Wie man eine Unterschrift in Excel einfügt: Bildbasiert, handgezeichnet und mehr

Excel hat mehrere Möglichkeiten, Signaturen hinzuzufügen, und es ist wichtig, die richtige auszuwählen. Bilder und gezeichnete Unterschriften sind schnell und funktionieren überall, aber sie sind nur optisch. Eingetippte Unterschriften sind bei internen Freigaben noch schneller, während digitale Signaturen und Unterschriftszeilen in den unterstützten Desktop-Versionen eine kryptografische Überprüfung und strengere Änderungsverfolgung bieten.

Ich zeig dir, wie du Bilder, gezeichnete, getippte und digitale Signaturen in Excel hinzufügst. Wir zeigen dir, wie du Signaturzeilen unter Windows benutzt, wie du Signaturobjekte festlegst und schützt und wie du häufige Probleme wie verschobene, verschwundene oder ungültige Signaturen löst.

Arten von Signaturen, die du in Excel einfügen kannst

Bevor wir loslegen, lass mich kurz erklären, was die einzelnen Signaturtypen machen.

Bildbasierte Signaturen

Scanne oder fotografiere deine handschriftliche Unterschrift, speichere sie als PNG-Datei und füge sie als Bild ein. Diese Methode funktioniert auf allen Plattformen (Windows, Mac, Web und Mobilgeräte). Denk dran, dass jeder mit Bearbeitungsrechten das Bild verschieben oder löschen kann. Ich empfehle das also, wenn du ein professionelles Erscheinungsbild ohne Sicherheitsrisiko brauchst.

Handgeschriebene (Tinten-)Unterschriften

Auf der Registerkarte „Zeichnen“ kannst du mit der Maus, dem Trackpad oder dem Stift direkt auf dem Bildschirm zeichnen. Ich finde das praktisch, wenn man einen handschriftlichen Look haben will, aber keinen Scanner hat, auch wenn es nicht sicher ist.

Textbasierte Signaturen

Du gibst deinen Namen in eine Zelle ein und formatierst ihn mit einer Handschrift-Schriftart wie Segoe Script oder Lucida Handwriting. Textunterschriften sind einfach zu erstellen, aber auch leicht zu bearbeiten. Ich benutze sie für informelle Unterschriften.

Digitale Signaturen (basierend auf Zertifikaten)

Digitale Signaturen nutzen Zertifikate, um zu checken, wer das Dokument unterschrieben hat und dass es nicht verändert wurde. Das ist die einzige Art von Signatur, die echt sicher ist. Du brauchst ein digitales Zertifikat, und manche Funktionen gibt's nur für Windows.

Den richtigen Signaturtyp auswählen

So entscheide ich, welche Art von Signatur ich benutze:

So fügt man eine Bildsignatur in Excel ein

Bildsignaturen funktionieren in allen Excel-Versionen und auf allen Plattformen. Ich zeig dir, wie das geht.

Anmerkung: Die Option„ platz in Zelle “ gibt's in Excel für Microsoft 365 und Excel 2024. Alte Versionen unterstützen nur„ “ statt „Place over Cell“.

Dein Signaturbild vorbereiten

Schreib deinen Namen mit einem dunklen Stift auf ein weißes Blatt Papier und scanne oder fotografiere es dann. Hier sind ein paar Tipps, die ich gelernt habe:

• Schild größer als normal. Eine große Unterschrift zu verkleinern sieht besser aus, als eine kleine zu vergrößern.
• Verwende nach Möglichkeit das PNG-Format mit transparentem Hintergrund (JPG-Dateien haben einen weißen Hintergrund, der mit den Farben der Zellen kollidieren kann).
• Versuche, eine Breite von 300 bis 400 Pixel bei 150 DPI für die Bildschirmanzeige zu erreichen.
• Schneide das Bild eng um die Unterschrift herum zu, um die Dateigröße zu minimieren.

Wenn deine Unterschrift einen weißen Hintergrund hat, kannst du ihn mit dem Excel-Tool „Transparente Farbe festlegen” entfernen.

Das Signaturbild einfügen

So fügst du deine Unterschrift ein:

• Klick auf die Zelle, wo die Signatur hingehört
• Geh zu Einfügen > Bilderund wähle dann:
  • In die Zelle einfügen: Fügt die Signatur in die Zelle ein (wird automatisch mit der Zelle verschoben und in der Größe angepasst)
  • Über die Zelle legen: Schwebt die Signatur über den Zellen (muss manuell verankert werden)
• Such dir deine Quelle aus: Dieses Gerät, Stockbilderoder Online-Bilder
• Such dir deine Signatur-Bilddatei aus und klick drauf Einfügen

Füge die Registerkarte mit den Bildoptionen in Excel ein. Bild vom Autor.

Welche Option solltest du nutzen?

Verwende „In Zelle platzieren“, wenn deine Unterschrift bei bestimmten Datenzeilen bleiben soll (z. B. Genehmigungsunterschriften in dynamischen Tabellen, die du sortierst oder filterst). Die Unterschrift wird Teil des Zellwerts und passt sich automatisch an.

Benutz „Place over Cell“ (Über Zelle platzieren) im „ “ (Zeichen-Eigenschaftenfenster), wenn du eine genaue Positionierung brauchst, die unabhängig von Zelländerungen ist (z. B. feste Signatur am unteren Rand des Dokuments). Die Signatur schwebt über dem Raster, und du kannst die Ecken ziehen, um die Größe zu ändern (halte die Umschalttaste gedrückt, um die Proportionen beizubehalten), oder die Mitte ziehen, um sie zu verschieben.

Die Signatur an Zellen anbringen

Wenn du „Place over Cell“ (ÜberZelle platzieren) anstelle von „ “ (Über Zelle einfügen) wählst , musst du die Signatur manuell verankern. (Überspringe diesen Abschnitt, wenn du„ Place in Cell” benutzt hast, da diese Signaturen automatisch verankert werden.)

1. Klick mit der rechten Maustaste auf das Signaturbild
2. Auswählen Bild formatieren
3. Klick auf Größe & Eigenschaften .
4. Erweitere die Eigenschaften aus.

Der Abschnitt „Eigenschaften“ mit den Verankerungsoptionen. Bild vom Autor.

Du siehst drei Positionierungsoptionen:

Ich empfehle „e mit Zellen verschieben und in der Größe anpassen”, wenn deine Signatur beim Sortieren oder Filtern den Daten folgen soll. Benutz „Nicht verschieben oder mit Zellen anpassen“ für Signaturen in festen Kopfzeilenbereichen. (Denk dran: Die Signaturenim Bereich „ “ nutzen automatisch die Funktion „Mit Zellen verschieben und anpassen“.)

Entfernen des weißen Hintergrunds

Wenn dein Signaturbild einen weißen Hintergrund hat, der auf farbigen Zellen komisch aussieht:

• Wähl das Bild für die Unterschrift aus
• Geh zu Bildformat > Farbe > Transparente Farbe festlegen
• Klick auf den weißen Hintergrundbereich deiner Signatur

Excel macht diese Farbe durchsichtig.

Wie fügt man eine gezeichnete Unterschrift in Excel hinzu?

Wenn du keinen Scanner hast, kannst du deine Unterschrift direkt in Excel zeichnen.

Aktivieren der Registerkarte „Zeichnen“

Die Registerkarte „Zeichnen“ ist vielleicht nicht standardmäßig sichtbar. So schaltest du es ein:

• Geh zu Datei > Optionen
• Klick Menüband anpassen
• Klicke in der rechten Spalte das Kästchen neben Zeichnen
• Klickauf OK

Aktiviere die Registerkarte „D-Rohdaten“ in den Excel-Optionen. Bild vom Autor.

Touch-fähige Geräte zeigen normalerweise automatisch die Registerkarte „Zeichnen“ an.

Erstellen einer gezeichneten Unterschrift

Sobald die Registerkarte „Zeichnen” angezeigt wird, kannst du wie folgt eine Signatur erstellen:

• Klick auf den Zeichnen .
• Wähle eine Stift (ein dünner schwarzer Stift ist gut geeignet)
• Klick nochmal auf den Stift, um die Dicke und Farbe anzupassen: 0,5 mm bis 1 mm in Schwarz oder Dunkelblau passt super.
• Zeichne deine Unterschrift mit der Maus, dem Trackpad oder dem Stift.
• Wenn du fertig bist, nimm Lasso-Auswahl einen Kreis um alle Striche.
• Klick mit der rechten Maustaste auf die Auswahl und wähl Gruppe > Gruppe , um die Striche zu einem beweglichen Objekt zusammenzufassen.

Auf Touch-Geräten mit einem Stift kannst du durch unterschiedlichen Druck dickere und dünnere Striche machen, was für ein natürlicheres Aussehen sorgt.

Signaturen positionieren und ihre Größe anpassen

Nach dem Gruppieren kannst du mit deiner gezeichneten Unterschrift wie mit jeder anderen Form umgehen. Zieh es an die richtige Stelle, verändere die Größe mit den Ecken und pass die Eigenschaften mit den Optionen zum Formatieren von Formen an.

Du kannst gezeichnete Signaturen mit denselben Optionen unter „Größe & Eigenschaften > Eigenschaften “ fixieren, die du vorher für Bildsignaturen benutzt hast. Klick mit der rechten Maustaste auf die Signatur, wähl„ “ und dann„Format Shape“ und such dir das Ankerverhalten aus, das dir am besten gefällt.

Wie füge ich eine eingegebene Unterschrift in Excel hinzu?

Das ist die schnellste Option. Gib einfach deinen Namen ein und formatier ihn so, dass er wie eine Unterschrift aussieht.

Eine Handschrift-Schriftart aussuchen

Excel hat ein paar Schriftarten, die wie Handschrift aussehen. Hier sind meine Favoriten:

Formatierung der eingegebenen Unterschrift

Nachdem du eine Schriftart ausgesucht hast:

• Vergrößere die Schriftgröße: 14pt bis 24pt sieht normalerweise gut aus.

• Denk mal an Dunkelblau (#1F3864) statt Schwarz, wenn du einen klassischen Look willst.

• Richte die Zelle rechts aus, wenn die Unterschrift auf der rechten Seite eines Dokuments erscheinen soll.

• Passe die Zeilenhöhe an, wenn der Unterschriftentext abgeschnitten wird.

Jeder, der Zugriff auf die Arbeitsmappe hat, kann eingegebene Unterschriften bearbeiten. Deshalb benutze ich sie nur, wenn ich allen vertraue und keine Manipulationssicherheit brauche.

Wie fügt man eine digitale Signatur in Excel ein?

Digitale Signaturen zeigen, dass du das Dokument unterschrieben hast und dass es nicht verändert wurde. Ich erkläre dir mal, wie's geht.

Grundlagen der digitalen Signatur

Wie digitale Signaturen funktionieren

Wenn du eine digitale Signatur anwendest, erstellt Excel einen Hashwert der Arbeitsmappe und verschlüsselt ihn mit deinem Zertifikat. Wenn jemand eine Zelle ändert, markiert Excel die Signatur als ungültig. Nach dem Signieren sieht Excel die Arbeitsmappe für die meisten Leute als schreibgeschützt an. Wenn jemand die Datei ändert, sagt Excel, dass die digitale Signatur gelöscht oder als ungültig markiert wird.

Eine unsichtbare digitale Signatur hinzufügen

So fügst du eine digitale Signatur hinzu:

• Klick auf den Datei .
• Auswählen Info
• Klick Arbeitsmappe schützen
• Auswählen Digitale Signatur hinzufügen

Hinzufügen einer digitalen Signatur über das Infofenster. Bild vom Autor.

5. Lies die Info von Microsoft und klick auf OK
6. In der Dropdown-Menü „Verpflichtungstyp“ die passende Option aus (Erstellt, Genehmigt oder Erstellt und genehmigt).
7. Gib einen Grund für die Anmeldung ins Textfeld ein (kannst du machen, ist aber praktisch für die Unterlagen).
8. Klick Unterschreiben

Wenn du kein digitales Zertifikat hast, fordert Excel dich auf, eins zu besorgen. Für den persönlichen Gebrauch kannst du mit SelfCert.exe (in deinem Office-Installationsordner) ein selbstsigniertes Zertifikat erstellen. Für externe Dokumente hol dir eins von einer Zertifizierungsstelle wie GlobalSign oder DigiCert.

Verhalten nach der Unterzeichnung

Nach der Unterzeichnung:

• Die Bearbeitungsfunktionen sind deaktiviert.
• In der Statusleiste erscheint eine Schaltfläche „Signaturen“.

Um die Details der Signatur anzusehen, geh zu Datei > Info und schau im Abschnitt „Signaturen“ nach oder klick auf die Schaltfläche „Signaturen“ in der Statusleiste.

Plattformbeschränkungen

Digitale Signaturen haben Plattformbeschränkungen:

Wenn du plattformübergreifende Kompatibilität mit E- en brauchst, solltest du Bild- oder gezeichnete Signaturen für die visuelle Anzeige in Betracht ziehen. Für die formelle Genehmigungsverfolgung musst du Excel vielleicht mit den allgemeinen Workflow-Tools deiner Organisation kombinieren.

So fügst du eine Signaturzeile in Excel ein

Signaturzeilen verbinden einen visuellen Platzhalter mit der Überprüfung digitaler Signaturen. Perfekt für offizielle Dokumente.

Signaturzeilen verstehen

Eine Signaturzeile ist ein sichtbares Ding, das Folgendes anzeigt:

• Ein „X” zeigt, wo du unterschreiben musst.
• Der Name des vorgeschlagenen Unterzeichners
• Optionaler Titel, E-Mail und Anweisungen

Wenn es unterschrieben ist, hat es sowohl eine visuelle Darstellung als auch eine kryptografische Überprüfung (ähnlich wie die unsichtbare digitale Signatur, die wir schon besprochen haben).

Signaturzeilen gibt's nur in Excel für Windows. Mac-, Web- und Mobilnutzer können keine Signaturzeilen einfügen oder unterschreiben.

Eine Signaturzeile einfügen

So fügt man eine Signaturzeile hinzu (nur Windows):

• Klick einfach da, wo die Signaturzeile erscheinen soll.
• Geh zu Einfügen > Text > Signaturzeile > Microsoft Office Signaturzeile

Füge die Registerkarte mit der Option „Signaturzeile“ ein. Bild vom Autor.

• Gib im Dialogfeld „Signatur einrichten“ Folgendes ein:
  • Vorgeschlagener Unterzeichner: Die Person, die unterschreiben soll (z. B. „Ahmed Ali“)
  • Vorgeschlagener Titel des Unterzeichners: Ihre Rolle (z. B. „Finanzdirektor”)
  • Vorgeschlagene E-Mail-Adresse des Unterzeichners: Kontaktdaten
  • Anweisungen für den Unterzeichner: Hinweis (z. B. „Überprüfe die Summen, bevor du unterschreibst“)
• Kreuzt die optionalen Kästchen an:
  • Mit „Unterzeichner kann Kommentare hinzufügen” können Leute beim Unterschreiben Notizen machen.
  • „Datum in der Signaturzeile anzeigen“ wird angezeigt, wenn sie unterschrieben haben.
• Klick auf OK.

Im Arbeitsblatt erscheint ein Platzhalter für die Unterschriftszeile.

Unterschriftszeile unterschreiben

Wenn der Unterzeichner das Dokument bekommt:

• Klick einfach doppelt auf die Signaturzeile (oder mach einen Rechtsklick und wähl „unterschreiben“). Wenn du in der geschützten Ansicht bist, klick erst auf „Trotzdem bearbeiten“.
• Entscheide, wie du die visuelle Signatur erstellen willst:
  • Gib deinen Namen in das Feld ein (Excel macht ihn dann kursiv)
  • Bild auswählen , um ein Bild deiner Unterschrift zu verwenden
  • Unterschreibe mit digitaler Tinte auf Touch-Geräten unterschreiben
• Klick auf „Unterschreiben“.

Excel macht das Dokument schreibgeschützt, indem es sowohl die visuelle Signatur als auch die Verifizierung anwendet.

Signaturen in Excel sperren und schützen

Nachdem du Signaturen hinzugefügt hast, kannst du versehentliche Bewegungen oder Löschungen verhindern.

Schutzoptionen

Signaturbilder und -formen sperren

So stellst du sicher, dass ein Signaturbild nicht verschoben oder bearbeitet werden kann:

1. Klick mit der rechten Maustaste auf das Signaturobjekt
2. Auswählen Bild formatieren (oder Form formatieren für gezeichnete Unterschriften)
3. Geh zu Größe & Eigenschaften > Eigenschaften
4. Schau mal bei „Gesperrt” (normalerweise schon aktiviert).

Diese Einstellung wirkt nur, wenn du das Arbeitsblatt schützt.

Das Arbeitsblatt schützen

Um die Sperre zu aktivieren:

• Geh zu Bewertung > Blatt schützen
• Gib ein Passwort ein (kann man machen, ist aber besser)
• Stell in der Berechtigungsliste sicher, dass „Objekte bearbeiten” nicht markiert, denn sonst können Leute gesperrte Objekte nicht ändern.
• Klick OK

Dialogfeld „Blatt schützen“ mit deaktivierter Objektbearbeitung. Bild vom Autor.

Benutzer können das Arbeitsblatt weiterhin anzeigen und drucken, aber sie können gesperrte Signaturobjekte ohne das Passwort nicht verschieben oder löschen.

Die Grenzen des Schutzes verstehen

Der Arbeitsblatt-Schutz verhindert zufällige Änderungen, hält aber Leute mit technischem Wissen nicht auf.

Für Manipulationsschutz solltest du digitale Signaturen statt Arbeitsblatt-Schutz verwenden.

Häufige Probleme beim Einfügen von Signaturen in Excel

Ich bin schon öfter auf diese Probleme gestoßen, als ich zugeben möchte. Hier erfährst du, wie du sie beheben kannst.

Signaturbewegungen beim Scrollen, Filtern oder Ändern der Größe

Wenn deine Unterschrift immer wieder verschoben wird, liegt das daran, dass das Bild nicht richtig an den Zellen verankert ist.

• Wenn du „Place over Cell“ benutzt hast: Klick mit der rechten Maustaste auf das Bild, geh zu „Bild formatieren “ > „Größe und Eigenschaften “ > „Eigenschaften“. Wähle „Mit Zellen verschieben und Größe anpassen”, wenn die Signatur beim Sortieren den Daten folgen soll, oder „Nicht mit Zellen verschieben oder Größe anpassen”, wenn sie an einer festen Position bleiben soll.
• Wenn du „In Zelle platzieren“ benutzt hast: Das sollte eigentlich nicht passieren, weil Bilder in Zellen normalerweise automatisch mit ihren Zellen mitwandern. Wenn sich die Signatur immer noch irgendwie verschiebt, check mal, ob sie wirklich in einer Zelle ist. Klick einfach mit der rechten Maustaste drauf und schau nach, ob die Option „Bild in Zelle“aktiv ist.

Beachte, dass in Excel-Apps für Android die Option „Mit Zellen verschieben und Größe anpassen“ vielleicht nicht verfügbar ist.

Die Unterschrift verschwindet oder wird beim Drucken abgeschnitten.

Wenn deine Unterschrift beim Drucken nicht angezeigt wird oder abgeschnitten ist, liegt das meistens daran, dass die Einstellung „Objekt drucken“ deaktiviert ist oder die Unterschrift außerhalb des Druckbereichs liegt.

Zuerst musst du die Einstellung für das Druckobjekt aktivieren:

• Klick mit der rechten Maustaste auf die Signatur > Bild formatieren > Größe und Eigenschaften > Eigenschaften > „Objekt drucken“ anklicken

Dann stell den Druckbereich ein:

• Geh zu „Seitenlayout“ > „Druckbereich“ > „Druckbereich festlegen“ und achte darauf, dass die Zeilen/Spalten mit der Unterschrift dabei sind.
• Guck mal unter „Seitenlayout“ > „Seite einrichten“ > „Blatt“ > stell sicher, dass „Objekte drucken“ aktiviert ist.

Die digitale Signatur ist nach dem Öffnen nicht mehr gültig.

Wenn deine digitale Signatur immer wieder ungültig wird, liegt das daran, dass die Arbeitsmappe volatile Funktionen wie „ =TODAY() “, „ =NOW() “ oder „ =RAND() “ enthält, die beim Öffnen der Datei automatisch neu berechnet werden.

Um das zu vermeiden, stell Excel vor dem Unterschreiben auf manuellen Berechnungsmodus um. Geh zu „Formeln“ > „Berechnungsoptionen“ > „Manuell“ und unterschreib dann das Dokument. Wenn andere die signierte Datei öffnen, sollten sie zuerst in Excel die manuelle Berechnung in einer leeren Arbeitsmappe aktivieren und dann deine signierte Datei öffnen.

Das Signaturbild sieht unscharf aus.

Unscharfe Unterschriften passieren, weil Excel Bilder beim Speichern der Datei automatisch komprimiert. Um das Problem zu beheben, schalte die Bildkomprimierung aus, bevor du deine Signatur einfügst:

1. Geh zu „Datei“ > „Optionen“ > „Erweitert“
2. Scroll runter zu Bildgröße und Qualität
3. Stell sicher, dass die Bilder in der Datei nicht komprimiert werden.
4. Stell die Standardauflösung auf „High Fidelity“ ein.

Die Signaturzeile ist ausgegraut oder nicht verfügbar.

Wenn die Option für die Signaturzeile ausgegraut ist oder fehlt, liegt das meistens daran, dass Signaturzeilen nur in Excel für Windows funktionieren oder dass für das Arbeitsblatt Einschränkungen aktiviert sind. Probier mal Folgendes aus:

• Wenn du einen Mac, das Internet oder ein Mobilgerät nutzt: Signaturzeilen werden auf diesen Plattformen nicht unterstützt. Benutz lieber Bilder oder gezeichnete Unterschriften.
• Wenn das Blatt geschützt ist: Geh zu „Überprüfen“ > „Blatt entsichern “.
• Wenn das Dokument als endgültig markiert ist: Geh zu „Datei“ > „Info“ und nimm „Als endgültig markiert“ raus.
• Wenn ein Add-In Probleme machen könnte: Geh zu „Datei“ > „Optionen“ > „Add-Ins“ und deaktiviere die COM-Add-Ins eins nach dem anderen, um das Problem zu finden.

Tipps für die Verwendung von Signaturen in Excel

Hier sind ein paar Tipps, die ich gelernt habe:

• Entscheide dich vorher, welche Art von Unterschrift du willst und wo sie hingehört. Bilder und handgeschriebene Unterschriften sind nur fürs Aussehen da; digitale Signaturen sind für die Überprüfung gedacht. Verwende„ “ für Signaturen in dynamischen Tabellen und „Place over Cell“ für Signaturen an einer festen Position. Verschwende keine Zeit mit dem Einrichten von Zertifikaten, wenn du nur eine visuelle Signatur brauchst.
• Mach den Inhalt fertig, bevor du unterschreibst. Digitale Signaturen werden bei jeder Änderung ungültig. Mach alle Änderungen fertig, schau das Dokument nochmal durch und unterschreib es dann als letzten Schritt.
• Schütze Blätter, nachdem du visuelle Signaturen hinzugefügt hast, und behalte nicht signierte Vorlagen als Master. Das verhindert, dass Signaturen aus Versehen verschoben oder gelöscht werden, und du kannst neue unterschriebene Kopien erstellen, ohne alte Signaturen zu entfernen.
• Beschriftet die Unterschriftsfelder deutlich. Füge oben über den Unterschriftsfeldern einen Text wie „Genehmigt von:“ oder „Geprüft von:“ hinzu, damit die Leser den Zweck jeder Unterschrift verstehen.
• Teste auf den Empfängerplattformen. Wenn du signierte Dateien teilst, check, ob sie auf den Plattformen deiner Empfänger richtig angezeigt werden.

Fazit

Jetzt kennst du mehrere Möglichkeiten, wie du Signaturen in Excel einfügen kannst. Der Schlüssel ist, das richtige für deinen speziellen Fall auszuwählen.

Bei informellen Dokumenten benutze ich einfach Bilder oder gezeichnete Unterschriften. Für Dokumente, die manipulationssicher sein müssen (Finanzgenehmigungen, Verträge, Prüfungsunterlagen), solltest du digitale Signaturen verwenden.

Noch ein Tipp: Mach deine Inhalte fertig, bevor du unterschreibst, und stell den Berechnungsmodus auf „Manuell“, wenn du Formeln wie =TODAY().

Für weitere Excel-Workflows lies unser Excel-Makros-Tutorial und unser Excel-Tabellen-Tutorial.