Duplicaten markeren in Excel

Methode 1: Duplicaten markeren in Excel met voorwaardelijke opmaak

Je kunt voorwaardelijke opmaak gebruiken om duplicaten in je Excel-spreadsheet te identificeren. Zo doe je dat:

• Selecteer het celbereik dat je wilt controleren.

Selecteer het celbereik. Afbeelding door de auteur.

• Ga naar Start > Voorwaardelijke opmaak > Regels voor het markeren van cellen > Duplicaatwaarden.

Selecteer de optie Duplicaatwaarden. Afbeelding door de auteur.

• Er verschijnt een dialoogvenster. Kies in de vervolgkeuzelijst hoe je de duplicaten wilt markeren. Hier koos ik voor Groene opvulling met donkergroene tekst.

Pas de opmaak toe. Afbeelding door de auteur.

• Klik op OK en zie dat de dubbele waarden gemarkeerd zijn.  

Duplicaatwaarden zijn gemarkeerd. Afbeelding door de auteur.

Het beste aan deze aanpak is dat je duplicaten meteen ziet. Zodra je nieuwe gegevens invoert, kleurt Excel die automatisch als het om een duplicaat gaat. Hoewel deze methode snel en eenvoudig is, heeft ze enkele basisbeperkingen. Als je bijvoorbeeld duplicaten over meerdere kolommen wilt controleren of gedeeltelijke overeenkomsten wilt vinden (zoals alleen achternamen laten matchen), dan werkt deze eenvoudige markering niet. 

Methode 2: Duplicaten markeren in Excel met de formule COUNTIF()

Zo kun je alleen de tweede en volgende duplicaten markeren. Let op: deze methode telt de eerste voorkomens niet mee.

• Selecteer het celbereik. 
• Ga naar het tabblad Start > Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel.

Een nieuwe regel instellen. Afbeelding door de auteur.

• Selecteer nu de optie Een formule gebruiken om te bepalen welke cellen moeten worden opgemaakt . Typ vervolgens in het formulevak de volgende formule. (Hier is A2 de eerste cel in het door jou geselecteerde bereik.)

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

• Klik op de knop Opmaak om je gewenste opvul- of letterkleur te kiezen en selecteer daarna OK om de wijzigingen toe te passen.

Stappen om duplicaten te markeren. Afbeelding door de auteur.

Nu zie je dat alle dubbele cellen zijn gemarkeerd, met uitzondering van de eerste voorkomens.

Gemarkeerde duplicaten. Afbeelding door de auteur.

Net als bij Voorwaardelijke opmaak wordt de formule automatisch herberekend wanneer je gegevens veranderen en worden duplicaten realtime geïdentificeerd. Maar hier komt het mooiste — je krijgt met deze methode meer controle over dubbele gegevens. Stel dat je alleen duplicaten in specifieke kolommen wilt controleren, of dat je iets pas als duplicaat wilt tellen als zowel naam ALS e‑mail overeenkomen. Met deze methode kan dat door je formule aan te passen.

Methode 3: Duplicaten markeren in Excel met Power Query

Je kunt Power Query gebruiken om gegevens uit meerdere bronnen te importeren en op te schonen. Het is vooral handig voor grote datasets en voor geavanceerdere datatransformaties. Zo gebruik je het om duplicaten te markeren:

• Selecteer een cel of een bereik met cellen. 
• Ga naar het tabblad Gegevens > Gegevens ophalen & transformeren > Uit tabel.

De optie Uit tabel selecteren. Afbeelding door de auteur.

• Er verschijnt een pop-up. Als je gegevens een kop bevatten, vink dan de optie Tabel bevat kopteksten aan zodat de kop niet als data wordt meegeteld. Selecteer daarna OK.

De gegevens automatisch selecteren. Afbeelding door de auteur. 

• De geselecteerde gegevens verschijnen in de Power Query-editor. Selecteer nu de kolom die je op duplicaten wilt controleren.

Power Query-editor. Afbeelding door de auteur.

• Ga vervolgens in de Power Query-editor naar het tabblad Start > Rijen behouden en selecteer de optie Duplicaten behouden. Hiermee worden alle dubbele rijen van de geselecteerde kolom weergegeven.

Dubbele gegevens tonen. Afbeelding door de auteur.

• Als je de resultaten in Excel wilt zien in plaats van in de Power Query-editor, klik dan op Sluiten & laden onder de groep Sluiten. 

Sluiten & laden. Afbeelding door de auteur.

Op deze manier kun je de resultaten in Excel zien.

Gegevens geladen in Excel-werkblad. Afbeelding door de auteur.

Deze aanpak werkt goed met grote datasets — honderden of zelfs duizenden rijen. Hij is ook ideaal als je regelmatig nieuwe data krijgt en vaak op duplicaten moet controleren. In plaats van telkens hetzelfde werk te doen, stel je het één keer in en ruimt Power Query duplicaten voortaan automatisch op.

Best practices voor het markeren van duplicaten in Excel

Wil je duplicaten in Excel markeren, hanteer dan een systematische aanpak om de integriteit van je data te behouden. Dit zijn een paar van mijn best practices die je kunt volgen:

• Maak altijd een back-up van je gegevens voordat je iets wijzigt. Zo heb je een vangnet om op terug te vallen.
• Standaardiseer alle tekst in hoofd-/kleine letters, spaties, datums, getallen en speciale tekens om consistente opmaak te garanderen.
• Stel gegevensvalidatieregels in, waaronder keuzelijsten, waarschuwingen, verplichte velden, waardebereiken en gedocumenteerde procedures om duplicaten bij invoer te voorkomen.

Veelvoorkomende problemen met Excel-duplicaten oplossen

Zelfs met de juiste methoden kun je tijdens het markeren van duplicaten tegen een paar uitdagingen aanlopen. Hoewel de volgende functies niet strikt nodig zijn om duplicaten te vinden, kunnen ze wel helpen om veelvoorkomende problemen op te lossen.

Duplicaten niet gemarkeerd

Soms worden waarden met identieke namen niet gemarkeerd door verborgen tekens of extra spaties. Gebruik om dit op te lossen de functies TRIM() en CLEAN() samen. TRIM() verwijdert onnodige spaties aan het begin, einde en in het midden van tekst, terwijl CLEAN() niet-afdrukbare tekens verwijdert. 

Hoofdlettergevoeligheid

Excel is hoofdlettergevoelig. Het ziet hoofdletters en kleine letters als verschillende tekens, zoals DATACAMP, DataCamp, Datacamp en datacamp, wat als verschillende invoeren wordt beschouwd. Gebruik hiervoor de functies UPPER(), LOWER() en PROPER(). Dit doet elke functie:

• UPPER() zet tekst om naar hoofdletters. 

• LOWER() zet tekst om naar kleine letters.

• PROPER() zet de eerste letter van elk woord in een hoofdletter.

Tot slot

Regelmatig op duplicaten controleren bewaart de datakwaliteit en voorkomt analysefouten. Hoewel Excel meerdere manieren heeft om duplicaten te markeren, raad ik je aan om met verschillende methoden te experimenteren en te kijken wat het beste bij jouw behoeften past.

Wil je je datavaardigheden verder aanscherpen, bekijk dan onze cursus Data Analysis in Excel en de skill track Data Analysis with Excel Power Tools.