Cómo contar valores únicos en Excel: Lo que debes saber

Si trabajas con datos, contar los valores únicos es imprescindible, porque los datos limpios producen mejores perspectivas. En esta guía, te mostraré cómo contar valores únicos en Excel. También te mostraré casos especiales, como el manejo de la distinción entre mayúsculas y minúsculas, o cómo contar valores únicos en función de una o varias condiciones.

Como a veces se confunden las ideas, me tomaré un tiempo para desengañarte de cualquier malentendido que puedas tener sobre la diferencia entre valores únicos y distintos en Excel y, en caso de que estuvieras buscando realizar un recuento distinto en su lugar, te mostraré cómo al final de este artículo. 

Por último, antes de empezar, quiero señalar que éstas son sólo algunas de las cosas que se tratan en nuestro curso de Fundamentos de Excel, así que inscríbete hoy mismo para convertirte en un experto.

Nota sobre los Valores Únicos frente a los Valores Únicos Valores distintos en Excel

A veces, los términos valores únicos y valores distintos se utilizan indistintamente, pero no son lo mismo. Así que aquí tienes una rápida comparación para ayudarte a entender su diferencia.

Valores distintos son los valores distintos de un conjunto de datos, eliminados los duplicados. Por ejemplo, en la lista A, A, B, C, C, D, los valores distintos son A, B, C, D.

Valores únicos, en cambio, son valores que sólo aparecen una vez en el conjunto de datos. Utilizando el mismo ejemplo, los valores únicos son B y D (porque A y C aparecen más de una vez).

En la primera mitad del artículo, me centraré en las distintas formas de contar valores únicos en Excel. Pero, si has aterrizado aquí por accidente y realmente buscas contar valores distintos, te tengo cubierto para esto, también, si quieres desplazarte a la sección posterior.

Métodos para contar valores únicos en Excel

Hay dos formas habituales de contar valores únicos en Excel.

Método 1: Utiliza la función UNIQUE() con el parámetro correcto

La forma más sencilla de contar valores únicos es utilizando la función UNIQUE() y la función COUNTA(). La función UNIQUE() extrae todos los valores únicos de un rango, y COUNTA() cuenta cuántos valores únicos hay. 

COUNTA(UNIQUE(range, false, true))

Por ejemplo, he aplicado la siguiente fórmula a un pequeño conjunto de datos, y me ha dado valores únicos.

=COUNTA(UNIQUE(A2:A8, false, true))

Cuenta los valores únicos utilizando las funciones UNIQUE() y COUNTA(). Imagen del autor.

Si en su lugar utilizases esta sintaxis, =COUNTA(UNIQUE(A2:A8)), que no tiene el tercer parámetro que hemos establecido como TRUE, obtendríamos como resultado un recuento distinto, no único. Establecer TRUE en el tercer argumento indica a la función que devuelva un recuento único. Ambas cosas están dentro de la función UNIQUE(), por lo que al principio puede resultar un poco confuso.

Método 2: Utiliza SUM() con IF() y COUNTIF()

Si no estás muy seguro de los matices de la función UNIQUE(), o si no tienes Excel 365, debes saber que también podemos combinar SUM() con IF() y COUNTIF() para contar los valores únicos.

=SUM(IF(COUNTIF(range, range)=1,1,0))

Por ejemplo, tengo datos en el rango A2:A8 y quiero contar los valores únicos, así que escribo la siguiente fórmula:

SUM(IF(COUNTIF(A2:A8, A2:A8)=1,1,0))

Aquí COUNTIF() recorre la lista y comprueba cuántas veces aparece cada nombre. Si un nombre aparece una sola vez, lo cuenta como 1. Si aparece más de una vez, obtiene un número mayor. A continuación, IF() filtra esos resultados para mantener los 1 tal cual, pero convierte todo lo demás en 0. Por último, SUM() suma todos los 1s y nos da el recuento total de valores únicos.

Cuenta valores únicos utilizando SUM(), IF() y COUNTIF(). Imagen del autor.

Contar valores numéricos y de texto únicos

A veces, nuestro conjunto de datos contiene tipos de datos mixtos y tenemos que analizarlos independientemente. Esto puede parecer un poco desalentador al principio, pero es posible en Excel. Veamos dos métodos: uno para contar valores de texto únicos y otro para números únicos.

Contar valores de texto únicos

Si quieres contar valores de texto únicos, combina las funciones ISTEXT(), COUNTIF(), y SUM(). ISTEXT() comprueba si un valor es un texto, mientras que COUNTIF() cuenta cuántas veces aparece cada valor, y SUM() totaliza las entradas de texto distintas. 

He aplicado la siguiente fórmula a unos datos de muestra, y me ha mostrado al instante cuántos valores de texto únicos hay.

=SUM(IF(ISTEXT(A2:A9)*COUNTIF(A2:A9,A2:A9)=1,1,0))

Cuenta los valores de texto únicos. Imagen del autor.

Contar valores numéricos únicos

Si quieres contar números únicos en lugar de texto, utiliza la misma fórmula pero sustituye ISTEXT() por ISNUMBER(). ISNUMBER() sólo tendrá en cuenta los valores numéricos, mientras que COUNTIF() y SUM() se encargan de la unicidad. He modificado la fórmula anterior con los mismos datos, y ahora sólo me muestra el número de valores numéricos únicos:

=SUM(IF(ISNUMBER(A2:A9)*COUNTIF(A2:A9,A2:A9)=1,1,0))

Cuenta los valores numéricos únicos. Imagen del autor.

Contar valores únicos con condiciones y criterios

Ahora que hemos cubierto los métodos básicos para contar valores únicos, vamos a explorar algunas técnicas avanzadas.

Contar valores únicos en función de las condiciones

Para contar los valores únicos en función de una condición concreta, utilizo esta sintaxis:

=IFERROR(ROWS(UNIQUE(FILTER(range, criteria_range=criteria))), 0)

En esta fórmula, FILTER() filtra el rango basándose en criterios específicos, UNIQUE() elimina los duplicados, ROWS() cuenta los resultados y IFERROR() evita errores devolviendo No encontrado si no se encuentran coincidencias.

Supongamos que tengo una lista de Empleados y sus Departamentos, y necesito contar cuántos empleados únicos trabajan en un departamento concreto. Utilizaré la siguiente fórmula:

=IFERROR(ROWS(UNIQUE(FILTER(A2:A20, B2:B20=F1))), "Not Found")

Aquí, A2:A10 representa el rango de nombres de empleados que quiero filtrar y B2:B10=F1 comprueba qué empleados pertenecen al departamento, que está escrito en F1.

Contar valores únicos con una condición. Imagen del autor.

Contar filas únicas en función de varias columnas

Si quiero contar los empleados únicos de un departamento concreto cuyos salarios son inferiores a 50.000 $, utilizo esta fórmula:

=IFERROR(ROWS(UNIQUE(FILTER(A2:A10, (B2:B10=F1) * (C2:C10>F2)))), "Not Found")

Aquí, A2:A10 representa el rango de nombres de los empleados, B2:B10=F1 comprueba qué empleados pertenecen al departamento escrito en F1, y C2:C10>F2 comprueba si el salario es inferior a la cantidad dada en F2.

Contar valores únicos con varios criterios. Imagen del autor.

Recuentos únicos sensibles a mayúsculas y minúsculas

Por defecto, Excel distingue entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, Apple y APPLE se consideran diferentes. Para detectar estos casos, creo una columna de ayuda con la siguiente fórmula:

=IF(SUM((--EXACT($A$2:$A$11,A2)))=1,"Unique","Duplicate")

Y ahora, para obtener el recuento de valores únicos, utilizo la función COUNTIF() de la siguiente manera:

=COUNTIF(B2:B11,"Unique")

Cuenta los valores únicos que distinguen mayúsculas de minúsculas. Imagen del autor.

Buenas prácticas para contar valores únicos en Excel

Aquí tienes algunas de mis prácticas favoritas que te ayudarán a mantener las cosas precisas y eficientes:

• Asegúrate de que no hay espacios de más ni formatos incoherentes en los datos. De lo contrario, se producirá un error.
• Tu rango de datos no debe incluir celdas vacías, ya que pueden estropear el resultado.
• Si tus datos cambian a menudo, utiliza Tablas dinámicas o funciones de matriz dinámica para mantenerlo todo actualizado en tiempo real. 

Cómo contar valores distintos en su lugar

Ahora, como apartado final, en caso de que realmente hubieras querido contar distintos te mostraré varios métodos para contar valores distintos.

Método 1: Utiliza las funciones COUNTIF() y SUM()

Para contar valores distintos en Excel, puedes combinar las funciones COUNTIF() y SUM(). La función COUNTIF() comprueba cuántas veces aparece cada valor en un rango determinado. A continuación, SUM() suma los valores devueltos por COUNTIF(), dando el número total de entradas distintas. 

=SUM(1/COUNTIF(range, range))

Supongamos que quiero encontrar los valores distintos del intervalo A2:A8. Introduzco la siguiente fórmula:

=SUM(1/COUNTIF(A2:A8, A2:A8))

Aquí, la función COUNTIF() comprueba cuántas veces aparece cada valor en una lista.

1/COUNTIF(A2:A8, A2:A8) divide 1 por el número de veces que aparece cada valor. Por ejemplo, si un número aparece dos veces, cada instancia se convierte en 0,5 (1/2). Si aparece tres veces, será 0,33 (1/3). 

Como no queremos estas fracciones, podemos utilizar SUM() o SUMPRODUCT() para sumar todos los valores. Las fracciones de cada duplicado se combinan en 1, y los valores distintos siguen siendo 1, ya que 1/1 = 1:

=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A2:A8, A2:A8))

Cuenta valores distintos utilizando las funciones COUNTIF() y SUM(). Imagen del autor.

Método 2: Utilizar tablas dinámicas para recuentos distintos

Excel 2013 y Excel 2016 han incluido una función integrada para contar valores distintos en una Tabla dinámica. Para utilizarla, primero tienes que crear una Tabla dinámica seleccionando los datos: Ve a Insertar y selecciona Tabla dinámica. Aparecerá un cuadro de diálogo: en él, elige Hoja de cálculo existente y marca la casilla Añadir estos datos al Modelo de datos.

Crea una Tabla dinámica. Imagen del autor.

A continuación, arrastra la columna que desees al campo Valores. En mi caso, arrastro la columna Frutas porque quiero contar sus valores distintos. A continuación, haz clic en Configuración del campo de valor en el menú desplegable. Aparecerá una ventana emergente: desde ahí, selecciona Recuento Distinto. Incluso puedes dar a esta columna un nombre personalizado, pero eso es opcional.

Contar valores distintos utilizando la Tabla dinámica. Imagen del autor.

Método 3: Aplicar filtros avanzados

Si no te gusta trabajar con fórmulas, utiliza en su lugar los filtros avanzados. 

En este ejemplo, tengo un conjunto de datos y quiero encontrar valores distintos utilizando filtros avanzados. Para ello, selecciono el rango en el que quiero encontrar el valor concreto. Luego, voy a la pestaña Datos y hago clic en Avanzado. 

Ahora, en el cuadro de diálogo Filtro avanzado, elijo Copiar a otra ubicación y, en el campo Copiar a, introduzco la celda de destino donde quiero que aparezca mi lista. A continuación, marca la casilla Sólo registros únicos y haz clic en Aceptar.

Una vez que tengo una lista de valores únicos, calculo el recuento de estos valores únicos utilizando la función ROWS():

=ROWS(D2:D5)

Aunque la opción de la imagen inferior sólo lee Registros únicos, en realidad extrae valores distintos. 

Cuenta los valores distintos utilizando una opción de Filtro Avanzado. Imagen del autor.

Método 4: Implementar macros VBA

Si quieres contar valores distintos repetidamente, utiliza VBA (Visual Basic para Aplicaciones), donde escribimos el código una vez, y se automatiza todo el proceso cada vez que llamamos a la función con su nombre.

Así es como puedes utilizarlo: pulsa Alt + F11 y ve a la opción Módulo de la pestaña Insertar. Aparecerá un nuevo módulo y podrás pegar aquí tu código. 

Este es el código que he creado para contar los valores distintos:

Function CountUnique(rng As Range) As Integer
    Dim dict As Object
    Set dict = CreateObject("Scripting.Dictionary")
    
    Dim cell As Range
    For Each cell In rng
        If Not dict.exists(cell.Value) And cell.Value <> "" 

Then,
            dict.Add cell.Value, Nothing
        End If
    Next cell
    
    CountUnique = dict.Count
End Function

Escribe un código en el editor VBA para encontrar valores distintos. Imagen del autor.

A continuación, pulsa Ctrl + S para guardarlo y ALt + Q para cerrar el editor VBA. Ahora, puedes llamar a esta función personalizada en cualquier lugar de la hoja y especificar el rango a partir del cual buscar los valores distintos. En mi caso, se llama CountUnique(), así que cada vez que llamo a esta función con un rango especificado, me da un valor de recuento:

=CountUnique(A2:A8)

Cuenta los valores distintos utilizando el editor VBA. Imagen del autor.

Tabla de referencia

Como referencia, he creado una tabla para ayudarte a tener claras las diferencias entre recuentos únicos y distintos. 

Problemas comunes y resolución de problemas

A veces, incluso después de seguir las mejores prácticas, puedes encontrarte con dificultades. Pero no pasa nada, porque esto ocurre con la mayoría de la gente.

A veces, obtengo un error y me siento confuso, sólo para darme cuenta de que los espacios ocultos son el problema. Esto ocurre cuando algunos valores tienen espacios extra al principio o al final y Excel trata estos casos de forma diferente, aunque tengan el mismo aspecto. Para solucionarlo, envuelvo mi fórmula dentro de la función TRIM(). Lee mi otro tutorial, Utilizar la función TRIM() en Excel: Arregla cualquier problema de espaciado si tienes alguna duda sobre TRIM().

Otro problema habitual son los errores de fórmula en versiones antiguas de Excel. Por ejemplo, UNIQUE() no funciona en Excel 2016 ni en sus versiones anteriores. En lugar de esto, utiliza COUNTIF() o SUMPRODUCT().

Reflexiones finales

He tratado fórmulas clave, tablas dinámicas y macros VBA para contar valores únicos y distintos. Cada método tiene sus ventajas, pero debes elegir el que se adapte a tus necesidades y sea compatible con tu versión de Excel.

Si quieres perfeccionar tus conocimientos de Excel, consulta nuestro curso de Fundamentos de Excel y el curso Preparación de datos en Excel.