Utilisez la fonction TRIM() dans Excel : Corriger les problèmes d'espacement

Si vous êtes un analyste de données ou un scientifique, vous avez probablement rencontré des problèmes mineurs qui peuvent devenir de gros maux de tête. Un problème courant dans Excel est la gestion des espaces supplémentaires dans vos données. Ils peuvent perturber les choses et provoquer des erreurs inattendues. Il arrive que deux valeurs identiques ne correspondent pas à cause d'espaces cachés.

Pour y remédier, Excel propose la fonction TRIM(), qui supprime tous les espaces supplémentaires et ne laisse qu'un seul espace entre les mots. Les données sont ainsi plus claires et plus faciles à exploiter.

Réponse rapide

La fonction TRIM() d'Excel supprime tous les espaces intermédiaires, de tête et de fin du texte, ne laissant qu'un seul espace entre les mots.

=TRIM(text) 

Supposons que je dispose d'un nom complet dans la cellule A2 avec un espace supplémentaire entre le prénom et le nom. Utilisez la formule suivante :

=TRIM(A2)

Utilisez la fonction TRIM(). Image par l'auteur.

Utilisations et exemples de la fonction Excel TRIM()

Découvrons comment TRIM() nettoie les espaces superflus et corrige les problèmes de formatage à l'aide d'exemples.

Utiliser TRIM() pour nettoyer les données importées

Parfois, les données sont désordonnées lorsque nous les importons dans Excel à partir de sources externes. Des espaces supplémentaires sont souvent disséminés, ce qui peut perturber le tri, le filtrage ou même de simples calculs.

Supposons que je dispose d'un ensemble de données contenant les coordonnées d'un client avec des espaces incohérents et que je souhaite supprimer les espaces supplémentaires des cellules en une seule fois.. Pour ce faire, je saisis la formule suivante dans la cellule C2 , puis jedouble-clique sur la poignée de remplissage pour appliquer la formule à toutes les cellules :

=TRIM(A2)

Supprimez les espaces supplémentaires à l'aide de la fonction TRIM(). Image par l'auteur

Utiliser TRIM() avec des nombres

La fonction TRIM() ne fonctionne qu'avec du texte. Si nous l'utilisons sur un nombre, Excel le traitera toujours comme du texte, ce qui peut poser des problèmes lors des calculs.

TRIM() traite les valeurs numériques comme du texte. Image par l'auteur.

Dans l'exemple ci-dessus, nous pouvons voir que TRIM() a nettoyé les espaces, mais deux choses ne semblent pas correctes :

• Tout d'abord, les chiffres sont alignés à gauche et non à droite. Dans Excel, les nombres sont généralement alignés à droite.

• Deuxièmement, la barre d'état n'affiche que COUNT(), et lorsque j'essaie d'additionner ces valeurs à l'aide de SUM(), le résultat est nul.

Pour créer un correctif, nous pouvons envelopper TRIM() à l'intérieur de la fonction VALUE(), comme ceci :

=VALUE(TRIM(A2))

Cette étape supplémentaire permet de convertir le texte tronqué en un nombre.

Insérez TRIM() dans la fonction VALUE(). Image par l'auteur.

Utilisation de TRIM() pour supprimer les délimiteurs

Si nous devons supprimer un délimiteur spécifique d'un texte, nous pouvons utiliser la fonction SUBSTITUTE(). Supposons, par exemple, que mon texte contienne des virgules, mais que je n'en veuille pas. Je peux utiliser la formule suivante :

=SUBSTITUTE(A2,",","")

Cette étape supprime les virgules mais ne supprime pas les espaces supplémentaires autour d'elles. Donc, pour être plus précis, j'associe SUBSTITUTE() à TRIM():

=TRIM(SUBSTITUTE(A2,",",""))

Combinez SUBSTITUTE() et TRIM(). Image par l'auteur

Techniques plus avancées de la fonction Trim() d'Excel

Outre son utilisation de base, TRIM() peut également effectuer des opérations avancées lorsqu'il est combiné à d'autres fonctions Excel. 

Utilisation de TRIM() pour supprimer les caractères non imprimables

Il arrive que nos données contiennent des caractères non imprimables que TRIM() ne peut pas traiter seul. J'utilise donc la fonction CLEAN() et je l'enveloppe dans la fonction TRIM().

=TRIM(CLEAN(A1))

Ici, TRIM() nettoie les espaces supplémentaires et CLEAN() supprime les caractères non imprimables.

Nettoie les caractères non imprimables. Image par l'auteur.

Utiliser TRIM() pour compter le nombre de mots dans une cellule

Nous pouvons également utiliser TRIM() pour compter le nombre de mots dans une cellule. Examinez la formule suivante :

=LEN(TRIM(A1)) - LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1), " ", "")) + 1 

Ici, TRIM(A1) supprime les espaces supplémentaires, LEN(TRIM(A1)) compte tous les caractères du texte nettoyé, y compris les espaces, et LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1), " ", "")) supprime tous les espaces et ne compte que les caractères réels. Ensuite, pour obtenir le nombre de mots, il soustrait le nombre de caractères sans espaces du nombre total. Et comme le nombre de mots est toujours supérieur au nombre d'espaces + 1, la formule donne le nombre de mots final.

Utilisez TRIM() pour compter les mots dans une cellule. Image par l'auteur.

Mais cette formule renvoie 1 pour la cellule vide. Pour éviter cela, je modifie légèrement la formule ci-dessus, qui renvoie 0:

=IF(A2="", 0, LEN(TRIM(A2))-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))+1)

Comptez les mots avec des cellules vides. Image par l'auteur.

Utilisation de TRIM() pour gérer les espaces insécables

TRIM() supprime les espaces mais pas les espaces insécables. Ces espaces ressemblent à des espaces ordinaires mais se comportent différemment puisqu'il s'agit d'un caractère Unicode unique ayant une valeur de 160 en ASCII 7 bits. Vous pouvez les repérer dans des textes copiés sur des sites web.

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

Ici, CHAR(160) remplace les espaces insécables par des espaces normaux, puis TRIM() supprime les espaces supplémentaires.

Supprimez les espaces insécables avec TRIM() et SUBSTITUTE(). Image par l'auteur.

Problèmes courants et solutions

Bien que TRIM() soit une fonction simple, j'ai rencontré quelques problèmes lors de son utilisation. Parfois, il ne fonctionne pas comme prévu et génère des erreurs. Examinons donc quelques problèmes courants et la manière dont je les résous.

Correction des erreurs #VALUE !

Si vous obtenez une erreur#VALUE! après avoir utilisé TRIM(), c'est probablement parce que la fonction est appliquée à une valeur numérique au lieu d'un texte. Pour résoudre ce problème, je vérifie d'abord si les données sont bien du texte. Si je dois nettoyer les espaces dans les nombres, je place TRIM() à l'intérieur de la fonction VALUE(), comme nous l'avons vu plus haut. De cette façon, TRIM() supprime tout espace supplémentaire et VALUE() le reconvertit en nombre. 

Résolution des problèmes de performance avec les grands ensembles de données

Si vous utilisez TRIM() sur un grand ensemble de données, Excel risque d'être à la traîne car il recalcule chaque ligne à chaque modification de la feuille de calcul. Pour remédier à ce problème, coupez les données avant de les importer, si possible. Ou après avoir appliqué TRIM(), copiez la colonne nettoyée et collez-la en tant que valeurs ( Ctrl+ Alt + V > Coller les valeurs). Cela permet d'éliminer les formules et d'améliorer les performances.

Correction des problèmes liés aux caractères spéciaux

TRIM() ne gère que le code de caractère 32 dans ASCII (codage sur 7 bits). Pour vérifier la présence de caractères cachés, j'utilise donc la fonction CODE():

• Pour trouver le code du premier caractère, j'utilise =CODE(LEFT(A1,1)).

• Pour vérifier le dernier caractère, j'utilise =CODE(RIGHT(A1,1)).

• Pour inspecter une position spécifique, j'utilise =CODE(MID(A1, n, 1)) (Remplacez n par le numéro du poste).

Par exemple, j'ai un échantillon de données et dans la première cellule, le caractère se trouve à droite du texte. J'utilise donc la formule suivante pour vérifier le code du caractère :

=CODE(RIGHT(A2))

Maintenant je sais que le personnage est 162Je l'enlève donc facilement avec SUBSTITUTE() et TRIM() comme ceci :

=TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(162), " "))

Supprimez les caractères spéciaux avec CODE(), SUBSTITUTE() et TRIM(). Image par l'auteur.

Traitement des données tronquées qui ne sont pas mises à jour

Une fois, j'ai appliqué TRIM(), mais rien n'a changé. Après avoir revérifié, je me suis rendu compte qu'Excel était en mode de calcul manuel et que les formules n'étaient donc pas mises à jour. Pour résoudre ce problème, je suis allé dans Formules > Options de calcul et je l'ai réglé sur Automatique. Ensuite, ma formule a parfaitement fonctionné.

Réflexions finales 

Vous savez maintenant que la fonction TRIM() supprime les espaces supplémentaires dans Excel et évite les problèmes de calcul. Ainsi, quelle que soit votre activité, qu'il s'agisse d'importer des données ou de supprimer des caractères cachés ou spéciaux, vous n'avez pas à résoudre les problèmes un par un. Combinez plutôt TRIM() avec d'autres fonctions telles que SUBSTITUTE(), CLEAN() et VALUE() pour obtenir les meilleurs résultats.

Pour améliorer vos compétences en Excel, consultez notre cours sur la préparation des données dans Excel. Il vous aidera à nettoyer et à organiser facilement les données. Une fois que vous aurez maîtrisé cela, consultez notre cours sur la visualisation des données dans Excel et apprenez à convertir des données brutes en aperçus clairs et visuels.