Cómo resaltar duplicados en Excel

Método 1: Resaltar duplicados en Excel utilizando el formato condicional

Puedes utilizar el formato condicional para identificar duplicados en tu hoja de cálculo de Excel. He aquí cómo:

• Selecciona el rango de celdas que quieres comprobar.

Selecciona el rango de celdas. Imagen del autor.

• Ir a Inicio > Formato condicional > Resaltar Reglas de Celdas > Duplicar valores.

Selecciona la opción Duplicar valores. Imagen del autor.

• Aparece un cuadro de diálogo. En la lista desplegable, selecciona cómo quieres resaltar los duplicados. Aquí, elegí Relleno verde con texto verde oscuro.

Aplica el formato. Imagen del autor.

• Haz clic en OK y verás resaltados los valores duplicados.

Los valores duplicados aparecen resaltados. Imagen del autor.

Lo mejor de este enfoque es que puedes ver los duplicados enseguida. En cuanto introduzcas nuevos datos, Excel los coloreará automáticamente si son duplicados. Aunque este método es rápido y fácil, tiene algunos límites básicos. Por ejemplo, si quieres buscar duplicados en varias columnas o encontrar coincidencias parciales (como que sólo coincidan los apellidos), este simple resaltado no funcionará. 

Método 2: Resaltar duplicados en Excel mediante la fórmula COUNTIF()

He aquí cómo puedes resaltar sólo el segundo valor duplicado y los siguientes. Como nota, este método no contará la primera ocurrencia.

• Selecciona el rango de celdas. 
• Ir a Inicio pestaña > Formato condicional > Nueva Regla.

Establecer una nueva regla. Imagen del autor.

• Ahora, selecciona la opciónUtilizar una fórmula para determinar qué celdas formatear . A continuación, en el cuadro de fórmulas, escribe la siguiente fórmula. (Aquí, A2 es la primera celda del rango que has seleccionado).

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

• Pulsa el botón Formato para elegir el color de relleno o de fuente que desees y, a continuación, selecciona OK para aplicar los cambios.

Pasos para resaltar los duplicados. Imagen del autor.

Ahora puedes ver que todas las celdas duplicadas, excluyendo las primeras.

Duplicados resaltados. Imagen del autor.

Al igual que la opción Formato condicional, la fórmula se recalcula automáticamente a medida que cambian tus datos y se identifican los duplicados en tiempo real. Pero aquí está la parte más destacada: con este método obtienes más control sobre los datos duplicados. Supongamos que sólo quieres comprobar si hay duplicados en determinadas columnas, o tal vez quieres contar algo como duplicado sólo si coinciden tanto el nombre COMO el correo electrónico. Este método te permite hacerlo ajustando tu fórmula.

Método 3: Resaltar duplicados en Excel con Power Query

Puedes utilizar Power Query para importar y limpiar datos de múltiples fuentes. Es especialmente útil para manejar grandes conjuntos de datos y realizar tareas más avanzadas de manipulación de datos. A continuación te explicamos cómo puedes utilizarlo para resaltar los duplicados:

• Selecciona una celda o rango de celdas. 
• Ir a Datos pestaña > Obtener y transformar datos > Desde Tabla.

Seleccionando la opción Desde Tabla. Imagen del autor.

• Aparecerá una ventana emergente. Si tienes una cabecera en tus datos, asegúrate de marcar la casilla Mi tabla tiene cabeceras para que no cuente tu cabecera como datos. A continuación, selecciona Aceptar.

Seleccionar los datos automáticamente. Imagen del autor. 

• Los datos seleccionados aparecen en el Editor de Power Query. Ahora, selecciona la columna en la que quieres comprobar si hay duplicados.

Editor de consultas potentes. Imagen del autor.

• A continuación, dentro del Editor de Power Query, ve a la pestaña Inicio > Mantener Filas y selecciona la opciónMantener Duplicados . Esto mostrará todas las filas duplicadas de la columna seleccionada.

Mostrar datos duplicados. Imagen del autor.

• Si quieres ver los resultados en Excel en lugar de en el Editor de Power Query, haz clic en Cerrar y cargar debajo del botón Cerrar del grupo Cerrar.

Cerrar y cargar. Imagen del autor.

De esta forma, podrás ver los resultados en Excel.

Datos cargados en hoja Excel. Imagen del autor.

Este enfoque funciona bien con grandes conjuntos de datos: cientos o incluso miles de filas. También es perfecto si recibes regularmente nuevos datos y necesitas comprobar a menudo si hay duplicados. En lugar de hacer el mismo trabajo repetidamente, lo configuras una vez, y Power Query limpiará automáticamente cualquier duplicado.

Buenas prácticas para resaltar duplicados en Excel

Si quieres resaltar los duplicados en Excel, adopta un enfoque sistemático para mantener la integridad de tus datos. Aquí tienes algunas de mis mejores prácticas que puedes seguir:

• Antes de realizar cualquier modificación, haz siempre una copia de seguridad de tus datos. Así tendrás una red de seguridad a la que recurrir.
• Normaliza todos los casos de texto, espacios, fechas, números y caracteres especiales para mantener un formato coherente.
• Establece reglas de validación de datos, incluyendo listas desplegables, mensajes de advertencia, campos obligatorios, rangos de valores y procedimientos documentados para evitar duplicados en el punto de entrada.

Solución de problemas comunes de duplicados en Excel

Incluso con los métodos adecuados, puedes encontrarte con un par de problemas al resaltar duplicados. Aunque las siguientes funciones no son necesarias para que encuentres duplicados per se, conocerlas puede ayudarte a solucionar problemas comunes.

Duplicados no resaltados

A veces, valores con nombres idénticos no se resaltan debido a caracteres ocultos o espacios adicionales. Para resolver este problema, utiliza conjuntamente las funciones TRIM() y CLEAN(). TRIM() eliminará los espacios innecesarios del principio, final y mitad del texto, mientras que CLEAN() eliminará los caracteres no imprimibles. 

Sensibilidad a los casos

Excel distingue entre mayúsculas y minúsculas. Trata las mayúsculas y las minúsculas como caracteres diferentes, como DATACAMP, DataCamp, Datacamp, y datacamp, que se considerarían entradas diferentes. Para solucionarlo, puedes utilizar las funciones UPPER(), LOWER() y PROPER(). Esto es lo que hace cada función:

• UPPER() convierte el texto a mayúsculas. 

• LOWER() convierte el texto a minúsculas.

• PROPER() escribe en mayúsculas la primera letra de cada palabra.

Reflexiones finales

Las comprobaciones periódicas de duplicados mantienen la integridad de los datos y evitan errores de análisis. Aunque Excel tiene varios enfoques para resaltar los duplicados, te animo a que experimentes con distintos métodos para encontrar el que mejor se adapte a tus necesidades.

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