Comment insérer une signature dans Excel : Basé sur des images, dessiné à la main, et plus encore

Excel propose plusieurs méthodes pour ajouter des signatures, et il est important de choisir celle qui convient le mieux. Les signatures sous forme d'image et les signatures manuscrites sont rapides et fonctionnent partout, mais elles sont purement visuelles. Les signatures saisies sont encore plus rapides pour les validations internes, tandis que les signatures numériques et les lignes de signature ajoutent une vérification cryptographique et un suivi plus strict des modifications dans les versions de bureau prises en charge.

Je vais vous expliquer comment ajouter des images, des signatures manuscrites, dactylographiées et numériques dans Excel. Nous aborderons l'utilisation des lignes de signature sous Windows, l'ancrage et la protection des objets de signature, ainsi que le dépannage des problèmes courants tels que le déplacement, la disparition ou l'invalidité des signatures.

Types de signatures pouvant être insérées dans Excel

Avant de commencer, permettez-moi de vous expliquer le fonctionnement de chaque type de signature.

Signatures basées sur des images

Veuillez scanner ou photographier votre signature manuscrite, l'enregistrer au format PNG et l'insérer en tant qu'image. Cette méthode est compatible avec toutes les plateformes (Windows, Mac, Web et mobile). Veuillez noter que toute personne disposant d'un accès en modification peut déplacer ou supprimer l'image. Je recommande donc cette option lorsque vous avez besoin d'un aspect professionnel sans sécurité.

Signatures manuscrites (à l'encre)

L'onglet Dessiner vous permet de signer directement sur l'écran à l'aide d'une souris, d'un pavé tactile ou d'un stylet. Je trouve cela utile lorsque l'on souhaite obtenir un aspect manuscrit mais que l'on ne dispose pas de scanner, bien que cela n'offre aucune sécurité.

Signatures textuelles

Veuillez saisir votre nom dans une cellule et le formater avec une police manuscrite telle que Segoe Script ou Lucida Handwriting. Les signatures textuelles sont faciles à créer, mais également à modifier. Je les utilise pour les signatures informelles.

Signatures numériques (basées sur des certificats)

Les signatures numériques utilisent des certificats pour vérifier l'identité de la personne qui a signé le document et s'assurer que celui-ci n'a pas été modifié. Il s'agit du seul type de signature qui offre une sécurité réelle. Vous aurez besoin d'un certificat numérique, et certaines fonctionnalités sont réservées à Windows.

Choisir le type de signature approprié

Voici comment je détermine le type de signature à utiliser:

Comment insérer une signature image dans Excel

Les signatures d'image sont compatibles avec toutes les versions d'Excel et toutes les plateformes. Permettez-moi de vous expliquer comment procéder.

Remarque : L'option« Place in Cell » (Insérer dans la cellule) de l'outil « » (Insérer des lignes et des colonnes) est disponible dans Excel pour Microsoft 365 et Excel 2024. Les anciennes versions ne prennent en charge que l'option «Place over Cell » (Placer sur la cellule) de l'option « Place » ( ).

Préparation de votre image de signature

Veuillez signer votre nom sur du papier blanc à l'aide d'un stylo à encre foncée, puis scannez ou photographiez le document. Voici quelques conseils que j'ai appris :

• Signe plus grand que la normale. Réduire une grande signature est plus esthétique qu'agrandir une petite.
• Veuillez utiliser le format PNG avec un arrière-plan transparent lorsque cela est possible (les fichiers JPG ont un arrière-plan blanc qui peut entrer en conflit avec les couleurs des cellules).
• Veuillez viser une largeur de 300 à 400 pixels à 150 DPI pour l'affichage à l'écran.
• Recadrez soigneusement autour de la signature afin de réduire la taille du fichier.

Si votre signature présente un arrière-plan blanc, vous pouvez le supprimer à l'aide de l'outil Définir la couleur transparente d'Excel.

Insérer l'image de signature

Voici comment insérer votre signature :

• Veuillez cliquer sur la cellule où vous souhaitez placer la signature.
• Veuillez vous rendre à Insérer > Images, puis sélectionnez :
  • Veuillez placer dans la cellule: Intègre la signature à l'intérieur de la cellule (se déplace et se redimensionne automatiquement avec la cellule).
  • Veuillez placer le texte suivant dans la cellule: Fait flotter la signature au-dessus des cellules (nécessite un ancrage manuel)
• Veuillez sélectionner votre source : Cet appareil, Images d'archivesou images en ligne
• Veuillez sélectionner votre fichier image de signature et cliquer sur Insérer

Veuillez insérer l'onglet affichant les options Images dans Excel. Image fournie par l'auteur.

Quelle option devriez-vous utiliser ?

Veuillez utiliser l'option « Place in Cell » (Placerdans la cellule) dans l' si votre signature doit rester associée à des lignes de données spécifiques (par exemple, les signatures d'approbation dans des tableaux dynamiques que vous triez ou filtrez). La signature est intégrée à la valeur de la cellule et s'ajuste automatiquement.

Veuillez utiliser Place over Cell si vous avez besoin d'un positionnement précis indépendant des modifications de cellule (par exemple, signature fixe au bas du document). La signature flotte au-dessus de la grille, et vous pouvez faire glisser les coins pour la redimensionner (maintenez la touche Maj enfoncée pour conserver les proportions) ou faire glisser le centre pour la déplacer.

Ancrage de la signature aux cellules

Si vous optez pour l'option «Place over Cell » (Placer au-dessus de la cellule) dans l', vous devrez ancrer la signature manuellement. (Veuillez ignorer cette section si vous avez utiliséla fonction « Placer dans la cell », car ces signatures s'ancrent automatiquement.)

1. Cliquez avec le bouton droit sur l'image de la signature.
2. Sélectionner Formater l'image
3. Veuillez cliquer sur Taille et propriétés .
4. Développez les section Propriétés .

Section Propriétés présentant les options d'ancrage. Image fournie par l'auteur.

Vous observerez trois options de positionnement:

Je recommande l'option « Déplacer et redimensionner l'e avec les cellules » si votre signature doit suivre les données lors du tri ou du filtrage. Veuillez utiliser l'option « Ne pas déplacer ni redimensionner avec les cellules » pour les signatures dans les zones d'en-tête fixes. (Veuillez noter que l'option « » (Déplacer et redimensionner avec les cellules) est automatiquement activée pour les signaturesde cellules.)

Suppression de l'arrière-plan blanc

Si l'image de votre signature présente un fond blanc qui semble inapproprié par rapport aux cellules colorées :

• Veuillez sélectionner l'image de signature
• Aller à Format d'image > Couleur > Définir la couleur transparente
• Veuillez cliquer sur la zone blanche de votre signature.

Excel rend cette couleur transparente.

Comment ajouter une signature manuscrite dans Excel

Si vous ne disposez pas d'un scanner, vous pouvez inscrire votre signature directement dans Excel.

Activation de l'onglet Dessiner

L'onglet Tirage peut ne pas être visible par défaut. Pour l'activer :

• Veuillez vous rendre sur Fichier > Options
• Cliquez sur Personnaliser le ruban
• Dans la colonne de droite, veuillez cocher la case à côté de Dessiner
• Veuillez cliquer sur OK.

Veuillez activer l'onglet « Draw » dans les options Excel. Image fournie par l'auteur.

Les appareils tactiles affichent généralement automatiquement l'onglet Dessiner.

Création d'une signature manuscrite

Une fois l'onglet « Dessiner » affiché, voici comment créer une signature :

• Veuillez cliquer sur le Dessiner .
• Veuillez sélectionner un stylo (un stylo noir fin convient parfaitement)
• Veuillez cliquer à nouveau sur le crayon pour ajuster l'épaisseur et la couleur : Une épaisseur comprise entre 0,5 mm et 1 mm, de couleur noire ou bleu foncé, convient parfaitement.
• Veuillez apposer votre signature à l'aide de votre souris, de votre pavé tactile ou de votre stylet.
• Une fois terminé, veuillez utiliser Sélection au lasso pour tracer un cercle autour de tous les traits.
• Cliquez avec le bouton droit sur la sélection et choisissez Groupe > Groupe pour combiner les traits en un seul objet mobile.

Sur les appareils tactiles équipés d'un stylet, la variation de la pression exercée par le stylet permet de créer des traits plus ou moins épais pour un rendu plus naturel.

Positionnement et redimensionnement des signatures dessinées

Après le regroupement, votre signature manuscrite se comporte comme n'importe quelle autre forme. Veuillez le faire glisser jusqu'à la position souhaitée, agrandir ou réduire les coins pour modifier la taille, et utiliser les options Format du forme pour ajuster les propriétés.

Vous pouvez ancrer les signatures dessinées à l'aide des mêmes options Taille et propriétés > Propriétés que celles utilisées précédemment pour les signatures sous forme d'image. Cliquez avec le bouton droit sur la signature, sélectionnez «Format Shape » ( r le format), puis choisissez le comportement d'ancrage souhaité.

Comment ajouter une signature saisie dans Excel

Il s'agit de l'option la plus rapide. Veuillez saisir votre nom et le formater de manière à ce qu'il ressemble à une signature.

Sélectionner une police manuscrite

Excel comprend plusieurs polices qui ressemblent à de l'écriture manuscrite. Voici mes préférés :

Mise en forme de la signature saisie

Après avoir sélectionné une police :

• Augmenter la taille de la police : Une taille comprise entre 14 et 24 points est généralement appropriée.

• Envisagez le bleu foncé (#1F3864) plutôt que le noir pour obtenir un aspect d'encre traditionnel.

• Alignez la cellule à droite si la signature doit apparaître à droite d'un document.

• Veuillez ajuster la hauteur de la ligne si le texte de la signature est tronqué.

Toute personne ayant accès au classeur peut modifier les signatures saisies. Par conséquent, je n'utilise cette fonctionnalité que lorsque j'ai confiance en tous les utilisateurs et que je n'ai pas besoin d'une preuve d'inviolabilité.

Comment insérer une signature numérique dans Excel

Les signatures numériques permettent de vérifier que vous avez bien signé le document et que celui-ci n'a pas été modifié. Permettez-moi de vous expliquer.

Principes fondamentaux de la signature numérique

Fonctionnement des signatures numériques

Lorsque vous appliquez une signature numérique, Excel génère un hachage du classeur et le crypte à l'aide de votre certificat. Si quelqu'un modifie une cellule, Excel marque la signature comme non valide. Une fois signé, Excel traite le classeur comme étant en lecture seule pour la plupart des utilisateurs. Si quelqu'un modifie le fichier, Excel avertit que la signature numérique sera supprimée ou marquée comme non valide.

Ajouter une signature numérique invisible

Voici comment ajouter une signature numérique :

• Veuillez cliquer sur le Fichier .
• Sélectionner Info
• Cliquez sur Protéger le classeur
• Sélectionner Ajouter une signature numérique

Ajouter une signature numérique à partir du panneau Info. Image fournie par l'auteur.

5. Veuillez lire l'invite d'information Microsoft et cliquer sur OK.
6. Dans le menu déroulant Type d'engagement , veuillez sélectionner l'option appropriée (Créé, Approuvé ou Créé et approuvé).
7. Veuillez indiquer le motif de votre connexion dans la zone de texte (facultatif, mais utile à des fins d'archivage).
8. Veuillez cliquer Signez

Si vous ne disposez pas d'un certificat numérique, Excel vous invitera à en obtenir un. Pour un usage personnel, veuillez créer un certificat auto-signé à l'aide de SelfCert.exe (situé dans votre dossier d'installation Office). Pour les documents externes, veuillez vous procurer un certificat auprès d'une autorité de certification telle que GlobalSign ou DigiCert.

Comportement après la signature

Une fois signé :

• Les fonctions d'édition sont désactivées.
• Un bouton « Signatures » apparaît dans la barre d'état.

Pour consulter les détails de la signature, veuillez vous rendre sur Fichier > Info et consultez la section Signatures, ou cliquez sur le bouton Signatures dans la barre d'état.

Limitations de la plateforme

Les signatures numériques sont soumises à des restrictions liées à la plateforme:

Si vous avez besoin d'une compatibilité multiplateforme avec l', envisagez d'utiliser des signatures sous forme d'image ou dessinées pour une indication visuelle. Pour un suivi formel des approbations, il peut être nécessaire de combiner Excel avec les outils de flux de travail plus généraux de votre organisation.

Comment insérer une ligne de signature dans Excel

Les lignes de signature associent un espace réservé visuel à la vérification de la signature numérique. Idéal pour les documents officiels.

Comprendre les lignes de signature

Une ligne de signature est un objet visible qui affiche :

• Une marque « X » indiquant l'emplacement de la signature
• Nom du signataire proposé
• Titre facultatif, adresse électronique et instructions

Une fois signé, il combine à la fois une représentation visuelle et une vérification cryptographique (similaire à la signature numérique invisible évoquée précédemment).

Les lignes de signature sont uniquement disponibles dans Excel pour Windows. Les utilisateurs Mac, Web et mobiles ne peuvent pas insérer ou signer des lignes de signature.

Insérer une ligne de signature

Pour ajouter une ligne de signature (Windows uniquement) :

• Veuillez cliquer à l'endroit où vous souhaitez que la ligne de signature apparaisse.
• Veuillez vous rendre à Insérer > Texte > Ligne de signature > Ligne de signature Microsoft Office

Veuillez insérer l'onglet affichant l'option « Signature Line » (Ligne de signature). Image fournie par l'auteur.

• Dans la boîte de dialogue Configuration de la signature, veuillez remplir les champs suivants :
  • s suggérées pour les signataires : La personne qui doit signer (par exemple, « Ahmed Ali »)
  • Titre suggéré pour le signataire: Leur fonction (par exemple, « Directeur financier »)
  • Adresse e-mail suggérée pour le signataire :: Coordonnées
  • Instructions à l'intention du signataire: Texte d'orientation (par exemple, « Veuillez vérifier les totaux avant de signer »)
• Veuillez cocher les cases facultatives :
  • « Autoriser le signataire à ajouter des commentaires » leur permet d'ajouter des notes lors de la signature.
  • « Afficher la date de signature dans la ligne de signature » s'affiche lorsqu'ils ont signé.
• Veuillez cliquer sur OK.

Un espace réservé pour la ligne de signature apparaît dans la feuille de calcul.

Signature d'une ligne de signature

Lorsque le signataire désigné reçoit le document :

• Veuillez double-cliquer sur la ligne de signature (ou cliquer avec le bouton droit de la souris et sélectionner Signer l'). Si vous êtes en mode Affichage protégé, veuillez d'abord cliquer sur « Modifier quand même ».
• Veuillez sélectionner la méthode de création de la signature visuelle :
  • Veuillez saisir Veuillez saisir votre nom dans la case (Excel le convertit en cursive).
  • Veuillez sélectionner une image pour utiliser une image de votre signature.
  • Signez à l'aide de l'encre numérique sur les appareils tactiles
• Veuillez cliquer sur « Signer ».

Excel applique à la fois la signature visuelle et la vérification, rendant le document en lecture seule.

Verrouillage et protection des signatures dans Excel

Après avoir ajouté des signatures, il est possible d'empêcher tout déplacement ou suppression accidentel.

Options de protection

Verrouillage des images et des formes de signature

Pour empêcher le déplacement ou la modification d'une image de signature :

1. Cliquez avec le bouton droit sur l'objet signature.
2. Sélectionner Formater l'image (ou Format du graphique pour les signatures dessinées)
3. Aller à Taille et propriétés > Propriétés
4. Veuillez vérifier le case à cocher « Verrouillé » (généralement cochée par défaut).

Ce paramètre n'est effectif que lorsque vous protégez la feuille de calcul.

Protection de la feuille de calcul

Pour activer le verrouillage :

• Veuillez vous rendre sur Avis > Protéger la feuille
• Veuillez saisir un mot de passe (facultatif mais recommandé)
• Dans la liste des autorisations, veuillez vous assurer que « Modifier les objets » n'est pas coché. décochée, car cela empêche les utilisateurs de modifier les objets verrouillés.
• Veuillez cliquer OK

Boîte de dialogue Protéger la feuille avec la modification des objets désactivée. Image fournie par l'auteur.

Les utilisateurs peuvent toujours afficher et imprimer la feuille de calcul, mais ils ne peuvent ni déplacer ni supprimer les objets de signature verrouillés sans le mot de passe.

Comprendre les limites de la protection

La protection des feuilles de calcul empêche les modifications accidentelles, mais ne dissuadera pas les utilisateurs disposant de connaissances techniques.

Pour garantir l'intégrité des données, veuillez utiliser des signatures numériques plutôt quela protection des feuilles de calcul.

Problèmes courants lors de l'insertion de signatures dans Excel

J'ai rencontré ces problèmes plus souvent que je ne voudrais l'admettre. Voici comment les résoudre.

Signature des mouvements lors du défilement, du filtrage ou du redimensionnement

Si votre signature continue de se déplacer, c'est parce que l'image n'est pas correctement ancrée aux cellules.

• Si vous avez utilisé Place over Cell : Veuillez cliquer avec le bouton droit sur l'image, puis sélectionner Format de l'image > Taille et propriétés > Propriétés. Sélectionnez Déplacer et redimensionner avec les cellules si la signature doit suivre les données lors du tri, ou Ne pas déplacer ni redimensionner avec les cellulessi elle doit rester à une position fixe.
• Si vous avez utilisé Place in Cell : Cela ne devrait pas se produire, car les images intégrées aux cellules se déplacent automatiquement avec celles-ci. Si la signature continue de se déplacer de manière inattendue, veuillez vérifier qu'elle est bien placée dans une cellule en cliquant avec le bouton droit de la souris et en cochant l'option « Image dans la cellule».

Veuillez noter que sur les applications Excel pour Android, l'option « Déplacer et redimensionner avec les cellules » peut ne pas être disponible.

La signature disparaît ou est coupée lors de l'impression.

Si votre signature n'apparaît pas ou est tronquée lors de l'impression, cela est généralement dû au fait que le paramètre « Imprimer l'objet » est désactivé ou que la signature se trouve en dehors de la zone d'impression.

Tout d'abord, veuillez activer le paramètre d'impression des objets :

• Cliquez avec le bouton droit sur la signature > Format de l'image > Taille et propriétés > Propriétés > cochez Imprimer l'objet

Veuillez ensuite ajuster la zone d'impression :

• Veuillez vous rendre dans Mise en page > Zone d'impression > Définir la zone d'impression, en veillant à inclure les lignes/colonnes contenant la signature.
• Veuillez vérifier la mise en page > Configuration de la page > Onglet Feuille > Assurez-vous que l'impression inclut les objets.

La signature numérique devient invalide après ouverture.

Si votre signature numérique continue d'être invalide, cela est dû au fait que le classeur contient des fonctions volatiles telles que =TODAY(), =NOW() ou =RAND() qui sont automatiquement recalculées lorsque vous ouvrez le fichier.

Pour éviter cela, veuillez passer Excel en mode de calcul manuel avant de signer. Veuillez vous rendre dans Formules > Options de calcul > Manuel, puis signer le document. Lorsque d'autres personnes ouvrent le fichier signé, elles doivent également configurer leur Excel pour un calcul manuel dans un classeur vierge, puis ouvrir votre fichier signé.

L'image de signature est floue

Les signatures floues apparaissent car Excel compresse automatiquement les images lorsque vous enregistrez le fichier. Pour résoudre ce problème, veuillez désactiver la compression d'image avant d'insérer votre signature :

1. Veuillez vous rendre dans Fichier > Options > Avancé.
2. Veuillez vous rendre à la section « Taille et qualité de l'image ».
3. Veuillez vérifier de ne pas compresser les images dans le fichier.
4. Définir la résolution par défaut sur Haute fidélité

La ligne de signature est grisée ou indisponible.

Si l'option de ligne de signature est grisée ou absente, cela est généralement dû au fait que les lignes de signature ne fonctionnent que dans Excel pour Windows, ou parce que la feuille comporte des restrictions activées. Voici ce que vous pouvez essayer :

• Si vous utilisez un Mac, le Web ou un appareil mobile : Les lignes de signature ne sont pas prises en charge sur ces plateformes. Veuillez utiliser des signatures sous forme d'image ou dessinées à la place.
• Si la feuille est protégée : Veuillez vous rendre dans Révision > Déprotéger la feuille.
• Si le document est marqué comme définitif : Veuillez vous rendre dans Fichier > Informations et supprimer la mention « Marqué comme final ».
• Si un complément est susceptible de causer des interférences : Veuillez vous rendre dans Fichier > Options > Compléments et désactivez les compléments COM un par un afin d'identifier le problème.

Meilleures pratiques pour l'utilisation des signatures dans Excel

Voici quelques conseils que j'ai appris :

• Veuillez sélectionner le type de signature et la méthode de placement appropriés dès le départ. Les signatures manuscrites et dessinées sont destinées à l'apparence ; les signatures numériques sont destinées à la vérification. Utilisezl'option « Place in Cell » (Placer dans la cellule) pour les signatures dans les tableaux dynamiques, et l'option « Place over Cell » (Placer au-dessus de la cellule) pour les signatures à position fixe. Veuillez ne pas perdre de temps à configurer des certificats si vous avez simplement besoin d'une signature visuelle.
• Veuillez finaliser le contenu avant de signer. Les signatures numériques deviennent invalides en cas de modification. Veuillez effectuer toutes les modifications, relire le document, puis signer en guise de dernière étape.
• Veuillez protéger les feuilles après avoir ajouté des signatures visuelles et conserver les modèles non signés comme modèles de référence. Cela empêche tout déplacement ou suppression accidentelle des signatures et vous permet de générer de nouvelles copies signées sans supprimer les anciennes signatures.
• Veuillez indiquer clairement les zones de signature des étiquettes. Veuillez ajouter une mention telle que « Approuvé par : » ou « Révisé par : » au-dessus des espaces réservés aux signatures afin que les lecteurs comprennent l'objectif de chaque signature.
• Veuillez effectuer des tests sur les plateformes destinataires. Si vous partagez des fichiers signés, veuillez vérifier qu'ils s'affichent correctement sur les plateformes de vos destinataires.

Conclusion

Vous connaissez désormais plusieurs méthodes pour insérer des signatures dans Excel. Il est essentiel de choisir celui qui convient le mieux à votre situation particulière.

Pour les documents informels, je m'en tiens aux images ou aux signatures manuscrites. Pour les documents qui nécessitent une preuve d'inviolabilité (approbations financières, contrats, registres d'audit), veuillez utiliser des signatures numériques.

Une dernière recommandation : finalisez votre contenu avant de signer et définissez le mode de calcul sur Manuel si vous avez des formules telles que =TODAY().

Pour découvrir d'autres workflows Excel, veuillez consulter notre tutoriel sur les macros Excel et notre tutoriel sur les tableaux Excel.