Marca de verificación en Excel: Todas las formas de añadir, formatear y utilizar

Hay dos tipos de marcas de verificación en Excel: las marcas de verificación estáticas y las casillas de verificación interactivas, también conocidas como casillas de verificación, que te permiten alternar entre los estados marcado y sin marcar.

Aunque la idea subyacente es la misma, hay algunas diferencias entre las marcas de verificación y las casillas de verificación, que se reducen principalmente a la interactividad.

Si tienes dudas entre ellos, no te preocupes, en este tutorial lo cubriremos todo. Proporcionaremos distintos métodos para insertar marcas y casillas de verificación, así como la forma de darles formato. Terminaremos con algunos casos de uso avanzados para mostrar cómo sacar el máximo partido de estos elementos sencillos pero potentes.

Métodos para insertar una marca de verificación en Excel

Empecemos analizando las distintas formas de insertar marcas de verificación en Excel.

Utilizar el cuadro de diálogo Símbolo

La forma más sencilla de insertar una marca de verificación es utilizar el cuadro de diálogo de símbolos. Sólo tienes que ir a Insertar > Símbolo y seleccionar la fuente que contenga tus tildes, es decir, Wingdings, Wingdings 2 o Segoe UI Symbol.

Alternativamente, si quieres evitar desplazarte una vez que hayas seleccionado la fuente deseada, puedes introducir simplemente el código de carácter en la casilla inferior para seleccionar un símbolo concreto. Por ejemplo, en Wingdings, las tildes tienen los códigos 252 y 254.

A continuación encontrarás una lista de símbolos y caracteres asociados.

Una vez que elijas un símbolo, aparecerá en la celda seleccionada. Si quieres insertarlo en otras celdas, sólo tienes que copiarlo y pegarlo en otro lugar.

Vale la pena mencionar que cada elección tiene particularidades que pueden llevarte a optar por una en lugar de otra. Cuando utilices Wingdings, no podrás tener otro texto o números en la misma celda donde se encuentra la marca de verificación. Si ese es el caso, tal vez sólo quieras tener marcas de verificación en una determinada celda o columna: elegir fuentes Wingdings está bien.

Pero si quieres tener otro texto en tus celdas, elige en su lugar Segoe UI Symbol, ya que esta fuente te permite utilizar tildes en combinación con fuentes normales de Excel, como Arial, Verdana y Times New Roman.

Usar atajos de teclado

Utilizar el cuadro de diálogo Símbolo es fácil, pero puede llevar demasiados clics llegar a una simple marca de verificación. Para acelerar el proceso, quizá prefieras utilizar atajos. Cada fuente de Excel tiene asociado un atajo de teclado para insertar determinados caracteres.

Para insertar una marca de verificación, primero tienes que seleccionar la fuente deseada en el menú Fuente. A continuación encontrarás los supercortes para incluir marcas de verificación, casillas de verificación y símbolos de cruz con las fuentes Wingdings 2 y Webdings.

Utilizar las funciones CHAR() o UNICHAR()

Una tercera opción para incluir tildes en Excel es con las funciones CHAR() o UNICHAR(). Ambas funcionan igual: basta con introducir un número como parámetro, y la función se traducirá en una cadena con el carácter ASCII correspondiente en el caso de CHAR(), y el carácter Unicode correspondiente en UNICHAR().

He aquí algunos ejemplos:

Quizá te preguntes por qué utilizar este método en lugar del cuadro de diálogo de símbolos o los atajos. Sin embargo, las funciones CHAR() y UNICHAR() tienen una ventaja real respecto a los otros métodos: la posibilidad de integrar estas funciones con otras fórmulas de Excel para mostrar los cambios de los datos de forma dinámica.

Por ejemplo, digamos que quieres analizar si algunos artículos de nuestro blog Datacamp se publicaron antes de la fecha límite prevista, puedes utilizar una función IF() y utilizar marcas de verificación basadas en una condición.

=IF(E2>F2; UNICHAR(10003); "Not met")

Usar Autocorrección

Para insertar un símbolo rápidamente sin acceder a ningún menú o atajo, también puedes utilizar el menú Autocorrección, que te permite sustituir una pulsación de tecla o texto por un símbolo.

Para ello, sigue los siguientes pasos:

• Copia el símbolo que quieras insertar en Autocorrección.
• Ir a Archivo > Opciones > Revisar >Opciones de Autocorrección.
• Pulsa el botón Con y copia el símbolo.
• En la casillaSustituir, escribe la palabra o frase que se asociará al símbolo. Por ejemplo, puedes sustituir "CMARK" por ✓.

Copiar y pegar marcas de verificación

Este método es sencillo, pero merece la pena mencionarlo. Una forma fácil de insertar marcas de verificación es copiándolas y pegándolas.

Si son escenarios de formateo rápido, o tal vez si tienes que ceñirte a algunas normas de estilo de tu empresa, puede que necesites tener un cuaderno de trabajo con símbolos listo para copiar, como el que presentamos en este documento.

Insertar casillas de verificación

Por último, puedes añadir interactividad a tus hojas añadiendo casillas de verificación conmutables en lugar de marcas de verificación. Para insertar casillas de verificación, primero tienes que activar la pestaña Programador. Sólo tienes que ir a Archivo > Opciones > Personalizar la cinta de opciones y hacer clic en la casilla Desarrolladores para añadirla a la cinta de opciones.

Ahora, para añadir una casilla de verificación, elige la celda donde quieras insertarla y ve a Programadores > Insertar > Casilla de verificación, como se muestra en la imagen siguiente

Para demostrar la naturaleza dinámica de las casillas de verificación, puedes vincularlas a celdas para que devuelvan True o FALSE en función de si seleccionas o deseleccionas la casilla. Para ello, primero, haz clic con el botón derecho del ratón en la casilla de verificación y ve a Control de Formato.

Desde ahí, ve a la pestaña Control y elige el valor por defecto de la casilla cuando abras tu hoja de cálculo. Por ejemplo, si seleccionas Marcada, habrá una marca de verificación en la casilla.

Para enlazar la casilla de verificación con una celda, introduce la referencia de la celda en el cuadro Enlace de celda.

Haz clic en OK, y verás un TRUE o un FALSE en la celda elegida, dependiendo de si la casilla está marcada o no.

Cómo dar formato a una marca de verificación en Excel

Cambia el tamaño, el color y la alineación

Cuando insertas una marca de verificación en tus celdas, estás, en esencia, insertando un carácter y, por tanto, podrás darle formato como a cualquier otro texto. Esto incluye cambiar su tamaño, color, alineación, etc. En el siguiente vídeo, mostramos algunas de las opciones de formato

Formato condicional para marcas de verificación

Cuando utilices las teclas CHAR() y UNICHAR() también puedes cambiar el formato de las marcas de verificación en función de determinadas condiciones.

He aquí un ejemplo clásico. Digamos que quieres utilizar una marca de verificación para los artículos que se publicaron a tiempo, y una cruz para los que no. Sólo tienes que utilizar la función IF() para elegir los símbolos que deben aparecer en cada caso, como se indica a continuación.

Como alternativa, puedes utilizar el botón de formato condicional para utilizar marcas de colores basadas en condiciones personalizadas.

Casos prácticos avanzados

Contar marcas de verificación en Excel

Puede que quieras saber cuántas marcas de verificación hay ya en tu cuaderno de trabajo. Esto es bastante posible si utilizas las funciones CHAR() o UNICHAR(). Para contarlos, puedes utilizar la función COUNTIF(), seleccionando el rango de celdas donde quieres contar los símbolos ✓.

El mismo proceso puede aplicarse a las celdas enlazadas utilizadas en las casillas de verificación. En este caso, en lugar de contar los símbolos de marca de verificación, tienes que contar los valores de TRUE en el rango de celdas asociadas a las casillas de verificación.

Crea un registro de progreso

El proceso que acabamos de seguir en la subsección anterior es la base para el desarrollo de un rastreador de progreso, compuesto por un gráfico de barras que cambia dinámicamente a medida que completas tus tareas, como se muestra en el siguiente vídeo

Conclusión

Las marcas y casillas de verificación son una característica familiar en herramientas como Google Sheets, Word y los formularios online. Como has visto, Excel no es una excepción. Ofrece diversas opciones, desde símbolos estáticos hasta casillas de verificación totalmente interactivas con fórmulas.

Esperamos que te haya gustado este artículo y esperamos verte en el próximo. Mientras tanto, echa un vistazo a una muestra de nuestra creciente lista de cursos y materiales de Excel:

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