung. Die Chefs schauen sich die Ausgaben im Detail nach Unterkategorien und Projekten an.
• Vorteil: Bessere Kostenkontrolle, mehr Transparenz und eine gezielte Budgetierung.

Fazit

Power BI Drill Through macht aus statischen Dashboards dynamische, interaktive Berichte, mit denen du Daten selbstständig erkunden und fundierte Entscheidungen treffen kannst. 

Weitere Informationen zu den verschiedenen Funktionen von Power BI findest du in unseren Power BI-Grundlagen Lernpfad an.

Weitere Infos findest du in unseren Tutorials zu Power BI-Dashboards, Power BI Matrixund Power BI berechnen sind gute Orte, um loszulegen.