如何在 Excel 中高亮显示重复项

方法一：使用条件格式在 Excel 中高亮显示重复项

您可以使用条件格式来识别 Excel 表格中的重复项。步骤如下：

• 选择要检查的单元格范围。

选择单元格范围。图片来源：作者。

• 依次转到 开始 > 条件格式 > 突出显示单元格规则 > 重复值。

选择“重复值”选项。图片来源：作者。

• 将出现一个对话框。在下拉列表中选择您希望高亮重复项的格式。这里我选择了 绿色填充，深绿色文本。

应用格式。图片来源：作者。

• 单击 确定，即可看到重复值被高亮显示。  

重复值已被高亮。图片来源：作者。

这种方法最大的优点是您可以立即看到重复项。一旦输入新数据，如果是重复项，Excel 会自动为其着色。尽管此方法快捷易用，但也有一些基本限制。例如，如果您要跨多列检查重复或查找部分匹配（如仅匹配姓氏），这种简单的高亮方式就无法满足需求。 

方法二：使用 COUNTIF() 公式在 Excel 中高亮重复项

以下方法可以只高亮第二个及后续的重复值。需要注意的是，此方法不会计入第一次出现。

• 选择单元格范围。 
• 转到 开始 选项卡 > 条件格式 > 新建规则。

设置新规则。图片来源：作者。

• 现在选择 “使用公式确定要设置格式的单元格”选项。然后， 在公式框中输入以下公式。（此处 A2 是您所选范围中的第一个单元格。）

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1技术支持

• 单击 格式 按钮，选择所需的填充或字体颜色，然后选择 确定 应用更改。

高亮显示重复项的步骤。图片来源：作者。

现在您可以看到，除首次出现外，所有重复的单元格都被高亮显示。

重复项已被高亮。图片来源：作者。

与条件格式类似，该公式会在数据变化时自动重新计算，并实时识别重复项。但更出色的是——此方法让您能更灵活地控制重复数据。假设您只想在特定列中检查重复，或者只有当姓名和邮箱同时匹配时才算重复。通过调整公式，这种方法都能实现。

方法三：使用 Power Query 在 Excel 中高亮重复项

您可以使用 Power Query 从多个来源导入并清洗数据。它在处理大型数据集和执行更高级的数据操作任务时尤其有用。以下是使用它来高亮重复项的方法：

• 选择一个单元格或一段单元格范围。 
• 转到 数据 选项卡 > 获取并转换数据 > 自表格/区域。

选择“自表格/区域”选项。图片来源：作者。

• 会弹出一个窗口。如果您的数据包含表头，请务必勾选 我的表具有标题行，以免将表头计入数据。然后选择 确定。

自动选择数据。图片来源：作者。 

• 所选数据会出现在 Power Query 编辑器中。现在，选择要检查重复项的列。

Power Query 编辑器。图片来源：作者。

• 接着，在 Power Query 编辑器中，转到 开始 选项卡 > 保留行 并选择 保留重复项 。这将显示所选列的所有重复行。

显示重复数据。图片来源：作者。

• 如果您希望在 Excel 中查看结果而不是在 Power Query 编辑器中，请在 关闭 组下单击 关闭并加载。

关闭并加载。图片来源：作者。

这样，您就可以在 Excel 中查看结果了。

数据已加载到 Excel 工作表。图片来源：作者。

这种方法非常适合大型数据集——数百甚至数千行。如果您经常接收新数据并需要频繁检查重复项，这更是理想选择。您只需设置一次，Power Query 就会自动清理重复数据，避免重复劳动。

在 Excel 中高亮重复项的最佳实践

若要在 Excel 中高亮重复项，请采用系统化方法以维护数据完整性。以下是我建议您遵循的一些最佳实践：

• 在进行任何修改之前，务必备份您的数据。这能确保您有可回退的安全网。
• 统一文本大小写、空格、日期、数字和特殊字符的格式，保持一致性。
• 设置数据验证规则，包括下拉列表、警告信息、必填字段、取值范围和操作规范等，从源头预防重复。

排查常见的 Excel 重复项问题

即使方法正确，在高亮重复项时也可能遇到一些挑战。下面的函数并非查找重复所必需，但了解它们有助于您解决常见问题。

未高亮显示重复项

有时，即使名称相同也不会被高亮，原因在于隐藏字符或多余空格。为解决此问题，请同时使用 TRIM() 和 CLEAN() 函数。TRIM() 会删除文本开头、结尾和中间不必要的空格，而 CLEAN() 会去除不可打印字符。 

大小写敏感性

Excel 区分大小写。它会将大写和小写字母视为不同字符，例如 DATACAMP、DataCamp、Datacamp 和 datacamp 会被视为不同条目。要解决此问题，您可以使用 UPPER()、LOWER() 和 PROPER() 函数。它们分别用于：

• UPPER() 将文本转换为全大写。 

• LOWER() 将文本转换为全小写。

• PROPER() 将每个单词的首字母大写。

结语

定期检查重复项有助于维护数据完整性并防止分析错误。虽然 Excel 提供了多种高亮重复项的方法，但我鼓励您多加尝试，找到最适合您需求的方案。

如果您还想进一步提升数据处理能力，不妨看看我们的 Data Analysis in Excel 课程以及 Data Analysis with Excel Power Tools 技能路径。