Cómo insertar una firma en Excel: Basado en imágenes, dibujado a mano y mucho más

Excel admite varias formas de añadir firmas, y es importante elegir la adecuada. Las imágenes y las firmas dibujadas son rápidas y funcionan en todas partes, pero son puramente visuales. Las firmas mecanografiadas son aún más rápidas para las aprobaciones internas, mientras que las firmas digitales y las líneas de firma añaden verificación criptográfica y un seguimiento más estricto de los cambios en las versiones de escritorio compatibles.

Te explicaré cómo añadir imágenes, dibujos, texto y firmas digitales en Excel. Trataremos el uso de líneas de firma en Windows, el anclaje y la protección de objetos de firma, y la resolución de problemas comunes como el desplazamiento, la desaparición o las firmas no válidas.

Tipos de firmas que puedes insertar en Excel

Antes de entrar en materia, permíteme explicar qué hace cada tipo de firma.

Firmas basadas en imágenes

Escanea o fotografía tu firma manuscrita, guárdala como archivo PNG e insértala como imagen. Este método funciona en todas las plataformas (Windows, Mac, web y móviles). Ten en cuenta que cualquier persona con acceso de edición puede mover o eliminar la imagen, por lo que te recomiendo esta opción cuando necesites una apariencia profesional sin seguridad.

Firmas dibujadas (tinta)

La pestaña Dibujar te permite firmar directamente en la pantalla con un ratón, un trackpad o un lápiz óptico. Me parece útil cuando quieres darle un aspecto manuscrito pero no tienes escáner, aunque no ofrece seguridad.

Firmas basadas en texto

Escribes tu nombre en una celda y le aplicas un formato con una fuente manuscrita, como Segoe Script o Lucida Handwriting. Las firmas de texto son fáciles de crear, pero también fáciles de editar. Los utilizo para firmas informales.

Firmas digitales (basadas en certificados)

Las firmas digitales utilizan certificados para verificar quién ha firmado el documento y que este no ha sido modificado. Este es el único tipo de firma que ofrece seguridad real. Necesitarás un certificado digital, y algunas funciones solo están disponibles en Windows.

Elegir el tipo de firma adecuado

Así es como decido qué tipo de firma utilizar:

Cómo insertar una firma con imagen en Excel

Las firmas de imagen funcionan en todas las versiones y plataformas de Excel. Déjame mostrarte cómo.

Nota: La opción« ar lugar en celda» ( ) está disponible en Excel para Microsoft 365 y Excel 2024. Las versiones antiguas solo admiten la opción « » (Colocar sobre celda).

Preparación de tu imagen de firma

Firma con un bolígrafo de color oscuro en un papel blanco y, a continuación, escanéalo o fotografíalo. Aquí tienes algunos consejos que he aprendido:

• Letrero más grande de lo normal. Es mejor reducir una firma grande que ampliar una pequeña.
• Utiliza el formato PNG con fondo transparente siempre que sea posible (los archivos JPG tienen fondos blancos que pueden chocar con los colores de las celdas).
• Intenta alcanzar una anchura de entre 300 y 400 píxeles a 150 ppp para la visualización en pantalla.
• Recorta cuidadosamente alrededor de la firma para minimizar el tamaño del archivo.

Si tu firma tiene un fondo blanco, puedes eliminarlo con la herramienta Establecer color transparente de Excel.

Insertar la imagen de la firma

A continuación te explicamos cómo insertar tu firma:

• Haz clic en la celda donde deseas colocar la firma.
• Ir a Insertar > Imágenesy, a continuación, selecciona:
  • Coloca en la celda: Incrusta la firma dentro de la celda (se mueve y cambia de tamaño automáticamente con la celda).
  • Coloca sobre la celda: Flota la firma sobre las celdas (requiere anclaje manual).
• Selecciona tu fuente: Este dispositivo, Imágenes de archivoo imágenes en línea
• Selecciona tu archivo de imagen de firma y haz clic en Insertar

Inserta la pestaña que muestra las opciones de Imágenes en Excel. Imagen del autor.

¿Qué opción deberías utilizar?

Utiliza la opción «Colocar en celda» ( ) si tu firma debe permanecer junto a filas de datos específicas (por ejemplo, firmas de aprobación en tablas dinámicas que clasificas o filtras). La firma se convierte en parte del valor de la celda y se ajusta automáticamente.

Utiliza Place over Cell si necesitas un posicionamiento preciso independiente de los cambios de celda (por ejemplo, una firma fija en la parte inferior del documento). La firma flota sobre la parilla y puedes arrastrar las esquinas para cambiar el tamaño (mantén pulsada la tecla Mayús para mantener las proporciones) o arrastrar el centro para moverla.

Anclaje de la firma a las celdas

Si eliges «Place over Cell» (Colocar sobre celda), tendrás que anclar la firma manualmente. (Omite esta sección si utilizaste la función« ar en celda», ya que esas firmas se anclan automáticamente).

1. Haz clic con el botón derecho del ratón en la imagen de la firma.
2. Seleccionar Formato de imagen
3. Haz clic en Tamaño y propiedades .
4. Expandir las sección .

Sección de propiedades que muestra las opciones de anclaje. Imagen del autor.

Verás tres opciones de posicionamiento:

Recomiendo «Mover y ajustar el tamaño cith cells» si tu firma debe seguir los datos al ordenar o filtrar. Utiliza «No mover ni cambiar el tamaño con las celdas» para las firmas en áreas de encabezado fijas. (Recuerda quela opción « » (Ajustar al tamaño de la celda) de las firmasde las celdas utiliza automáticamente la función «Move and size with cells» (Mover y ajustar el tamaño con las celdas).

Eliminar el fondo blanco

Si la imagen de tu firma tiene un fondo blanco que se ve extraño contra las celdas de color:

• Selecciona la imagen de la firma.
• Ir a Formato de imagen > Color > Establecer color transparente
• Haz clic en el área de fondo blanco de tu firma.

Excel hace que ese color sea transparente.

Cómo añadir una firma dibujada en Excel

Si no tienes un escáner, puedes dibujar tu firma directamente en Excel.

Habilitar la pestaña Dibujar

Es posible que la pestaña Dibujar no esté visible de forma predeterminada. Para habilitarlo:

• Ir a Archivo > Opciones
• Haz clic en Personalizar cinta
• En la columna de la derecha, marca la casilla junto a Dibujar
• Haz clicen Aceptar.

Activar la pestaña «D» en las opciones de Excel. Imagen del autor.

Los dispositivos táctiles suelen mostrar automáticamente la pestaña Dibujar.

Crear una firma dibujada

Una vez que la pestaña Dibujar esté visible, así es como se crea una firma:

• Haz clic en el Dibujar .
• Selecciona un bolígrafo (un lápiz negro fino funciona bien).
• Haz clic de nuevo en el lápiz para ajustar el grosor y el color: De 0,5 mm a 1 mm en negro o azul oscuro funciona bien.
• Dibuja tu firma con el ratón, el panel táctil o el lápiz óptico.
• Cuando termines, utiliza Selección de lazo para dibujar un círculo alrededor de todos los trazos.
• Haz clic con el botón derecho del ratón en la selección y elige Agrupar > Grupo para combinar trazos en un objeto móvil.

En dispositivos táctiles con lápiz óptico, al variar la presión del lápiz se crean trazos más gruesos y más finos, lo que proporciona un aspecto más natural.

Posicionamiento y cambio de tamaño de las firmas dibujadas

Después de agruparlos, tu firma dibujada se comporta como cualquier otra forma. Arrástralo hasta la posición deseada, arrastra las esquinas para cambiar el tamaño y utiliza las opciones de Formato de forma para ajustar las propiedades.

Puedes fijar las firmas dibujadas utilizando las mismas opcionesde Tamaño y propiedades > Propiedades s que utilizaste anteriormente para las firmas de imagen. Haz clic con el botón derecho del ratón en la firma, selecciona« » (Formato de forma) y elige el comportamiento de anclaje que prefieras.

Cómo añadir una firma mecanografiada en Excel

Esta es la opción más rápida. Simplemente escribe tu nombre y dale formato para que parezca una firma.

Elegir una fuente manuscrita

Excel incluye varias fuentes que parecen escritas a mano. Estos son mis favoritos:

Formateo de la firma mecanografiada

Después de elegir una fuente:

• Aumenta el tamaño de la fuente: Normalmente, lo adecuado es entre 14 y 24 puntos.

• Considera el azul oscuro (#1F3864) en lugar de negro para conseguir un aspecto de tinta tradicional.

• Alinea la celda a la derecha si la firma debe aparecer en el lado derecho de un documento.

• Ajusta la altura de la fila si el texto de la firma queda cortado.

Cualquier persona con acceso al cuaderno de trabajo puede editar las firmas escritas, por lo que solo las utilizo cuando confío en todos y no necesito pruebas de manipulación.

Cómo insertar una firma digital en Excel

Las firmas digitales verifican que tú has firmado el documento y que este no ha sido modificado. Déjame explicarte cómo funciona.

Conceptos básicos sobre la firma digital

Cómo funcionan las firmas digitales

Cuando aplicas una firma digital, Excel crea un hash del cuaderno de trabajo y lo cifra con tu certificado. Si alguien modifica una celda, Excel marca la firma como no válida. Después de firmar, Excel trata el cuaderno de trabajo como de solo lectura para la mayoría de los usuarios. Si alguien edita el archivo, Excel avisa de que la firma digital se eliminará o se marcará como no válida.

Añadir una firma digital invisible

A continuación te explicamos cómo añadir una firma digital:

• Haz clic en el Archivo .
• Seleccionar Info
• Haz clic en Proteger cuaderno de trabajo
• Seleccionar Añadir una firma digital

Añadir una firma digital desde el panel Información. Imagen del autor.

5. Lee la ventana emergente de información de Microsoft y haz clic en Aceptar.
6. En el desplegable Tipo de compromiso , selecciona la opción adecuada (Creado, Aprobado o Creado y aprobado).
7. Escribe el motivo del registro en el cuadro de texto (opcional, pero útil para los registros).
8. Haz clic en Enviar

Si no tienes un certificado digital, Excel te pedirá que obtengas uno. Para uso personal, crea un certificado autofirmado con SelfCert.exe (en la carpeta de instalación de Office). Para documentos externos, obtén uno de una autoridad certificadora como GlobalSign o DigiCert.

Comportamiento posterior a la firma

Una vez firmado:

• Las funciones de edición están desactivadas.
• Aparece un botón «Firmas» en la barra de estado.

Para ver los detalles de la firma, ve a Archivo > Información y busca en la sección Firmas, o haz clic en el botón Firmas de la barra de estado.

Limitaciones de la plataforma

Las firmas digitales tienen restricciones de plataforma:

Si necesitas compatibilidad multiplataforma , considera utilizar firmas gráficas o dibujadas como indicación visual. Para realizar un seguimiento formal de las aprobaciones, es posible que tengas que combinar Excel con las herramientas de flujo de trabajo más amplias de tu organización.

Cómo insertar una línea de firma en Excel

Las líneas de firma combinan un marcador de posición visual con la verificación de la firma digital. Perfecto para documentos formales.

Comprender las líneas de firma

Una línea de firma es un objeto visible que muestra:

• Una marca «X» que indica dónde debes firmar.
• El nombre del firmante sugerido
• Título opcional, correo electrónico e instrucciones

Cuando se firma, combina tanto la representación visual como la verificación criptográfica (similar a la firma digital invisible mencionada anteriormente).

Las líneas de firma solo están disponibles en Excel para Windows. Los usuarios de Mac, web y móviles no pueden insertar ni firmar líneas de firma.

Insertar una línea de firma

Para añadir una línea de firma (solo Windows):

• Haz clic donde quieras que aparezca la línea de firma.
• Ir a Insertar > Texto > Línea de firma > Línea de firma de Microsoft Office

Inserta la pestaña que muestra la opción Línea de firma. Imagen del autor.

• En el cuadro de diálogo Configuración de firma, completa:
  • Firmantes sugeridos: La persona que debe firmar (por ejemplo, «Ahmed Ali»)
  • Título sugerido para el firmante: Tu función (por ejemplo, «director financiero»)
  • Dirección de correo electrónico sugerida para el firmante: Información de contacto
  • Instrucciones para el firmante: Texto de orientación (por ejemplo, «Verifica los totales antes de firmar»).
• Marca las casillas opcionales:
  • «Permitir al firmante añadir comentarios» les permite añadir notas al firmar.
  • «Mostrar fecha de firma en la línea de firma» muestra cuándo se firmó.
• Haz clic en Aceptar.

Aparece un marcador de posición para la línea de firma en la hoja de cálculo.

Firmar una línea de firma

Cuando el firmante designado reciba el documento:

• Haz doble clic en la línea de firma (o haz clic con el botón derecho y selecciona Firmar). Si estás en la Vista protegida, haz clic primero en «Editar de todos modos».
• Elige cómo crear la firma visual:
  • Escribe tu nombre en el cuadro (Excel lo convierte a cursiva).
  • Selecciona una imagen para utilizar una imagen de tu firma.
  • Firma utilizando tinta digital en dispositivos táctiles
• Haz clic en «Firmar».

Excel aplica tanto la firma visual como la verificación, lo que convierte el documento en de solo lectura.

Bloquear y proteger firmas en Excel

Después de añadir firmas, puedes evitar movimientos o eliminaciones accidentales.

Opciones de protección

Bloqueo de imágenes y formas de firma

Para evitar que una imagen de firma se mueva o se edite:

1. Haz clic con el botón derecho del ratón en el objeto de firma.
2. Seleccionar Formato de imagen (o Formato de forma para firmas dibujadas)
3. Ir a Tamaño y propiedades > Propiedades
4. Comprueba el casilla de verificación Bloqueado (normalmente marcada por defecto).

Esta configuración solo surte efecto cuando proteges la hoja de cálculo.

Proteger la hoja de cálculo

Para aplicar el bloqueo:

• Ir a Revisión > Proteger hoja
• Introduce una contraseña (opcional, pero recomendado).
• En la lista de permisos, asegúrate de que «Editar objetos» no esté desmarcada, ya que esto impide que los usuarios modifiquen objetos bloqueados.
• Haz clic en Aceptar

Cuadro de diálogo Proteger hoja con la edición de objetos desactivada. Imagen del autor.

Los usuarios pueden seguir viendo e imprimiendo la hoja de cálculo, pero no pueden mover ni eliminar objetos de firma bloqueados sin la contraseña.

Comprender las limitaciones de la protección

La protección de hojas de cálculo evita la edición casual, pero no detendrá a los usuarios con conocimientos técnicos.

Para evitar manipulaciones, utiliza firmas digitales en lugar deproteger las hojas de cálculo.

Problemas comunes al insertar firmas en Excel

Me he encontrado con estos problemas más veces de las que me gustaría admitir. A continuación te explicamos cómo solucionarlos.

Movimientos característicos al desplazarse, filtrar o cambiar el tamaño

Si tu firma sigue moviéndose, es porque la imagen no está correctamente anclada a las celdas.

• Si utilizaste Place over Cell: Haz clic con el botón derecho del ratón en la imagen, ve a Formato de imagen > Tamaño y propiedades > Propiedades. Selecciona Mover y ajustar el tamaño con las celdas si deseas que la firma siga a los datos durante la clasificación, o No mover ni ajustar el tamaño con las celdassi deseas que permanezca en una posición fija.
• Si utilizaste Colocar en celda: Esto no debería ocurrir, ya que las imágenes dentro de las celdas se mueven automáticamente con sus celdas. Si la firma sigue moviéndose de forma inesperada, comprueba que realmente está colocada en una celda haciendo clic con el botón derecho del ratón y seleccionando la opción Imagen en celda.

Ten en cuenta que en las aplicaciones de Excel para Android, es posible que la opción «Mover y ajustar el tamaño con las celdas» no esté disponible.

La firma desaparece o se corta al imprimir.

Si tu firma no aparece o se corta al imprimir, suele deberse a que la configuración «Imprimir objeto» está desactivada o a que la firma queda fuera del área de impresión.

En primer lugar, habilita la configuración del objeto de impresión:

• Haz clic con el botón derecho del ratón en la firma > Formato de imagen > Tamaño y propiedades > Propiedades > marca la casilla Imprimir objeto.

A continuación, ajusta el área de impresión:

• Ve a Diseño de página > Área de impresión > Establecer área de impresión y asegúrate de incluir las filas/columnas que contienen la firma.
• Ve a Diseño de página > Configuración de página > pestaña Hoja > asegúrate de que la impresión incluye objetos.

La firma digital deja de ser válida tras abrir el archivo.

Si tu firma digital sigue siendo inválida, es porque el cuaderno de trabajo contiene funciones volátiles como =TODAY(), =NOW() o =RAND() que se recalculan automáticamente al abrir el archivo.

Para evitarlo, cambia Excel al modo de cálculo manual antes de firmar. Ve a Fórmulas > Opciones de cálculo > Manual y, a continuación, firma el documento. Cuando otros usuarios abran el archivo firmado, también deberán configurar Excel para que realice cálculos manuales en un cuaderno de trabajo en blanco y, a continuación, abrir el archivo firmado.

La imagen de la firma se ve borrosa.

Las firmas borrosas se deben a que Excel comprime automáticamente las imágenes al guardar el archivo. Para solucionar esto, desactiva la compresión de imágenes antes de insertar tu firma:

1. Ve a Archivo > Opciones > Avanzadas.
2. Desplázate hacia abajo hasta «Tamaño y calidad de la imagen».
3. Marca la casilla No comprimir imágenes en el archivo.
4. Establecer la resolución predeterminada en Alta fidelidad

La línea de firma aparece en gris o no está disponible.

Si la opción de línea de firma aparece en gris o no aparece, suele ser porque las líneas de firma solo funcionan en Excel para Windows o porque la hoja tiene restricciones activadas. Esto es lo que debes probar:

• Si utilizas Mac, web o móvil: Las líneas de firma no son compatibles con estas plataformas. Utiliza firmas en forma de imagen o dibujadas.
• Si la hoja está protegida: Ve a Revisar > Desproteger hoja.
• Si el documento está marcado como definitivo: Ve a Archivo > Información y elimina la opción Marcado como definitivo.
• Si un complemento pudiera estar interfiriendo: Ve a Archivo > Opciones > Complementos y desactiva los complementos COM uno por uno para identificar el problema.

Prácticas recomendadas para usar firmas en Excel

Aquí tienes algunos consejos que he aprendido:

• Elige de antemano el tipo de firma y el método de colocación adecuados. Las imágenes y las firmas manuscritas sirven para dar apariencia; las firmas digitales sirven para verificar. Utiliza«Colocar en celda» ( ) para las firmas en tablas dinámicas y «Colocar sobre celda» ( ) para las firmas en posición fija. No pierdas tiempo configurando certificados si solo necesitas una firma visual.
• Finaliza el contenido antes de firmar. Las firmas digitales dejan de ser válidas con cualquier cambio. Completa todas las modificaciones, revisa el documento y, por último, firma.
• Protege las hojas después de añadir firmas visuales y conserva las plantillas sin firmar como originales. Esto evita el movimiento o la eliminación accidental de firmas y te permite generar nuevas copias firmadas sin eliminar las firmas antiguas.
• Etiqueta claramente las áreas de firma. Añade texto como «Aprobado por:» o «Revisado por:» encima de los espacios para la firma, para que los lectores comprendan el propósito de cada firma.
• Prueba en las plataformas receptoras. Si compartes archivos firmados, comprueba que se muestran correctamente en las plataformas de tus destinatarios.

Conclusión

Ahora ya conoces varias formas de insertar firmas en Excel. La clave está en elegir el más adecuado para tu caso particular.

Para documentos informales, me limito a utilizar imágenes o firmas dibujadas. Para los documentos que requieran evidencia de manipulación (aprobaciones financieras, contratos, registros de auditoría), utiliza firmas digitales.

Un último consejo: finaliza tu contenido antes de firmar y establece el modo de cálculo en Manual si tienes fórmulas como =TODAY().

Para obtener más información sobre los flujos de trabajo de Excel, lee nuestro tutorial sobre macros de Excel y nuestro tutorial sobre tablas de Excel.