Cómo borrar la caché de Excel (Windows y Mac)

¿Qué es la caché de Excel (y cuándo debes borrarla)?

En Excel, la caché es un almacén de datos que ayuda a que la aplicación funcione más rápido. En lugar de volver a calcular, recargar o volver a descargar todo cada vez, Excel guarda cierta información localmente para poder reutilizarla más adelante.

Excel utiliza archivos almacenados en caché para ayudarte a:

• Abre los archivos más rápido
• Sincronizar cambios con OneDrive o SharePoint
• Almacenar datos de tablas dinámicas para un análisis rápido
• Recuperar el trabajo si Excel se bloquea

Sin embargo, cuando los archivos de caché quedan obsoletos o se dañan, pueden causar problemas en lugar de mejorar el rendimiento. Si tu caché tiene problemas, es posible que observes los siguientes signos:

• Excel funciona lento o se bloquea inesperadamente.
• Tus archivos en la nube no se sincronizarán.
• Aparecen errores como «El archivo está bloqueado» o «El archivo está en uso».
• Tus tablas dinámicas no se actualizan.

Cuando observes este tipo de problemas, es importante que borres la caché para que los archivos funcionen con normalidad, tal y como te mostraré más adelante en este artículo.

Las cachés de Excel más comunes que causan problemas

Las siguientes son las cachés de Excel más comunes que la mayoría de los usuarios necesitan borrar para obtener un rendimiento óptimo:

Caché de documentos de Office (OneDrive / SharePoint)

La caché de documentos de Office almacena copias locales de archivos Excel basados en la nube para acelerar la sincronización y permitir la edición sin conexión. Puede causar problemas si las versiones almacenadas en caché entran en conflicto con la copia en la nube.

Los síntomas comunes de Office Document Cache incluyen errores de sincronización en los que los archivos no se cargan o descargan correctamente. También es posible que aparezca un error como «El archivo está bloqueado» o «Error al cargar», y que los cambios no se muestren a los colaboradores.

Caché de tabla dinámica

Cuando creas una tabla dinámica, Excel toma una «instantánea» de los datos de origen y la almacena en una caché interna para agilizar el análisis. Sin embargo, los conjuntos de datos grandes pueden aumentar considerablemente el tamaño del archivo de instantánea, y los datos almacenados en caché pueden quedar obsoletos o saturarse.

Por lo tanto, debes borrar o actualizar la caché cuando el tamaño del archivo sea inusualmente grande o cuando las tablas dinámicas muestren datos antiguos o incorrectos. También debes borrar la caché cuando cambies la estructura de datos de origen para mejorar la precisión y el rendimiento.

Archivos temporales

Mientras trabajas en tu archivo, Excel suele crear archivos temporales para respaldar las acciones de deshacer, el autoguardado y la recuperación tras fallos. Si los archivos temporales se acumulan, pueden provocar que Excel se bloquee o se cierre inesperadamente. Lo notarás si Excel tarda más en abrirse o cerrarse y si aparece el error «Excel no puede abrir el archivo».

Cómo borrar la caché de Excel en Windows

Ahora que ya sabemos dónde almacena Excel los datos almacenados en caché, te mostraré cómo borrarlos en Windows.

Borrar la caché de documentos de Office

La caché de documentos de Office es gestionada por Microsoft Office y se encarga de la sincronización de los archivos de Excel basados en la nube. La caché se controla a través delCentro de carga de o la configuración de Office, pero no directamente dentro de los archivos de Excel.

Sigue estos pasos para borrar la caché de documentos de Office:

• Cierra Excel y todas las demás aplicaciones de Office.
• Abre el menú Inicio y busca Centro de carga. Si no está disponible, abre la configuración de OneDrive.
• Ir a Configuración
• Selecciona Elige Eliminar archivos almacenados en caché.
• Confirma cuando se te solicite.

Después de borrar los archivos almacenados en la caché, Excel elimina las copias locales de los archivos en la nube, pero no se borran los datos en la nube. Los archivos se volverán a sincronizar desde OneDrive o SharePoint la próxima vez que los abras.

Borrar archivos temporales de Excel

Excel almacena los archivos temporales por separado de los cuadernos de trabajo reales. Para acceder a estos archivos temporales:

• Prensa Windows + R

• Escribe %temp% y pulsa Intro.

• Esto abre la carpeta de archivos temporales de Windows.

Ahora puedes eliminar archivos y carpetas de forma segura con Excel cerrado. Debes omitir cualquier archivo que Windows indique que está «en uso».

Echa un vistazo a nuestra hoja de referencia rápida de atajos de Excel para aprender a mejorar la productividad mediante el aprendizaje de los atajos para las diferentes funciones de Excel.

Borrar la caché de la tabla dinámica (opcional)

Aunque no es habitual, debes borrar la caché de la tabla dinámica cuando tu archivo de Excel sea inusualmente grande, cuando las tablas dinámicas muestren datos obsoletos o incorrectos, o si has cambiado la estructura de la fuente de datos. Sigue estos pasos para borrar la caché de la tabla dinámica:

Haz clic con el botón derecho en la tabla dinámica → Opciones de tabla dinámica.

Ve a la pestaña Datos.

Establece el número de elementos que se conservarán por campo en Ninguno.

Haz clic en Aceptar, luego haz clic con el botón derecho y selecciona Actualizar.

Al borrar la caché de la tabla dinámica, se reduce el tamaño del archivo y se garantiza que los menús desplegables solo muestren los datos actuales.

Cómo borrar la caché de Excel en Mac

macOS gestiona los archivos de caché de Excel de forma diferente y requiere algunos pasos para borrarlos.

Borrar los archivos de caché de Excel y Office

Los archivos de caché de Excel se almacenan dentro de la carpeta Biblioteca del usuario en macOS. Para eliminarlos de forma segura:

• Cierra Excel y todas las aplicaciones de Office.

• Abre Finder → Ir → Ir a la carpeta

• Pega la ruta ~/Library/Containers/

• Localiza las carpetas relacionadas con Microsoft Excel y Office.

• Eliminar solo las carpetas relacionadas con la caché (no los documentos)

Esta acción elimina los estados temporales de la interfaz de usuario y la caché local, lo que obliga a Excel a reconstruirlos automáticamente cuando se vuelve a abrir.

Borrar la caché de la tabla dinámica en Mac

El proceso para borrar la caché de la tabla dinámica en Mac es similar al de Windows, pero con menos opciones de personalización. Por lo general, basta con actualizar las tablas dinámicas, y el control de la caché es menos visible que en Windows.

Problemas comunes tras borrar la caché de Excel

Después de borrar la caché de Excel, es posible que observes algún comportamiento inusual, pero no debes preocuparte. Estas diferencias suelen ser normales y temporales, e incluyen lo siguiente:

• Inicio temporalmente más lento: La primera vez que abras Excel o un archivo basado en la nube, tardará más tiempo, ya que Excel reconstruye los archivos de caché nuevos al iniciarse por primera vez.
• Resincronización de archivos: Si has borrado la caché de documentos de Office, es posible que veas una barra de estado con el mensaje «Sincronizando» durante unos minutos, ya que los archivos en la nube pueden tardar un poco en volver a descargarse.
• Recálculo o actualización de las tablas dinámicas: Los cuadernos de trabajo grandes pueden provocar un recálculo completo, ya que los resultados almacenados en la caché se han eliminado y, por lo tanto, se han reconstruido desde la fuente al abrirlo.
• Lista de archivos recientes: A veces, al borrar las cachés profundas del sistema se puede borrar la lista de archivos «Recientes». Cuando esto ocurra, solo tendrás que abrirlos manualmente desde sus carpetas una vez para que vuelvan a aparecer en la lista.

Cuándo no debes borrar la caché de Excel

Borrar la caché de Excel es una herramienta importante para solucionar problemas de lentitud en los cuadernos de trabajo, pero debes tener cuidado al aplicarla. Debes tener cuidado de no borrar la caché cuando:

• Los archivos no se han sincronizado completamente: Si OneDrive o SharePoint siguen cargando o descargando archivos, borrar la caché puede interrumpir el proceso y crear conflictos de versiones.
• Estás trabajando con cambios sin guardar: Al borrar la caché se eliminan los datos locales temporales. Guarda y cierra siempre los archivos primero para evitar perder los cambios recientes.
• Estás solucionando problemas que no están relacionados: Los problemas de caché suelen manifestarse en forma de errores de sincronización, lentitud o datos obsoletos. Si el problema tiene que ver con el formato, las fórmulas, los permisos o los complementos, borrar la caché no servirá de nada.
• El archivo es enorme: Si un archivo es lento simplemente porque tiene 500 000 filas y 50 tablas dinámicas, borrar la caché solo es una solución temporal. Es probable que el «retraso» se deba a una limitación del hardware o del diseño de los archivos.

Mejores prácticas para prevenir problemas con la caché de Excel

Para evitar la mayoría de los problemas relacionados con la caché, sigue estos sencillos hábitos:

• Cierra Excel correctamente: Evita cerrar la aplicación de forma forzada a menos que no responda en absoluto. Al cerrar Excel normalmente, este elimina sus propios archivos temporales «borradores».
• No mantengas abiertos muchos archivos grandes a la vez: Si mantienes abiertos varios cuadernos de trabajo grandes a la vez, Excel se ve obligado a manejar grandes cantidades de datos almacenados en la caché. Cierra siempre los archivos Excel cuando no los estés utilizando.
• Controla el tamaño de la tabla dinámica: Dado que las tablas dinámicas almacenan una copia de los datos de origen dentro del archivo, intenta actualizar siempre las fuentes con prontitud para evitar la acumulación de datos incrustados.
• ​Deja que los archivos en la nube se sincronicen completamente antes de apagar el dispositivo: Antes de apagar tu computadora portátil o cerrar un archivo sincronizado en la nube, asegúrate de que el archivo indique «Guardado en la nube» o muestre el icono de marca de verificación verde para indicar que la sincronización se ha completado.

Conclusión

Borrar la caché de Excel es una solución sencilla y práctica para muchos problemas comunes, como el rendimiento lento, los errores de sincronización y los datos obsoletos. En la mayoría de los casos, solo es necesario borrar una o dos cachés específicas, como la caché de documentos de Office o los archivos temporales, en lugar de restablecer todo. Cuando se realiza de forma ocasional y en el momento adecuado, borrar la caché puede restaurar rápidamente el rendimiento de Excel y resolver los frustrantes problemas de sincronización en la nube sin afectar a tu trabajo real.

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